关于电脑资料、U盘及电邮的一些心得

关于电脑资料、U盘及电邮的一些心得

张锦平

我在与朋友交流软件、资料过程中，经常发现朋友们对U盘、硬盘的资料管理不是特别的好，所以特刊此文，供朋友们学习与交流。

一、文件夹的建立

一般情况下，在硬盘、U盘的根目录下，新建的文件夹目录相对不超过15个目录（其实多些也无妨，只不过不方便管理资料），并且越少越好，如还有重要的文件或文件夹（目录）资料，请在以上的目录里，再新建若干个新的文件夹(目录)。这样，便于管理自己的U盘、硬盘里的资料。

为了便于管理，在一级目录里，还可以再建若干个二级的目录，在二级目录里建立若干个目录作为三级目录，在三级目录里再建立若干个文件夹，在其中一个里拷上需要隐藏的资料，然后，将该文件夹设置为“隐藏”，具体方法，请“百度”了解。这样，我们找资料时，会更方便。

二、文件夹的命名

有好多的朋友，有许多还是领导，在给word文件或是Excel文件命名时，经常是一个名称，如：房屋租赁协议、申请、情况说明、工作总结等。当我们只写很少的资料时，这样命名是可以的，如果以上文件是很多版本时，就不方便了，所以我的命名规则是：使用“_”(下杠号)，用Shift加-，即上档键与减号组合击键。以上文件命名就可以用：

●房屋租赁协议_张锦平_

●房屋租赁协议_名都

●房屋租赁协议_名都_补充协议_

●情况说明_销售

●情况说明_交房

●工作总结_张锦平_2008年度

●工作总结_客服部等。

三、关于文档-属性

在我们做完许多电子文档，如doc格式或是xls格式后，当然有许多的文件是从网上“当”下来的，在传播过程中，对方很容易，从上述文件中的-属性中找到原文的出处，所以，建议文档处理完后，在“属性”里修改成为“自己的版本”。具体改什么呢？改作者、文件全名、公司名称等。

四、资料的备份

电脑U盘资料备份是什么意思，一般情况下，我们会收集一些个人的、工作的有关资料，如××合同、协议、个人简历或是其它什么资料，尤其是搞HR(人力资源)管理、营销策划或是网上、是朋友交流而来的资源，当然还包括我们自己“原创”的东西，如：××方案、简历等，U盘、移动硬盘都是机械东西，在意外情况下(如摔地、工作中强性拔插等)，很容易损坏(俗称“烧”盘)或是丢失的情况下，虽然这样设备在市场价格上越来越低，数据万一丢失，恢复会非常麻烦，费金费力。所以，应该“及时”备份。“及时”是多久？根据自己资料的更新程度，把U盘资源定期备份到自己家里的电脑或移动硬盘上。我的U盘一般情况下是1周至2周备份一次，命名方式为U2G_201001151501_bei，翻译为：2010年1月15日15时01分备份，这样更便于管理。

当然了，还可以定期或不定期的刻录成DVD或CD光盘，保存到光盘里。万一U 盘、硬盘出问题，风险降到最低。

现在，我为了更保险，将常用的资料上传至自己的电邮里，具体方法是：自己给自己写信，把需保存的资料以“附件”的形式，上传到电子邮箱里。还有，现在许多的电邮，都支持新建自定义的文件夹，我的163电邮里就新建了若干个文件夹，如工程、销售、图书、工具等。

五、U盘、移动硬盘、电邮的使用。

注意把自己的U盘、移动硬盘建立起卷标，便于在电脑上识别。

我拥有两个2G的U盘、一块250G的移动硬盘。这2个U盘的卷标分别叫做：ZJP_U2G、Z_G2U，硬盘ZJP＝1，前者是我的主要存放资料的U盘，后者主要是与朋友交流使用的U盘。在与朋友交流的过程中，为了防止自己的资料被他人“偷偷”的“克隆”，所以，提前将ZJP_U2G里需要交流的资料先另存为Z_G2U的U盘里。

电邮的密码，推荐使用：英文+数字+特殊符号，这样电邮密码被“破解”的风险又会降低。如：123zjp456_；zjp123abc#555；888_xyz^_123等。

还有，在公共场所使用电邮时，回到自己办公室或家里，建议立即修改其密码，因为，可能对方(或公共场所里)的电脑里存在木马或其它破解手段，以免将自己的电邮里的资料丢失。当然，大多数人实际上对方都不知道自己电脑里有木马。