Excel表格的35招必学秘技
Excel表格的35招必学秘技
也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。的别样风情。
一、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
二、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效
1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业
2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符
仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工英文逗号隔开)，确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序退出。
4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入按钮的功能。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“
制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再打印的行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，的函数：
1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，
2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?
1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为
2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选
3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“&”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&
1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1
2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、
3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。
提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式
生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为
1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后到A2至G185单元格中。
至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。
3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进
4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后加边框。
按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。
十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”
执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。
以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 20单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“框”工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要
那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。
十九、改变文本的大小写
在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UP 将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又单、籍贯等信息。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。
二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st
个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，了。不信，请看：
“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③的转换实现得如此轻松和快捷。
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3))则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还改为：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″)))二十三、创建文本直方图
除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。
在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。
二十四、计算单元格中的总字数
有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数
还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。
二十五、关于欧元的转换
这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Exc 完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Exc 的样式了。