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新时期秘书人员的意识培养浅谈

第3卷第1期淮海工学院学报(人文社会科学版)V01.3No.1200S年3月JournaIofHuaihaiInstituteofTechnology(Humanjtjes&socjaJsciencesEdjtion)

Mar.2005文章编号:1008—3472(2005)Ol—0087一03

新时期秘书人员的意识培养浅谈

彭建平1,张春2

(湖南工业大学办公室,湖南株洲412008)

摘要:面对当前社会复杂多变的形势和环境,秘书工作人员应如何做好领导的助手和参谋,成为一个新课题。为了适应新时期多方面的工作需要,当代秘书工作人员应该具备并强化辅助角色意识、现代管理意识、学习求知意识和廉洁自律意识,刻苦实践,与时俱进,从而真正成为一名出色的

现代型秘书人才。

关键词:秘书;意识;新时期

中图分类号:C931.46文献标识码:A

随着社会经济迅猛发展,随之带来的社会多元化、现代化、全球化和复杂化等问题,使秘书工作所面临的困难和挑战也越来越多。作为秘书人员,如何更好地适应各级机关、机构承担的参与政务、处理事务和提供服务的需要,真正起到承上启下、沟通协调的纽带作用,并在这种服务过程中实现人生价值,是一个值得认真研究的课题。本文从新时期秘书工作需要出发,对出色的现代型秘书人才应该具备并需要强化的四种意识作一些简要论述。

一、辅助角色意识

角色意识,是指一个人在社会群体中对自己所处的地位和由地位所定的社会职责的感知与认识,以及自己对周围的各种角色关系的理解与协调。秘书的角色意识则是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位所定的职责的知觉与体会,它是秘书工作的灵魂m。秘书角色主要的行为特征是辅助领导管理,提供综合服务。没有领导,没有机构和部门,秘书角色就不存在,因此,秘书的角色意识主要表现为辅助意识。

(一)动态的、全新的服务观

为领导、各职能部门和人民群众服务是秘书工作的出发点和归宿,作为一名当代秘书,应该顺应时代的变化.树立全新的服务观。新的服务意识包括以调研、信息、参谋咨询为中心的智能服务,既为上级、领导服务又为部门、基层和群众服务的宽口径服务等r2]。秘书人员只有在实际行动过程中,做到根据服务对象需要不断完善服务内容,并尽量实现服

收稿日期:2005—01—12;修订日期:2005—03—10务的专业化、标准化和多元化,其服务才能到位。同时,为了实现全新的服务,秘书人员应加强职业品德的修养:要有自我奉献的精神,努力克服优越感、失落感、厌倦感和自卑感等各种心理障碍;要遵纪守法,按原则办事;要严格执行领导意图,不擅作主张;要保守秘密,确保各项工作安全。

(二)积极的、严谨的参谋观

社会发展的现代化、多样化要求秘书人员从过去纯粹的办文办事转变到既能办文办事,又能出谋献策。这里的“出谋献策”表明秘书人员只是一个辅助的角色,并没有决策的权力。但这并不否认秘书辅助的重要性,而且,秘书的辅助作用是贯穿整个决策的始终的。秘书人员在坚定执行领导决策、决定的前提下,为领导干部想办法、出主意,应该坚持下面几条原则。(1)讲党性、讲正气、讲政治的原则。辅助领导应该是在党性和法律范围之内为领导决策提供必要的帮助,同时,秘书人员更不能出于私心而“进馋言”,这样不仅会导致领导决策出现偏差,而且会影响干群团结,影响领导形象。(2)当好领导“助手”的原则。秘书工作是围绕领导服务的,秘书人员不应与领导平起平坐,更不能凌驾于领导之上,应该是协助领导实现领导意图。(3)主动和细致的原则。秘书人员应该想领导之所想,谋领导之所虑,力争想在关键处,谋在点子上,并要主动、超前运作,不做事后“诸葛亮”。秘书想问题应该早于领导,在深入实际掌握原始信息并形成一定见解后,一旦领导需要就可以马上提供相关咨询。同时,秘书在提供参考辅助过程中,务必做到工作细致,确保基本信息

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88淮海工学院学报(人文社会科学版)2005年3月

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正确无误,以避免决策的技术性差错。(4)保密原则。秘书人员一般都参与重大事务的决策过程,这些决策在未经实施、未实施完毕或虽实施完毕但时机尚未成熟时都属机密。秘书若不能很好地坚持保密原则.一旦泄密机密,后果不堪设想。

(三)牢固的、高度的责任观

秘书人员作为承上启下、联系左右、沟通内外的角色,直接或间接地参与领导活动和政务活动,并在其中负有重要责任,具有较大作用和影响。秘书的任何一种不良表现或者不负责任的工作态度都可能导致领导决策的失误,或机密的泄露,甚至导致群众对领导看法的改变,从而影响到整体事业的发展。因此,秘书人员必须强化牢固、高度的责任观:(1)秘书工作无小事。秘书人员为领导服务,事无巨细,都得用心去体会和办理。(2)坚持原则。秘书想问题、办事情,都要坚持原则,而不应该想当然的去想,去做,更不应该去做有违规章制度、法纪法规的事情。(3)大局观念。秘书人员处理问题应该站的高些,看的远些,要从维护领导形象、维护班子团结出发.做到不利于班子团结的话不说,有损领导形象的事:不做.同时要妥善处理好局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益、个人利益与群众利益之关系。

二、现代管理意识

随着改革开放的不断深入,现代化管理方法在党政机关和各企事业单位得到广泛应用,秘书人员的相关工作同样也离不开现代化的管理方法,因此秘鼍S^员必须强化现代意识。

i一)公关意识

现代社会是一个纷纭复杂的社会,秘书人员没有一?定的公关意识将难以立足。一是单位发展的需要。单位要发展,不懂得塑造自身良好的形象,不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值,就势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。二是沟通群众的需要。群众是事业发展的的基石,如何有效地与群众实现沟通就需要运用秘书人员的公关功能。三是协调单位内部人际关系的需要。秘书人员要顺利开展工作,就必须利用单位各种关系,这也离不开公关。秘书人员需要在实际工作中掌握基本的公关理论知识和实务知识,有较强的协调组织交际能力和宣传推广能力,以进一步强化公关意识。

(二)竞争意识

当今社会是一个充满竞争的社会,竞争日益激烈的环境也是秘书人员所要面对的现实问题。秘书人员要强化竞争意识,一方面是市场经济优胜劣汰的规律所决定的,另一方面是由秘书角色的特殊性、挑战性和建设高素质队伍的要求决定的。作为领导的助手和参谋,秘书考虑问题应比领导更周全,这样才能真正发挥补偿和辅助作用,而随着领导水平的不断提高,秘书只有不断挑战自我,超越自我,才能更好地胜任工作。因此,秘书人员只有始终树立强烈的竞争意识,才能具备更强的实际工作能力。

(三)法律意识

随着我国社会主义法制的日趋完善,各行业与法律的关系日益密切。这就要求秘书人员要熟悉法律知识,以便更好地提供服务。如果不具备较强的法律意识和较高的法律水平,秘书人员将难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋和助手,也难以做好服务本级领导、服务上级机关及服务基层和群众的本职工作。

(四)协作意识

生产工作离不开部门、行业的协作,市场经济的发展更是紧密了人们相互协作的社会关系。秘书人员如果不依靠集体力量,而仅靠个人能力是难以成就事业的。因此,秘书人员要自觉深入到团队中,与同事加强思想、工作的沟通和交流,充分调动一切积极因素,高效率地完成领导交办的工作和任务。

(五)策划意识

“凡事预则立,不预则废”,这里的“预”就是“策划”的意思,即根据已经掌握的相关信息,推测事物发展的趋势,分析需要解决的问题和客观条件,在行动之前,对指导思想、目标、策略等做出构思和设计。并形成系统完整的方案。秘书工作人员需要树立积极的策划意识,建立起正确可靠的信息系统以及信息反馈系统。

三、学习求知意识

首先,秘书人员要加强学习求知意识是秘书工作的性质和特点所决定的。秘书工作围绕领导运行,秘书要圆满、高效的完成工作任务,就需要具备敏捷的思维、扎实的理论功底和较高的政策水平,而这些才能都不是天生的,这需要秘书人员在平时不断学习、积累,牢固树立终身学习的意识,较好地实现在学习中工作和在工作中学习的有效结合。

其次,知识经济使秘书工作由传统型向智能化转变。智能化服务方式主要表现在:(1)具有计算机系统的操作处理技能;(幻具有科学预测的能力;(3)具有对秘书相关信息的洞察力和捕捉能力,能及时为领导的决策提供正确、可靠的依据和建议;(4)具有运用多种语言的技能。可见,知识经济时代的秘书工作者应是具有相应的中文功底、外语水平、现代技能、经济头脑的“四合一”的知识复合型人

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第五期彭建平等:新时期秘书人员的意识培养浅谈89

才,同时还应是具有多专多能的实践应用型人才[3]。秘书人员若不能加强学习,必然会在知识经济时代落伍。必然不能满足秘书工作需要。

再次,秘书人员自我提升和自我发展的需要也要求强化学习求知意识。秘书人员要想在各方面有所进步和发展,强化学习和求知意识是必要的,具体来说有以下几方面。第一。重视和加强思想和理论积累。秘书工作的政策性比较强,秘书人员只有具备扎实的理论功底和较高的政策水平,工作起来才能得心应手,才能更好的发挥参谋助手作用。第二,拓宽知识面,更新知识结构。秘书应该不断扩充自己的知识面,努力使自己成为专家中的杂家,杂家中的实干家。专业知识是管理活动作用对象发展规律的总结,这一规律是形成领导意图的支柱之一,现代秘书如果不掌握这些专业知识,将在管理活动中处于被动、外行的地位“]。第三,努力突出各方面才能。现代秘书应该具备多方面的能力,包括调研能力和管理能力等。第四,加强求知意识,重视实践。实践是检验真理的唯一标准。看一个秘书人员是否学好理论,不是看他能背诵多少,而是看其是否能用所学理论作指导来提高自己的政治水平和业务水平。为此,秘书人员要经常深入实际,借助理论知识,对现实生活中的一些重大问题,进行多方面的分析和研究,以备领导决策时参考、使用。

四、廉洁自律意识

秘书人员在实际工作中发挥着承上启下、协调左右、参谋助手的作用,其在机关工作中的特殊地位.决定了秘书人员身在“幕后”,却居于“要职”。如果组织上不加强教育、管理和监督,或者秘书人员自我约束不够严格,就很容易出现腐败问题。

为了行之有效地解决秘书的腐败问题,除了建立健全各种机制、体制、制度和坚持“综合治理,标本

兼治”,运用法治手段解决外,作为秘书人员,应该充分认识到干部的权力是党和人民赋予的,要将权力看成是全心全意为人民服务的责任,在工作中要摈弃“唯我论”、“唯上论”、“唯下论”。一是要充分认识廉洁自律是党风建设的需要。只有加强党风廉政建设,遏制职务犯罪蔓延的势头,保持党员干部队伍的清正廉洁,才能维系党和人民群众的血肉关系,才能使党永葆青春。二是充分认识廉洁自律是个人身心健康发展的需要。秘书人员要扎扎实实做好本职工作,并不断取得成就,就应该加强自身的思想道德修养,培养积极向上的生活情趣。在政治上,要有坚定的信念,始终与党中央保持高度一致;工作上,要爱岗敬业,勤勤恳恳,奋发向上I生活中,要勤俭朴素,警惕各种腐败思想的侵蚀,树立廉洁勤政的公仆形象。三是认真学习,加强思想道德修养.不断增强廉洁自律自觉性。要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。牢固树立正确的世界观、人生观、价值观和正确的权利观、地位观、利益观。要以身作则、率先垂范,真正做到作到权为民所用,利为民所谋,情为民所系。

参考文献:

[1]赵中利,史玉乔.现代秘书心理学[M].青岛:青岛出版社,1998.

[2]姚怀山.wTo语境下中国秘书角色的重新定位[J].延安大学学报(社会科学版),2003,25(6):56—60.

[3]吕定禄.论知识经济与秘书工作[J].秘书之友.1999,(9):4—7.

[4]范长平.浅谈现代秘书应具备的条件[J].行政论坛,1997,(4),56—57.

作者简介,彭建平(1967一),男。湖南衡山人,湖南工业大学办公室主任,博士在读,主要从事语言学及高等教育研究。

BriefAnalysisonCultiVatingaSecretary’sRoleConsciousness

PENGJian-pin91,ZHANGChun2

(President()ffice.HunanPolytechnicUni、,ersity.Zhuzhou412008,China)

Abstract:Howisthesecretarytobeanefficjentassistanttohisorherleaderandagoodstaffofficerinthe

newperiod?Itisproposedthatthecontemporary

secretaryshould

possess

theconsciousnessofroles,mod—

ernization,knowledge,andhonesty.Tobediligent,andgrowwitheachpassinghour.theywillbecomeanoutstandingmodernsecretary.

Keywords:secretarylconsciousness;newperiod

(责任编辑:秦海明) 万方数据

新时期秘书人员的意识培养浅谈

作者:彭建平, 张春, PENG Jian-ping, ZHANG Chun

作者单位:湖南工业大学,办公室,湖南,株洲,412008

刊名:

淮海工学院学报(人文社会科学版)

英文刊名:JOURNAL OF HUAIHAI INSTITUTE OF TECHNOLOGY(HUMANITIES & SOCIAL SCIENCES EDITION)年,卷(期):2005,3(1)

被引用次数:0次

参考文献(4条)

1.赵中利.史玉乔现代秘书心理学 1998

2.姚怀山WTO语境下中国秘书角色的重新定位[期刊论文]-延安大学学报(社会科学版) 2003(06)

3.吕定禄论知识经济与秘书工作 1999(09)

4.范长平浅谈现代秘书应具备的条件 1997(04)

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.笔者认为,现代秘书意识是秘书核心职业能力培养的先导.本文从秘书意识的内涵和如何加强秘书人员以现代秘书意识为先导的职业能力培养做一些探讨.

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