样品管理程序

样品管理程序

1.目的

对抽（采）样和制样过程，样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的唯一性标识实行质量控制，保证样品的代表性（或可获性）、有效性、完整性和必要时的可追溯性。同时应根据客户要求做好样品的保密与安全工作。

2.适用范围

适用于样品从接收、流转、贮存、处置、识别等项管理。

3.职责

3.1 业务科负责接收样品，记录相关情况和进行样品标示，并移交给检测科室；

3.2 检测科室负责样品的检测，并做好样品的安全和保密工作；

3.3 样品管理员负责样品管理过程中的质量控制工作，并配合质量体系审核组对样品管理这一要素进行审核。

3.4 质量监督员负责对各检测室内样品管理情况进行督查，并配合质量体系对样品管理程序的审核。

4.工作程序

4.1 抽（采）样和制样的管理

业务部抽样队根据与xx发电有限公司签订的协议对入厂电煤的采样和制样进行监督，确定最初的样品信息（如样品的生产企业、数量、种类等），同时在规定时间内将样品运回，输途中的防护并保证样品的完整性。

4.1.1 抽（采）样和制样应确保科学、公正。所得样品应具有代表性或可获性，并保持完整。

4.1.2 抽（采）样和制样应严格按国家标准、规程以及作业指导书的要求进行。一般按标准以随机的原则进行，所取样品应对总体具有充分代表性，采样和制样容器应符合要求。

4.2 样品的接收、识别、标识、登记

4.2.1 样品的接收、识别

业务科负责接收客户科抽样对送回样品，认真查验样品状态与资料的完整性、符合性以及确认样品的可检性，对样品进行唯一性标识与检测状态标识，保证各检验室内样品编号方式的惟一性和必要时可追溯。记录登记，双方签字后生效，如委托人有特殊要求时，应在样品委托单（样品流转单）中注明。及时将样品与委托单（样品流转单）移交检测科室。

4. 2.2 样品检测状态标识

其中，“检样”指样品处于待检状态或正在检测中；“检毕”指样品已经检验完毕；“备查”指该样品留作必要时复检之用。

样品接收人员在接收样品后，分别将“检样”和“备查”样品分别放入相应样品柜。

4.2.3 样品的登记

检测科室接收样品时，应认真校核样品情况与委托单（样品流转单）的符合性。同时确认样品的可检性。必要时应会同抽（采）样人员进行验收。确认后在委托单（样品流转单）上签字，将样品放入相

应样品柜。检验室在对接收的样品是否适合于检测有任何疑问，或认为样品不符合有关规定要求，或有异常情况时（包括包装和封签），检验室应及时与业务科反应，取得进一步说明和认可后再进行检测。

4.3 样品的流转

4.3.1 样品按流转顺序流转，每一个“接口”交接签署时，应检查样品数量与状态。

4.3.2 样品在制备、测试、传递过程中，应避免非检测性损坏或丢失等检测意外的发生。如发生意外，应予以说明，进行补救并追查责任。

4.3.3 检测室测试完毕的样品一般情况下由各实验室保管至检测报告发出后三个月，必要时可延迟或缩短保管期限。

4.4样品的试验室检定

样品放入“检样”样品柜及进入检验流程，检验完毕将样品贴上“已检”标示并放入“已检”样品柜。

4.5 样品的贮存

4.5.1 样品贮存于专用且适宜的样品室，配备样品间及样品柜（架），专人管理，限制出入。样品应分类存放，确保安全、不污染、不变质，做到物帐相符。

4.5.2 检测科室样品管理员负责保管样品的完好性。根据专业要求、样品性质的不同，配有相应的样品柜，安装监控摄像，保障样品安全可靠。

4.5.3 样品管理员应忠于职守。充分控制样品存储室的条件，防火、防盗。保证样品不丢失、不混淆、不变质、不损坏。对委托方的样品、

附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作它用。

4.6 样品的处置

4.6.1 备查样品保留期一般为90天（自报告发出之日起计算）。4.6.2 留样期满，由样品管理员填写《样品处理登记表》，经质量负责人审批，进行处置。

4.6.3 受检方需领回备查样品时，应在《样品处理登记表》的相应位置上签注“对本样品的检测报告无异议”后方可办理。易腐易变、低值、已启封和检测结果不符合相关标准的样品概不退回。

4.7 样品的保密与安全

本中心严格履行有关保密之承诺，对委托方的样品、附件及有关信息负责保密。留样期内的样品，不得以任何理由挪作它用。