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行文规范及管理办法

公司行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本办法。

通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、书写要求

(一)标题使用2号小标宋体或宋体加黑，顶行。

(二)副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破

折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。

(三)正文使用3或4号仿宋、宋体。每段文字前空两格，第2行起均顶格。

不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。

(四)章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“1）”。

(五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同

宽。表内字体同正文，字号可略小。

(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、

具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数

字。

四、落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、页面设置

上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。

六、装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。七、分类与编号

(一)文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

(二)简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：北京市梵尔赛灯饰有限公司简化为“BJFES”。

(三)细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告，为公司行政人事部统一编制；

初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：BJFES-HR-2012-001(公司行政人事部2012年第1份文件)，其中公司名称：北京市梵尔赛灯饰有限公司=BJFES；部门名称：HR（行政人事部）；时间：2012年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如

进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2013-001。便于管理保存。

(四)各部门名称为

设计部：SJ 综合部：ZH 电子商务部：DS 业务部：YW

工程部：GC 财务部：CW 行政人事部：HR

所有文本依顺序排号，发文后行政人事部存档。

八、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

(一)内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由行政人事部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政人事部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政人事部以公司名义发文。

(二)发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：

1.公司对外文件由行政人事部负责拟稿；

2.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

4.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要

明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。

审核签发流程：

1.首先送行政人事部初审，行政人事部审查修改文稿；

2.送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；

3.公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；

4.公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；

5.公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、董事长会审。其次

进行会签、发送；

6.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。

7.公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由总经理签发；

8.公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。

经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送行政人事部存档，并由行政人事部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送行政人事部存档，并由行政人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政人事部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。

(三)收文处理程序与要求

收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的由行政人事部前台负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由前台处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）前

台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

公司外来文件的收文编号，由行政人事部前台按年份依流水号一文一号编制。

(四)关于收、发传真及快件的管理

1.发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真

电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。

2.收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核

实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。

3.公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在行政人事部登记，由行政人事

部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。

九、密级管理

公司文件制作时被相关部门定为保密文件的，只限范围内人员知悉，所有相关人负保密义务，因泄密给公司造成损失的，视其情节给予处罚，违反国家相关法律的，移交司法机关处理。

十、存档管理

行政人事部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅行政人事部文档需经行政人事部经理同意，并办理相关借阅手续。

存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。

十一、传阅管理

企业文件发布管理制度

公司文件发布管理制度一、总则 1．为明确公司的决策流程、责任与分工，规范各类文件的发布、管理范围等，特制订本制度。二、文件分类、内容与编号 2．有限公司董事会文件：文件头为：主要发文内容包括但不限于：（1）有限公司领导的任免；（2）有限公司董事会决议、公告等。 3、有限公司文件：文件头为：主要发文内容包括但不限于（1）有限公司部门负责人的任免； XXXX 有限公司文件司字20XX 年第（）号 XXXX 有限公司文件董字20XX 年第（）号 XXXX 有限公司文件司字200X 年第（）号

（2）有限公司管理制度等；（3）有限公司总裁办公会议决议；（4）有限公司各类报送材料等。 4．有限公司部门文件：文件头为： XXXX有限公司文件营（研、人、财、行）字20XX年第（）号（注：营/研/人/财/行：分别是营销中心/研发中心/人力资源部/财务部/行政部的简称）主要发文内容包括但不限于：（1）部门人员的任免；（2）部门公告、通知等。三、文件的签发流程 5．有限公司董事会文件：由有限公司董事会办公室（或董事会秘书）起草，有限公司董事会审批，董事长签字后发布。 6．有限公司文件：有限公司总裁办公室负责起草，有限公司总裁办公会议讨论通过，总裁签字，加盖有限公司公章后发布。 7．有限公司部门文件：由各部门负责起草，部门负责人审批，报经分管领导审核同意，部门负责人签字，加盖部门印章后发布。五、文件要求 8、一个事项一个文件。职责明确，流程清晰，文字简洁，可执行。 9、文件的格式以本文格式为准。文件标题为二号宋体加黑，正文为四号宋体。 10、文件必须注明印发日期、数量；报送单位（领导），抄送单位（领

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1．0 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特

公文规范管理制度

陕铁集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度办公室二0一一年十月

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文规范管理制度一、为了进一步加强文秘管理，提高工作效率，推进公司管理水平的提高，根据《国家行政机关公文处理办法》、《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》、《国家行政机关公文格式》和结合公司实际，制定本制度。二、本制度包括： 1、陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法 2、国家行政机关公文处理办法 3、国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见 4、国家行政机关公文格式 5、陕西省国家行政机关公文处理实施办法 6、国务院公文主题词表 7、出版物数字用法的规定 8、中华人民共和国标准标点符号用法 9、中华人民共和国法定计量单位 10、中华人民共和国国家标准校对符号及其用法三、本制度发放范围：陕钢集团汉中钢铁有限责任公司下属各单位、部门。四、制度下发后，各单位应认真遵照制度规定，规范公文程序及格式。五、本制度自发布之日起执行。六、本制度由办公室负责解释。 - 1 -

陕钢集团汉中钢铁有限责任公司公文处理办法一、基本要求 1、严格控制行文数量。按照“精简、效能、规范”的原则，凡可以通过其它方式处理的事项，坚决不发文；行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。 2、发文要求双面印制。拟文单位不得自行印制，一律由办公室审核、统一印制（拟文单位提供已核对过的电子版本）。二、公文种类 1、命令（令）适用于公司有关企业法规规章的公布以及实施法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施。嘉奖有关单位及部门不使用此文种。 2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4、通告适用于公布企业各单位及企业周边应当遵守或者周知的事项。 5、通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印- 2 -

公司发文管理办法发文管理办法

广西创新港湾工程有限公司发文管理办法发文管理办法第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。第四条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“广西创新港湾工程有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它：公文排版要求详见附件。第五条行文要求 1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版； 2.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。第六条关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

新1公司行文规范及管理办法

1公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。三、书写要求（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1、”，

第四层“（1）”，第五层“1）”。（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、页面设置上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。六、装订一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。七、分类与编号（一）文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会

行政公文行文规范及管理制度

公文行文管理制度目录第一章总则 (2) 第二章公文种类 (2) 第三章公文格式 (3) 第四章各类公文编制格式要求 (4) 第四章行文规则 (11) 第五章发文办理 (12) 第六章收文办理 (14) 第七章公文归档 (15) 第八章公文管理 (15) 第九章附则 (16) 附件文件会签表 (17) 发文审批表 (18) 文件签收表 (19) 收文处理表 (20) 文件销毁申请表 (21)

第一章总则第一条为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合公司实际情况，制定本制度。第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。严格执行各项规定，确保公司秘密安全。第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。第六条各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。第七条本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。第二章公文种类第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型：一、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。二、通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。三、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。四、议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。五、报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。六、请示：适用于向上级部门请求指示、批准。七、批复：适用于答复下级部门的请示事项。八、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2016行文规范及收发文件管理办法

公司行文规范及收发文件管理办法（试行）第一条为规范公司各种文件的起草和签发，提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的拟写方法、存档工作奠定基础，正确指导公司的各项工作，特制定此管理办法。第二条文件种类：（一）请示：请上级指示和批准，用“请示”。（二）报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。（三）批复：答复请示事项，用“批复”。（四）通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。（五）通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。（六）决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。 (七）函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。（九)简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部使用的，用“简报”。 (十）调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行

调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。第三条公司行政文件编号：（一）公司文件编号：川富航+年份+流水号（二）公司以综合管理部名义发文：川富航综字+年份+流水号（三）公司部门发文编号：川富航（部门简称）字+年份+流水号第四条文件格式：（一）文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。（二）文件纸一般用A4纸。（三）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。（四）向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第五条公文管理内容和要求：（一）保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱，注意文件的安全，防止失密泄密，是公文处理的基本原则。一般公文的处理以不超过一周为限，紧急公文随到随办。（二）收文

创业公司最全行政管理制度汇编

行政管理制度汇编某公司（2017年3月1日）

目录第一章行政文件管理规定 (3) 第二章档案工作管理规定 (3) 第三章会议管理规定 (4) 第四章办公管理规定 (5) 第五章环境卫生管理规定 (6) 第六章固定资产管理规定 (7) 第七章仓库管理制度 (8) 第八章计算机设备管理 (9) 第九章计算机软件管理 (9) 第十章办公用品、低值易耗品采购管理 (10) 第十一章印鉴及证照管理 (10) 第十二章图书管理规定 (11)

第一章行政文件管理规定 1.各部门自行负责与本部门相关的文件起草。 2.各部门负责本部门的文件制作、上报、发文，人事行政部负责收文、分办、传递、用印、立卷和归档等工作。 3.公司人事行政部负责文件档案管理，负责文件的立卷、归档、销毁工作。 4.各部门负责人为本部门文件的有权签批人。 5.公司对外发文（如：政府机构、合作单位等），须经公司CEO签字并加盖公章后方可生效发出，签字与公章二者缺一不可。 6.所有的请示、报告、通知文件都须公司CEO手写体字方可。 7.内部文件原则上无需盖章，如特殊文件确需加盖公章发出，按《印章使用管理规定》申请使用。 8.各部门发布的各项通知、流程、规章、制度、办法、公告、决定等公文审批完毕后，由人事行政部根据公司规定统一发布。 9.以公司名义下发的正式文件均由公司CEO签批后下发。 10.人事类（薪酬绩效等保密件）、财务类（财务数据及费用报销单类）文件以密封件形式上报。 11.密封件相对文件传递人保密，传递的全过程始终是密封件的形式，密封件报文人及有权审批人须严格履行保密规定。第二章档案工作管理规定 1.档案，是指公司所属各部门在经营建设活动中直接形成的有保存价值、以备查考利用的各种文字、图表、图片、声像、光盘、实物等不同形式、不同载体的历史记录。 2.档案管理工作遵循“文必有号、文必有存、有据可依、有文可查”的原则。如保管过程中由暂借、销毁、丢失等情况发生，人事行政部负责予以登记。 3.人事行政部是对公司所属部门档案工作进行业务指导、监督、检查和集中统一管理公司档案的职能机构。 4.人事行政部贯彻执行档案工作的法律、法规方针政策，制定公司档案工作的

发文管理制度

发文管理制度【变更记录】【审批人员】【分发情况】 1、本制度以邮件形式分发至全体员工。

第一章目的第1条为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作，保证发文质量，统一规范文件的发放流程，特制定本制度。第二章适用范围第1条本规定适用于本公司内所有公文。第三章管理职责与分工第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。第2条人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。第3条各部门职责 1根据各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。第四章公文分类内容第1条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。第2条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。第3条报表类文件：业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。第五章各类发文流程（详情见附件1）第1条制度类

1拟稿：由各部门根据需要起草相关制度。 2审核：由拟稿部门最高负责人审核。 3征求意见：部门审核后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见，并根据反馈意见及切实需要进行修改，定稿。修订制度需要填写《制度修订表》（详情见附件2）。 4签发：由拟稿部门组织相关部门会签，再由CEO确认。 5用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。 6执行：（1）制度类文件均有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等，结合实际情况决定是否修改制度。（2）以公司名义发布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工；以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，所有签发原件由行政部归档。第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。第3条报表类文件 1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。

公文管理规定

公文管理规定为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。一、党政机关公文种类根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、行文规则行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限：（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

公司行文流程及管理办法

公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发，进行流程管理，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。一、行文管理主要内容：公司内部行文:包括一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。 1、一般事务性文件是指：通知、说明、各种统计表格等； 2、公司各项规章制度；是指公司在管理中的各项规定、办法、措施等； 3、公务文书包括：请示、指示、报告、批复、通告、通报、决议、函、会议纪要等；二）外部来文：函、电、来文等；三）外部行文：对外的函、电、文；网站报道；来文回复；二、行文管理 1、内部行文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。 2、外部文件的管理

外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。二、收、发文处理程序与要求 1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门： ①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿； ②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿； ③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿； ④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。 ⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。各类文件拟稿后进行审核签发，首先送行政部初审。经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由常务副总经理核稿；各分公司对外文件由分公司经理核稿；公司各部门（含分公司）间的往来文件由常务副总经理核

公司行文管理制度

公司行文管理制度为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规定。一、公文起草 1、涉及全公司性文件，由办公室负责起草；专业性文件原则上由各职能部门负责起草，办公室负责归档。 2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单，办公室起草。二、公司行为范围 1、以公司名义颁发的决定、通知、通告、通报； 2、以公司名义发出的会议纪要、会议简报； 3、以公司名义发出的向上发文和对外发文； 4、以公司名义发出的向上报告、请示等。三、行文规定 1、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）。 2、封面文件材料需加封面，封面上需有公司名字、文件名称、总经理签名、签发时间等信息。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 3、书写要求（1）对外公文页面：页面：采用国际标准A4纸，上边距3cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm，如需加页眉、密级采用上边距1.5cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm。标题：标题2号宋体字，居中，不加粗，小标题3号宋体字，居中，不加粗，除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号，密级与标题之间，标题与正文之间各空一行，空行采用5号字体单倍行距。正文：3号仿宋字，每自然段左空2字，回行时不得将年份、数字分开，单倍行距。结构分级应当“一、”，“（一）”，“1、”，“（1）”层次序数可越级使用，但不能逆用。公文排版后剩空白处不够盖印章时，应采取调整行距办法，使印章与正文同处一页，不得采取“此页无正文”的方法。如有附件应当标明附件顺序和名称。在正文下空1行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对

发文管理办法

发文管理办法第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。第四条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 2012年春季招聘HR面试技巧精选版下载https://www.wendangku.net/doc/6310794956.html,/thread-39592-1-1.html 5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

发文管理制度

发文管理制度一、本文所指的文件是指： 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等； 2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件； 3、以各部门、管理处名义发出的文件；二、文件格式如下： 1、以公司名义对外发文格式如下：文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边 (宋体四号) 正文内容提行向右移2字距成都合力物业管理有限公司年月日主题词：抄送：发： 2、其余发文格式如下：文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边(宋体四号) 正文内容提行向右移2字距公司名称部门（管理处）名称年月日主题词：抄送：发：注：当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应

按要求编号、存档。三、文件编号规定： 1、以公司名义对内发放文件编号：成都合力[200x]序号 2、以公司名义对外发放文件编号：成都合力(外) [200x]序号 3、以各部门名义对内或对外发文编号：如成都合力（行政）[200x]序号、成都合力（财务）[200x]序号，成都合力（现代城）[200x]序号，其余部门的编号以此类推。四、文件的签署与盖章：以公司名义对外发文和其余文件在正式发布之前均需签署，签署应用合力物业专用发文签，签署权限如下： 1、以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署。 2、以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署。 3、以业务部门发出的文件应由管理处主任签署。 4、对外张贴的文件经部门或管理处负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉发文签，张贴在指定告示栏内，有部门或管理处负责人签署的发文签（发文签要明确收回时间）与文件合订存档。 5、公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经行政部同意。 6、公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理。文件发布前应与总经理取得一致意见，并有总经理书面或电子邮件批准。 7、盖章应骑年盖月。五、文件的登记与归档：公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的

公文管理办法(第八版排版要求)

《公文管理办法》修订说明 1.大幅精简文本。 2.删除目的、引用文件、定义的表述。 3.整合公文处理标准，分为通用要求和专有要求两类。（1）通用要求将文字、数字、单位、符号、格式、流程、行文关系及归档进行整合，合并重复的要求，形成统一的标准，大幅精简了内容；（2）专有要求按公司发文、公务文件、内部公告三类进行描述，去除非必要环节，仅保留有效管理环节，提高可操作性。 4.增加公文运行的评价和消缺要求。 5.将细则式和定义式的描述调整至附录，实现标准正文主体结构完整，管理层级清晰，分别满足对该标准管理层面和操作层面的不同需求。 6.增加对红头格式及公司发文稿纸使用的管理要求，违反规定依《违纪处罚管理规定》给予相关责任人通报处分。 7.修改保密的相关考核要求，引用《商业秘密保护办法》。 8.修改第8章相关文件，去除无效的涉及文件，删除不适用的记录表。办公室 2017年12月1日

1 范围本标准适用于集团公司及关联子公司的公文和外来公文的处理。 2 公文处理的原则 2.1坚持实事求是、精简、高效、流程化的原则。 2.2严格遵守公司保密制度。 3 职责 3.1 办公室是公文处理的主管部门。办公室秘书科是公文处理的日常管理机构，负责公司日常公文处理工作，包括审核、发布、催办督办、整理及办理归档等工作；负责对公司所属各单位公文运行进行指导和监督。 3.2 集团公司下属各单位及关联子公司是公文处理的承办单位。负责本单位公文的起草、审核、校对，公司领导阅批意见的承办及结果反馈。各单位需指定一名兼职公文管理员，负责本单位公文处理。 4 公文的分类 4.1 公司发文公司发文是指在集团公司行政管理过程中形成的具有普遍约束力的规范性文件（红头文、便文），包括：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、重大管理制度（参见附录C）等。公司发文内容应符合附录A的要求，公司发文要素应符合附录B的要求。 4.2 公务文件

行政公文行文规范及管理制度

公文行文管理制度目录

公司行政管理制度汇编

公司行政管理制度第一章人事管理一、公司人力资源规划二、招聘与录用三、培训四、考勤五、假期（一）请休假（二）假期规划六、奖惩七、考核八、核薪九、保险（一）社会统筹（二）商业十、人员流动（一）调动（二）辞职、辞退十一、关联企业

第二章行政管理一、礼仪纪律二、工作计划三、会议管理四、办公设备五、文书作业（一）打印（二）复印六、收发文七、用印八、文档（一）图书（二）专业资料（三）客户档案（四）办公文档九、访客接待十、办公用品十一、采购十二、固定资产十三、物业十四、公司福利

十五、午餐第三章业务支持一、Internet主页二、文件档案管理三、商业秘密保护四、公共关系（一）司外（二）司内（三）投诉五、广告宣传 ****公司行政管理制度总纲 ****公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依据是《****公司管理制度》和《****公司员工守则》。

本制度由总经理、公司管理中心、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。本制度的修改须经总经理核准；重大事项的更改须报执行董事或董事会核准。

第一章人事管理总则 1．人事管理是公司“人才为本”价值的直接体现； 2．人事管理以合法、平等为基准，以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨； 3．人事管理以满足公司发展需要为核心目标。一人力资源规划 1．根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划； 2．建立明确的人才标准、工作分析体系； 3．短期人力资源计划由总经理核准，中长期人力资源计划报董事会核准；4．经核准后由总经理领导制定征用计划； 5．行政部依据招聘计划执行招聘流程； 6．建立公司人才库（全部应征人才简历），作为公司业务发展的储备。人力资源规划流程公司/部门发展工作分析

公文行文规范

公文行文规范第一条公文是集团公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻颁布规章制度，实施行政措施、请示和答复问题，联系商洽工作，开展业务，制定计划报告情况，总结经验，记载活动的重要工具，是各单位、部门进行正常工作和活动的有效手段。为使集团公司适应发展需要，使集团公司的公文处理规范化、制度化，特制定本办法。第二条公文处理指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保集团秘密的安全。第五条集团办公室负责集团公司公文处理工作。统一收发、传递、催办、打印、用印、立卷、归档和销毁。子公司办公室在集团办公室指导下负责本单位的公文处理工作。第六条常用公文种类一、上行文：是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件。 1、报告：适用于向上级单位（部门）、领导汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位（部门）、领导的询问。结束语用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转”、“专此报告”、请审

阅。 2、请示：（1）适用于向上级单位（部门）、领导请求指示、批准。要求一文一事，结束语用“以上请示妥否，请批示”。（2）请示和报告使用时有区别，不能写成“请示报告”，具体说：“请示”用于向上级机关请求指示、批准；“报告”用于向上级机关汇报工作、答复询问。“请示”行文必须在事前；“报告”一般在事后行文。“请示”要求及时答复，而且以批复下文；“报告”不需要答复。二、下行文：是指领导机关对下属机关的发文。 1、命令：适用于依照有关法律规定发布行政或业务的规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级单位、部门不适当的决定。 2、决定：（1）适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）“命令”具有特别的强制力，“决定”制约性仅次“命令”，具有指导和指挥性。 3、指示：适用于对下级机构布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4、通知：（1）是发布规章制度；传达上级精神，办理和需要周知或者执行的事项；人员任免所使用的公文。（2）“指示”不能滥用，一般日常工作用“通知”，对下级布置

公司公文管理制度全类型版

公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：

（一）决定、决议：用于对重要事项作出决策和安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位要周知或者共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。（七）制度、办法、规定：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（八）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。（九）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。

个人行为规范管理办法参考

个人行为规范管理办法参考个人行为规范管理办法参考第一章：总则第一条：职工个人行为规范是公司管理的重要组成部份。为树立和保持公司良好的'社会形象，实现规范化管理，特制定《北京XX股份有限公司个人行为规范管理办法》（以下简称本办法）。第二条：本办法适用于北京XX股份有限公司（以下简称本公司）管理部室、业务单元、研究院所属员工。第二章：着装及仪容仪表规范第三条：正规着装： 1、男士：西装、衬衣(长袖或短袖均可，衫衣下摆不应外露)、西裤、领带、皮鞋； 2、女士：套装、衬衣(长袖或短袖均可)、西裤、西装裙、长裙、丝袜、皮鞋。第四条：便装：有领T恤、长裤、皮鞋。第五条：特殊岗位着装： 1、保安人员：保安制服 2、生产线、仓管等工人：工作服第六条：工作时间任何员工不得穿着的服装（包括但不限于）：无袖服装、无领服装（男士）、牛仔服装、运动服、短裤、拖鞋（机房

除外）、运动鞋、厚底鞋等非正规服装。第七条：着装规范： 1、公司管理及行政人员、职能部门全体人员工作时间必须正规着装。 2、软件开发及工程服务人员可着便装。 3、特殊岗位人员工作时间按特殊岗位统一规范着装。 4、重大公司活动及对外市场活动，参加人员必须正规着装或按公司统一要求着装。第八条：仪容仪表规范： 1、头发必须保持干净整齐。 2、皮鞋应经常擦拭，保持干净，男士不得光脚穿凉鞋。 3、男士正规着装时应着配色袜子；女士丝袜持光洁，无破损。 4、着装干净整齐，不得卷裤腿，工作牌不得装在口袋里。 5、不得佩带过量或夸张的饰物。 6、经常清洁，保持良好的个人卫生。第九条：违反规定人员，不得进入工作区。第三章使用电话规范第十条：接打电话应使用基本礼貌用语，语言温和恰当。第十一条：接打电话时，在保证对方可以清楚听到的基础上应尽量降低声音，以免影响其他员工的工作及泄露保密事宜。第十二条：当电话铃持续鸣响而当事人不在座位时，所在部门员工应及时将其电话接过来，尽快给客人以应答。

公司内部文件行文管理制度

竭诚为您提供优质文档/双击可除公司内部文件行文管理制度篇一：公司行文管理规定公司文件管理制度 1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2.范围本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。 3.职责 3.1人事行政部 3.1.1负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。 3.1.2负责公司文件的下发及管理。 3.1.3负责本制度的宣导与实施。 3.2其它各部门 3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程 3.2.2负责按本制度规定执行

4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。 5．参考资料无 6．程序 6.1公司文件的种类及范围 6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 6.2.1各类公司文件使用范围： 6.2.1.1公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。 6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。 6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

6.2公司文件的处理 6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。 6.2.2公司文件处理的定义及原则 6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 6.2.2.4对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。