内部文件传阅通知

内部文件传阅通知

年月日

内部文件传阅通知

年月日发文部门：审核：

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

文件收发传阅和管理制度

文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。

文件管理制度红头文件

居尚·中国软装配饰机构文件 居尚·中国［2012］第001号签发人： 关于文件管理制度（试行）布告 第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条草拟文件应注意以下事项 1.内容要符合公司制度。 2.反映情况要客观，实事求是。 3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。 第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2.公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3.财务部发文，用财字(××年)××号； 4.工程部发文，用工字(××年)××号； 5.技术部发文，用技字(××年)××号； 6.营运部发文，用营字(××年)××号； 7.人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定 第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司

公文收发管理办法

唐山湾生态城国泰热力有限公司公文收发管理办法 第一章发文管理 第一条各部门需要对外发送的文件，首先应由发文部门主办人员拟稿，经部门负责人审核签字、综合办公室文秘工作人员从文体格式上审核修改后、综合办公室主任签字，报送公司主管领导或总经理签字，再由拟文部门主办人员持审签单印发，加盖公司公章（附：发文审签单）。 第二条公文的制发程序包括：拟稿、审核、签发、复核、打印、分发。 （一）拟稿 拟稿通常原则是“谁主管、谁拟稿”，重要文件应由部门负责人或分管领导亲自撰写。 （二）审核 综合办公室对业务职能部门拟写的，以公司名义发文的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿部门同意并请示公司分管领导后，重新修改后再审。 （三）签发 业务职能部门拟写的文稿，统一归综合办公室审核后，再送（提）交公司领导签发。文件经过公司领导签发即成定稿，产生效力。 （四）复核 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合要求等。 （五）印制 文件经公司领导签发，办公室复核后即印制。文稿印制前应确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。 （六）分发 公司发出的文件，均需进行严格登记，建立发文登记表，登记后方可由主办部门分发至受文单位。 第二章收文管理 第三条收文办理是指收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、回收等程序。

第四条签收和登记。凡上下级往来的公文由综合办公室统一签收，编号登记，并进行文件传阅。 第五条审核 收到需要办理的公文，由办公室文秘人员在登记后进行文件传阅，并在传阅单上并提出拟办意见，必要时可根据来文要求限定办结时限。交综合办公室主任签审。 第六条拟办 办公室主任阅签后，呈总经理对公文提出意见。根据总经理阅签意见，送达公司相关领导阅示。 第七条批办 公司相关领导收到需要阅示的公文时，对有具体请示事项的，传阅人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第八条承办 文秘人员接到公司领导签批的公文后，应按领导批示意见转至承办部门阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本单位职责范围的，应及时向主批人汇报，并协调修改批办意见，后交文秘人员，由文秘人员转新承办部门办理。 第九条催办 对送领导审批和交承办部门承办的文件，办公室文秘人员应负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办部门接到文件、函、电等应立即指定专人在规定的期限内办理完毕，不得拖延，紧急公文应随到随处理，提出办理时限，阅文人员应签字并注明阅文时间。 第十条回收 公文办结后，由综合办公室文件收发人员及时回收并归卷保管。 第十一条其他规定 （一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件传送无关人员阅览；对尚未传达的密级文件不得向外泄露内容。 （二）公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，对涉及两个部门以上的事项，应由主办部门会同协作部门协商处理和答复。 （三）公文密级由综合办公室依照上级规定和公司实际合理设置，禁止个人、部门随意扩大阅读范围，防止泄露公司经营机密。

学校文件收发传阅管理制度

学校文件收发传阅管理制度 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括： 一、做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等； 二、做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、印制、分发等； 三、做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等。 四、学校的各种会议记录、制度文本等。 为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文管理规定 （一）凡以学校名义上报或下发的文件（报告、请示、通知、函件、等），由主办处室主任拟稿，经分管领导初审，学校办公室核稿后送校长签发。 （二）经校长签发的文稿由学校办公室统一登记、用印、分类存档。红头公文由学校办公室发送，其他类别公文和材料由主办处室上报。 二、收文管理处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由学校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）学校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校长阅示后，交有关负责人阅办。学校办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，所有交办文件应定期收回，要按规定上报、存档。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在 时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后

及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、上级部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）学校办公室对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。（二）学校办公室在做好文件的签收、分类、登记工作后，提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由学校办公室工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。 （七）阅批文件，一律使用碳素笔或钢笔。 （八）工作人员应做到勤送、勤取、勤催；及时传阅和催办。 四、文件保存 （一）对每一号文件，必需将1份文件原件或1份复印件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。 （二）对处理完的文件（含重大活动材料等），要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。 （三）做好文件的备份工作，一般要求使用电子备份和纸介质备份，便于日常使用。 五、本制度自公布之日起施行。

办公室文件传阅管理办法

XX市卫生和计划生育局局 办公室文件传阅管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我局实际，制定本办法： 一、收文 （一）需签批的公文 1、收到需签批的公文，先由办公室按规定程序登记，提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，局领导批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导收到文件后，对相关科室提出办理意见。若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。 3、各科室接办文件后，在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理并签字。 4、急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）需传阅的文件

对需要班子成员或各科室传阅的文件，传阅签字后放入文件传阅夹中，办公室收回。 （三）密件管理 密件实行专人登记、专人管理并按照市委办和市国家保密局要求，在规定的时限内进行清退。 （四）电话通知 办公室提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，由办公室统一转办，处理。 （五）电子文件 及时下载并登记分类，按需签批、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文 发文程序：拟稿—审改核稿—复核—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室、分管局长负责。 2、审改核稿。承办科室负责人对行文目的、依据、任务、政策、措施以及落实要求等方面进行认真审改。 3、复核。局长签发前，分管局领导对文稿进行复核，审核后的文稿送局长签发。 4、签发。由局长签发后方可发文。 5、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用

文件传阅制度1

文件传阅制度 一、为了使文件传阅迅速，不拖延，不积压，提高工作效率，一般文件从送阅到阅毕不得超过半天，急件必须当即阅完交回办公室处理。 二、保持文件的完整性，请不要抽出卷内文件和文件附件。因工作需要需继续使用文件时，须到档案室另行办理借阅手续。 三、文件阅毕，应及时交回办公室，由办公室继续传相关人员阅读或者交由档案室存档，不得擅自横传，擅自把文件直接传给其它部门或个人。 四、文件一律不准带回家，不得带到公共场所，所载内容不得擅自翻印和扩大阅读范围。确因工作需要需翻印文件，一般文件须经部门领导同意，重要文件须经项目经理同意。如有违犯者或丢失文件者，对当事人要按有关制度严肃处理，并追究所在部门负责人的责任。 五、严格遵守保密规则，增强保密自觉性，不得随意泄漏文件内容。 六、工程管理系统内的文件及各相关文件由档案室负责时刻关注，及时下载传办公室负责人附文件传阅单交由项目经理先行批阅，确定相关传阅人员。办公室负责送传相关人员阅览。办公室负责文件的收发、登记、传阅，档案室负责文件的存档及管理。文件的签收和归还由专人负责，不准交予其它无关人员代办。 七、发生文件遗失或泄密情况，必须及时报告办公室，以便采取补救措施，进行处理。 八、阅文人阅文后要在《文件传阅签》上签署名字或意见。签阅文件要使用蓝、黑色墨水，不能使用红色笔、圆珠笔和铅笔。

文件传阅程序框图 搜集文件 档案室 转交 办公室 ·附传阅单 项目经理阅读 确定相关传阅人员 办公室 半天根据传阅单送发传阅部门 相关部门阅读文件 收回 办公室 存档 档案室

发表单位：临城街道| 索引号：0203-02-2010-000429 | 录入：何锡森| 日期：2010.12.24 一、呈送领导人指示的文件，应进行登记，领导人批示后，应退还办文部门，领导人之间不得横向传批文件，不应把批文直接交承办单位。 二、传阅文件一律采取直传方式，经管文件的人员应逐件登记送阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅。 三、传阅文件一般每次不得超过两天，急件阅后即退，不得任意积压与延长时间。 四、传阅夹内的文件，不许随意抽取。若因工作需要，必须经收发人员同意，并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。 五、文件阅毕后，必须签注姓名(全称)及时间。 六、传阅文件必须注意保存与爱护，不得污损或丢失。 七、凡发给领导干部私人圈阅的各类文件，在年终必须按规定清退。 责任编辑：王娟

公文呈阅、呈批及传阅制度

公文呈阅、呈批及传阅制度 第一章总则 第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅 第三条呈阅的文件包括： 一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。 对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。

第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为： 评审部“评”;法律监管部： “法”字;计划财务部： “财”字;综合管理部： “综”字。 第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。 第三章文件呈批 第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。第十一条除文件名外，呈批件的构成与呈阅件相同。 第十二条呈批件呈送程序与呈阅件相同。 第十三条阅件领导应在呈批件上作出批示。 第十四条综合管理部应及时取回批件并向有关部门传达并督促落实。经领导批示的文件应及时归档。 第四章文件传阅 第十五条除第二章第三条应传阅的文件外，其它文件须经董事长或总经理决定传阅的文件方可传阅。 第十六条文件的传阅范围由指示传阅的领导圈定，综合管理部负责承办。 第十七条传阅的文件应附有文件传阅单(见附件3)。传阅人阅读完文件后，应在传阅单中的本人姓名上画圈或签名并注明阅读日期。 第十八条文件传阅原则上应按文件传阅单中姓名的排列顺序进行。 第十九条传阅人在阅读完文件后应及时将文件交还综合管理部，由综合管理部传交下一位传阅人。

文件传阅管理规定

文件传阅管理规定 为规范文件传阅程序，提升文件传阅迅速，不拖延、不积压，切实提高工作效率，提升办事效率，结合公司实际特制定本制度。 一、收文 （一）纸质来文 1、签收。收到来文，应根据 （二）电子来文 电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文。工作日应保证每天上、下午各接收一次，确保接收及时，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。 二、登记 将收到的文件，分别按照中央、省级、市级和密级、非密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。 三、批阅 1、收文登记后，要清楚无误地填写《文件处理单》。 2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批，写明阅知范围和阅办单位。 四、传阅 1、办公室主任签批的文件，根据批办意见按顺序传阅，如有领导外出不能及时阅签，经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时，如有阅批意见，秘书科应联系相关单位及时交办。 2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期，阅文后应及时交还，送还文件时注明送还日期。 3、各部门领取文件后应及时向领导汇报，提高文件传阅效率。对于密级文件，应根据保密要求妥善保管。 4、经办人应做好登记，随时掌握文件的去向，保证文件安全。文件传阅完

毕后，应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。 五、归档 将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件盒内，以备查考。 每年度文件及时整理，装订成册，向档案局存档。 六、清退 按照上级的文件清退通知单，在规定的清退范围和清退时间内，填写清退表，到上级部门进行清退。清退中发现有文件缺失等问题，要认真组织查找，并及时向领导汇报。

公文管理办法(模板)

有限公司 文件 总字[20XX]第001号签发人： 行政公文管理办法 一、总则 1、为了使****************有限公司（简称****公司）的公文管理工作规范化、制度 化，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。 2、本管理办法是制发行政公文的基本依据，各职能管理部门应依据本管理办法， 结合公司实际情况，拟制各种公文。 3、本管理办法由公司总经办负责组织执行。各职能管理部门可根据本管理办法的 要求及规定，结合各自的实际情况制定实施。 4、本管理办法增补、修订及解释权属公司总经办。 二、公文的适用范围及种类 1、公文的适用范围 1)向上级的请示或报告； 2)发布公司的重大决定和通知； 3)颁布有关公司政策、法令、人事、培训、机构编制等方面重要的管理规定、条 例、制度和办法； 4)具有政策性、规定性的文件。

录入：×××密级：××× 共印×份 2、公文种类 1)请示：适用于向上级领导及部门请求指示和批准。 2)报告：适用于向上级领导及部门汇报工作及反映情况。 3)指示：适用于对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则。 4)布告：适用于公布应当遵守或周知的事项。 5)通告：适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事件。 6)通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项。 7)通报：适用于表扬好人好事，批评错误。 8)函：适用于平行的或不相隶属的公司之间互相商洽工作。 9)会议纪要：适用于记载和传达会议议定事项及主要精神，要求相关部门共同遵 守执行。 三、公文标准格式 1、文件模版：以公司名义对内、对外发文；在正文结束后，在右下方用中国数 字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）标注发文日 期（年、月、日），并在日期上加盖公司公章。（请见附页1） 2、公文字体：文件正标题（宋体二号字，加粗）；文件副标题（宋体小三号字， 加粗）；正文内容（仿宋体小四号字）。 3、如公文最后一页仅有日期或单位名称，无正文内容时，须在最后一页页首处标 注“（此页无正文）”字样。 4、主题词置于公文末页抄送栏之上，词目间有一个字的空格，主题词一般不超过10个字。

文件传阅管理制度

文件传阅管理制度 吉林国贸商业流通集团 文件收发、传阅、立卷 归档管理制度 一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部(室)、中心、公司提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关部(室)、中心、公司拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目)，送集团办公室(董事长秘书处)审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。再由办公室(秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部(室)、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。 二、收文:收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部(室)、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。 三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室)、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。需要复印的文件须经部(室)领导同意，由办公室(行政)具体操作。 四、承办:需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关 部(室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时 限的，由办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公 室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后

行文。由董事长(秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室 应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。五、立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残 缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录， 立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。 六、归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐， 便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案 安全。调阅档案须经董事长(秘书处)同意，并由工作人员具体 操作，档案一般不外借。 七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。 行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度) 总则: 为了加强机要文件传阅处理环节管理，提高传递效率，确保其安全运转，特制定本规定。 第一条:文件传阅组织: 为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。 第二条:文件传阅原则: 严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。 第三条:文件传阅方法: 文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领

公文传阅管理办法

公司公文传阅管理办法 版本1 一、为规范内部公文传递程序，提高公文办理效率，特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部，由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要，送有关领导阅批。 二、一般情况下，报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导，根据分管公司领导的批示，再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文，综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时，对于阅知类公文，如无其他意见，阅知即可，如有什么意见，批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文，要明确批示意见，表示是否同意，然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门，并将落实情况反馈给分管公司领导。

版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《保密法》和《关公文处理条例》，确保传阅公文及时准确、安全保密、优质高效。 二、由于局领导职数较多，阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后，由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅，不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时，按照局领导的分工，采取分别传阅方式，切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文，要严格按照公文印发传达范围传阅，不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续，收回时要逐一清点，核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文，文书人员要及时催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、公共场所或其它不利于公文保密的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。

文件传阅单

文件传阅单 公文传阅笺的意见，一般由该机关的公室主任填写。作为公室主任，填写时要把握这样几个要点：一是综合性的上级文件，需要主要领导知晓，并要向各分管领导落实的，应填写为“请某某局长阅示”；是会议通知需要主要领导参加的，可直接填写“请送某某局长”；二是业务性文件，需要业务科室操作的，可直接填写由某某分管领导阅示；业务性的工作会议通知，在通知内容中已明确参加人身份的，可直接填写为“请送某某分管领导”；三是有关党务工作文件的，可直接填写“请送某某书记阅示”等。一句话，公文传阅笺的填写者，必须要熟悉单位情况和各分管领导的工作职责。 文书人员将文件立卷归档时,文件传阅单(文件处理单)应如何处理呢?在日常工作中,我观察到有的同志在立卷时将文件传阅单划为不归档范围,当作废纸一样丢弃l有的则随文件(附在该份文件前)一起入卷,作为永久、长期或短期保存,我认为这两种做法都是不妥当的。‘ 首先,档案是各机关、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成、并作为历史记录保存起来的以备查考的文件材料。文件传阅单是文书人员将收到的文件进行处理的全过程的原始的、客观的、真实的记录,包括拟办意见、领导批示、承办、办复情况等,是有查考利用价值的,因此,将文件传阅单划为不归档范围是不恰当的。其次,我们说将某一份文件作为长期保存,是因为该分文件的内容是在相当长的时期内本机关需要查考的,而文件传阅单是文书人员附加上的,并不属该份

文件本身的内容。所以,将文件传阅单随文件一起入卷的做法显然是不恰当的。同时。这样做也必定会增大长期、永久档案的数量,增加馆藏,不符合馆藏先化的原则。我认为,应将文件传阅单作为短期或备查卷集中保存。每年在立卷时,就将附在文件上的文件传阅单按照本单位收文流水号、顺序(无保存价值的可缺号)单独组卷,并划为短期或备查卷归档。

公司发文及文件管理制度.doc

公司发文及文件管理制度7 公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生 的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5

年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。 密级文件范围掌握范围受控方式普通一般公示性的管理文件。公司全体人员直接发放（后续文件 取代前文件） 秘密涉及具体工作内容的文件；源程序。本部门及相关部门掌握具体过 程，直线领导按照层级管理、监 督直接发放（后续文件取代前文件） 机密涉及方针政策、战略步骤及方向的文 件、财务报表。 公司领导层了解掌握发放号管理受控 绝密涉及公司的大政方针包括工资、销售策略、提成方案、市场合作、销售及 市场合同、开发方案等；公司财务总

报表。公司总经理及其授权人员和相 关责任部门负责人可以了解掌 握的文件内容 发放号管理受控 注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过 纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮 件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； 文件编号文件名称主题词概要发文单位密级发布日期保存形式备注 （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT；

公文制发传阅管理制度

公文制发、传阅管理制度 1 目的和适用范围 1.1 目的 规范公文制发程序，严格公文制发标准，提高公文质量。严格公文传阅程序，提 高办事效率。 1.2 适用范围： 适用于总公司,适用于上级机关文件、其他单位来信来函的传阅。 2 相关文件和术语 2.1 相关文件 2.1.1 国家行政机关公文格式。 2.1.2 公文管理办法。 2.2 术语： 2.2.1 报告：是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的公 文文体。 2.2.2 请示：是“用于向上级机关请示、批示、批准”的公文文体。 3 管理职责及内容 3.1 管理职责 3.1.1 总公司综合办公室负责公文管理的日常工作，负责办公自动化系统的管理。负责 各类请示、报告的传递、呈送、报批。负责公文收发及传阅的日常工作。 3.1.2 各部门、单位按职责分工负责专业性文件的起草、有关请示报告的起草和公文的 收阅、办理等工作。 3.1.3 分公司有公文制发权。分公司综合办公室负责本单位公文及上级公文的日常管理 工作。 3.2 公文制发管理内容： 3.2.1 公文起草 3.2.1.1 综合办公室负责事关全局性工作（或根据领导指示）的文件、总结等公文的起草， 负责向上级机关或上级领导请示、报告等公文起草。 3.2.1.2 各部门、单位按职责分工负责专业性文件的起草、 3.2.1.3 公文起草必须符合公文格式要求。 3.2.2 公文审核 3.2.2.1 总公司综合办公室起草的公文，送综合办公室主任审核。 3.2.2.2 总公司各部门起草的公文，经部门领导审核后,送交综合办公室秘书(对制度性文 件,部门领导审核后,报企业管理部（人力资源部）审核,企业管理部审核后送综合 办公室秘书),综合办公室秘书审核后送交综合办公室主任审核。

办公室文件传阅管理办法

办公室文件传阅管理办法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

办公室文件传阅管理办法

张家口市城乡规划局 办公室文件传阅管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我局实际，制定本办法： 一、收文 （一）需签批的公文 1、收到需签批的公文，先由办公室按规定程序登记，提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，局领导批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导收到文件后，对相关科室提出办理意见。若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。 3、各科室接办文件后，在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理并签字。 4、急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可经

电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）需传阅的文件 对需要班子成员或各科室传阅的文件，传阅签字后放入文件传阅夹中，办公室收回。 （三）密件管理 密件实行专人登记、专人管理并按照市委办和市国家保密局要求，在规定的时限内进行清退。 （四）电话通知 办公室提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，由办公室统一转办，处理。 （五）电子文件 及时下载并登记分类，按需签批、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文 发文程序：拟稿—审改核稿—复核—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室、分局负责。 2、审改核稿。承办科室负责人对行文目的、依据、任务、政策、措施以及落实要求等方面进行认真审改。 3、复核。局长签发前，分管局领导对文稿进行复核，审核后的文稿送局长签发。 4、签发。由局长签发后方可发文。

文件传阅管理规定

文件传阅管理规定 为规范文件传阅程序，更好地发挥文件指导实际工作功能，切实提高办事效率，制定本制度。 一、收文 （一）纸质来文 1、签收。收到来文，应看清是否属于本单位收文，检查封皮编号与投递单是否相符，文件装封、密封条是否破损等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注明日期。 2、拆封。来文均需秘书科文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送交有关部门或个人。 3、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，及时沟通处理。 （二）电子来文 电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文。工作日应保证每天上、下午各接收一次，确保接收及时，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。 二、登记 将收到的文件，分别按照中央、省级、市级和密级、非密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编

号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。 三、批阅 1、收文登记后，要清楚无误地填写《文件处理单》。 2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批，写明阅知范围和阅办单位。 四、传阅 1、办公室主任签批的文件，根据批办意见按顺序传阅，如有领导外出不能及时阅签，经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时，如有阅批意见，秘书科应联系相关单位及时交办。 2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期，阅文后应及时交还，送还文件时注明送还日期。 3、各部门领取文件后应及时向领导汇报，提高文件传阅效率。对于密级文件，应根据保密要求妥善保管。 4、经办人应做好登记，随时掌握文件的去向，保证文件安全。文件传阅完毕后，应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。 五、归档 将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件盒内，以备查考。

文件制发及传阅管理暂行办法

***部文件制发及传阅 管理暂行办法（讨论稿） 第一章总则 第一条为进一步规范文件的制发、处理及传阅归档程序，加快文件处理速度，增强保密意识，提高工作效率，使公文制发及传阅规范化、制度化，并较好发挥文件指导业务发展工作的作用。根据《**公文处理实施细则》、《**公文运转和办理暂行办法》及《***式说明的通知》有关规定，结合业务发展部（以下简称本部）工作实际，制定本办法。 第二条综合部是本部文件处理的管理机构，整体负责文件的制发及管理，文件处理必须准确、及时，且保守秘密。 第二章文件的制发及管理 第三条文件（含材料）制发流程： （一）各业务条线根据工作安排及工作需要组织起草文件。业务条线起草拟写文件包括但不限于：条线管理制度办法、条线征求意见反馈、条线总结情况汇报、条线业务运行通报、条线领导讲话材料；统计条线起草拟写文件包括但不

限于：条线管理制度办法、统计附带调研材料、常规性调查报告；综合组起草拟定文件包括但不限于：综合管理制度办法、综合性总结汇报材料、季度（年度）业务运行分析材料及领导综合性讲话材料。拟写相关文件需要各条线协助提供基础性材料的，各小组之间须无条件配合提供。 （二）各业务条线起草文件初稿完成后，拟稿人负责填写文件拟文签，交本条线主管审核。各条线主管要从内容、形式到法规政策等方面认真把关，做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚。 （三）文件初稿经条线主管审核后，交条线组长和协助负责人审核。文件内容涉及跨专业、跨部门或需要部门配合工作时，由文件拟制条线组织相关部门、专业人员进行会审，并交各协助负责人审核（一般数据统计附带的调查报告及简单调研报告、常规问卷调查附带的调查报告等未涉及省联社重大事项影响的，如不需要加盖部门章或省联社公章，可由各业务条线主管及组长共同审核签字后直接送报）。 （四）业务条线审核流程完成后，文件交综合组进行审核，重点从文字、格式及其他综合要素进行初审，审核完成后报部门负责人签发。需要报省联社领导审批签发的，由经办人报省联社办公室复核后完成文件报签程序。 （五）省联社领导（部门负责人）签发后，综合组要对文件质量进行复核，确认无误后由经办人按程序送办公室印发或上报。 第四条文件的执行管理

公司文件管理规定

公司文件管理规定 1.目的和作用 公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2.管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。 3.文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1收集立卷文书材料。 应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保 留好底稿和正本。 3.2做好立卷类目的分类。 按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3拟定卷内文件保存价值。 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。 应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。

3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。 定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4．文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防 损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知 性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正 式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余 存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记， 收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的 文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：