如何做一名优秀秘书

如何做一名优秀秘书

秘书工作门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力。除去“上传下达”外，还要做好各种服务工作，有时还要具体到领导的一些私人小事上。在工作性质和时间上来说，没有任何松懈的时刻。只有成为一名优秀的秘书，才能完美的处理好这些问题，成为领到心仪的左膀右臂。

一、优秀秘书应具备的个人特质

秘书人员承担着推动企业或社会组织向更好更宽的方向发展的责任，秘书人员素质的高低直接关系工作质量和效率的高低。作为一名优秀的秘书，不仅要有过硬的思想政治素质，较高的职业道德，扎实的知识能力素质和健康的心理素质，还要有宽广的视野，创新的思维，这样才能在工作中占据主动地位。

㈠基本特质方面

⒈应具有的性格特点

个人性格影响着个体对职业的适应性，一定的个性适合于从事一定的职业。因此想要成为一名优秀的秘书，就应该具备秘书这个职业对个体的个性要求，主要包括以下五点。

⑴自信。相信自己有能力完成自己所承担的各项任务，运用高昂的工作热情和勇于迎接挑战的决心，控制自己的情绪和行为，使秘书工作更加井井有条。

⑵稳重。优秀的秘书无论面对日常工作还是遭遇紧急情况都应冷静思考，稳重处事。依靠敏锐的观察力和判断力，在不丧失原则的情况下使问题得到恰当的解决。

⑶谦虚。这是优秀秘书必备的人格魅力之一，要求秘书能尊

重他人，不以势压人。能打造轻松和谐的氛围处理日常矛盾，在使他人感到轻松的同时，便于工作顺利进行。⑷坚定。优秀的秘书须具有坚忍不拔的毅力和较强的心理承受能力。对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应对。实事求是，自觉抵制不良作风，做领导理性的参谋和助手。⑸保密意识

保密意识是秘书人员的基本素养，作为一名优秀的秘书更应该养成严守公司和领导秘密的习惯和能力。

⒉应具备的知识素养

知识结构是衡量秘书人才质量的重要尺度。秘书工作不仅具有很强的实践性，而且具有很强的综合性，具备“杂才”和“通才”的广博知识。

⑴基础知识。包括自然科学知识，社会科学常识和基本的法律基础知识及日常生活知识。

⑵相关知识。即对秘书的工作起到必要辅助作用的非专业知识。包括企业管理、行为科学、社会心理学、思维科学等各类知识。作为一名优秀的秘书，对各类知识的基本的涉猎是必须的。

⑶专业知识和行业知识。秘书要系统学习这个职业的工作者需要学习的各门专业知识，了解秘书工作各个环节的操作常识，基本技能和操作规范。它们是胜任秘书工作的重要前提。秘书所在行业的专业知识也是秘书人员必须掌握的，它同时考验着秘书在实践中的学习能力，行业知识也是秘书适应特定工作环境，做好工作所必须的条件。

㈡业务能力方面

⒈较强的的公关能力

秘书代表着企业的形象，代表企业对待问题的态度，这就需

要秘书要具有比企业其他岗位的人员具有更强的公关能力。包括良好的语言表达能力、记忆能力、文字能力和社交能力，更好的协调员工与公司之间，公司内部部门之间，员工与管理层之间，企业与外部部门之间的关系。要善于在不同的沟通背景下，对于不同岗位、不同部门、不同年龄、不同性格和与公司不同关系的人员能运用恰当的语言，秉持正确合理的态度，具备良好的心态，使双方顺利达成有关事项的一致意见，有效地化解矛盾，有效地树立起企业在接触方心目中的形象。打造和谐、信任、合作的良好工作环境。

⒉及时进行信息处理能力

秘书的根本作用就在于帮助领导做好日常工作。面对每天大量企业或机关内外的大事小情，秘书能否理清头绪，在众多五花八门的信息中挑选和整理好领导需要的材料，成为对现代优秀秘书的基本要求，无论对于领导工作的顺利进行，本部门系统的正常运转还是秘书个人发展前途等都发挥着至关重要的作用。

⒊较强的调查研究能力和创新能力

工作要让领导满意，让同事满意，秘书必须具备良好的较强的调查研究能力和创新意识。比如，为领导提供文稿要体现领导的意图，并把意图变成让领导满意的文字；面对大量的行政事务和服务工作，要主动、超前，把分内事做深做细。相反，如果事无巨细都要领导操心，领导指示一点办一点，就证明秘书工作不到位，与“优秀秘书”的差距也就更大。因此要想做一名优秀的秘书，就要坚持不懈的运用创新思维，不断调查和研究高质量的工作，摒弃旧的思维模式和陈规陋习，充分发挥主观能动性，在工作中创新，在创新中做好各项工作，创造出令自己和组织满意

的业绩。

⒋熟练使用自动化办公设备的能力

秘书的最基本任务就是处理办公室中的一些日常性事务，对于办公室的各种现代科技办公用品必须了如指掌，以妥善处理各种事务、决策和资源管理工作。特别是日益普及的办公室网络自动化系统，在资源共享，即时通讯以及信息保密等方面都要求秘书有熟练的操作技巧和能力。

二、要掌握秘书工作的基本要求和规律

秘书作为现社会比较热门的职业，除了要求从业者具备先进的业务能力外，还必须掌握秘书工作的基本要求和规律，以适应社会需求。

（一）不同类型秘书的基本要求

一名优秀的秘书要拥有的四项基本能力是主动、高效、准确和保密。除此之外，不同类型的秘书还有这更高层次的不同要求。

参谋型秘书。主要负责材料的分析整理和研究工作，并为领导决策提供建设性意见与建议。对这类秘书的基本要求是具有较强的综合分析能力，办事精明，同时又是办公室的技术能手。参谋型秘书在领导身边扮演高参的角色，通常是领导的接班人或候选人。

文字型秘书。主要负责一些文字型材料的整理与编辑，包括领导讲话、信息的上传下达，以及文书起草等工作。对这类秘书的基本要求是具有坚强的文字表达能力，良好的文学修养，能够迅速准确的将领导的意图转化成文字。通常一名优秀的秘书还会经常在一些报刊和杂志上以领导或自己的名义发表一些文章或评论，对于一些非秘书性的文字工作也是能够胜任的。

事务型秘书。主要负责企业单位或领导的日常性事务工作。对这类秘书的要求是有精明干练的办事能力，善于掌控各方调动，被群众称为领导的大管家。

公关型秘书。主要负责组织专题公关活动、采集信息、做好组织内部外部的引导协调工作等。对这类秘书的基本要求是具有较强的口语表达能力，反映机敏，对内能用诙谐风趣的风格联系上下，对外能用圆滑成熟的风格联络各方。

专业型秘书。主要负责所学专业紧密相关的秘书工作。对这类秘书的基本要求是具有一技之长，例如外语、法律、文字、书法等，工作项目相对单一。

（二）如何成为一名优秀的秘书

1．优秀秘书的道德和素质培养

（1）树立正确的世界观、人生观、价值观。作为上层建筑的一部分，“三观”的培养无疑是优秀秘书必须具备的思想道德素质，也是事业成败的关键因素。优秀秘书因为拥有正确的“三观”变得更加成功。（2）要有远大的抱负。优秀的秘书不应该只停留在已有的业绩和能力层面止步不前，而应拥有远大的抱负和理想。踏实工作的同时筹划单位和自己的光明前途。在进行细致调查研究的基础上，听取相关人士的建设性建议，制定详细的发展筹划表，并运用创新性思维在实践中不断更正和补充，指导自己有步骤有计划的实现理想，不断朝着新的更高层次的目标前进。（3）培养良好的心理素质，善于调节心理压力。秘书工作繁杂而紧张，是否具备健全的心理素质，是衡量一名秘书是否优秀的重要条件之一。端正的思想态度，大公无私的奉献精神，勇于接受挑战的工作热情等都是培养良好心理素质的必要前提。（4）严守工作准

则，坚持秘书原则。任何的社会角色都有特定的工作要求和准则，秘书领域亦不例外。除了具有秘书的专业素养之外，还要遵守该行业的普遍准则和工作岗位的特别要求。这也是一名优秀秘书的基本道德和职业素质。

2．优秀秘书的业务培训

（1）加强秘书的岗前培训

在秘书正式进入这个行业之前，应该进行专业高效系统培训。秘书工作直接对领导负责，是公司正常运作的关键枢纽，稍有差错就可能造成无法估量的损失，所以在正式走上秘书工作岗位前，从业者就应积极接受关于优秀秘书的系统培训。

首先，应选择具有专业教育资质的机构。一名优秀的秘书应该从学习秘书专业开始培训自己的职业能力，为今后的实际工作和进一步提高自己的理论与实践能力打下坚实的基础。同时秘书的本科以及研究生教育还有利于秘书工作感觉的培养，有利于秘书人员事业心和责任感的塑造，能使从业人员尽快进入状态。同时一些专业的职业认定机构也是一名优秀秘书必须通过的考验，相关的学历和资格认定对于秘书尽快找到适合自己的岗位，踏上能充分挖掘自己潜力的平台发挥着重要作用。

其次，积极参与秘书工作的实战演练。一名优秀的秘书不仅要有丰富的理论修养，更要有丰富的实践经验。在理论学习打下一定功底的时候，进行一些秘书的实习工作是相当必要的。可以在学习单位的指定场所进行事先安排好的秘书工作，这类岗位的好处是有相对专业的指导，能更快的找出自己工作的失误点，但弊端是没有太强的挑战性，通常不会有被炒鱿鱼的危险，所以很难培养优秀的适应能力和应对危机的能力。另外可以自己到人才

市场或直接到公司寻找锻炼机会，虽然这种职位在寻找时有一定难度，但往往能更好的提高秘书的实际工作能力。

（2）注重专职秘书的岗中进修

全球化及带来的经济、政治、文化内容的急剧变化，也使企事业单位的工作内容和方式发生着变化。一名优秀的秘书不仅需要能够妥善的处理自己分内的日常工作，而且要适应瞬息万变的环境，不断提高适应及应变能力。这就要求秘书在工作后还要抓住机会继续学习，增长相关知识提高专业能力，这已成为现代优秀秘书提高竞争力的重要途径之一。包括单位安排的进修机会和自己主动寻找和争取的学习机遇。

三、结语

在人才的选拔中，优秀的秘书必须是综合指数比较高的全面人才。一名优秀的秘书不仅具备出色的个人特质，可以熟练掌握和运用秘书工作的基本要求和规律，同时能够积极接受与时俱进的再教育，养成终身学习的好习惯，在职场上具备沉稳而不乏张扬，细致而不乏大气，规范而不乏创新的综合素质与能力。

知识经济时代对于优秀秘书的需求与日俱增，一名优秀的秘书不仅可以相对容易的找到适合自己的岗位，而且在工作中可以做到得心应手，游刃有余。在这个拥有极大发展潜力的行业，每个希望在秘书行业有所作为的人才，只要努力加强秘书个人素质的培养，不断提高自身业务能力，积极迎接挑战，就有可能成为行业精英，创造出令领导和组织都为之满意的骄人业绩。