公司内部管理如何提高效率问题方案
公司内部管理如何提高效率问题方案
非洲有一个古老的谚语：当太阳升起时，羚羊从睡梦中一醒来就知道，它必须比最快的狮子跑得更快，否则就会被吃掉。而狮子也知道，它必须比最慢的羚羊跑得快，否则就会饿死。因此无所谓你是羚羊还是狮子，只要太阳一升起，你就得开始奔跑，否则就可能面临死亡。
如今，这句谚语也可以用来形容竞争激烈的商场。在快鱼吃慢鱼的时代，无论你是什么类型的企业，都必须比竞争对手更快一步。能比市场上其他公司更快交付工作结果的公司，不光眼下可以幸存下来，而且将来还能够兴旺发达。
然而，加快公司的工作速度并非易事。加速工作常常因为企业充斥各种规章制度和官僚体制而放缓或终止，它会受困于一种鼓励自我满足，并且接受甚至期盼效率低下的企业文化。
放眼商界，采取措施以加快员工工作速度的公司比比皆是。家得宝、西尔斯百货、联邦快递、柯达和IBM等公司，都已经推出了各种计划并在不同程度上取得了成功。
我们对这些公司以及数百家采用各种不同的、旨在消除官僚层级的措施的其他公司进行了研究和观察，并因此而想到了这样一个问题：哪些因素会使某些加速措施长久有效，而其他措施只能苟延残喘，最终一命呜呼呢？
为了找出答案，我们对推行过加速方案的经理人进行了采访，他们当中既有成功者，也有失败者。然后，我们将从这些采访中得出的真知灼见，与我们帮助像通用汽车（General Motors）这样的公司推行类似方案的经验结合起来。通过最终分析，我们发现了那些获得成功的加速措施有六个共性。所有能够持久地加快组织速度的公司，在实施加速措施时都无一例外地做到了这六点。
一、确定问题症结
公司若是死气沉沉，可能有多种原因，比如过度官僚、缺乏授权和不愿决策等。对很多公司来说，所有问题均源自对责任的恐惧。员工不是对自己的行为负责，而是堆砌记录文档。办公桌上摆放着一叠叠厚厚的、毫无意义的报告和表格。员工或经理不是在等着下一个批复的签署，就是在审核本周的评估报告，从而经常不自觉地成为追讨文档的帮凶。人们在这种体制下已养成根深蒂固的习惯，以至于不事先拿到几十个签字和印章获得批准，就连鸡毛蒜皮的小事也做不了决定。他们认为，在为与不为的问题上，后者的风险会更小。
克服骄傲自满是创建高效员工队伍的根本。那些顶尖公司在开始推行新措施或计划变革现有体制之前，就找到了问题的真正所在。
真实了解公司目前状况的一个办法是举行员工研讨会。研讨会使员工有了讨论问题并群策群力找出解决办法的机会。举行研讨会的目的多种多样，如确定改进流程的方法，去除多余工作等。
在我们调研的公司中，有些公司举办较大规模的研讨会（参加员工有二十到五十人），另外一些公司所开的研讨会规模则较小（参加人数五到十人），目的也更明确。研讨会的时间根据讨论议题的范围和公司文化的差异，可以是一天到四天不等。有些公司喜欢开得长一些，比如两三天，而其他公司更愿意在一天内解决问题。例如，一家科技公司开了一个为期四天的研讨会，与会人员不仅找到了问题的症结，而且还提出了建议并实施了解决方案。根据经验，研讨会若是相对简短会比较有利，会迫使员工把主要精力放在最重要的问题上。
所有研讨会，无论规模大小或时间长短，都必须取得一项重要成果：一项在三十日至六十日内迅速可以付诸实施的建议。在通用汽车，通过召开研讨会，公司北美地区产品的质量一次合格率提高了80%。当前面提到的那家高科技公司，对那些达到了新的工作速度目标的员工给予了奖励之后，其综合业绩便扶摇直上。
举办研讨会不只是为了在运营层面上实现改进，而是有其更深层的目的，就是促使组织成员的行为发生变化。员工得到充分授权去改进自己的工作，各层级的领导者也有权做出决策。
二、制定明确目标
建立目标是加快企业工作速度的核心环节。有一位领导者把在公司给员工制定目标，与在家里给孩子们制定目标做了比较。“想象一下，对孩子说‘我说快就得快’与对他说‘如果你快点儿，就能早点吃上点心’有什么区别呢？”她解释说，需要看到实实在在的结果是人的本性。员工就是想知道，如果加快了工作速度，对自己的利害关系是什么。
但是，你要特别注意，这些目标必须对企业以及那些努力实现目标的人具有重要意义才行。换言之，它们必须满足整个企业的紧迫需求。
例如，一家饮料公司为加速员工的工作速度制定了一个单一目标，就是减少额外的工作。这一目标在员工当中产生了共鸣。由于市场低迷，公司裁掉了数百名员工，其他员工不得不加班加点地工作。他们意识到，如果能实现这一目标，自己的工作环境就能得到改善。与此相比，某科技公司虽然也有加快员工工作速度的意愿，但由于其CEO所订立的“改善沟通”的目标含混不清，因此其加速方案便从未得以实施。
三、快速行动，勤于沟通，奖励成功
公司加速措施背后的真正动力就是速度本身。加速方案应尽快开始实施，而且不能半途而废。
在我们的调研中，一位经理人将公司推行加速方案比作煮青蛙。他说：“假如你把青蛙放入开水，它会跳出来。如果把它放进温水，慢慢将水煮开，青蛙就会慢慢被煮熟。”同样道理，假如你一开始并不改变员工所处的环境，然后才一点一点地进行变革，他们就几乎意识不到变化。假如你一开始就破旧立新，人们就会被迫跳出陈旧的行为模式，并迅速适应新的环境。
要记住，加快组织的工作速度需要掌握火候。你既要让员工感到有些变化，从而产生些许不舒服的感觉，又不能让他们感到过于不舒服，从而对之产生抵触。例如，有家公司从未实施过员工排名制，却推出了一套新制度，要求员工开诚布公地提供反馈意见，并请来了外部培训人员为后进员工提供辅导。由于从“零反馈”到新制度之间没有一个过渡，因此新措施没有成功。
虽然让大家觉得不舒服不是一件愉快的事情，但是别无选择。加速组织的工作速度将推动企业文化的改变。也就是说，行动迟缓的官僚文化会对变革措施的成功制造强大阻力。
不断和经常进行沟通是那些获得成功的加速措施的另一个特点。不断向大家报喜是灵验的做法。这不仅会强化加速措施的价值，还能帮助员工较全面地了解情况。比如让他们看到，即使是那些最小的胜仗也会对大局产生重要影响。而那些在完成目标方面落后的员工，也更愿意赶上来。
通用汽车公司在推出其企业加速措施时，特意制定了一套具有针对性的沟通计划，确保从公司最高层一直到全世界所有业务部门的沟通都顺畅无阻。这样的沟通自开始后就从未间断过，它强调的口号是“快速、专注、无畏”（fast, focused, fearless）。当某个团队达到或超越了某个速度目标时，这一喜讯会出现在公司的内部网站上。这样，所有员工都能看到他们解决了什么问题，并能分享他们的个人经历。有位经理人解释说，“这些成功故事对于展示加速计划所取得的进展，以及为之积聚更多动力，发挥了很大的作用。”
顶尖公司运用奖惩机制来激励员工加快工作速度，而且向员工明确了成功与失败他们将面对的不同结果。通用汽车公司总裁兼首席执行官里瓦格纳（Rick Wagoner），将“速度之魔”奖，颁发给那些致力于实现GoFast！目标且取得了优异成绩的团队。通用公司在威斯康辛州的一个工厂的工人就荣获了这一奖项，因为他们曾召开过一系列研讨会，讨论如何减