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财务共享中的应收流程优化

财务共享中的应收流程优化

本文以应收账款及收款流程为例,阐述了财务共享中心应当如何持续优化服务、挖掘管理价值。

随着共享服务理念在中国市场生根发芽,企业设立共享服务中心的目的也在悄然变化。有研究报告指出,亚洲共享服务中心最主要的绩效目标已经从降低成本转向了优化流

程绩效,这也与当下很多中国共享服务中心管理者的观念不谋而合。

尽管大多数企业在成立共享服务中心时已经梳理过业

务流程,并提升了自动化,但随着科技不断创新,第三方服务日趋成熟,共享服务中心也开始将进一步优化流程和改善系统作业效率纳入当前的工作目标。下面我们以应收账款及收款流程为例,探讨中国的财务共享服务中心可以通过哪些方式来进一步提升。

深化ERP系统的功能应用

总的来说,企业在经营管理系统的应用,尤其是ERP系统应用的深度和广度方面参差不齐。这种参差不齐可能来源于ERP系统平台的不统一,也可能来源于同一平台的不同版本,或者是同一版本下各企业的流程和功能应用的不统一。其实很多企业在设立共享服务中心时已经意识到单一平台

的重要性,所以有些企业,尤其是大型跨国公司在设立共享服务中心之前已经进行了ERP整合。但碍于成本以及实施周

期等问题,还是有很多企业选择了先做职能集中、后做系统改进的“速赢”策略。

是不是平台不统一、版本不统一就无法进行ERP系统功能的深化呢?其实也不尽然。企业关注新科技和新理念的时候,完全可以先审视一下现有功能是否已经物尽其用。笔者曾经在帮一家企业诊断应收账款流程时,发现其开票时效性比较低。因为该企业的销售订单信息需要财务人员在开票环节进行审核,所以没有启用系统“自动开票”功能。经过与前端业务部门讨论,我们建议企业将此审核工作前置至ERP 销售订单审批确认环节,并启用“自动开票”功能。这样做职责更合理,而且提高了应收账款确认的及时性和准确性。

重新审视流程和职能,可以促进ERP系统功能的深入应用。其他诸如出口发票的自动邮件发送、增值税发票金额限制等,也可以通过与IT部门和业务部门沟通后利用ERP相关功能实现一定程度的自动化。可见“老”系统也可以有“新”应用,值得共享服务中心管理者去发掘。

探索流程自动化的痛点

在与共享服务中心管理者沟通中,我们发现有一些长期以来被企业默认的“人工处理”环节,例如收款核销。收款核销自财务精细化核算(收款与发票一一匹配)实践以来,对企业的应收账款风险和客户信用管理至关重要。企业若要准确掌握最新的应收账款风险,及时释放订单或发货指令,

需要财务人员及时匹配和清理销售发票和收款记录。但中国企业尚未普及将发票编号等关键信息放入支付指令,再加上企业普遍有合并付款的习惯,增加了收款核销的难度,也造成了“企业对此流程无法自动化”的刻板印象,使得财务共享服务中心不得不在此环节“屯重兵”。

但是否真的没有改进空间呢?其实财务共享服务中心的管理者可以尝试以下措施:1. 与销售部门合作,逐步推进客户付款规范,按照80/20原则与重点客户沟通,标准化客户付款指令以达到双赢效果;2. 与财务人员沟通确认收款核销步骤和操作经验(例如,在发票信息无法获取时,财务人员通常按照什么规律进行检索和预匹配,之后又是怎样完成最终确认的)。这一块工作的梳理一方面有助于规范财务操作,帮助管理者预知风险,另一方面也可以将标准化的操作规则通过系统进行固化以减少人工工作量,让财务人员把更多时间和精力放在财务审核和争议业务的沟通和处理上去。目前,渣打银行已经在此领域提供了处理应收账款的现金管理平台,帮助企业在IT资源有限的情况下,对银行账户收款信息和企业ERP中的销货发票明细实现自动化匹配,提升应收账款分析效率并协助企业加速销售循环。

充分利用外部资源

包括中国在内的亚洲国家的财务共享服务中心在技术革新之外,也比较关注外包策略的应用,但管理者并不是简

单地将整条财务流程外包。关于外包和共享服务中心的利弊已经有很多探讨了,在此不再赘述。

其实,在一些较成熟的财务共享服务中心我们常见到的是一种外包+共享服务中心的混合模式。管理者需要特别注意在整体流程规划中,哪一部分是可以通过外包策略来进一步提升共享服务中心的流程绩效和成本回报的。一般来说,那些步骤相对比较标准化,操作重复性高(业务量大)但技术含量较低的工作内容,如收款核销等步骤,在企业可控可量化的前提下可以采用局部外包的方法。

要注意的是,外包不是一“包”了事,共享服务中心的管理者也需要时时关注市场上的先进技术和领先实践,不断驱动服务供应商的绩效优化。服务供应商的绩效提升,不仅可以帮助企业进一步评估和缩减外包成本,也可以获取更及时、准确的财务分析数据,配合销售仓储部门优化销售和客户服务模型,提升销售响应速度。

此外,财务共享服务中心也应该加强与外部机构间的合作和业务创新,例如与银行的配合。以外币收款为例,当前很多财务共享中心还要根据当地政策要求手工填写和提交国际收支相关单据至有关部门,企业不妨尝试与银行沟通合作来实现单据的电子申报和审核,简化和加速收支流程。除了简化流程外,企业还可以依托银行拓展业务渠道、优化收款方式,例如在零售行业中对现金类收款的时效性和安全性

进行控制:在很难改变客户习惯,或者在不增加收款银行账户的前提下,企业可以借助收款银行及其合作的银行网络来满足企业入账和对账的需求,如某些银行与邮政储蓄银行的合作,让顾客在邮局柜台现金付款,企业当天就能通过收款银行获取顾客的收款信息完成入账和后续操作。

相对应付账款和付款流程而言,应收账款和收款流程的优化难度更大,但综合以上三点来看,中国的财务共享服务中心管理者更多需要思考的是,物(自身流程和系统)尽其用、人(服务供应商及银行等)尽其才,同时再拓展新的客户合作模式和销售响应策略。

中国的财务共享服务中心对流程绩效的关注程度与西

方同行基本相当,但在具体思路、资源配合和细节措施方面,中国的共享服务中心还是有很多发展空间可以探讨和实践的。

(作者为渣打中国现金管理及贸易融资部现金管理方案总监)

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