电子公司招聘管理办法

员工招聘管理制度

一、目的：规范员工聘用管理，以利于人力资源开发 二、范围：本公司所有员工的聘用。 三、权责：

A 、人力资源部负责制作招聘计划、招聘准备活动及各种测试、初试、录用后报到和培训等事项安排；

B 、用人部门负责提出自己的用人需求、复试、第二次筛选、确定录用者、报到前的准备工作；管理部门负责体检安排、食宿安排、工衣发放等工作。

四、管理制度主要内容 （一）、招聘方式

1、按照招聘的员工来源：内部招聘和外部招聘

2、按照招聘的员工工作性质：直接员工招聘、间接员工招聘 （二）、招聘渠道 1、招聘渠道明细

2、招聘渠道的合理选择

A 、直接人员（作业员）的招聘一般采用在厂大门招贴广告招聘自由求职者的方式开展招聘活动，如有内部推荐的情况，人力资源部会按照正常程序进行面试活动；

B 、如果大批量招聘作业员，可以选择多种渠道，如招聘厂大门自由求职者、合法人才中介或中技学校大批量输送、内部推荐等方式。

C 、间接人员的招聘目前以人才市场的现场招聘，网络招聘为主，其它招聘方式为辅。 （三）、招聘测试

厂大

门自由求职者 人才

市场/人才

中介

校园招聘 网

络招聘

内部推荐 其它方式

直接人员招聘 √ √ √ √

间接人员招聘

√ √ √ √ √ √

测

试类型 员工类型

1、招聘测试明细统计

2、招聘测试中，各部门权责分工

A 、人力资源部负责按部门用人要求对求职者进行各种资格审查和测试。如身份证和学历证

的真伪、作业员的基本智力测试及阅卷、间接人员的专业技能测试和阅卷、初试、IQ 测试及阅卷（仅用于5等以上间接人员的招聘）。 B 、部门负责提供自拟专业知识/技能考试题目和答案、复试求职者、确定录用对象、提供工作岗位。

C 、在间接人员专业技能测试时，用人部门需提供专业知识考试题目和答案以及最低可接受分数标准给人力资源部，人力资源部负责阅卷和根据部门确定的最低分数标准进行初步筛选，合格者才能进入下一轮面试。 （四）、招聘程序 1、招聘准备工作

一般情况下，人力资源部在收到各部门用人需求即《人员需求表》之后，开始做招聘计划和招聘准备工作，招聘准备工作如下：

1.1确定所招聘人员的标准：

A 、直接人员：年龄、性别、学历、身高、视力、工作经验、其它特殊要求；

B 、间接人员：年龄、性别、学历、专业、工作经验、专业技能、掌握的工具、所需要提供的专业证书或上岗证、其它特殊要求；

证件 真伪 视力

手脚 色盲色弱 基本智力 专

业 技能 人力资源部初试 用人部门复试

I Q 测试

直接人员 √ √ √ √ √ √ 间接人员

间接人员(1-4等) √ √ √ √ √ 间接人员(5等) √

√

√

√

√

√

副课长、课长以上

级别

√ √ √ √ √ √

备注:5等的间接人员和副课长以上级别的间接人员IQ 测试题不同(见招聘测试题库)

1.2选择招聘渠道及开展招聘宣传：

A、在厂大门张贴广告

适用于作业员招聘和基层间接人员招聘，需要在广告上注明招聘时间、招聘要求、应聘者需准备的证件及其它注意事项；

B、传真给人才市场安排招聘

如深圳人才大市场（中高层）或宝安兴达职介（中基层）；

C、网上发布招聘信息

适用于中高层的招聘，人力资源部会每天更新公司在人才网站上的招聘网页；

D、在内部宣传栏张贴招聘信息：适用于内部招聘

E、在各部门内部开展所招聘职位的宣传：适用于内部招聘

1.3在作业员招聘开始实施之前，人力资源部需提前和管理部、培训中心、用人部门确定好体检、食宿、入厂培训和新员工上岗等事项安排。

2、招聘实施阶段

在经过广告宣传、现场招聘、网上搜索简历并预约（或电话面试之后再预约）求职者前来面试时，招聘活动会按以下的程序进行：

2.1身份证和学历证真伪和色盲/色弱的审查：

A、证件齐全者且证件合格者可开始色盲色弱的测试，测试合格者可填表开始笔试；

B、证件不齐全或没带证件或学历真伪无法判定者可允许先参加色盲色弱测试，合格者可

填表开始笔试。待其通过所有面试合格之后，该求职者必须提交所有证件原件或深圳人才大市场验证证明给人力资源部，合格者方可办理录用报到手续）

2.2笔试：

A、作业员需要进行基本的智力和知识的测试（30分钟）。

B、作业员笔试合格后可直接通知用人部门进行面试。

B、管理/行政/技术/工程等人员需要进行专业知识/技能笔试（30-60分钟）。

C、5等或5等以上级别间接人员需要进行IQ的笔试（30-60分钟）。

D、所有间接人员在笔试合格后开始由人力资源部进行初试。

2.3人力资源部初试

间接人员笔试合格之后，人力资源部开始根据用人部门《人员增补单》的要求进行初步面试并筛选，不符合《人员增补单》各项硬性指标或要求者被淘汰。

2.4用人部门进行复试

人力资源部在初试完之后，需要给用人部门安排好面试地点，然后通知用人部门前往面试。如果用人部门需要将该求职者带入部门进行面试，那么用人部门须安排文员前往招聘室带该求职者，人力资源部不负责将求职者送往用人部门参加面试。

3、招聘决策阶段

用人部门在对求职者进行筛选比较之后，确定面试合格者的范围：

3.1、作业员面试当场确定结果。

3.2、间接人员招聘如果部门当次面试不能确定，可由人力资源部再次预约进行复试，然后最终确定录用者。

4、面试合格者报到/试用阶段

4.1作业员在面试合格的当天下午，管理部会安排体检、食宿、工衣发放等事项。人力资源部会在其参加培训的第一天做好厂牌和人事资料入电脑等工作；

4.2间接人员如技术/管理/行政/工程等人员在面试合格之后，人力资源部会先和面试合格者确定薪资及是否愿意被聘用的事项。如果求职者同意被聘用，人力资源部会需要确定好其报到的时间、体检及其它事项。

4.3下列部门或职位的人员，人力资源部需要在其报到之前进行背景调查：

A、财务部的所有职位

B、采购部的采购工程师

C、运作部的报关员

D、总经理室的稽核人员

E、所有副课长、课长或以上级别人员都需要进行背景调查

4.4面试合格者在报到之后开始试用，试用期一般为三个月（表现不太令人满意者可延长试用期，但试用期最长不超过6个月）。

4.5在试用期满的前一个月内，用人部门会对需要转正者进行转正考核，合格者方可转正，并签定正式劳动合同（公司目前的政策是员工试用期内不签订劳动合同）

（五）、招聘过程中的注意事项：

1、人力资源部必须在收到已审批好的《人员增补单》才开始招聘活动。如果用人部门有特

殊的需求，可以先让人力资源部开展招聘活动，被录用者只有在人力资源部收到用人部门审批好的《人员增补单》方能办理报到手续，如有特殊情况需由副总审批确定。

2、为规范招聘过程，用人部门在提交用人需求时，必须在其《人员增补单》上详细注明

用人要求，如果是作业员招聘还需要注明视力、身高、年龄等生理要求或其它特殊要求。

3、用人部门如需要变更用人要求，必须先修改《人员增补单》的用人要求或先和人力资源

部协商一致，后修改《人员增补单》的用人要求。对于用人部门单方面在面试过程中随意变更用人要求的作法，人力资源部可以拒绝并书面上报公司高层。

4、人力资源部严格按照用人部门的用人要求开展招聘活动，如果在招聘过程中发现用人要

求在实施过程中因为现状或市场行情需要修改，人力资源部须建议用人部门调整其用人要求，在达成一致之后人力资源部可按照新用人要求开展招聘活动；

5、用人部门在面试完之后，必须在面试评估表上写明合格或不合格的原因，这样既可规范

招聘过程，又可以让人力资源部对以后相同职位的招聘有的放矢，更明确用人部门的用人需求。

6、公司内部员工推荐自己的亲友前来面试，人力资源部须按正常程序进行面试，任何人不

得干扰人力资源部的正常招聘活动，违者记“大过”一次；人力资源部在开展作业员招聘时，任何人不得进入招聘现场进行说情等干扰招聘的活动，违者可根据情节轻重给予记“警告”或“大过”的处分。

7、中高层管理人员（副课长、课长或以上级别的人员）的直系亲属不得进入其管辖的部门

或课室，如有此类情况，需要职位低的一方回避并调整入别的部门（按照正常程序面试合格者）；

如果有特殊情况，需提交公司副总审批方可进行。

8、为减少大批量离职风险或减少管理协调难度，人力资源部应对各部门人员的地域来源进

行监控。详情如下：

A、人力资源部每月需对各部门人员地域分布进行统计。

B、部门中某省份员工人数不得超过该部门总人数的40%。一旦部门某省份人员比例在

30%-40%之间，人力资源部需要建议该部门密切留意该情况，并在以后招聘中尽量减少该省份人员；一旦此比例超过40%，用人部门应停止继续招聘该省份的人员。

C、如果因为生产紧张需要大量招聘员工时，此比例可以适当放松，但是一旦用人紧张局面

缓解，该条例仍旧须严格执行。

D、人数比较少的间接部门不受此条例的限制。

9、为了增加人力资源部招聘针对性，人力资源部建议实行招聘专员去各部门学习的制度，

学习的内容包括：

A、所招聘职位的工作内容和在部门内的分工（工作重点）；

B、适合该职位的必备条件（即最基本条件，低于此条件需淘汰）和择优条件包括生理要求、

专业技能、特殊技能、所需要掌握的软/硬件或工具。

10、下列形式离职的员工将永不被公司再次录用：

A、自动离职者

B、因为违纪/健康/其他因素被公司辞退/劝退者

11、因个人原因提出辞职的员工在满一年后可重新参加面试，面试合格后可重新加入公司。

12、作业员招聘的题目人力资源部会每3个月进行重新修改，以避免试题因使用太久而泄密。

（六）、招聘总流程图：

见下页的招聘流程图

流程图

表单或程

序

担当部门

渠道

人员增补单

内外部广告/传真/

网页/报纸

求职

申请表 基本智力试卷

专业技能试卷 色盲色弱测试

I Q 试卷 面试评估表 录用通知单

报到通知单

员工类型 体检/宿舍安排 培训签到表

入厂培训考试试卷

试用期

专政考核 转正考核表

用人部门 员工类型

人力资源部

用人部门

人力资源部 管理部

用人部门 人力资源部

需求提出 员工类型

招聘准备 录用 面试 背景调查 试用 转正考核 招聘测试

报到

签订合同

精心整理，仅供参考用途（日期：2020年2月13日）

(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie

电子文档管理规范 GL-24 第一章总则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子 文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有 效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及 环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送 的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项 活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形 成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管 理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件 归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双 套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件， 同步归档保存。 第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据； 第三章电子文件的收集与保存 第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文 件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作 备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多 次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进 行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时 保存。 第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件； 第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其 来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文 件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　 第一章　总　则　 第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。　 第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。　 第三条　基本术语解释　 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。　 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。　 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章　管理体制和职责 第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　 第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　 第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　 第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

电子文档管理办法

1.目的 随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。 2.适用范围 适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。 3.相关文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 4.职责 4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。 4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。 5.名词解释 办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS 系统、K3系统等办公自动化系统。 6.工作程序 6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。 6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门 名称/文件夹名称” 6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件 夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设 置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请 部门的共享文件夹具有完全控制权限。 6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广 泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可

的。 6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文 件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了 解的文件。 6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES 的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的 人员。 NOTES系统上电子文档的管理 6.2.1 NOTES系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部 申请，经批准后由信息工程部新开帐户。 6.2.2 NOTES系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。 6.2.3 NOTES系统上文件的管理内容 6.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的 形式传送。 6.2.3.2 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要 建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会议纪要”、“通知”、“××报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。 6.2.3.3 NOTES用户在NOTES系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将 收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。 6.2.3.4 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘 上配合NOTES建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将NOTES上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。 6.2.3.5 用户NOTES系统上所有无用信息及已拆离到本地硬盘上的邮件必 须从收件箱中删除，以减轻公司服务器的压力，收件箱中需要留作证明性的文件除外，例如各类需保存的批复信息；其它证明性文件原则上以发件箱中文件作为证明材料。 6.3 电子文档的受控 6.3.1 电子文档的识别

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法 —、总贝!J （―）为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性, 结合公司的实际情况，制走本制度。 （二）本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理”并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 （三）本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴走、归档、保管、使用和统计的过程。 （四）本办法适用于本公司范围内的所有部门。 二电子文件管理体系 （―）行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数 据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 （二）为保证电子文件的安全性,防止因灾难、病毒、意夕帶可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存X有永久和长期保存价值的文本或图像、

图形形式的电子文件，必须制成纸质文件, 1/7 同步归档保存。 （三）一般电子文件的分类： 1.文字型电子文件; 2?图像电子文件； 3?音频电子文件； 4 .影像及多媒体音像数据。 三、电子文件的收集与保存 （―）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的z都必须制作备份,并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。（二）对已经走稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统—编号发布,无论有没有归档,都要走期制作备份。 （三）电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。（四）文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行 的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。夕卜部文件划分成可以是〃机构+日期”模式。内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。2/7

公司文件档案管理流程及管理制度

本文从网络收集而来，上传到平台为了帮到更多的人，如果您需要使用本文档，请点击下载，另外祝您生活愉快，工作顺利，万事如意！ 公司文件档案管理流程及管理制度 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理办法 一、总则 （一）、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 （二）、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政办公室档案管理员要进行指导与监督。 （三）、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （五）、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （六）、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （七）、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 二、电子文件的收集与积累 （一）、收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （如若违反，扣除月考核分4分） （二）、收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

电子管理办法

电子文档管理办法 1目的 为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。 2适用范围 适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。 3职责 3.1综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 3.2各部门负责本部门内的电子文档管理。 3.3质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。 3.4制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理 3.5设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。 4工作程序 4.1各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理

4.1.1各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写《用户申请单》，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。 4.1.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。 4.1.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。 4.1.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2OA系统上电子文档的管理 4.2.1OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写《用户申请单》向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。 4.2.2OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。 4.2.3OA系统上文件的管理内容 4.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。 4.3电子文档的受控

公司文件管理规定流程及相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、{ 3、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）^

7）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、】 5、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 ！ 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理

(完整版)电子档案管理办法

电子档案管理办法 为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。 一、电子档案的管理原则 1、我单位电子档案实行集中统一管理。 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。 3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。 二、电子档案归档范围 1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。 2、在经营中形成的各种电子档案。 3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。 三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。 2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。 4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。 四、电子档案管理要求 1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。 3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。 五、电子档案的利用 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。 2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。 3、电子档案的载体不得外借。 六、电子档案归档时间 电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。 七、电子档案保管期限 电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。 八、电子档案的销毁 电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(2020新版)

( 合同范本 ) 甲方： 乙方： 日期：年月日 精品合同 / Word文档 / 文字可改 公司电子文件归档与电子档案管理办法(2020新版) The clear rights and obligations of both parties facilitate the cooperation of both parties, provide a basis for resolving disputes in the future, and prevent possible risks.

公司电子文件归档与电子档案管理办法 (2020新版) 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法

（1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。

公司电子文件资料管理制度

文件名称：电子文件资料管理制度 文件编号：JDZDF-LDXMB/WJ－XZ-ZD－0629-002 编制部门：办公室 编制日期：2018年6月29日 分发部门：全体部门—————————————————— 电子文件资料管理制度 1.目的 确保公司电子文件中，重要文件与资料具有唯一布局，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司电子资料体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部电子资料的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行保存管理的电子版文件、资料，均应按照本 规定的要求接受管理。 2.由办公室负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门 专职人员执行。 4.资料类别

4.1根目录设置规则 行政类： 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：内容 4.1级：内容1 4.2级：内容2 4..级：内容... 5级：细则 5.1级：细则1 5.2级：细则2 例：电脑 - D盘 - 行政 - 管理制度 - 电子文件管理制度 - 无 财务类： 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：主内容1 4.1级：主内容2 4.2级：主内容3 5级：子内容

5.1级：子内容1 5.2级：子内容2 5..级：内容... 6级：时间 7级：细则 7.1级：细则1 7.2级：细则2 例：电脑 - D盘 - 财务 - XX - XXXX目 - 报销 - 2018.6.29 - 张三报销 采购类 1级：电脑 2级：D盘 3级：部门名称 4级：主内容1 4.1级：主内容2 4.2级：主内容3 5级：子内容 5.1级：子内容1 5.2级：子内容2 5..级：内容... 6级：时间

《电子文件管理暂行办法》

《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;

（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更

电子文档管理办法

电子文档管理办法 1目的: 为保证公司计算机网络安全和电子文件的运作，电子信息的传递顺利运行，提高工作效率特制定本办法。 2范围: 本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。 本办法的规定适用于公司内部的局域网电子文件、电子信息的管理。 3权责: 3.1接收部门﹕对文件进行审核﹐确定在内部运作发行 3.2文管中心﹕接受电子媒体文件的发行和回收作业 3.3使用部门﹕正确理解使用之 3.4质管部门：负责公司计算机及计算机管理系统的维护和保养，及电子文件的备份工作。 4定义: 4.1电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。 4.2电子信息：客户、公司内部、供应（外包）商等用电子媒体传递的工作信息。 5管理要点：纸文为主，电文为辅，相互使用，无纸办公。 6作业内容: 6.1局域网操作系统和应用软件的建立 6.1.1操作系统的应用 a）公司计算机的操作系统和计算机基本配置由质管部统一管理和安装，其他部门不得私自安装或配置计算机系统。 b）操作系统和应用软件的安装必须由公司最高管理者授权的网络管理员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。 c）质管部组织对涉及公司内部管理的计算机管理系统进行开发、确

保系统程序需经试用良好之后正常运用。并负责建立计算机管理列表 和维护、使用查询制度，对公司计算机网路及硬件设备的保养工作。d）人力资源部负责对公司计算机网络管理和使用人员进行培训、考核。 6.1.2计算机的基本应用软件 a）Office 等合法之办公自动化软件 b）AutoCAD 等本行业常用之计算机辅助设计软件 c）公司内部管理的计算机管理系统，如ERP系统,人力资源管理 系统，文件管理系统、进销存系统、客户关系系统等。 d）其他因工作需求所安装的应用程序 e）公司计算机网络应建立防护墙等硬软件设施，网内的所有计算 机须安装杀毒软件，并建立定期杀毒和杀毒软件的升级工作。 6.1.3网络系统的建立和应用 6.1.3.1网上用户的设置和访问权限由最高管理者授权的网络管理 人员统一配置和安排，任何人不得擅自修改。 6.1.3.2公司建立文本数据库、邮件数据库和独立的财务数据库。 网上邻居中各单位在服务器中设专用文件夹，各单位把有关文件分类 归档，并自行将重要文件备份到里面，以防文件遗失。公司电子文件 的传输采用公司文件管理系统进行管理，各部门应正确使用之。 6.1.3.3公司电子信息的传输采用Microsoft Mail电子信箱进行管理;各单位必须保证邮件箱在工作时间内开放。 ，6.1.3.4各E-Mail内容由各部门审定其重要性，并给予适时的处理 如储存，打印等。 6.1.3.5电子文件或信息在发出之前必须经认真审核，必要时须求 得上级或相对应部门的认可，方能发出。 6.2电子文件的管理 6.2.1 电子文件的制作： 6.2.1.1电子文件在制作过程中不能违背质量体系文件、技术文件 和资料、质量记录等控制程序的规定。其编制必须以扩展名为：(文 件名称).txt、(文件名称).doc、(文件名称).xls、(文件名称).eml、

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法 一、总则 (一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 (二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 (三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 (四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。 二、电子文件管理体系 (一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 (二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套

保存（电脑保存和移动载体保存）。有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，1 / 7 同步归档保存。 (三)一般电子文件的分类： 1．文字型电子文件； 2．图像电子文件； 3．音频电子文件； 4．影像及多媒体音像数据。 三、电子文件的收集与保存 (一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 (二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 (三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。 (四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类部

电子文件归档与电子档案管理制度

一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施， 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法