酒店团队接待单

团队预订单

Group Reservation Form

团队名称：团队日期：人数：

Group Title_________________________________________________Date ______________________________No.of.Pax____________

主办单位：团队负责人：电话：

Company __________________________________________________Contact person _____________________Tel_________________

结算方式：签单人：电话：

Payment __________________________________________________Authorized Person____________________Tel________________

一、房间安排：

备注：

Remarks________________________________________________________________________________________________________________ 二、用餐安排：

备注：

Remarks________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

经办人：签署人：

Sales Person____________________ Authorized by____________________

团队接待确认单

浪漫假日酒店团体活动接待确认单 尊敬的先生/女士： 感谢贵公司选择海安正通假日酒店作为此次活动的场地，为确保团队接待品 一、客房安排 二、会议安排 四、付款方式

友情提醒： 一、预定金及活动变更安排条款 ☆在落实活动安排并与酒店签订确认单后,请交付百分之十的预定金。 ☆酒店方面有权取消没用缴纳预定金的活动安排。 ☆如在活动举办日前不足四十八小时知会酒店活动做变更安排的,酒店将按活动预定标准收取全额费用。 ☆若遇政府大型接待等不可抗力,导致活动无法正常接待的,酒店不承担违约责任,但酒店有义务及时知会主办人活动接待变更信息,并退还全额预定金. 二、付款方式 ☆活动结束,结清预定金以外的全部款项(预定席位总金额及宴会产生的所有杂项费用),并请附上预定金收据. ☆如忘记附上预定金收据,则按活动的总费用如数付清,三日内凭预定金收据办理退款手续. 三、其它条款 ☆活动安排不再享受任何打折或其他优惠措施。 ☆备用席酒店只保证留用座位,菜品出品保证同预定席菜品同等价位标准,在此基础上存在的菜品出品差异敬请谅解。 ☆客房可在抵达日的14:00后办理入住手续，如需要在14:00之前使用客房，建议预订前一晚的房间以确保客人使用。如果当日实际用房数未达到保证间夜数，酒店将按照每晚保证间夜数收取房数。 ☆请爱护酒店公物,不要损坏酒店所提供的物品,否则照价赔偿,该赔偿金将作为杂项费用(以主办人确认为准)计入。 ☆除非事先征得酒店同意，否则店方有权拒绝由贵方或其承包商擅自在酒店内外张贴任何条幅、背景牌和指示牌或其他装饰。 ☆客人在店期间如有贵重物品请寄存酒店，如不寄存丢失酒店一概不负责。 ☆餐饮桌以上消费不含税金，如需要发票收取相应的税金。 ☆此确认单以酒店方代表和主办方代表签字并缴付预定金后生效。 四、增值服务 ☆酒店免费提供流动字幕、指示牌、签到台、桌卡。 ☆酒店可以给您准备鲜花、条幅、礼仪公司等配套服务 如您接受上述条款,请予签署,以示确认。真诚希望能为您提供最优质的服务,谨此致意! 主办方代表签署酒店经办人签署 酒店方代表确认

酒店旅游团体接待工作流程

酒店旅游团体接待工作流程 酒店旅游团体接待工作流程 一、预订和接待 1、预报与确认 （1）接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排，然后交领导批示，汇报有关事宜。 （2）领导批示后，复传真或书信确认订房。 （3）确认传真、书信发出后，复印一份交预订部订房。 （4）把订房及批复的传真、书信房到该旅行社的档案中，同时要做工作记录，注意其订房的时间变更及人数增减，及时汇报并与预订部联系，通知变更情况。 2、准备工作 （1）按照对方订房单（机、车票，接送服务等）要求，与各部门联系落实。 （2）团队抵达前要检查房间是否按要求安排好，落实订餐，记录该团队进餐的地点。（3）检查机、车票及提出的要求是否落实。 （4）了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。 3接团 （1）团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团队进餐时间，通知宴会部或餐厅。 （2）与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。 二、与旅行社的书信、传真来往和签合同 1、书信 （1）接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报（特别是报价信）。 （2）复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本不部门印章，复印一份留档，把原稿寄出。 2、传真 （1）接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。 （2）复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现漏洞。 3、合同 （1）草拟合同前，先要了解该年度（旺，淡季）的团体房价、餐价及散客价、回收率、（2）合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。 （3）合同取回后要认真审核，确信准确无误后，盖本部门印章，呈领导签署。 （4）签后，复印一份存档，把签好的合同寄发（或让对方旅行社到馆签署）。 （5）收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。 3、文件档案工作 （1）来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。（2）凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。 （3）参加洽谈后，要及时缩写备忘录。

酒店团队接待操作程序标准范本

工作行为规范系列 酒店团队接待操作程序标 准 （标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-14888酒店团队接待操作程序标准 Hotel team reception procedure standard 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 酒店市场营销部操作程序及标准 S&MSTANDARDOPERATIONPROCEDURE 程序与标准PROCEDURE 酒店团队接待操作程序与标准 编号REF.NO.YLCCH/S&M―04-007第1版/第0次修改 执行职位POSITIONRESPONSIBLE旅行社销售经理 涉及部门DEPT.CONCERNED前厅部、管家部、餐饮部、财务部 政策制定人PREPAREDBY 审批人APPROVEDBY 执行日期EFFECTIE 一、团队接待操作程序: 1、团队预订

(1)收取预订传真、信函，认真细致阅读。 (2)阅读订房传真、信函，理解正确。 (3)查清订房要求，如有超出本人权限的特殊要求，应向营销总监汇报。 (4)查清对方与我店是否已有协议。如有协议，而且对方的要求也符合协议条款，可按要求直接给予确认;如超出协议条款和本人权限，应经请示营销总监后与对方商量，达成一致后再予确认;如无协议，应在自己职权范围内与对方就价格、付款方式等进行协商，达成一致后再予确认;如对方要求超出本人权限，应向营销总监请示后再与对方协商，达成一致后再予确认。 (5)根据预订要求，查阅《会议/团队客情一览表》。 (6)与前厅部客房预订确认能否接受预订。 (7)24小时内填写《团队预定确认书》给予书面确认，确认内容全面正确，包括时间人数、用房数、国籍、价格、订餐人数、付款方式。 (8)准确无误填写《团队通知单》并提前一周将《团队通知单》发至前厅部客房预订等有关部门。

世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程

世界500强工作流程之 商务会议组织接待流程 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，选在淡季的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；

员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程（范文） 公司将于XX年X月X日举行年度会议，会议主要议程如下：1、分公司各项目部、部门汇报上一年度工作情况及下年度工作打算。 2、分公司副经理对各主管工作总结 3、通报2010年宣传工作情况 4、分公司总经理讲话 5、优秀员工表彰 XX办公室 XX年X月X日 传发 各主管副总、各部门负责人 三、会议的三类相关人员 年会通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员和3、参加人员。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待

研学团队接待流程

研学团队接待流程（接团前） （征求意见稿） 一、询价：快速、准确、报价合理、主题突出。主推一条，备选二条，根据客源地的距离不同在行程模版基础上微调行程计划。有明确时间、人数、课程要求的要提前预订。审核后发组团社。同时发一份电子版《研学旅行手册》、研学同行广告。有预订项目的要做好台帐登记。 二、跟单。注意跟单，隔三五日联系一次，有变化及时变更行程。 三、确认。确认清楚、要素齐全、责任明确，内容完整，使用标准研学确认件模版，做到八定：定餐、定导、定车、定票、定房、定教员、定教具、定场地。包括司陪房、特殊餐、礼品要求、酒水等。审核后发组团社。做好台帐登记。 四、建群。建立接待微信群，导游、总控、研学导师、组团社负责人同在一个群里方便沟通。确认件、行程单、相关课件发群里，各自按确认件的内容进行准备，计调要及时将细节要求告知相关人员。 五、准备。准备相关物资、器材、教案、方案等。 六、培训。组织培训。每团必须进行团前培训，由总控和研学导师组织，提要求，明确行程特点，讲解重点，安全防范重点。最后检查各项准备工作情况。

七、接团。在距景区1000米以外接团，车上讲解不少5分钟。按要求，介绍行程、自报家门（不能是真实姓名）、安全提示，景点简介，带动学生，感动校长和老师。 地接研学团队人员组成、责职分工（接团中） 一、每个研学团队设项目负责人（总控）1名。 主要职责： 1、负责整个团队的协调、控制和指挥； 2、负责对接、检查酒店、宾馆、车辆、教员、教具、场地、导游的落实； 3、负责处理应急事件； 4、负责物资准备、购票、结账； 5、负责导游服务质量评议表的收集和打分； 6、负责团队总结、讲评。 二、设教官（研学导师）1名（有课程和活动的团队必设）。主要职责： 1、负责团队拓展活动、课程的设计，编写教案、活动方案； 2、负责课程和活动的教员、物资、场地的准备； 3、负责与组团社负责人沟通前期准备情况，活动准备情况（课前准备的内容、晚会节目单等）；

五星级大酒店会议团队接待培训

山东观唐温泉（国际）度假村会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部11-14 三、餐饮部15-21 四、工程部22-23 五、保安部24-27 六、财务部28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部： 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是 本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价 格政策报价。 2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向 其报价。 3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据 其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室 的概况（突出特点），并向其推荐。 4）先让客人作合适的选择。 5）根据客人的选择，先向其初步报价。 2、做好客人议价 1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况，然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素，根据权限是否浮动。 2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合 作的愿望。 3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套 规范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现 场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 4、制作书面报价单 1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人 尽快确认，以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经

旅游团体接待工作程序

旅游团体接待工作程序 1. 预定和接待 (1)预报与确认 ①接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排， 然后交领导批示，汇报有关事宜。 ②领导批示后，复传真或书信确认订房。 ③确认传真，书信发出后，复印一份交预定部订房。 ④把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中，同时要作工作记录，注意其订房 的时间变更及人数增减，及时汇报并与预定部联系，通知变更情况。 (2)准备工作 ①按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求，与各部门联系落实。 ②团队抵达前要检查房间是否按要求安排好；落实订餐，记录该团队进餐的地点。 ③检查机、车票及提出的要求是否落实。 ④了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。 (3)接团 ①团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团进餐时间，通知宴会部或餐厅。 ②与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。 2. 与旅行社的书信、传真来往和签订合同 (1)书信 ①接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报(特别是报价信)。 ②复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。 ⑵传真 ①接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。

②复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现漏洞。 ③复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预定部订房，然后存档。 ⑶合同 ①草拟合同前，先要了解该年度(旺、淡季)的团体房价、餐价，司陪房价、餐价及散客价、回扣率。 ②合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。 ③合同取回后要认真审核，确信准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署。 ④签后，复印一份存档，把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。 ⑤收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。 3. 文件档案工作 (1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。 (2)凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。 ⑶参加洽谈后，要及时编写备忘录。

五星级大酒店会议团队接待方案

会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部 11-14 三、餐饮部 15-21 四、工程部 22-23 五、保安部 24-27 六、财务部 28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部： 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本 地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价格 政策报价。 2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其 报价。 3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其 需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的 概况（突出特点），并向其推荐。 4）先让客人作合适的选择。 5）根据客人的选择，先向其初步报价。 2、做好客人议价 1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况，然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素，根据权限是否浮动。 2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作 的愿望。 3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规 范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现 场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 4、制作书面报价单 1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽 快确认，以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经

旅行社业务操作流程图及说明

厂速度要快、报价准 确、条理清晰、详细 景区票价、大概情 况、游览时间等 厂1、说明接团方式、地点、导游 2、协商好接团结算问题 3、确定团队细节 4、团队赠送项目 划、团队情况 2、再次确认车、房、餐、交通 是否预定好 3、联系领队，确认具体人数, 派团 送团询问对方的联系方式、 时间、具体景点行程、 待的标准、往返交通、 身份及其他要求 人数、 需^＜ 接客 人的 有无回民及团队用餐情况 团队用房情况（单房差） 结算问题（客户、地接） 2、认真讲解、真诚接待 3、随时注意团队情况 德州交通集团金桥旅行社 旅游业务操作流程图及说明一、接听咨 询电话前台或者业务员接听咨询电话，态度应亲切礼貌，详细询问对方的联系 方式、人数、时间、具体景点行 购物安排 熟悉行程及整个接待计 看有无产生变化 定房、定餐、定车、 定导游、定大交通 给导游下计划 接团前准备 确认团队 做报价 总结团队情况，签意见单，欢送 接听咨询电话 2 4 说明可能出现的情况，如 5 果出现如何解决 敬业爱岗、清洁端庄 团队进行中的服务积极认真解决问题 落实接待事宜，维护游客合 法权益 行程，说明此团注意事项

程、需要接待的标准、往返交通、客人的身份及其他要求。 二、做报价计调根据前台人员或者是业务人员所反馈信息尽快做出行程报价，要求速度要快、报价准确、条理清 晰、 详细景区票价、大概情况、游览时间等。 三、确认团队 1 、说明接团方式、地点、导游 2 、协商好接团结算问题 3、确定团队细节 4 、团队赠送项目5 、购物安排 四、计调定房、定餐、定车、定导游、定大交通等，严格按照团队洽谈时商定标准执行。 五、计调派团，给导游下计划 1 、说明行程及此团注意事项 2 、有无回民及团队用餐情况3、团队用房情况（单房差）4 、结算问题（客户、地 接） 5、说明可能出现的情况，如果出现如何解决 六、导游接团前准备工作 1、熟悉行程及整个接待计划、团队情况 2 、再次确认车、房、餐、交通是否预定好 3、联系领队，确认具体人数，看有无产生变化 七、导游团队进行中的服务 1 、敬业爱岗、清洁端庄 2 、认真讲解、真诚接待 3 、随时注意团队情况4、积极认真解决问题 5 、落实接待事 宜，维护游客合法权益 八、送团 总结团队情况，签意见单，欢送 九、做好总结工作前台人员或业务人员、计调、导游在团队结束后，针对此团情况进行分析讨论，做工作总结。十、综合整理各方资料、封存档案 将行程、客户档案、确认件、租车合同或证明、派团单、意见单等资料整理封存成档案，以备日后查找。

在酒店会议接待的具体流程

在酒店会议接待的具体流程 一、会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容〃到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考〃在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置）〃落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后〃将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方〃尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复〃以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店〃会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。 3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。 三、会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。 收费过程中必须严格按程序操作〃及： （1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费据不撕！

酒店会议团队接待单

会议团队接待单 Convention Group Reservation Form □新预订□变更□取消NEW RSVN AMENDMENT CANCELLATION 会议名称：会议日期：人数： Group name Date No. of Pax 主办单位：联系人：电话： Company Contact person Tel 会务负责人：电话：签单人： Person in charge Tel Authorized Person 结算方式： Payment 一、房间安排： Room arrangement 客房类型Room Type 标准间 Standard Room 豪华间 Deluxe Room 豪华套间 Deluxe suite 备注 Remarks 数量 Quantity 价格 Room Rate 早餐 Breakfast 备注： Remarks 二、餐饮安排：Meal Arrangement 日期Date 地点 Place 人数 Pax 餐标 Rate 方式 Mode 用餐凭证 Proof 用餐保证人数：早餐人午餐人晚餐人Guaranteed No. of Pax Breakfast Pax Lunch Pax Dinner Pax 备注： Remarks 三、会场安排： Meeting room arranged

日期Date 时间 Time 地点 V enue 人数 Pax 价格 Rate 摆台 Decorate 会场布置 Fix up f or meeting 上午 Am 下午 Pm 1.横幅：不需要□需要□价格RMB元 Banner No Yes Price 内容 Content 2.白板、白板笔：不需要□需要□价格RMB元 White board / marker: No Yes Price 3.指示牌：不需要□需要□内容 Sign Board No Yes Content 4.录音：不需要□需要□价格RMB元 Recording No Yes Price 5.投影仪：不需要□需要□价格RMB元 Barco. No Yes Price 6.礼仪服务：不需要□需要□价格RMB元 Couteous Reception No Yes Price 备注 Remarks 经办人：签署人： Sales Person Authorized by 抄报：总经理办公室 抄送：人力资源部、餐饮部、财务部、客房部、前厅部、工程部、保安部 【本文档内容可以自由复制内容或自由编辑修改内容期待你的好评和关注，我们将会做得更好】

会议接待程序

会议接待程序 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。 （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作

同行团队接待协议确认书

同行团队接待协议确认书 TO: 旅行社： 经 理 Tel: Fax: 感谢您的信任与支持，现将贵社 团 人的行程报价确认给您（不详请来电） （一）行程（为确保接待质量，谨希望贵社能如实将承诺给游客的内容告之我社） 主要游览行程、景点参考 （二）接待标准及成本分解 A 成人综费： 房费： 元/人（ 星标准）× 天= 元 餐费： 元/人/天（ 早 正）= 元 车费： 元/人（ 座 车） 其中： 门票： 元/人（ ） 区间交通： 元 导服： 元/人 全陪： 元（凭证免费） 报价未含： B 代办费用： 1. 2.12岁以下儿童（身高不超过1.2米）不占床/硬卧 费用： （不含酒店早餐） 本团接待费用累计为： 元/人 已付费用： 未接费用： 合计： （三）结算价及付款方式约定 1.我方将按双方拟定合约执行，即： 2.出团前预付团款总额的______%，并将汇款单即时回传至我社，余款应当在团队离开前结清 3.散客出行前需结清全款，并将汇款单即时回传至我社（本社提供接待发票，大交通票据复印留底） 计调 电话 接待社 制单人

*本社全称： *开户行：帐号： *卡号户名：开户行：卡号： （四）友情提示和特别说明 为能更好地为贵社提供优质服务，请贵社提供游客名单表并告之全陪姓名手机本次接待单位应急电话，导游，手机举“”旗 ●一经双方盖章确认，我方将严格按照贵方的合理要求及行程标准执行； ●若因组团社未将变更的内容及时通知我社而造成损失或引起投诉（或承诺的团款未及时到达我社账上），组团社将承担一切责任； ●如遇人力不可抗拒因素所引起的游客滞留、无法完成正常行程，我方将按旅行社管理条例执行，并征得游客谅解、同意，所产生的费用由双方协商解决； ●凡双方盖章确认的行程单，均具有同等法律效力，不得无故退团、改期，望双方严格遵守接待协议； ●接传真后如无异议请签字盖章回传确认，以便操作。 组团社（盖章）：接待社（盖章）： 经办人：经办人： 日期: 日期：

酒店团队

酒店团队 定义：酒店预订房间总数为8间或8间以上的一个房间团体（或者含会议）简称为团队。酒店团队活动由团队负责人或会务组人员，其他成员，以及公司领导组成的一个团体活动。 A团队入住 团队到店之前：a)与销售或者协调确认团队确切的到店时间，付款方式，团队分类。认真阅读团队入住EO单或者预定单（由销售部下发），例如团队EO 单并记下所有的特殊要求。 b)预先排房并准备好所有的房卡，中班（前一天）员工将在团队到达之前分配 房并制作房卡，根据公司或者旅行社，以及会务公司的要求，前厅部要把全部的房卡及欢迎卡（提前摆放）和早餐券放在一起，如房卡套它应当包括客人姓名、团号、用餐券、人数、地点、日期和相应的餐别（早餐，午餐，晚餐）以上所有的东西需放在一个盒子里。 c)在团队房间分房名单上填写房号以及住店客人的联系方式，尽快地通知管家 部或客房中心以便于协调房间。 d)前厅主管通知团队销售及相关工作人员到前台安排房间。 e)确定团队的接待地点。 F）以及确定行李寄存区域。 团队到店a) 礼宾问候客人并引领、欢迎客人的到来，并带领团队到接待地点。 b)行李生带领公司负责人或领队和导游以及会务组到前台。 c) 接待员要问询公司名称或者团队名称和团号。 d）知道了公司名称或团队名称和团号，找到团队EO单，团队主单（简称团皮），房卡钥匙以及相关资料。并与此同时通知酒店销售以及相关协调。 e）与公司负责人或者会务组确认房数以及到店人数，和拿房方式。 f）再次确认房态及开始发放房卡。 g）将房间按照房类分开（单间，标间，套房）。或者按照房态将房间分开（vc，vd，oc，od）。 h）按照负责人要求把房卡发给负责人。 I）打印in-house报表给负责人签字。（中班，夜班，早班） J）填写团队主单（陪同/会议负责人姓名，房号，联系方式，付款方式，押金，m/c，电话线要求，行李收取，签单要求，授权人签名模式，重要宾客及备注）。B团队分类 1按照团队付款方式：预付团，现付团（all to co. no dp，离店前结清。） 2按照团队性质分为：公司团队，商务团队，旅行社团. 3按照团队房价划分：房价保密，全保密，非保密团。 4按照团队关系分为：直属团，会务团（旅行社，会务公司） 5按照团队内容划分：房间团，非房间团（住含会，住含餐，住餐会） C团队账务 1主要常见的公付团和自付团。 1.1常见的公付团有ALL To Co. RM to Co/（T/A）,OTHERS POA.

接待团队入住流程

接待团队入住流程 1．团队到店之前 a) 在团队确切的到店时间之前，认真阅读团队入住通知书等有关资料（由销售部下发）， 并记下所有的特殊要求。 b) 预先排房并准备好所有的钥匙，早班员工将在团队到达之前分配房，根据旅行社的要 求，接待员要把全部的钥匙及欢迎卡和早餐券放在一起，如早餐券，它应当包括客人姓名、团号、用餐号、人数、地点、日期及员工姓名和相应的用餐的印章以上所有的东西需放在一个篮子里（包括钥匙）。 c) 在团队房间安排表书上填写房号及到店的细节，（五联单可复印）尽快地送到管家部以 便于协调房间。 d) 前厅主管通知团队销售代表关于房间安排。 e) 确定团队的接待地点。 2. 团队到店 a) 行李生问候客人、欢迎客人的到来，并带领团队到接待地点。 b) 行李生带领领队和导游到接待处。 c) 接待员要询问团队的名称和团号。 d) 知道了团队名称和团号后，找到有交团队资料和房间钥匙。同时，通知团队销售代表。 e) 在销售代表时，接待员要与团队领队及导游做一些公关工作，这些公关工作的内容可 以涉及团队的行程和酒店方面的信息。收集客人的身份证加以复印留档。 f) 团队销售员、接待员欢迎领队和导游，由销售代表带领去团队入住层。 g) 团队销售员将向领队要求一份最终的客人名单： i. 与领队核查最终的客人名单是否有所变动。 ii. 把排房表给领队，让他为客人分配房间。 h) 要求团队的签证（限外宾、超出六人同行的）。 i) 当给客人办理登记入住时，要向客人介绍酒店的设施和最新的计划： i. 向领队介绍关于餐饮方面的食品新推出。 ii. 特别注意向客人介绍如何使用“IDD”电话。房间基本设施如吹风筒的位置等。j) 给团队发放钥匙： i. 必须保证通知到每一位客人离店时退还钥匙。 ii. 客人入住名单要尽快给礼宾部以便于行李的运送。 k) 获得叫醒服务时间，出行李的时间和离开酒店的时间及用餐安排等： i. 对以上安排，必须由领队亲自确认。 ii. 在领队的见证下，填写团队行程表并送到各有关部门。 l) 从领队处得到团队的行程安排及相应的联系方式，并把它保存在前台供参考。 m) 把所有资料输入电脑。 n) 确保复印最终入住客人名单，连同《团队通知单》一起，派送到各有关部门。 o) 把所有资料转到前厅接待处。

酒店会议接待程序

酒店会议接待程序 酒店知识2009-06-24 18:46:18 阅读2611 评论0 字号：大中小订阅 会议接待程序一、销售部接待程序： 销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作： 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部 发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项 内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会 议押金； 5、下发会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下 发至各部门,并保存该次会议的档案； 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪 会议进程； 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助； 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人， 加深友情； 9、会议结束

团队接待计划确认单

Tel：Fax： TO：您好！旅行社，经理，您好 [replyview] 感谢您的支持与信任，先将贵社所需人团的行程报价传真给您，供参考，如有不详，望及时来电查询，谨希望组团社能如实将承诺给游客的标准及内容传真给我社，我方将鼎力支持，愿合作成功！ 天数 主要游览行程、景点参考 餐标元/人天 住宿标准 早 中 晚 酒店 等级 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ 房费：____ 元/人×____天=_________元 车费：_____元/人（空调车/无空调）______正座 餐费：____ 元/人天（____早___正）含风味 门票：_____元/人 （门票分解____________________） 导服费；_____ 元/人累计①______ 元/人 其他费用

①区间交通费用/车次 ②代订返程航班/车次/费用 ③12岁以下儿童不沾硬卧费用 12岁以上儿童占硬卧费用 累计：_____ 元 合计：①+②=_______元/人 累计 成人综费_______元；小孩______元。 合计金额:_____元×____人+(小孩_____元+陪同_____元)=______元 备注 1、我方将按双方拟定合约执行，即：； 2、我方以双方盖章确认为准，我社游程结束返回时，我方凭游客质量反馈单、团队费用结算单传真给贵社处，如无严重问题，贵社必须内结清全款项，并将汇款单及时回传至我社，（便于我方核查团款）； 3、请贵社出团前预算本团团款总额的80%，并将汇款单及时回传至我社，团队返回时我社凭游客质量反馈单、团队费用结算单传真给贵社，如无严重问题，贵社必须在一周内结清本团余款20%或当地现付余款20% 4、我社全称：开户行：帐号： ●一经双方盖章确认，我方将严格按照贵方的合理要求及行程标准执行，如有变动或调整我社将在出团前一周前以书面形式fax至贵社； ●如有遗漏或未经游客签字同意擅自变更行程、降低标准、减少景点而引起游客投诉所造成的一切损失均由我处承担； ●如遇组团社操作失误（或承诺的团款未及时到达我社帐上），未将变更的团队计划通知确认给我社而产生损失或引起团队投诉，组团社将承担一切责任，我社将尽力减少由此产生的

【方案】会议接待细节流程

【关键字】方案 会议接待方案及细节流程 会议接待方案： 1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定） 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。 14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待细节流程： 一、会前服务 1、办方洽谈会议初步方案。 2、公司为会议主办方提供会议报价： （1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。 （2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 （3）机场、火车站接站安排。 （4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。 （5）会议流程方案。 3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二：会中服务 1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

公司会议团队接待单

会议团队接待单预订号： Convention Group Reservation Form RSVN NO. □新预订□变更□取消 NEW RSVN AMENDMENT CANCELLATION 会议名称：会议日期：人数： Group name Date No. of Pax 主办单位：联系人：： Company Contact person Tel 会务负责人：：签单人： Person in charge Tel Authorized Person 结算方式： Payment 一、房间安排： Room arrangement

备注： Remarks 二、餐饮安排： Meal Arrangement 用餐保证人数：早餐人午餐人晚餐人 Guaranteed No. of Pax Breakfast Pax Lunch Pax Dinner Pax 备注： Remarks 三、会场安排： Meeting room arranged

1.横幅：不需要□需要□价格RMB 元Banner No Yes Price 容 Content 2.白板、白板笔：不需要□需要□价格RMB 元 White board / marker: No Yes Price 3.指示牌：不需要□需要□容 Sign Board No Yes Content 4.录音：不需要□需要□价格RMB 元Recording No Yes Price 5.投影仪：不需要□需要□价格RMB 元Barco. No Yes Price 6.礼仪服务：不需要□需要□价格RMB 元Couteous Reception No Yes Price 容 Content 7.彩旗气球：不需要□需要□价格RMB 元 Flag & Balloon No Yes Price 容 Content 备注 Remarks

会议接待的具体工作流程

一、会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置【如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。 3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。