全套质量管理程序文件

广州江美条码科技股份有限公司

程序文件清单

1.0目的

对与质量管理体系所要求的文件进行有效控制, 确保工作场所使用有效文件。

2.0适用范围

适用于与质量管理体系有关的自编及外来文件的管理控制。

3.0职责

3.1总经理负责本公司质量方针及质量目标、质量手册、程序文件的批准和外来文件采用的批准。

3.2管理者代表负责本公司质量手册、程序文件的审核。

3.3各部门负责本部门文件的编写、审核。

3.4行政部负责本公司自编文件与外来文件的管理工作。负责组织对现有体系文件的定期评审。

4.0工作程序

4.1文件的分类及编号

4.1.1文件和资料分为：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、工作文件（包括外来文件）和记录\表格。

4.1.2文件的编号

本公司《质量手册》《程序文件》的编号采用如下格式：

□□□□□□□□

文件编订年号

文件编订顺序号

文件类别：质量手册QM；程序文件QP；工作文件QW

4.2文件的编写

4.2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织文件编写小组进行编写。

4.2.2作业指导书、操作规程、规章制度和记录\表格由该文件的使用部门编写。

4.2.3外来文件（如法律法规、各类标准、）由行政部或使用部门收集。

4.3文件的审批

4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2工作流程、规章制度和记录表格由总经理审批。

4.3.3外来文件是否采用由总经理批准。

4.4文件标识

4.4.1本公司质量管理体系文件均应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版/次”。文件原始状号为0，修改次数依次表示为1.2.3…..，原始版本号为A/0,换版依次为A/1、A/2 、A/3…。

4.4.2质量管理体系文件分“受控文件”和“非受控”版本。

4.4.3受控文件应加盖“受控”印章，非受控文件不作此标识，发放的受控文件应编写分发号。

4.4.4作废文件应加盖“作废文件”印章，对某种原因需保留任何已作废的文件，都应注明“保留”标识。

4.4.5外来文件标明“外来文件”字样。

4.5文件的发放

4.5.1行政部根据实际需要，确定受控文件的发放范围，经审批后发放。

4.5.2行政部负责文件的发放登记，领用人应签字，发放的文件应加盖受控印章并编写分发号。

4.5.3非受控文件的发放也应登记。

4.5.4文件丢失后可申请补发，由行政部按新发放号补发，并在发放登记上注明丢失文件作废，必要时将作废文件号通知各部门，防止误用。

4.5.5当文件破损影响使用时,可申请更换,由行政部按原分发号换发新文件。

4.5.6文件发放应确保文件使用的各场所都应得到相关的文件的适用版本。

4.6文件的评审与更改

4.6.1每年年底；或当文件在实施中其组织结构、产品、工作流程，法律法规等发生改变；或有关部门发现文件不适宜时，行政部组织相关部门对文件进行评审，必要时予以修改。4.6.2文件需要更改时，应由文件更改人或提出部门的负责人填写《文件更改申请单及通知单》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据，经审批后对文件更改。文件更改的审批，按“4.3文件的审批”执行。

4.6.3文件更改批准后，对原文件换页；或发更改通知由文件管理员逐本实施更改，更改时说明更改状态、更改日期、更改人等。更改中作废的文件应收回并处理。

4.6.4文件经多次修改或需作大幅度修改时，应进行换版，原版本文件作废，换发新版本。

4.7文件的作废与销毁

4.7.1所有失效或作废文件由行政部收回，加盖“作废文件”印章。

4.7.2对要销毁的作废文件，填写《文件销毁及保留申请表》经审批后销毁。

4.8文件的管理

4.8.1所有文件的原稿由行政部统一保存，文件应有序、分类存放，便于识别、存取和查阅。

4.8.2应编制受控文件清单，其内容包括文件名称、文件编号、版次、实施日期。

4.8.3任何人不得在受控文件上随意画改，不准私自外借，确保文件的清晰，整

洁和完好。

4.8.4需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅登记表》，经行政部批准方可借阅，借阅者应在指定的日期归还文件，到期不还者由文件管理员通知其收回，存底文件不外借，防止丢失或损坏。

4.8行政部应检查各工作现场和使用者手中的文件，发现问题及时处理。

4.9外来文件的控制

4.9.1行政部和业务部门应通过多种渠道获取与质量有关的国家及地方法律法

规，各类标准及其他产品要求，并力求追踪其变化。

4.9.2行政部选择、确认适宜的质量法律、法规、标准及产品要求，并列入《外来文件确认表》。经审批后发放。文件的发放及管理按4.5及4.8条执行。

4.9.3行政部负责检查有关部门所使用的国家标准等外来文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

4.10电子文档的控制

4.10.1文件以电子媒体形式呈现或保存时，应设定密码加以控制；存于电脑硬盘中的文件应备份，行政部负责行政类文件电子文档的存档管理工作，业务部门负责业务类文件的电子文档的存档管理工作。

4.10.2文件电子文档不能随便拷贝、传送给他人，必须按照文件审批流程经文件批准人审批后执行。

4.10.3文件经过一段时间使用，经评审批准更改后，由文件管理员及时更改文件电子文档，说明更改状态、更改日期、更改人等。

4.11作为记录的文件执行《记录控制程序》。

5.0相关文件

5.1《记录控制程序》

6.0记录

6.1受控文件清单。

6.2文件发放范围审批表。

6.3文件发放与回收登记表。

6.4文件借阅登记表。

6.5文件更改申请及更改通知单。

6.6文件销毁及保留申请表。

6.7外来文件清单。

1.0目的

对记录进行控制，为产品、过程质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。

2.0适用范围

适用于与本公司质量管理体系要求有关的所有记录的控制。

3.0职责

3.l行政部是记录归口管理部门,负责检查、监督、管理各部门记录控制情况。

3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的记录，并对记录的填写进行检查。

4.0工作程序

4.l记录的范围和形式

4.1.l记录的范围包括提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的记录。如货物收发记录、产品检验记录、过程控制记录、体系运行记录等。

4.1.2记录的形式可以用文字形式，也可以用电子媒体形式。

4.2记录的标识

4.2.1对记录采用编号、版本号进行标识。原始版本为A/0版，按A/1版、A/2版……

顺序换版，修改一次换版一次。记录的编号方法：

QR —XX —XX

顺序号码（001、002、以此类推）

部门代码记录（XZ-行政部XS-销售部CG-采购）

记录代号

4. 3记录的填写

4.3.1记录填写应及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。

4.3.2记录填写应用蓝色或黑色墨水的钢笔或圆珠笔,(除财务记帐外)不得用

铅笔或红色墨水的钢笔、圆珠笔等。

4.3.3记录出现填写错误，需要更改时，应由记录者本人更正，其他人无权更动。

更正时先用“一”短线划在记错的文字、数字或符号上，然后在旁边写上正确的文字、数字或符号。不得在记错的文字、数字或符号上涂改。必要时，在更改处另盖更改印章。

4.4记录的贮存、保护。

4.4.1各部门负责收集本部门的记录，并有专人或兼职人员管理。

4.4.2记录贮存的责任单位应安排适当的贮存地点,并保持其空气流通、干燥。

4.4.3行政部编制《记录清单》并规定各种记录的保存期限。各部门按规定的期限保存记录，对于保存期一年以上的记录由本部门保存,每年初归档一次。

4.4.4记录管理人员应把记录分类、按记录日期的顺序存放，保持记录清晰，便于检索。4.4.5各部门应对记录妥善保存，防止霉变、虫蛀等损毁，并采取必要的安全防范措施，确保不丢失等意外情况。

4.4.6 电子记录包括E-MAIL，发出的电子邮件以电子记录贮存，按客户名称分类贮存在“已发送邮件箱”。

4.5记录的处置

记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由记录保管人员填写《文

件销毁保留申请表》交行政部审核,经批准后进行销毁.

4.6记录格式

4.6.1各部门的记录格式，由公司组织设计编制，经审核批准后投入使用，审批原件交行政部存档。

4.6.2根据需要可对记录格式进行更改，具体执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

5.0相关文件

《文件控制程序》

6．0记录 6.1记录清单 6.2文件销毁申请表

1.0目的

对质量管理体系进行评审，确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2.0适用范围

适用于本司质量管理体系的评审，包括质量方针和质量目标的评审。

3.0职责

3.1 总经理负责主持管理评审的活动。

3.2 管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编写评审报告。

3.3 行政部负责管理评审计划的制订及组织协调；负责收集和提供管理评审所需的资料；负责评审后的纠正预防和改进措施实施后的跟踪和验证。

3.4 各部门负责准备提供与本部门有关的评审所需的资料，负责实施管理评审中提出的相关的纠正预防和改进措施。

4.0工作程序

4.1 管理评审每年至少进行一次，两次时间间隔不超过12个月，并列入年度工作计划。下述情况增加管理评审：

a) 认证证书即将到期；

b) 社会环境或市场需求、组织机构重大变动；

c) 发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时；

d) 其他重要因素。

4.2 管理评审计划由行政部编制，经管理者代表审核后，报总经理批准,在

评审前一周下达给各相关部门及有关人员。由各部门负责人准备并提交与本部门工作有关的评审所需资料。

4.3 管理评审输入内容：

a) 审核结果；

b) 顾客反馈，顾客满意度的测量结果；

c) 过程业绩和产品质量情况；

d) 预防和纠正措施的情况；

e) 以往管理评审的跟踪措施情况；

f) 可能影响质量管理体系的策划的变更；

g) 改进建议。

h)质量方针、质量目标的贯彻实现情况及适宜性。

4.4 评审会议参加人员

a) 总经理；

b) 管理者代表；

c) 各部门的负责人；

d) 总经理或管理者代表指定的有关人员。

4.5 评审会议

4.5.1 总经理主持评审会议。

4.5.2 参加评审会议的人员对评审内容进行逐项评审。

4.5.3总经理对所涉及的评审内容作出结论，（包括进一步调查、验证等）

4.5.4总经理对评审原改进活动提出明确要求。

4.6 管理评审输出：

a) .质量管理体系及其过程的有效性改进；

b) 与顾客要求有关的服务的改进；

c) 资源需求。

4.7 评审报告

4.7.1 行政部对管理评审的内审进行总结，编写《管理评审报告》经管理者代表审核后，交总经理批准，并发至相应部门。

4.7.2 评审报告包括：

a)评审目的

b)评审日期

c)参加评审人员

d)评审的内容及结论

e)采取的纠正、预防和改进措施

4.8纠正、预防和改进措施的实施和验证。

4.8.1行政部根据会议评审结果，对需采取纠正、预防和改进措施的项目确定责任部门，由责任部门制定纠正、预防或改进措施。

4.8.2行政部按《纠正措施控制程序》及《预防措施控制程序》的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果跟踪验证。

4.9管理评审产生的相关的记录按《记录的控制程序》规定保存，包括管理

评审计划，评审前各部门准备的评审资料，评审管理评审签到表及管理评审报告。

5.0相关文件

5.1 《文件控制程序》

5.2 《纠正措施控制程序》

5.3 《内部审核控制程序》

5.4 《预防措施控制程序》

6.0记录

6.1 管理评审计划

6.2 管理评审签到表

6.3 管理评审报告

6.4 纠正和预防措施报告

6.5 管理评审会议签到表

1.0目的

通过科学地管理人力资源，开发人才潜能，以确保公司人才培养，保证质量管理体系有效运行。

2.0适用范围

适用于本司的人力资源管理，包括人员配置、培训、技能和能力考核。

3.0职责

3.1 行政部人事负责人力资源管理，负责培训计划的制定及监督实施，负责组织对培训效果进行评估。

3.2各部门负责本部门员工的岗位技能培训。

3.3其他部门负责配合人力资源管理工作。

4.0工作程序

4.1 人力资源配置(见组织结构及人员配置图) 。

4.2 行政部负责编制《职位说明书》，明确本司各岗位人员学历、技能、培训及工作经历的具体要求。

4.2.1 根据质量管理体系有效运行对人员的需求，按照《职位说明书》的任职规定选聘能力胜任的人员。

4.2.2培训需求

各部门应识别影响质量活动的人员的能力要求，确定培训需求包括：

a.新进公司人员培训；（由行政部负责，内容见培训计划）

b.转岗人员培训（由部门经理负责）；

c.在岗人员培训（由各部门经理负责）；

d.管理人员培训（由行政部负责，外部培训，见培训计划）。

4.3培训计划及培训的实施

4.3.1 行政部人事每年12月份，根据各部门的培训需求及本司的发展规划，制定下年度培训计划（包括培训内容、对象、时间、考核方式等内容）经总经理批准后下发各部门，并监督

实施。

4.3.2按计划实施培训，每次培训均应填写《员工培训签到表》。

4.4通过教育和培训，使员工：

a.增强对其工作的重要性和相关性认识。

b.确保为完成质量目标作出贡献。

4.5资格认可

特殊岗位人员包括会计、内审员等应经考核合格，取得相应资格，持证上岗。

４.6培训有效性评价

4.6.1通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法，评价培训的有效性，评价被培训的人员是否具备了所需的能力。

4.6.2每年年底行政部组织各部门负责人及员工代表，召开年度培训工作会议，评价培训的有效性，征求意见和建议，以便更好地制定下年度的培训计划。

4.6.3行政部可随时对员工现场考核，发现不能胜任的，需及时安排补充培训并考核或转换工作岗位，使其具备的能力与从事的工作相适应。

4.７保存必要的记录

4.7.1行政部应保存管理人员、特殊岗位人员的有关教育、经历、培训和资格的记录。

4.7.2记录员工所参加的培训及成绩。

5.0相关文件

5.1人事管理制度

6.0记录

6.1培训记录表

6.2年度培训计划

6.3员工培训个人档案

6.4年度培训需求表

为指导设备设施保养及维修,保持正常使用状态,延长寿命,特制定此程序。

2.适用范围

凡本公司的设备设施均适用本程序。

3.职责

3.1行政部:制定年度设备设施保养计划,办公室

3.2行政部 :负责人对设备设施的主体结构进行维护、保养,并做保养记录。保障设备的

正常运行。负责设备设施的日常维护和保养.

4．工作程序

4.1 编写保养计划: 相关部门编写《设施、设备台账》;针对我公司实际情况,部分结构

特别简单之设备可不提供相应之指导书。

4.2 设备的购买

5.2.1 当有新增设备需求时,由需求部门填写《申购单》，由相关负责人批准。

4.3 设备编号

4.3.1 所有非检测设备统一编号造册,填写在《检测设备一览表》内。

4.4 维护保养

4.3.1 依照《设备设施保养计划》在设备设施的保养周期内做好保养工作。日常使

用过程中, 操作员应对设备设施进行日常维护、擦拭、清洁。

4.3.2 对设备的维修保养情况进行记录,填写《设备保养记录表》。

4.5 所有设备设施出现故障时，内修或委外维修。

4.6 设备设施的报废

4.6.1 设备设施严重损坏,已不能修复或没有修复价值的,由使用部门进行报废。

4.6.2 报废时,由使用人填写《报废申请表》,由相关负责人审批。

5. 相关文件

5.1设备设施保养说明书

6.相关表单

6.1办公设备保养记录表

6.2申购单

6.3报废申请表

6.4设施设备台账

6.5检测设备一览表

1 目的

明确顾客的要求并形成文件，通过评审和沟通，满足顾客要求并争取超越顾客期望。

2 适用范围

本程序适用于顾客要求的识别，产品要求的评审及与顾客的沟通。

3 职责

3.1销售部负责评审产品的质量要求及技术要求。

3.2销售部经理负责审核合同的合法性、完整性，包括价格条款及货款支付方式。

3.3 总经理负责审批项目合同。

4 工作程序

4.1 订单的接收

销售部业务员在接到客户传来的订单或合同后，登记在“合同登记表”内。

4.2产品要求的确定

4.2.1由销售部业务员收集客户对产品要求的资料。产品要求主要包括产品技术要求、交付

要求及支持要求。

4.2.2如果在客户所提供的要求中有超越业务人员的权限，业务人员必须上报部门负责人共

同商定。

4.2.3如客户提出的要求与供应商确定的要求有异议的，由业务人员和部门负责人配合与客

户和供应商之间进行协调，最终达成一个三方可以接受的产品的综合要求。其中书面的或非书面的要求必须通过客户和供应商确认。

4.2.4如果三方未到处共识的，须以客户为主重新寻求可以满足要求的供应商。如仍然不能

达成的，由部门业务人员将资料作为备用文件存档。

4.3 对产品要求的评审

4.3.1合同评审应在接受合同或订单之前进行，确保明确并满足顾客的要求。

4.3.2业务人员对合同初步评审后，交由相关部门审批并签署审批意见。对于大额合同必须经过总经理的审批后，方可签订合同。

4.4 合同的签订和执行

4.4.1合同评审后，由总经理授权人代表本公司与顾客签订合同或其它形式答复顾客，并将

相应的信息以书面形式传递到相关部门，作为商品采购等依据。

4.4.2销售部负责跟进并记录合同的执行情况。

4.5合同的修订

当合同要求由于某种原因需要变更时，应修改相应的文件（如合同、定单等），并把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门或人员。必要时，如作较大更改，则对更改的内

容还需再评审。

4.6 产品的配送

4.6.1产品装车前应对运输车辆进行检查，如车辆的防水情况，有无防水设施及设施可用情况（如篷布）、车辆有无安全设备。（如灭火器等）、有无行驶资格，及车辆运输运资格等。

4.6.2 产品装车完毕后，按客户要求的到货时间，敦促并监控车辆安全、准时送达指定地点。

4.6.3 本公司车辆必须严格按照规定进行定期保养和年检。

4.7与顾客沟通

4.7.1在产品售出前及销售过程中，销售部应通过多种渠道（如网上宣传、交易会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。

4.7.2根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。

4.7.3产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意。

4.8保存与合同评审相关的记录。

5 相关文件

《顾客满意度测量控制程序》

6 记录

6.1 合同登记表

6.2 合同、订单评审记录

6.3 顾客投诉及处理情况登记表

1 目的

对提供商品的供方进行合格评定，并对进库商品进行验收，以确保供方供应的产品或提供的服务符合我方要求。

2 适用范围

本程序适用于流通所需要的商品采购。

3 职责

3.1行政部采购负责对提供商品供方的评定并编制商品的采购计划，经批准后实施采购。3.2行政部采购负责提出采购商品的质量指标和负责采购商品的质量验证，并进行供方评价。4工作程序

4.1供方评价

4.1.1对新的供方，行政部采购通过了解其它公司家使用的情况等方式获取供方的产品质量状况，交货情况，信誉、服务、价格等信息作为选择的依据。行政部采购还应收集供方的样品，交行政部采购评价，并将样品作为今后验收的依据。

4.1.2对有供货历史的供方

行政部采购根据历年来供方供货情况和客户反馈的商品质量信息，分析对比后选择质量可靠，运作条件好的供方作为候选供方，候选供方提供有关产品、质量、产品能力价格等资料。

4.2对供方的评定内容

a) 产品/服务质量；

b) 质量保证能力；

c) 交货期（适用于商品供应商）；

d) 价格；

e) 售后服务、企业信誉；

4.3建立《合格供方名录》

由行政部采购组织有关部门根据供方的各种资料，进行综合评价，确认合格的供方。行政部采购将供方评价情况记录在《合格供方评价记录》。合格供方应经总经理批准后列入《合格供方名录》。

4.4合格供方的更新

行政部采购每年对各供应方进行一次评价，更换不合格供应方，增加优秀供应商作为产品供方。

4.5 采购实施

4.5.1行政部采购根据客户需要，编制采购计划，报总经理批准。采购计划应标明产品的规格、型号、质量要求、数量等。

4.5.2 按照采购材料的质量、数量要求在《合格供方名单》中选择供方，并与选定的供方就采购产品的质量、数量、交货期与价格等进行协商，签定合同并执行。

4.6对供方产品的验证，可采用下列方式：

a) 由行政部采购进行进货验证；

b) 由行政部采购在供方现场验证；

c) 顾客提出的验证方式。

所购产品应提供质保证明或根据有关规定及相应标准委托有关检验机构检验合格后才能交付客户；若发现问题，应及时向有关责任方索赔；有关业务员负责检验单据核对。

对后两种情况，行政部采购应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。4.6顾客对公司采购产品的验证既不能免除公司提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。

4.8采购跟踪

4.8.1产品销售完毕后，有关业务员写出总结报告，主要内容是资金回笼执行情况及效益分析等，有关报告经财务部审核评估后再报送公司总经理，作为他们决定是否继续采购该产品的重要根据之一。

4.8.2供方产品如出现严重质量问题，行政部采购应要求供方赔付有关损失，并限期整改，整改无效者，经评审后取消其合格供方资格。

5相关文件

5.1《记录控制程序》6．记录

6.1 合格供方名录

6.2 合格供方评定记录

1.目的

为确保产品在各阶段都具有完整的可鉴别性,及对产品出货后仍能保留详细资料可供查阅及追溯。

2.范围

凡本公司销售的产品均适用本程序。

3.权责

3.1 现场部分: 销售部

3.2 顾客部分: 销售部

4．定义

无。

5．作业内容

5.1产品标识

5.1.1原材料: 供应商所交之原材料应标识品名、规格或型号。

5.1.2成品：依记录表格单进行追溯。

5.2进料追溯: 填写《订购产品检验记录表》贴上检验标签.当有异常时必需保留《品质异

常反馈单》记录。

5.3成品出货检验记录依据订购产品检验记录表,并于外箱之标签上签章确认,出货人员依

《发货通知单》核对数量。

5.4客户退货或投诉追溯:当客户对本公司品质有投诉时需提供问题产品问题点，或者由业

务人员将不合格品拿回来交相关部门人员进行分析与处理。

5.5客户特殊要求则依客户要求办理。

5.6有关追溯的进料、出货之检验记录需按《记录管理程序》保存，以利品质追溯。

5.7 合格品与不合格品标示。

5.7.1 合格品的标识以白色标识标示。

5.7.2 不合格品的立即进行退货处理。

6. 相关文件

6.1 不合格品管理程序

6.2 监视与测量管理控制程序

7.相关表单

7.1订购产品检验记录表

7.2纠正预防措施处理单

7.3发货通知单

8. 附件

无。