文书档案交接文据及填写方法

档案交接文据

档案交接文据的填写方法

一、第一部分的填写方法

1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。

①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。

②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。

③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。

④移出和收进日期应当相同。

⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。

⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。

2、交接性质由交接双方共同填写。

3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。

①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。

②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者

属寄存。

③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。

二、第二部分的填写方法

1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。

2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。

3、档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。2001年以后的文书档案以件为计量单位。

4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。

5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。

三、第三部分的填写方法

1、移出说明栏应由移出单位填写。

2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。

①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。

②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。

③有无在档案交接中产生的其它文件。

④其它需要说明的事项。

3、接收意见栏应由收进单位填写。

4、接收意见栏应填入交接过程及验收意见。

①交接过程中有无需要记录的事项。

②由移出方填写的各栏是否属实。

③依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。

5、第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。附在本文据之后，并注明相应栏目。

论档案管理交接的重要性

论档案管理交接的重要性 论档案科学管理的重要性 我们单位档案室2004年4月建立以来，从无到有，从不正规到正规，大大提高了劳动保险工作效率，切实做到了“建、记、管、用”。通过近五年工作实践，档案管理工作是一门科学，这门科学能够出成果，靠的是科学管理。 一、制定档案公文制发是科学管理重要手段 1、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公 1 文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 2、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分 2 工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 3、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。

全宗卷规范2012年版

) 年版(2012全宗卷规范．前言

本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。 本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。 本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为： DA/T 12—94 全宗卷规范

范围 1 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 规范性引用文件 2 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单 GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范 DA/T 18—1999 档案著录规则 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 22—2000 归档文件整理规则 术语和定义 3 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 全宗卷fonds descriptive file

行政人事工作交接

行政人事经理交接内 容 一、员工档案 1、高层领导入职与离职档案 2、中层干部入职与离职档案 3、基层干部入职与离职档案 4、总部员工入职与离职档案 二、人事工作档案 1、工资明细、 2、社保明细 3、社保承诺书 4、员工生日情况明细 5、员工变动表 6、员工节日福利 7、考勤表 8、加班表 10、出差派遣单 11、请假条 12、部门评比 13、省区评比 14、绩效表 15、后勤员工评比 三、行政工作档案 1、会议通知 2、行政通知 3、人事通知 4、销售通知 5、会议记录 6、传真收发 7、邮件收发

8、电子邮件收发 9、小仓库变动情况 四、行政合同 1、与联智公司签订招聘网协议 2、与银行签订代交社保协议 3、与中国联合网络入网协议 4、房屋租借议书 5、车辆租借合同 6、与、、合同书 五、过期合同 1、团队国内旅游合同 2、拓展训练合同 3、与全州物流签订仓储服务合同 4、与前进大酒店签订商务优惠协议 5、与湖南格外科技有限公司签订CMVTG通用地址协议 六、文件资料夹与文件资料袋 1、公司证照: 2、行政合同: 3、请假文件袋 4、出差文件袋 5、加班文件袋 6、未录取人员资料袋 7、当月离职人员文件袋 8、当月异动人员文件袋 9、当月转正人员文件袋 10、决定录用员工文件袋 11、当月录用员工文件袋 12、待审批文件 七、办公用品 1、大厅硒鼓 3 个（一个在打印机内）

2、财务硒鼓（交财务保 管） 3、行政人事办公室墨盒 4、电脑一台 5、电话机一部 6、投影仪一台 八、办公门锁 1、大厅门钥匙 1 把 2、办公柜钥匙12 把 九、公章 2 枚: 交接人:接收人:

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位 3、确定装订顺序

4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

做好档案交接工作的几点措施

龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/6a13206004.html, 做好档案交接工作的几点措施 作者：马莉莉 来源：《魅力中国》2016年第45期 做好档案交接工作，对于维护档案安全完整，确保档案工作的连续性具有十分重要的意义。那么如何做好这项工作呢？笔者认为主要应注意以下四个方面的问题： 一、纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度 档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆在重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责。 二、明确职责，建立良性运行的工作机制 第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。 第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，促使其为顺利交接提供必要条件，如可有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。 第三，档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解本单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是了解或检查档案移交准备工作情况，清点各类档案的库存。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

对基层单位档案交接工作的几点认识

对基层单位档案交接工作的几点认识 [摘要] 针对基层单位档案人员离岗在交接工作时，经常出现的交接不及时、交接手续不严密和监交工作不严格等问题，而应采取一些必要的措施，来加强对基层单位档案工作及档案交接工作的重视。 [关键词] 基层单位档案交接工作认识 基层档案是指县域内各级党政组织、团体、个人在社会实践中形成的原始记录，是单位开展各项工作的重要参考依据。近年来，随着社会主义市场经济的不断深入，基层档案工作有了长足的发展。但由于受观念、财力、人员素质等因素的制约，基层档案工作中仍然存在着许多亟待解决的问题。诸如：基层档案工作人员兼职较多，由于工作需要更换的比较频繁，档案交接工作就成为基层档案人员要经常面对实际问题。 《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后方能离开岗位”。然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员由于认识不清、重视不够、准备不足等诸多因素，忽视了这一工作环节，在档案人员离岗时没有做好交接工作，造成日后档案工作的混乱和被动。其原因主要有以下几个方面： 一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不重视，前任档案人员在未办理任何正规的档案交接手续的情况下，对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交，离开本岗位。新任档案人员又很快进岗，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。以致出现档案数量、状况等问题责任不明、界限不清，给日后档案工作带来许多麻烦。如一些基建档案，整理方法较复杂，材料收集有一定难度，往往不能及时归档。老的档案人员离岗时，若不及时收集齐全，整理妥善，就草草移交，势必把许多问题遗留给后上任的档案人员。这样一来，很有可能把许多有价值的文件材料当做多余的东西而被遗弃，造成档案的缺失。又因前任档案人员对所管理的档案资料没有明确交代，致使后任档案人员对家底了解不清，造成工作失误。许多基层档案人员因对档案工作重视不够或责任心不强，仅仅是简单地介绍，就交钥匙一走了之，而给日后工作带来诸多不便，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作中的基本要求。 三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。 做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为，应采取如下措施： 一、档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位

全宗卷规范

《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94 前言 本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。 本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。 本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。 本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君 本标准所代替标准的历次发布情况为： DA/T 12—94 全宗卷规范 1 范围 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88文书档案案卷格式 GB/T 12967—92全宗单 GB/T 12968—92档案交接文据格式 DA/T 14—94全宗指南编制规范 DA/T 18—1999档案著录规则 DA/T 1—2000档案工作基本术语 DA/T 22—2000归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 全宗卷fonds descriptive file 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 3.2 综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。 3.3

文书档案的整理方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

车管所电子档案影像化系统整体建设方案

公安交警支队车管所机动车 电子档案影像化系统建设方案 大连恒智科技发展有限公司 目录 一、建设背景 随着我国经济社会持续快速发展，群众购车刚性需求旺盛，公安部交管局公布的数据显示，2003年我国汽车仅有2400万辆,至2013年年底包括汽车、农用车等在内的全国机动车数量已突破2.5亿辆，10年间汽车增长过亿辆。据中国汽车流通协会数据显示，2014年全年累计交易二手车605.29万辆，同比增长16.33%。这些数据不仅说明了我国近十年来新车购买和二手车交易数量的庞大，也侧面反映了在办理这些业务时相关单位承受的业务压力和档案管理压力。 交警支队车辆管理所（以下简称车管所）作为机动车业务管理部门，承担着数量庞大的业务办理和档案管理工作。通过实地考察和深入的调研分析，我们对车管业务管理和档案管理情况有了较为深刻的理解，其业务构成主要分为审档业务（以二手车交易为例）和非审档业务（以新车登记为例）两个部分，业务窗口与后台的档案审核工作基本采用人工操作的手段，效率低、工作强度大、业务办理周期长是目前车管所普遍存在的问题，同时在业务办理过程中随之而来的能源、人力、时间等社会资源的消耗也是不可避免的。 再这样的背景下，建设优质、高效的电子档案影像化系统也就势在必行，在办理业务的同时将业务材料进行电子化处理，构建起车管所电子档案数据库为审档查档工作提供数据支撑，加快业务办理流程，优化人员配置，提高工作效率，更好地服务民生，提升“窗口”单位的服务质量，同时也能够为国家节省大量资源。 机动车电子档案影像化系统的构建不但符合车管所便民、惠民、利民的服务创新理念，也是对公安部交管局关于进一步下放权限、简化流程，全力打造“零

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令

公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；

档案交接文据格式GB

档案交接文据格式GB/T 13968—92 （1992年12月17日国家技术监督局发布，1993年7月1日实施） 1主题内容与适用范围 本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。 2术语 档案交接hand—over of archive 按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。 3档案交接文据的格式 3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。 档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。 3.2档案交接文据由三部分构成 3.2.1第一部分是：确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。 3.2.2第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。 3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。 3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm(详见下图)。 4档案交接文据的填写方法 4.1第一部分的填写方法 4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。 a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。 b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。 c.经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。 d.移出和收进日期应当相同。 e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。 f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。 4.1.2交接性质栏由交接双方共同填写。 4.1.3交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。 a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。 b.寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆(室)保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。 c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。 d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。 4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。 4.2第二部分的填写方法 4.2.1第二部分的各栏应由移出单位填写，接收单位核实。 4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。 4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档

监理档案归档资料管理办法

施工监理档案、资料归档管理规定 第一章总则 第一条依据国家档案法、国家建设工程文件归档整理规范标准（GB/T50328-2001），为了规范公司施工监理档案管理工作，结合本公司工作实际，对公司档案管理办法中基本建设类档案进行修订，制定本规定。 第二条施工监理资料分类 施工监理资料分为按档案保管和资料管理两类，按工程类别存档期限分为30年、8年、3年。 （一）按档案管理存档期限为30年的工程。 （1）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划单体投资额在5000万元以上（含5000万元）的工程。 （2）涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁且投资额在1000万元以上（含1000万元）的工程。 （3）列入国家、集团公司、地市级以上且投资额在1000万元以上（含1000万元）的重点工程。 （4）每年11月份由工程管理处将本处室拟归档的监理工程填入《监理工程归档类别清单》中，报公司监理档案、资料审查领导小组审查确认归档类别和保存期限，形成公司《监理工程归

档类别清单》，由工程管理处、综合办公室按照公司《监理工程归档类别清单》及时组织存档和接收。 （二）按资料保存，保存期限为8年的工程。 （1）采用新材料、新技术、新工艺，新设备的单体投资在1000万元以上的工程。 （2）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划（单体投资额在5000万元以下）的工程。 （3）投资额在1000万元以下且涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁的工程。 （4）投资额在1000万元以下且列入国家、集团公司、地市级以上的重点工程。 （三）按资料保存，保存期限为3年的工程。 （1）油田道路、住宅小区综合整治、老区改造及其他维修改造项目工程。 （2）未列入1、2项规定的其他项目工程。 第二章归档要求 第三条归档内容及范围要求 （一）尚未存档的所有监理工程资料归档严格执行《大庆仟环工程管理服务有限公司施工监理档案资料归档管理规定》，旁站记录与平行检查记录附在对应的报验单后面，具体内容见附件

行政人事工作交接

行政人事工作交接 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

行政人事经理交接内容 一、员工档案 1.高层领导入职和离职档案 2.中层干部入职和离职档案 3.基层干部入职和离职档案 4.总部员工入职和离职档案 二、人事工作档案 1.工资明细、 2.社保明细 3.社保承诺书 4.员工生日情况明细 5.员工变动表 6.员工节日福利 7.考勤表 8.加班表 10.出差派遣单 11.请假条 12.部门评比 13.省区评比 14.绩效表 15.后勤员工评比 三、行政工作档案 1.会议通知 2.行政通知 3.人事通知 4.销售通知 5.会议记录

6.传真收发 7.邮件收发 8.电子邮件收发 9.小仓库变动情况 四、行政合同 1.与联智公司签订招聘网协议 2.与银行签订代交社保协议 3.与中国联合网络入网协议 4.房屋租借议书 5.车辆租借合同 6.与..合同书 五、过期合同 1.团队国内旅游合同 2.拓展训练合同 3.与全州物流签订仓储服务合同 4.与前进大酒店签订商务优惠协议 5.与湖南格外科技有限公司签订CMVTG-通用地址协议 六、文件资料夹和文件资料袋 1.公司证照： 2.行政合同： 3.请假文件袋 4.出差文件袋 5.加班文件袋 6.未录取人员资料袋 7.当月离职人员文件袋 8.当月异动人员文件袋 9.当月转正人员文件袋 10.决定录用员工文件袋

11.当月录用员工文件袋 12.待审批文件 七、办公用品 1.大厅硒鼓3个（一个在打印机内） 2.财务硒鼓（交财务保管） 3.行政人事办公室墨盒 4.电脑一台 5.电话机一部 6.投影仪一台 八、办公门锁 1.大厅门钥匙1把 2.办公柜钥匙12把 九、公章2枚： 交接人：接收人：

档案移交通知

附件一 源通公司 关于2014年度档案材料收集移交的通知 公司所属单位： 随着企业的发展，档案材料不断增多，为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料，将各类原始件存入档案室（入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅），为企业的发展做好服务，现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交，具体事项如下： 一、移交的范围及要求： 1.公司办公室 (1)外部来文：凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料，按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。 (2)公司内部文件：按照发文（红文、便文、监督通报文）登记表的顺序和名称填表移交，不得缺号。 (3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。 (4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料，整理填表移交。 (5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。 (6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。

(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。 (8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。 2.党委工作 (1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。 (2)党务工作的其他的材料：如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。 3.工会工作 (1)外部来文和公司内部发文，按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。 (2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。 4.设备处 将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交；在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。 5.营销处 产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料，整理填表移交。 6.供应处 物资采购合同、协议、调拨记录及市场调研等资料，整理填表移交。

档案资料移交管理办法

工程造价部成果资料管理办法 一、资料存档内容 1、清单及控制价编制项目 纸质版资料包括：委托方对编制工作的要求文件、设计答疑文件、委托方就编制工程量清单及控制价召开的会议纪要、工程量清单及控制价中盖章页、签字页、纸版询价单、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件(含加盖公章的封面扫描件)、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息、各类电子邮件。 2、全过程跟踪审计项目 纸质版资料包括：过程中出具的工作审核意见、各单位之间往来函件、工作月报、其他单位合同复印件、造价专题会议纪要、结算审核报告、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件、各类会议纪要（参加委托方的会议时自行草拟）、图纸、变更洽商、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息（包括：暂估材料、设备的认价信息）、各类电子文件。 3、结算审核 纸质版资料包括：委托任务书（若有）、施工合同复印件、送审结算复印件（签字及盖章页）、结算审核报告（签字及盖章页）、往来函件、委托单位评价表。

电子版资料包括：电子版成果文件(含加盖各单位公章的定案表扫描件或结算审核报告盖章后的扫描件)、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息（包括：暂估材料、设备的认价信息）、图纸、各类函件（包括电子邮件）。 4、投资北京初设概算评审、竣工决算审核 纸质版资料包括：投资北京下发的造价资咨询任务通知、单位之间往来函件、会议纪要、初设概算评审报告（签字及盖章页）、竣工决算审核报告（签字及盖章页）、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件(注：决算审核项目含加盖各单位公章的定案表扫描件)、审核汇报ppt、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息、往来函件、图纸。 5、监理项目造价控制 纸质版资料包括：变更洽商审核资料、进度款批复资料（若有）、暂估价审核资料、竣工结算审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 电子版资料包括：变更洽商费用、竣工结算审核出具的电子版审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 6、项目管理造价控制 纸质版资料：概算审核资料、工程量清单控制价审核资料、变更洽商审核资料、暂估价审核资料、竣工结算审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 电子版资料包括：出具的造价审核意见及以上相关的审核资料。 二、成果资料移交程序

机关文书档案的整理归档方法和要求内容

机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 （1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导

规范档案移交工作

规范档案移交工作 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

规范档案移交归档工作 为规范公司档案管理，保障档案的安全，准确、全面地做好档案资料的归档工作，结合我公司档案工作现状，现将档案资料移交的有关事项及要求通知如下，望各部门遵照执行。 一、工作职责 1、各部门的兼职档案员为第一责任人，负责文件资料的收集、整理及移交工作。移交时，要完成移交资料的分类、编目等整理工作，并保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。 2、各部门总监为本部门档案收集移交工作的第二责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。 3、建设项目资料员为该项目文件资料管理第一责任人，负责项目申报、建设、竣工验收等全过程资料文档的分类整理、归档。 4、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案员。 二、收集移交要求 1、各部门兼职档案员对照归档范围，完成本部门各类资料的收集工作，严格按照要求编制《移交资料清册》，并负责向档案室移交；

2、各部门对所收集的资料进行初步整理： （1）、部门总监负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系统和准确，并组织相关人员加以补充完善； （2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对印章签字的真伪。移交资料应包括纸质版和电子扫描版；（3）、各部门应将常用资料复制留存； 3、照片和声像档案、实物档案由形成部门负责收集，并编写文字说明，及时向档案室移交； 三、其他注意事项 1、文件应按《移交资料清册》规定顺序移交档案室。移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订《移交资料清册》。 2、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人应在规定时限内及时补充、完善。

会计档案归档与

会计档案归档与整理 （2009年2月） 一、会计档案的概念 什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、 3、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 三、会计档案的整理：

会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。 同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。 ③保管期限为短期 ④档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：0020-005-0048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。（档号为目录检索使用） ⑤装盒：按时间顺序装盒。

⑥凭证盒封面填写要求： ?目录 ⑧建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。 2、会计账簿的整理、编号 ①账簿的整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录”。账簿分固定式和活页式归档整理。固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，

加备考表，装订成册。 ②编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；正面编在右上角，反面编在左上角。 ③账簿保管期限为长期。 ④账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律，依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编 ）

规范档案移交工作

规范档案移交归档工作 为规范公司档案管理，保障档案的安全，准确、全面地做好档案资料的归档工作，结合我公司档案工作现状，现将档案资料移交的有关事项及要求通知如下，望各部门遵照执行。 一、工作职责 1、各部门的兼职档案员为第一责任人，负责文件资料的收集、整理及移交工作。移交时，要完成移交资料的分类、编目等整理工作，并保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。 2、各部门总监为本部门档案收集移交工作的第二责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。 3、建设项目资料员为该项目文件资料管理第一责任人，负责项目申报、建设、竣工验收等全过程资料文档的分类整理、归档。 4、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案员。 二、收集移交要求 1、各部门兼职档案员对照归档范围，完成本部门各类资料的收集工作，严格按照要求编制《移交资料清册》，并负责向档案室移交； 2、各部门对所收集的资料进行初步整理：

（1）、部门总监负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系统和准确，并组织相关人员加以补充完善； （2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对印章签字的真伪。移交资料应包括纸质版和电子扫描版；（3）、各部门应将常用资料复制留存； 3、照片和声像档案、实物档案由形成部门负责收集，并编写文字说明，及时向档案室移交； 三、其他注意事项 1、文件应按《移交资料清册》规定顺序移交档案室。移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订《移交资料清册》。 2、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人应在规定时限内及时补充、完善。