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原始凭证电子化探析

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摘要:信息技术的发展,使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、智能化”的方向发展。而要达到相应目标,首先应以优化集成为入点,解决信息孤立的问题。从这一意义分析,系统集成是实现会计信息化的基本策略,而会计信息系统与企业其他信息子系统优化集成也无法脱离原始凭证电子化。

关键词:原始凭证;企业信息化;erp系统

一、原始凭证与会计信息系统集成

信息技术的发展,使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、智能化”的方向发展。而要达到相应目标,首先应以优化集成为入点,解决信息孤立的问题。从这一意义分析,系统集成是实现会计信息化的基本策略,而会计信息系统与企业其他信息子系统优化集成也无法脱离原始凭证电子化。

第一,会计信息系统集成的内涵从范围分析,会计信息系统集成包括会计系统内部集成和会计系统与外部环境集成两个方面。会计系统内部集成的实质是利用信息技术对管理会计和财务会计进行

整合;会计系统与外部环境集成是通过会计与企业管理、营业业务优化整合,在企业信息各子系统间数据传递无纸化的基础上,进一步优化企业信息的各个专业子系统,以实现会计信息化和企业信息化的目标。会计信息系统外部集成,从技术层面分析,是突破电算化原理,以会计部门为核心信息系统构架。在erp系统的基础上,进一步与pdm系统、oa系统集成,以消除各个系统中的数据冗余和

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重复处理,在充分共享基础上提高各系统的数据加工以及系统间数据传输效率。企业信息流派生于相应的业务流程,所以企业内部信息专业子系统的集成,不仅需要整合信息流,而且需要再造经营业务流程。业务流程遵从于企业组织机构设置,受制于职能部门分工,使得企业信息系统的各个专业子系统通常围绕职能部门构建,从而形成了诸多专业子信息系统。每一个专业子系统,形成相对独立的信息中心;而任一个信息中心内部都有其独特信息流结构,对应其独立的业务流程。系统集成是信息化发展的需要,目标是完善会计信息系统的功能,提升会计信息的质量,并从企业整体视角解决内部各专业子系统间数据冗余和信息孤立问题。原始凭证作为会计业务起点,其信息技术应用程度制约会计数据加工的自动化水平;作为企业经营业务与会计系统之间数据传输的具体形式,其信息技术应用程度关系会计信息系统与外部环境的集成水平。

第二,纸质原始凭证与信息化的不相容性原始凭证在企业经营业务中生成,以特定格式进入会计部门,经审核无误后,其承载数据进入会计数据处理系统。原始凭证以纸介质作为业务数据体,并已成为制约信息化的关键环节。

首先,纸介质原始凭证从不同侧面束缚着会计信息系统的功能。一是纸介质原始凭证限制了会计部门与企业内部其他部门数据传

递方式,制约了信息技术在会计中的充分应用,使记账凭证只能手工录入,这在一定程度上限制会计数据处理的自动化。二是纸介质原始凭证生成后进入会计系统的基本流程,是先由相关业务人员报

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送会计部门,而后经会计人员以记账凭证形式录入系统,而有的(如发料单)出于简化会计工作目的,需要定期汇总后,才能进行记账凭证处理。这样延长了企业业务活动和会计信息处理的时间间隔,造成会计信息处理滞后于其业务活动,成为业务流与信息流协同的首要障碍。三是作为信息流组成部分,原始凭证是企业各专业信息系统数据传输的具体形式之一,纸介质原始凭证成为会计信息系统与企业其他系统进行集成的障碍之一。

其次,纸质原始凭证制约企业效率的提高。手工会计业务、电算化会计以记账凭证为业务数据处理起始点,似乎完全合理。但从会计信息化、企业信息化的视角分析,记账凭证手工录入属于二次录入。这里的二次录入有双重意义:一是原始凭证是经济业务的直接记录,记账凭证是对原始凭证信息的分类,记账凭证手工录入相对于原始凭证业务处理是二次录入;二是从企业整体视角观察,会计、统计、其他业务核算等信息系统并存,有些原始凭证的数据为会计、统计、业务核算系统的同源数据,相对多个系统而言,记账凭证手工录入属于二次录入。此外,原始凭证由相关人员报送的业务环节也是信息技术应用不充分的具体体现,可以通过凭证电子化得以优化。

再次,纸质原始凭证是信息系统间数据冗余的具体形式。原始凭证通常依据其来源划分为外部凭证和内部凭证。而以企业范围分析,内部原始凭证是企业信息各个系统间数据重复存储的重要形式之一。具体表现在一式多份的入库单、领料单、发货单、销货发票