行政企管部工作手册制度大全

行政企管部工作手册制度

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行政企管部工作手册制度汇编

之制度汇编

文件编号：（LAZC-QEC-QG）

第一版

编制：行政企管部 2015年8月24日

审核：

批准：

2015年月日发布 2015年月日实施

制度汇编目录

一、办公费用管理规定（LAZC-QEC-QG-001）…………………P4

二、六安中财公文处理实施细则（LAZC-QEC-QG-002）………P8

三、公司印章管理办法（ LAZC-QEC-QG-003 )………………P16

四、六安中财出入管理规定(LAZC-QEC-QG-004)………………P20

五、六安中财车辆管理制度(LAZC-QEC-QG-005)………………P35

六、呆滞物料管理办法(LAZC-QEC-QG-006)……………………P42

七、六安现场管理考核办法(LAZC-QEC-QG-007)………………P47

八、办公区域空调使用管理规定(LAZC-QEC-QG-008)…………P58

九、宿舍空调使用管理规定 (LAZC-QEC-QG-009) ……………P60

十、车间会议室使用管理规定(LAZC-QEC-QG-010)……………P62 十一、公司食堂客餐申请相关制度(LAZC-QEC-QG-011)………P65 十二、生产一线月度奖金考核制度( LAZC-QEC-QG-012) ……P68 十三、产成品仓库账实相符考核办法( LAZC-QEC-QG-013 ) …P73 十四、14.六安中财劳保用品管理制度(LAZC-QEC-QG-014) …P85 十五、六安中财工作服管理规定 (LAZC-QEC-QG-015) ………P94 十六、员工宿舍管理制度 (LAZC-QEC-QG-016) ………………P98 十七、六安中财档案管理制度(LAZC-QEC-QG-017)……………P104 十八、电子工作联系单管理办法(LAZC-QEC-QG-018)…………P113

办公费用管理规定

一、目的

为规范管理，使各项费用开支合理化、节约化，特制定本规定。

二、适用范围

适用于公司各项行政费用，如电话费、办公用品、手机费用等。

三、具体规定

（一）办公电话费用

1、凡办公室配备电话的使用者皆实行有偿使用原则。对于配备

分机或直拨电话的部门中层干部，承担部分电话费用，其中部门负责人(除质管部、供应部外)承担部门话费总额的5%，副经理、经理助理级人员承担部门话费总额的3%。个人承担部分由综合部根据电信费用造表，每月在工资中扣除。

2、质管部、供应部办公电话费用承担：部门负责人承担部门话费总额的2%，副经理、经理助理级人员承担部门话费总额的1%。个人承担部分由办公室根据电信费用造表，每月在工资中扣除。

3、领导班子办公室话费由使用人承担总额的5%。个人承担部分由办公室根据电信费用造表，每月在工资中扣除。

4、供应部、财务部、质管部、综合部等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个人费用，如利用传真机拨打私人电话，一经发现罚款30元。

(二)手机使用费用

1、手机一律自购，经理助理级以上人员其手机使用服务套餐一律由综合部办理，其使用费用40%由公司承担，60%由个人承担。

2、驾驶员、采购员手机费用亦执行上述规定。

（三）办公用品费用

1、办公用品统一由综合部保管及发放。

2、公司为新入司的科室人员提供中财笔记本1本、签字笔1支、文件夹2个、文件架1套。如有其它办公用品需求则参照办公用品领用。

3、领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品,需部门负责人签字领用。

（四）办公用品领用规定

1、部门领用类：

(1)部门领用的办公用品包括：文件夹、A4活页夹、档案盒、

档案袋、文件架、传真纸、复印纸、打印纸、墨盒、硒鼓、碳带、

计算器、订书机、订书针、起钉器、白板笔、记号笔、装订夹、固体胶（胶水）、印台、印油、木板夹、双面胶、长尾夹、A4印胶套等。

2、领用控制办法：

(1)墨盒、硒鼓等耗材类用品，由综合部统一采购同型号墨粉，各部门指定人员自行充加墨盒、硒鼓。墨粉参照部门办公用品领用。

(2)部门领用办公用品，一律由领用部门人员持部门负责人审批后的《领料单》领取。

3、个人领用类：

(1)个人领用的办公用品包括：中性笔（芯）、圆珠笔（芯）、回形针、铅笔、笔记本、橡皮、涂改液、信笺纸、直尺等。

4、领用控制办法：

(1)个人领用办公用品时，一律由领用部门人员持部门负责人审批后的《领料单》至综合部领用，领料人领用时需在《领料单》上注明使用人。

(2)个人办公用品费用原则：限额使用、费用承担。员工限额为每人每月5元。当月未超出领取限额的，按成本价的20%扣款，当月超出限额部分按全额扣款。

(3)综合部办公用品管理员在每月28日前负责按月统计填制《员工办公用品领用统计表》，并提供至人事自工资中扣除金额。

（五）办公用品领用时间及原则

1、领用时间：部门及个人办公用品于每周三领用，新入司科室员工可随时领用。

2、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的尽量不领用或少领用。

3、各部门办公用品的领用、发放及移交管理统一由其部门领料人负责监管，部门负责人严格监督；个人办公用品的领取由办公用品保管员严格控制。

四、附表

附表：员工办公用品领用统计表

六安中财管道公文处理实施细则

目的：

为加强文件管理，统一公司及部门文件的书写格式，特对公司各部门文件书写标准规范如下：

二、适用范围:

（一）红头

红头文件一律以六中管字【】第号为文号发文，是公司最高级别行文系列。

（二）通知

公司以通知形式下发的文件以六中管通字【】第号进行编号，其他部室文件以部门名称加管字和管通字进行下发（具体详见附件1）。（三）各部门必须对公司文件妥善保管。

三、发文内容

（一）以公司红头文件、通知形式的发文

1、凡涉及以下事宜须以六中管字〔〕第号红头文件的形式进行发文，具体如下：

⑴公司职能部门的设立、划分；

⑵中层干部人事任免；

⑶技术职称评定、薪资调整、劳资核算；

⑷产品开发、生产、发货、定做等与营销及兄弟公司相关的事宜；

⑸向集团公司或其它上级单位的重要报告、请示；

⑹公司行政管理规章制度、政策调整与实施等；

⑺重大质量、生产、安全事故处理通报；

⑻因严重违犯劳动纪律，解除劳动合同等。

2、凡涉及以下事宜均以六中管通字〔〕第号进行编号发文，具体如下：

⑴公司成本节约目标、各项考核目标的下发及月度考核通报；

⑵各类操作规范、实施细则、管理办法的下发通知；

⑶涉及营销的相关产品标准转换、印字包装更改等；

⑷一般质量、生产、安全事故处理处罚通报；

⑸先进员工、先进项目、先进集体等表彰决定；

⑹春节、“五·一”、“十·一”等重大节日放假及作息时间调整等。

3、各部室编号的文件、通知所引用的公文字号须按照公司统一标准进行编号（具体见附件2），其他临时性通知由各职能部室以OA直接发文。

四、传真函要求

各职能部室和外部相关单位联系工作时，要求使用六安中财管道科技有限公司传真函（附件3）格式。

五、会议纪要

（一）综合部行政处对公司月会、周会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式对外发文并上传公司OA系统；

（二）财务部对成本考核分析会等会议内容进行整理，以会议纪要的形式进行发文，并上传公司OA系统；

（三）各部门对其组织的各种技术讨论、技术研发、试方试料、采购、内部管理等会议内容进行整理形成会议纪要，以会议纪要的形式进行发文，并上传OA系统。

六、发文要求

（一）纸张及页边距要求

纸张大小统一选择 A4（210×297mm），页边距为上下各，左右各为，纸张方向为纵向。若插入表格超过左右边距时，可根据表格内容适当拉伸，调整表格居中对齐即可，无需受页边距限制。

（二）页眉、页脚要求

1、页眉要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值厘米。

具体如下：宋体小五号，固定值设置为 12 磅。

2、页脚要求页脚要求采用标准表格形式，表格行高设置最小值厘米，字体为小五号宋体，固定值设置为12磅。具体如下：

（三）标题

1、字体：黑体小二号。

2、段落：行距为固定值，设置值为 28 磅，间距为段后行。

（四）正文

1、撰写内容每段要求首行缩进2个字符，对第一级标题字体

加粗，其它级不加粗。具体题序如下：题序层次一级标题二级标题三级标题四级标题五级标题六级标题

具体标识一、……（一）… 1、……（1）…… 1）……

①……

2、具体设置

文件书写具体要求表

项目:宋体加粗四号首行缩进 2 个字符固定值 28 磅其它级标题宋体四号首行缩进 2 个字符固定值 28 磅

正文宋体四号首行缩进 2 个字符固定值 28 磅 -- （五）表内

1、表内文字、数字采用五号宋体，段落设置固定值为 15 磅，句末不加标点。

2、表格内文字对齐方式应美观、得体，词组一般选择居中，语

句一般选择左对齐，独立数字一般为右对齐，序号一般为居中。

3、表格内文字达两行（含）以上，则首行需缩进 2 个字符。

4、表格每行指定高度为厘米，行高值为最小值。若书写文

字需要换行，其行高自行调整。

（六）照片图

照片图应是直接采用数码相机拍摄的照片，或是原版照片经过扫

描后粘贴的图片，不得采用复印方式。照片可为黑白或彩色，要求主题突出、层次分明、清晰整洁、反差适中。

（七）流程图要求

1、流程，叙述某项业务的工作程序。

2、流程描述：图形重点描述流程概要。

3、流程图标题采用三号宋体，内容采用五号宋体。

4、原则上流程图大、小应基本相同。

5、流向线条和信息反馈线应是水平或垂直的，粗细为 1 磅。

6、准确使用相关图形绘制流程图时，图形含义的表述：

（八）其他

当标题为××通报或通知时，正文下需注明“特此通报”或“特

此通知”，首行缩进 2 个字符，间距为段前行。

（九）附件

1、如有附件，在正文下空 l 行顶格附注，仅有 1 个附件时写成：附件：……；若有多个附件，则在附件后标识序号，如附件：

1、……。

2、附件页左上角第 l 行顶格处需标识“附件”，采用小四号宋体，段落设置为固定值 28 磅。附件的序号和名称前后标识应一致。

3、附件内容编辑要求同正文。

4、一个页面中只能安排一个附件，若有多个附件须分页。

（十）落款

1、标识日期与正文之间空三行，采用汉字标明，如：二〇一五年四月二十一日

2、对齐方式为右对齐，日期后空 2 个字符。

七、发文处理

发文处理包括拟稿、审核、请发、校对、套头、盖章、发文等。（一）拟稿

1、公司公文统一由公司领导班子、各部门或综合部负责草拟，部门公文由部门领导草拟。凡涉及到部室内部人员任命的发文，部门需事先上报主管领导，待主管领导同意后方可起草发文。

2、拟发公司红头文件、通知及部门编号通知时，拟稿人必须填写《发文稿》（附件1），按要求填写好发文字号、拟稿人、拟稿部门、核稿人、抄报、抄送、标题等栏目。

3、草拟公文必须做到情况确实，结构严谨、表述准确、标点、格式正确。

（二）审核

公司公文审核工作主要由综合部行政主管负责审核。部室公文由部门负责人审核。主要审核内容如下：

1、是否有行文必要，文字表达、标点符号、数据等是否正确；

2、审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原拟稿部门或拟稿人进行修改，改动过大的，要重新拟稿。

（三）请发

凡以公司名义下发的红头文件、通知，均由总经理签发。部室文件、通知均由部门负责人签字，由部门主管领导签发。

（四）套头

1、公司红头文件及通知经总经理签发后，由综合部统一套印文头；

2、部室文件、通知经部门主管领导签发后，由各职能部室自行套印文头。

（五）盖章

1、除会议纪要外，OA形式的公司红头文件、通知及部室文件、通知发文均需加盖电子公章，纸质公文需加盖公司或部室公章（实物章）。

2、印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

（六）存档

公司红头文件、通知发文稿单，待办理完毕后由综合部专人负责收集存档。部室文件、通知发文稿单，由各职能部室自行收集保管，年底上交综合部，由综合部统一存档。

八、收文处理

（一）对接收到的各级文件，由综合部填写《文件传阅单》（附件4）递交部门负责人签批后上报公司领导总经理进行签批，同时传送一份至相关部门以做好拟办准备。综合部文员根据领导签批情况及时安排相关人员传阅学习并上传OA。

（二）公司总经理在《文件传阅单》上拟签批办理要求，并明确主

办部门和主办人员，综合部文员负责追踪及跟进事项进行。

（三）政府部门、集团公司及其它兄弟单位来往一切公文均由综合部负责收发、传阅及存档。

本细则从发文之日开始执行。

二〇一五年五月十四日

公司印章管理办法

一、目的：为加强公司各类印章管理和使用的安全性与严肃性，同时确保公司日常工作顺利进行，特制定本办法。

二、印章范围：本制度适用于公司公章、合同章、财务专用章、法人章以及各部门章等一切印章。

三、印章管理：

公司印章实行“分开保管，专人管理”的原则。印章保管人应确保印章的安全，印章使用应经严格的审批手续。公司印章的保管分工如下：

（一）公司公章、合同专用章由综合部负责人保管；

（二）公司财务专用章、公司法人代表银行印鉴章由财务部负责人保管（支票由出纳保管）；

（三）公司法人代表章由总经理保管；

（四）部门章由部门负责人或印章专属人员保管。

四、使用印章的程序与规定：

（一）各部室需使用公司印章时，盖章申请人必须填写《公章使用审核表》（详见附表2），经部门负责人审核后，再将审核表和需盖章文件样张送总经理审批。总经理不在时，由总经理指定人员审批。若相关领导不在时，可先进行电话沟通，征得同意后，先进行盖章，待领导回司后补办相关手续。

（二）印章保管人经核对无误后，加盖相应的印章。同时将文件样张复印件与《公章使用审核表》一并装订、编号、存档备查（各类合同首页及盖章页、公司资质复印件、财务报表等不备样张）。

（三）财务部保管的财务专用章与法人代表银行印鉴章，只适用于财务收付款项及相关财务业务时使用，使用的相关审批手续按财务管理相关制度执行。

（四）公司公章和法人章一般不允许外带，如遇特殊情况确需外借带出时，须由经办人填写《六安中财各类印章外借审批单》（附表3），并经总经理批准后方可借出。公章外借时必须有两人以上（含中层干部1名）才能携带外出和使用，用毕后及时交回。

（五）公司公章新增或变更需及时刻制印章，经总经理批准后，由综合部派印章管理负责人员凭公司介绍信到相关机构办理刻制手续。新增部门或部门变更需刻制印章，必须报请总经理批准，由综合部统一进行刻制。印章使用部门需到综合部办理备案登记及印章留样，签字确认后，方可领出印章并正式使用。未在综合部留样版的视作无效章，并追究使用人及相关联人员的责任。

（六）印章需要报废、暂时性保管，需向总经理汇报，经同意后由综合部办理。印章必须由部门主管本人或经部门主管授权的印章专管员本人交于综合部，并当场做好相关手续及记录，留存印章样版。更换下来的公章必须交回综合部统一保管，并当场留存样版。综合部负责人或印章专管员对报废印章和处在保管阶段的印章负全责。报废印章原则上保存期限为三年。