项目档案归档文件整理规则辩析

沈阳市项目档案归档文件整理规则

一、立卷原则

项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

二、立卷方法

（一）项目前期文件单独组卷

项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

（二）施工资料单独组卷

指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。

1、竣工图纸编制要求

①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。

②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。

③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如

果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。

⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。

⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。

2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。

（三）监理资料单独组卷

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

（四）声像档案单独组卷

声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。

三、卷内文件材料排列

（一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷）

1、立项批复

2、工程可行性研究报告及批复

3、初步设计及批复

4、施工图设计及批复

5、公路建设计划

6、土地预审申请、预审意见、工程占地图、勘测定界

图、征地数量一览表

7、占林地意见

8、建设用地许可证

9、水土保持批准文件

10、环境评价批复

11、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书

12、该工程有关文件（涉及资金、工程变更（换填处

理等施工要点）、奖罚通报等）

（二）施工文件（由施工单位收集组卷）

1、综合文件排列顺序

（1）总体开工报告第一页原件

（2）竣工报告、竣工说明书

（3）承包合同

（4）计量支付（02-1表）附原件

（5）施工总结

（6）竣工、财务决算表

（7）竣工表格

（8）质量检测评价报告（市质监站）

（9）交（竣）工验收鉴定书（省局、市处、区、县（市）处）

2、竣工图纸（要求放置平面图、纵断图、标准横断面图、路面结构图、拆迁表、占地表、桥涵图纸）

3、变更设计（附变更图纸）

4、开工报告（总体开工报告、分项开工报告、试验段开工报告、试验段总结报告。其中路面工程按结构层组卷；桥梁工程按部位组卷）

5、各种试验报告及材质出厂证明（按材料类别组卷，要求存原件，如果有复印件，在备考表中注明原因及原件所在处）

6、计量支付统计报表（02-1表可以是复印件）、中间计量凭证

7、原始记录、自检记录（要求各种签字、签署意见完毕后刻录光盘上报，同时上报电子版卷内目录，路面工程按结构层、桩号排列组卷；桥梁工程按部位组卷，装订顺序以单公里为单位）

8、施工日志

9、交通工程及交通安全设施资料

10、声像资料（施工前工程原貌、施工期工程状况、工程结束后工程状况的录像及照片的光盘）

（三）监理文件（由监理单位收集组卷）

1.监理合同、大纲、细则、工作总结

2. 上级部门或项目法人下达的涉及变更及重大技术问

题的文件或会议记录

3. 工程进度、计量支付

4. 质量控制等监理指令

5. 监理独立抽检资料

6. 各种原材料试验检测抽检资料

7.监理日志

8.声像资料

四、案卷编目及备考表

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面在文件的右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编在右下角，或标题栏右上方；各卷之间不连续编写页号。

（一）顺序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号；

（二）文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

（三）责任者，应填写文件形成部门（指有法人）或主要责任者；

（四）文件题名应填写文件标题全称；无标题或标题不

能说明文件内容的，应根据内容自拟标题；

（五）日期，应填写文件形成日期；

（六）页号，应填写每份文件首页上标注的页号；最后一份文件填写首尾页号。

填写以上六项内容用宋体11号字；卷内目录标题用黑体22号字。

备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

五、案卷的装订要求

（一）文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订线和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当贴补或折叠。

（二）案卷内不应有金属物

六、案卷的封面和脊背

（一）案卷题名应简明、准确提示卷内文件的内容。如属桥梁、隧道等工程项目，还应标明结构、部位的名称。

（二）立卷单位应填写文件组卷部门或项目负责部门。

（三）起止日期应填写卷内文件形成的起止日期。

（四）保管期限路面填写长期，桥梁填写永久。

（五）密级填写秘密。

（六）案卷封面及脊背统一采用与档案盒相同颜色的纸

张打印，字体为黑体3号字。

六、卷盒要求

档案盒的外形尺寸为310mm*220mm(长*宽)，盒脊厚度为30mm，卷盒采用国家档案局统一监制，档案盒应采用无酸纸制作。

竣工图章内容、尺寸：

注明：竣工图章—宋体2号字；竣工图—宋体3号字；其他内容—宋体5号字。

卷内目录