外贸跟单员培训复习资料全

外贸跟单员复习资料

外贸跟单员的基本要求

一、外贸跟单员概述

（一）外贸跟单员的概念

外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，跟单中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单中的“单”，则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。

（二）外贸跟单员的工作特点

1.较高的责任心

2.协调与沟通

3.节奏快、变化多

4.工作的综合复杂性

5.涉外性和性

二、外贸跟单员的知识构成

（一）外贸跟单员的外贸基础知识

1.国际商务基础理论。

2.运输与保险。

3.商检与报关。

4.国际贸易的规则、政策。

5.金融外汇与银行结算。

（二）外贸跟单员的工厂生产与管理知识

为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。

（三）外贸跟单员的商品知识

外贸跟单员的跟单工作容之一是控制商品的质量，因此，外贸跟单员除了掌握国际贸易知识外，还应该具备相应的商品知识，只有把握商品的特性。

出口贸易跟单工作流程概述

一、跟单员跟单工作流程

（一）外贸公司跟单工作流程

外贸公司跟单工作包括选择生产企业、签订收购合同、筹备货物、进程跟踪、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

（二）生产企业跟单工作流程

“工厂跟单”，实质上属于生产型企业的部跟单。其一般流程包括：推销公司产品、签订外销合同、筹备货物、商检（客检）、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

二、出口贸易一般流程

（一）选择供应商或生产企业

（二）生产企业推销本企业产品出口

（三）建立对外业务关系，确定出口贸易对象

（四）洽谈业务

（五）签订对外合同

（六）买方开立信用证

卖方在收到买方开立信用证后，首先要根据合同审核信用证。在确认信用证中没有不可接受的条款后，开始投料生产；另外，卖方也可以在收到客户支付部分货款（通常是合同金额的20％^-30％）订金后，投料生产。

（七）签订贸收购合同

（八）履行合同

（九）商检（客检）与报关

只有经商检局签发的检验合格证书，海关才放行，凡检验不合格的货物，经返修后仍不合格，则不得出口。除了国家商检外，还有客户到生产企业进行检验（简称客检）。对于合同约定由买方（客户）检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。一般而言，经“客检”合格的商品，买方会出具“客检证”。不论是国家商检，还是“客检”，都是在生产完成并包装入箱后进行的。

（十）安排运输与保险

跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：

1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱货物装载量。

2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜；

3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。

（十一）制单结汇

在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证；有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。

（十二）外汇核销与出口退税

按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续；而出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。

选择合格的供应商（生产企业）

一、核实企业法人登记注册情况

核实企业法人登记注册情况，任何个人或组织都能到当地工商注册管理部门查询。

（一）核实企业法人名称

从名称上判断企业的要点是：

1.鉴别名称中的行政区划。

2.鉴别名称中的行业、经营类型。

3.鉴别名称中的组织形式。“集团公司”一般规模大于“实业公司”，“实业公司”一般规模大于“”，“分公司”不是独立法人企业，其需要由上一级法人企业授权经营等。

（二）核实企业注册地址及经营场所

经工商部门登记注册的公司住所只能有一个。

1.营业执照企业注册地与企业经营办公地不一致：凡出现不一致的，需要跟单员认真查明原因。如有的企业近期搬新址，还来不及进行工商变更；如有的企业经营，有意搬离注册地等。因此需要跟单员认真核实。

2.对企业改变地址的要查明原因：主要把握四个方面：(1)场地改变条件改善。说明企业经营较好，想加快发展。（2)场地改变，规模缩小。表明企业前一时期经营情况不好，企业正在进行收缩。对这类企业需要注意。(3)场地大规模扩大。跟单员不能被大规模投资的表面繁荣所迷惑，应认真评估该企业搬人新址的资金投人对企业正常经营所带来的资金压力。(4)要重视到工商管理部门查询变更的原因。

（三）核实法定代表人、授权委托人

（四）核实经济性质（注册类型）：股份，每个股东以其所认缴的出资额对公司承担有限责任，公司以其全部资产对其债务承担责任的经济组织，而私营独资企业投资者对企业债务承担无限责任的企业。

（五）核实经营围：跟单员需要关注该企业经营围涉及的经营项目容。

（六）核实注册资本、注册资金：注册资金是企业实有资产的总和，注册资本是出资人实缴的出资额的总和。

（七）核实成立时间：通常企业注册成立的年限越长，积累的经营经验，越值得信赖。

（八）核实经营期限：经营围属“许可经营项目”的，有关批准部门有经营期限限止，跟单员要核实是否在期限之。

（九）核实营业执照：如果跟单员在查看营业执照时发现没有工商部门的年检标签，应当查明原因。（十）核实联系方式：联系方式包括收集长途区号、、分机号、手机、传真、邮政编码、电子信箱和地址等。

（十一）核实企业集团下属公司情况：对于与企业集团开展经营往来的，跟单员要核实集团公司下设的独资、控股、参股、联营等企业的数量，核实调查的容与上基本类同。

二、了解企业生产、经营能力及经营条件

跟单员在商务情报有限的情况下，如何正确判断一个企业的真实经营情况，落实好订单、保证按时、按质交货，对企业来讲就更显重要。

（一）跟单员分析判断基本方法

跟单员虽然可以从被调查企业的营业执照、财务审计报告、损益表、资产负债表等财务报表中定量分析企业生产经营能力及经营条件，但仍不能就此作出企业生产经营能力及经营条件状况好坏的结论，仍然需要跟单员作更精确的分析和判断。

（二）了解企业全年生产经营情况

1.工业企业生产、经营能力指标

(1)工业总产值。指生产企业在报告期生产的以货币形式表现的工业最终产品和提供工业劳务活动的总价值量。

(2)工业销售产值（当年价格）。其容包括：销售成品价值、对外加工费收人。

(3)出口交货值。指生产企业交给外贸部门或自营（委托）出口（包括销往、澳门、等地区），用外汇价格结算的在国批量销售或在边境批量出口的产品价值，以及外商来样、来料加工、来件装配和补偿贸易等生产的产品价值。

(4)本年生产量。指生产企业在一定时期生产的并符合产品质量要求的实物数量。

(5)本年销售量。指报告期生产企业实际销售的由本企业生产（包括上期生产和本期生产）的工业产品的实物数量。

(6)出口交货量。指生产企业在报告期交给外贸部门或自营（委托）出口（包括销往、澳门、地区），用外汇价格结算的批量销售，在国或在边境批量出口等的产品数量；还包括外商来样加工、来料加工、来件装配和补偿贸易等生产的产品数量。

(7)本年销售额。指产品的销售额，’即企业在报告期按各种价格销售同一种产品所得到的销售总金额。

(8)本企业自用量。又称企业自产自用量，指生产企业在报告期生产的、已作本企业产量统计的、又作为本企业生产另一种产品的原材料使用的产品的数量。

(9)产品库存量。指在某一时点上，尚存在企业产成品仓库中暂未售出的产品的实物数量。

(10）年末生产能力。一般指产品的综合生产能力，分为两种情况：①产品年末生产能力；②设备能力。

2.批发和零售业企业经营能力指标

（1)商品销售总额。

（2）批发额。

（3）零售额。

（4)全年营业收人。营业收人分为主营业务收入和其他业务收人。

（5)主营业务收入。

（三）核实企业生产经营条件

1.核实企业生产设备。

2.核实经营场地。

3.核实从业人员。

(1)生产员工人数。其中半熟练员工多少，熟练工人多少，技术工人多少，学历构成等。

（2)了解工人工资待遇。

4.核实质量管理情况

（1)有无质量检验部门；

（2)有无质检总监，能否对产品质量独立行使职权；

(3)有无独立行使职权的质量控制人员，QC (Quality Controller)人员占整个工人比例；

（4)有无计量证书及实验室环境记录；

（5)有无ISO证书及其他认证证书（如UL认证证书、CE认证证书等）；

(6)有无产品产前测试报告及成品批验测试报告；

（7)质检程序文件是否完善。

5.核实交通、水电气热供应情况

6.了解环保、安全情况

7.了解技术能力情况、

8.了解企业部经营管理能力

在进行了上述一系列的考评后，考察人员汇总并填写“验厂报告”。

四、测算企业实际生产能力

跟单员应学会分析计算企业的生产能力，检查企业生产能否按期保质保量交货。

五、核实用印及签字

（一）企业印章

企业印章包括：公司法人、财务、合同和部门专用章。公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖公司法人公章或合同专用章。公司财务专用章主要作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途；公司部生产、管理使用部门专用章。部门专用章不直接对外使用，对外不具有法律效力，只用于本部门对外的一般业务宣传或代表本部门向公司书面汇报情况或提议之用。

（二）对合作企业的印章核实及监控

跟单员在核实双方有关经营类文件时，需认真审查对方所使用的印章是否合法有效。这项工作责任重大，不可马虎。

合同、订单审查实务

一、合同、订单的形式

在对外贸易中，跟单员接到的订单形式没有特定的限制，常见的合同有销货合同(Sales Contract)

和购货合同(Purchase Contract)，销货合同由卖方草拟，购货合同由买方草拟。合同容一般包括三部分：合同首部、合同主体和合同尾部。

二、审查合同、订单

审查合同（包括合同初稿）的容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限。

三、合同、订单的生效条件

跟单员审校订单后，如果没有发现任何问题，业务员经请示领导批准后，跟单员就可按双方确定的容与客户办理订单相关手续，即签订合同。

货物运输

一、国沿海、江河、湖泊水路运输跟单

（一）托运

所谓托运是指货物托运人或发货人向承运人提出要求运输货物的行为。货物托运人在办理托运时，须与运输单位签订货物托运合同，办理运输手续。

（二）提交托运货物

托运人向承运人提交货物，与承运人一起根据运单记载容进行审核，由于对货物的运输条祥不同，承运人对货物交接验收也有不同的区别。

1．对货物重量交接。

2．对货物尺码交接。

3.对货物件数交接。

4.对货物包装交接。

5．对标志交接。

6．承运人交接签字盖章。

（三）通知收货人做好接货准备

货物托运后，将货物已托运的信息及时告知收货人，请收货人注意承运人的到货通知。

二、国际海洋进出口运输跟单

（一）海运进口运输跟单

海运进口业务如果按CIF或CFR条件成交，则由国外卖方办理租船订舱工作；如果是FOB条件，则由买方办理租船订舱工作，派船前往国外港口接运。海运进口货物运输工作，一般包括以下一些环节：

1．租船订舱

按照贸易合同的规定，负责货物运输的一方，要根据货物的性质和数量来决定租船或订舱。

2.掌握船舶动态

掌握进口货物船舶动态，对装卸港的工作安排，尤其对卸货港的卸船工作安排极为重要。船舶动态信息来源可获自各船公司提供的船期表、国外发货人寄来的装船通知、单证资料、发货电报以及有关单位编制的进口船舶动态资料等。

3.收集和整理单证