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邮件合并操作

邮件合并操作
邮件合并操作

邮件合并操作

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用WORD 的朋友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007,比较发现2007比2003更为实用,当然中间也有小的BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。

1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档,建立上你需要的“字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案

\\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\”这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显示使用。如下图:

注意:在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们在建立EXCEL表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档,或者打开你已经建立好的文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的文档的模板,而全部EXCEL数据表中的数据,将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实现图文输出。

当我们建立好WORD2007文档后,我们就可以建立“邮件合并”了,在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。

我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档(就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。

单击“邮件”子菜单中的“开始邮件合并”,点击下面的子项“邮

件合并分步向导”,打开“邮件合并分步向导”。

3、这时在窗口右侧导航栏中,会出现“邮件合并”向导列表,在“选择文档类型”中我们使用默认选项“信函”,然后选择“下一步正在启动文档”。如下图:

4、在接下来的“邮件合并”导航“选择开始文档”中依然使用默认选项,这里需要说明的是:“你的模板文档处于打开状态,并且是当前的文档。”,然后再选择“下一步选取收件人”。如下图:

5、在这一步中,我们除了保持“选择收件人”中使用默认的“使用现在列表”外,还要点击“浏览”选择我们事先制作的EXCEL文档,以建立WORD和EXECL之间的链接。这个“浏览”位置如图所示,在中间的位置上。

点击“浏览”后,会打开如下图左侧显示的“我的数据源”对话框,我们鼠标左键单击“我的数据源”窗口右侧的向下箭头,打开文档选择器,找到我们文件存放的位置,并找到指定文档,如我们的例文中的文档存放在“D:\信息档案\计算机档案数据.xls”,那么我们就指向D盘,并找到“信息档案”打开这个文件夹,找到“计算机档案数

据.xls”,而后,点击窗口下方的“新建源”按钮。

6、这时,屏幕会弹出数据源中要求“选择表格”的窗口,这时我们会看到我们先前建立的EXCEL表格中的文档名称,我的文档名是:“PCFILES”,那么我就指向这个名称,然后单击“确定”按钮。

7、确定后,会弹出“邮件合并收件人”窗口,显示出我们先前建立的EXCEL电子表格中的全部内容,并在每条信息前显示有一个“复选框”,如果这里显示的数据有您不需要的数据,您可以去掉前面的复选框,当然,也可以删EXCEL电子表格中的相应记录,这个工作由您自己决定,这里显示的全部数据,将是你未来需要打印的数据,这一点要清

楚。当查看无疑问时,单击单击“确定”按钮。

8、到这里实际上我们就已经建立上了“邮件合并”,而向导剩下的步骤可以越过,直接进入我们刚才建立的文档,来实现我们“邮件合并”的关键步骤,建立WORD文档项目与EXCEL数据之间的对应关系。在这里,我们会看到在“邮件”菜单中,很多的项目从先前的灰色不可操作,到现在,已经变成了彩色,可以操作的状态了,这说明我们建立的链接成功了。这时我们就可以按照事先建立的WORD文档中的相应位置插入相对应的“合并域”,我们先将光标,停在一处要插入数据的位置上,比如:我们将光标停在要插入ID的位置上,然后,我们单击“邮件”子菜单中的“插入合并域”按钮上,这时会自动弹出下拉菜单,显示出我们EXCEL电子表格中相对应的字段名,我们可以将光标停在第一

行的“ID”上,单击选中即可。这里显示的就是EXCEL电子表格中第一行的字段名,这也是我们为什么要将第一行设置成字段名称的原因所在。

特殊说明:在下图中“自动检查错误”上面显示的“1”代表现在的数据是EXCEL电子表格中的除首行字段所在行的第一条记录,也就是说,我们可以通过点击左右的三角按钮,可以同步显示数据表中的任何数据在当前WORD中的显示,这样也可以起到校验我们建立文档正确性的作用。具体的大家可能通过实际操作,做一下测试。

9、我们逐个添加完非图片区的字段后,剩下的工作就是如何建立文档中的图片链接,因为正常情况下“邮件合并”不支持直接插入图片

链接,但是“邮件合并”也给了我们解决这个问题的方法。下面我们就开始插入图片到我们已经建立的WORD2007文档中,具体的建立方法如下,如下图:

插入图片的原理:我们在要插入图片的位置,插入一个域,通过域来调用EXCEL数据源中的图片地址,再通过域将这个地址解析成图片。

具体操作如下:将光标停在要插入图片的位置,按Ctrl+F9,插入域,这时我们会看到一对“{ }”,在闪烁,我们在闪烁的光标位置输入

“ INCLUDEPICTURE" " ”(不含外面的中文双引号), INCLUDEPICTURE" " 后面使用的是英文状态下的双引号,如果不加这个英文下的双引号,会造成生成的文档中图片解析地址错误。然后,将光标停在英文双引号中间,再次点击“插入合并域”,选中图片所在的字段,我这里用的图片存放字段是“PCIMG”。选中后,我们可以按“F9”,显示插入的域,看一下我们是否插入图片成功,如果成功,我们点击保存,保存文档。这一步一定要做,否则如果出错,我们就得从新制作。

10、保存后,我们可以选中图片,按“Shift+F9”,来检查我们插入的图片地址,这时我们会发现,WORD2007自动为我们的在引号内插入了如下图中所示的:“{MERGEFIELD "图片字段名称"}”,这个就是WORD2007与WORD2003不一样的地方,在WORD2003中MERGEFIELD显示的字段名的后面,而且,我们插入的域一但保存了,就将被转化成绝对地址,这也就是很多朋友在使用WORD2003制作带图片的邮件合并文档时,生成新文档后,图片全是一个,而不能更新成对应的图片的原因所以,而在WORD2003中,在英文双引号中插入“邮件合并域”后,不能保存,而是需要直接生成新文档,才能正确解析EXCEL图片路径字段中的图片信息,然后通过,使用“CTRL+A”全选新生成的文档,再按“F9”刷新域,才能够显示正确的图片加对应的文档。而在WORD2007中,保存后,也可以正确解析图片地址,不会出现WORD2003中的图片显示出错的情况。

11、下图显示的就是插入“INCLUDEPICTURE" " ”时,如果后面没有英文的双引号,时,就会提示下图中的信息,无法显示图片。

12、当我们操作正确后,我们就可以通过“邮件”菜单中的“预览结果”按钮,来查看我们插入的图片是否正确。

特殊说明:为了显示的图标一致,我们最好使用其它的制图软

件,将图片制作成相同规格的图片,这样显示起来会更美观,比在这里设置尺寸要美观得多,而不会出现,显示图片变形等情况。

13、当我们全部设置完成后,验证正确无误,保存后,我们就可以使用“邮件”菜单中的“完成并合并”按钮,来完成我们“邮件合并”,将我们的文档保存在一个新的文档中,这一步是必须的,不然我们一次只能在现在的窗口打印一条记录,如果记录很多,那么我们就必须的有人执守,而我们生成新的文档后,就可以一次性生成若干条记录,生成新的文档中支持生成全部,也可以生成指某页到某页,如从第一页到第十页等等。生成新的文档后,我们一定要进入下列操作,不然显示的图片可能全都是第一个图片。

最后我们需要做的是:使用“CTRL+A”全选新生成的文档,再按“F9”刷新域,这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档了,这时我们在点击保存,将新生成的文档另存为你需要的名称,这样你就可以在任何时间来输出打印这些文档了。

到这里,我们的带图片的通过邮件合并功能制作的档案就完成了。图文并茂,方便实用。

在使用邮件合并功能时需要注意的地方:

1、插入图片域时必须使用“CTRL+F9”,不能直接通过键盘插入“{}”,直接输入是无效的。

2、WORD2007和WORD2003有所不同,所以WORD2007插入图片在EXCEL 表中的路径“邮件合并域”后,WORD2007可以保存,而WORD2003保存后会丢失“邮件合并域”,所以WORD2007可以保存后再生成新文档,并打印输出;而WORD2003必须在未保存的前题下进行“生成新文档”,这样才能够得到正确解析的图片地址,这一点大家一定要清楚。必要的话可以多做几次测试,就可以了。

3、无论是WORD2007还是WORD2003,生成新文档后,都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档,再按“F9”刷新域,这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档。

Word中邮件合并的妙用

Word中邮件合并的妙用 减小字体增大字体作者:李静来源:中国电脑教育报发布时间:2003-8-12 3:15:21 现在很多公司的工资都是背对背不公开的,但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。不用急,用Word的“邮件合并”轻松搞定。 第一步:建立数据库 新建一个Excel电子表格,将每个职工的工资结构输入表格(注意不要省略表格中的标题行,以免邮件合并时找不到合并域名),保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。 第二步:建立成绩单表格 新建一个Word文档,画好表格填好项目,并保存为“x月工资.doc”。 第三步:邮件合并 1. 在刚建立的“x月工资.doc”文档中,选择菜单栏的“工具/邮件合并”,则出现“邮件合并帮助器”对话框(如图1)。

2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮,选择“分类(C)…”,再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。 3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏(如图2)。 4. 把光标置于要插入相应项目的位置,点击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至操作完毕(如图3)。

5. 最后点击“合并至新文档”按钮,你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档,试试吧! 以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等,这样既保密又方便。 用Word“邮件合并”制作奖励证书 河北省围场县中小学教研室黄瑞山 学校经常组织各种竞赛活动,活动中总是把评比数据整理在Excel之中,然后根据评比的结果设立奖励等次,最后再用Word录入编辑成奖励证书,这种传统的做法效率很低且容易出错。其实我们可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel进行数据交换,自动完成编辑任务。 一、创建通知单文档 按常规方法在Word中创建奖励证书文档,按证书的大小进行“页面设置”,根据证书的内容进行文字编辑,其中,姓名、文章题目、奖励等次空着不填,如图1所示。

邮件合并操作步骤

(一) 制作大量信函 由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件, 所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。 在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件制作即 可。 1. 启动Word2007,打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源 中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。 2. 点击“邮件”工具栏中的“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”,如下图所示, 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。 3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步: 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,打开“选取数据源”对话框。 6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮 图 5 7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮,返回Word编辑窗口。

(完整word版)邮件合并教案设计

“邮件合并”教学设计 “邮件合并”是Word的一项高级应用功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一,它能让我们批量的生成需要的文档,从而从繁乱的重复劳动中解脱出来,提高效率。【教学目的】: 本节课不仅指导学生学会邮件合并的操作方法,重要的是必须让学生知道“邮件合并”的使用情况;在课堂上培养学生寻求解决问题的方法。 1. 了解“邮件合并”的作用和使用情况; 知识目标:2. 掌握“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 3. 掌握邮件合并的方法及步骤; 能力目标:在教师的指导下学会使用“邮件合并”的四步曲:建立主文档、连接数据文件、插入合并域、执行邮件合并 情感目标:通过“邮件合并”的学习,渗透效率意识 【教学重点】:利用邮件合并向导或运用邮件合并工具栏,完成邮件合并的四步操作【教学难点】:邮件合并的含义及“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系;【教学方法】: 先通过故事情景来提出问题,然后讨论解决问题的方法,再一步一步循循善诱地引导他们利用合理的技术来解决问题,然后归纳出邮件合并的含义和操作规律,最后通过实践操作提高操作能力。 【教学课时】:1课时(45分钟) 【教学过程】:[新课导入] 创设情景,激活兴趣 [讲授与演示] 师生同行,讲授及演示

[课堂小结] 课堂小结,理清思路 课 堂 小 结 环节一:搞清邮件合并的含义 环节二:搞清邮件合并中“主文档”、“数据表”、“合并文档”的关系 一个是主文档,固定不变的内容。 另一个是数据源文件,它含有主文档中的变动信息。该类文件可以是WORD 及word 表格,也可以是文本文件、Excel 工作表、数据库文件等。 环节三:邮件合并的操作规律 [课堂练习]根椐老师所讲内容请同学进行课堂练习,“邀请函”的制作。 [作业布置]请完成录取通知书的制作。(上机操作) [板书设计]邮件合并 一、 制作主文档 二、 制作数据表 三、 插入合并域 四、 执行合并 ① 制作主文档 ② 制作数据表 ③ 插入合并域 ④ 执行合并 选取数据源 插入合并域

妙用邮件合并群发工资条

妙用邮件合并群发工资条 第一步:建立excel版的工资表,审核无误。(这一步对于每个做工资的人来说,就不用细 说了吧,每月做一次) 注意:同时要有每个人的EMAIL,千万别搞错了,否则就发给别人了!! 第二步:新建一个excel文件。(注意,这一步看起来好象多余,但还是建议你这么做,否 则特别容易出问题,我也不知道什么原因。) 复制到一个新的excel文件后,请注意: 1、 如果原来有什么“06年2月工资”之类的东西在第一行,请全部删除。第一行只保留标题行 (如上),然后就是每个人的工资明细了。 2、 为了减少麻烦,请不要加密码(发完工资之后,再加密码,也可直接删除此文件) 第三步:建立一个WORD文件,文件内容就是以后你发给员工的一封信。 注意:这个文件就是以后发给每个人的邮件内容,由于人的不同,所以详细的数据也不同,这些不同的地方请全部空出来,接下来的步骤就要解决这个问题。 第四步:邮件合并

好了,现在进入关键了! 请保持第二步和第三步的文件是打开状态,然后按以下步骤做: 1、 在WORD文件上点击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并向导”;(注意,可能由于WORD的版本不同,请大家参考执行) 2、 在右侧上部“邮件合并”栏中,选择“电子邮件” 3、 在右侧下部选择“下一步:正在启动文档” 4、 在右侧上部“想要如何设置信函”中选择“使用当前文档” 5、 在右侧下部选择“下一步:选取收件人” 6、 在右侧上部“选择收件人”中选择“使用现有列表” 7、 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第二步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表” 8、 弹出的“邮件合并收件人”窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”,代表你选择给“他”发邮件;如果不给他发邮件,请点击取消“√” 9、 上一步“确定”之后,在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件” 10、 用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“你好”前边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”的位置,然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”/“插入”(可以这么理解,这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。以环节反复多次,你就可以把word文档中所有需要合并(或叫链接也好)的内容全部“插入”了内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行)如下:

WORD邮件合并教程

邮件合并图文教程 在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗? 其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢? 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access 数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。 显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律: 一是我们需要制作的数量比较大; 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。 此主题相关图片如下: 三、邮件合并的三个基本过程

邮件合并教学设计方案(2)

情景激活兴趣,兴趣促进学习 ——“邮件合并”教学设计 眉山职业技术学院 陈继红 课题名称情景激活兴趣,兴趣促进学习——邮件合并命令的使用

教师姓名陈继红授课班级13秋计算机班授课类型实践课课时2课时 教学内容分析 1.教材地位与作用:《办公自动化高级应用案例教程》是一门必修的专业课,该 课程对学生动手操作能力的要求较高,学好该课程对计算机应用专业文秘方向就业的 学生来说是十分重要的。 2.教学内容处理:《邮件合并命令的使用》是《办公自动化高级应用案例教程》 第三章第四节的内容,但我在教学时我模拟了一个场景,即我班要“召开家长会”,这一项目贯穿整个办公软件篇,具体教学时又将此项目分解成几个小任务:家长会会议 内容的搜集与安排、会议PPT的制作、邀请函主文档的制作、信息的搜集(主要是家 长姓名、邮箱、家庭地址、邮政编码等)、邀请函的制作与发送、接待会务安排等。该 任务中除邀请函的批量生成与发送是新知识外,其他知识点在一年级《计算机应用基 础》课程中都已学习,所以如何生成多份不同称谓的邀请函,如何把邀请函发送到家 长邮箱中,则是本节的重点,而完成该任务所用到的命令是邮件合并。“邮件合并”是WORD的高级应用,在现代办公自动化方面用处很大,公司企业、学校、政府办公, 经常要发大量通知、商品邮寄广告、录取通知书、成绩单、会议邀请函等,使用WORD 中“邮件合并”功能可大大提高工作效率,具有很高的实用性。该知识点在计算机操 作员中级技能鉴定考试和全国计算机等级考试二级MSOFFICE中都占10分左右,但邮件合并命令使用对学生来说是一个陌生的知识点。 本次课设计三个教学案例——邀请函的批量生成与发送、信封的制作与批量生成、成绩单的批量生成。 学生情况分析 1.教学对象为中职计算机专业二年级学生,他们对操作实践课较感兴趣,同时对 本节课的内容有一定的求知欲。因此在安排教学时,应充分激发学生学习的热情,进 一步调动学生学习的积极性,让他们在教师的引导下进行自主、探究式学习。 2.学习本课内容前,学生已经熟悉了WORD文档编辑功能,EXCEL电子表格数据处理功能,有一定的操作能力和自学能力。学生毕业后部分是从事文秘工作的,所 以学生对办公软件的高级应用还是挺感兴趣的。 3.学生自主学习、协作学习能力相对较差,邮件合并是属于高级应用方面的内容,对学生来说是一个较陌生的功能,学生要掌握好会有一定的难度,因此考虑组成小组 合作学习、交流、探究,并让学生多上机操作巩固强化。并将相关自主学习的教学资 料放在“耕耘中职”教学网站,让学生充分适应教师的“做中学,做中教”的教学理念。 教学目标知识目标 1.理解邮件合并的含义和应用; 2.掌握邮件合并的基本方法及操作步骤; 3.掌握邮件合并中插入文字域和数字域的方法; 4.掌握数据源的编辑和选择。 能力目标 培养学生信息检索及在日常生活中灵活运用邮件合并解决实际问 题的能力。 德育目标 通过“邮件合并”的学习,培养学生自、合作学习、团结互助的能 力,同时渗透效率意识。 教学重点1.合理运用“邮件”选项卡,完成邮件合并;2.插入域的方法; 3.数据源的编辑和选择。

word2003邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统,其运算功能十分强大,不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名,尤其是排名功能,可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是,它的打印功能不太强大,学生的成绩通知单只能打印成一行,因此很长,必须用8K纸,这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸,也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸,整个打印过程要花20多个小时,中途还不能断电或死机。针对这种情况,笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。

第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行: ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”; ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”; ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(图2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。

邮件群发之“word邮件合并”方法

邮件群发之“Word邮件合并法” 想要做好邮件群发,一定要先做好2个准备工作! 第一:首先要先收集好客户准确邮箱,用Esxel表格保存,建议按“客户类别”分类收集,比如“合作客户,跟进客户等等”且抬头是“姓名,公司名称,邮箱”(这个是邮件发送的根本,没有表格或者表格没有注明抬头内容,是无法完成Word邮件合并的) 第二:就是邮件素材的收集(外贸圈,和公司邮件的分类,新闻……)

当有了以上2个准备后,我们就可以开始邮件群发了! 步骤如下: 第一:把找到的素材复制到Word上 第二:点击Word上的“邮件”选择“邮件合并”再点击“电子邮件” 第三:然后点击“选择收件人”中的“使用现有列表”(这个现有列表就是我们最开始说的收集客户邮箱的Esxel表格了)

第四:如图弹出窗口,在弹出的页面窗口上去找到保存客户邮箱的Esxel表格的位置 第五:点击找到exsel表格后在弹出的窗口上选择你这次所以发送的客户类别,然后点击“确认”

第六:如果你想在该“客户分类”中选择几个人发送或者不想发送给那几个客户,可点击“编辑收件人列表”在“列表中选择你要发的客户”(如果没有这需求可以跳过这个步骤) 第七:你还可以选择收件人的地址块,作用是Word会在发送邮件的时候自动替换成你列表中该客户人邮件地址!(发中国客户的公司,如果没有强制要求是没有必要用这个步骤的,建议可以直接跳过)

第八:如果你还想在邮件当中插入问候语可以点击“问候语”(默认是英文的,建议在写内容前我们可以自己输入个性华的问候语,显得更有贴切)(没有特定要求的伙伴此步骤也可以跳过)

Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007,比较发现2007比2003更为实用,当然中间也有小的BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。 1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档,建立上你需要的“字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\”这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显示使用。如下图: 注意:在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们在建立EXCEL表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MS WORD2007建立一个新文档,或者打开你已经建立好的文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的文档的模板,而全部EXCEL数据表中的数据,将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实现图文输出。 当我们建立好WORD2007文档后,我们就可以建立“邮件合并”了,在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档(就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。

word邮件合并的高级应用

Word邮件合并技巧 “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源

提高办公效率 WORD邮件合并技巧4则

邮件合并是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对邮件合并的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。 word教程 1.用一页纸打印多个邮件 利用Word邮件合并可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个分节符,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的查找内容框内输入 ^b,在替换为框内输入^l,单击全部替换,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2.一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的学生成绩报告单,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上被评为学习标兵,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到插入Word域。在邮件中需出现不同文字的地方插入插入Word域中的ifthenelse(I)。以学生成绩报告单为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中插入Word域,选择下级菜单中的 ifthenelse(I),在出现的对话框中填入,单击确定按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3.共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel 工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。 4.筛选与排序 用邮件合并帮助器中的查询选项,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。

最新邮件合并操作步骤资料

(一) 制作大量信函 由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档 中”。在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件 制作即可。 1. 启动Word2007,打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源 中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。 2. 点击“邮件”工具栏中的“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”,如下图所示, 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。 3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步: 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,打开“选取数据源”对话框。 6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮 图 5 7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮,返回Word编辑窗口。

word邮件合并,两个表格

竭诚为您提供优质文档/双击可除word邮件合并,两个表格 篇一:邮件合并后到一张纸上打印多个表格 我在word邮件合并中遇到一个新的问题,合并完后一张纸上只有一张卡片,为了打印方便,也不浪费纸张,如何把每一页上的卡片排版到一页纸上来。而不是一张一张的复制粘贴,因为合并后有一百多页,一张一张的复制就太慢了,能有什么方法非常简洁的一下子就排到一张纸上去?谢谢利用word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”,使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用word 的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

篇二:word邮件合并制作成绩表 word邮件合并批量制作有照片的工作证 word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则word邮件合并应用实例,制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“e:\职工信息”。 建立职工信息数据库 使用excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“e:\\职工信息\\001.jpg”,注意这里是双反斜杠,制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”,如图1所示。 图1 创建工作证模版 启动word20xx,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,

邮件合并的操作方法

Microsoft Office邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel 为例。下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。图二 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面,step by step,follow me: 1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。 2.插入数据域这里,我以插入新生姓名为例。 2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前) 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图: 2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示): 3.查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学

Word与Excel结合使用——邮件合并的教学在学校工作,难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的,比如运动会的奖证,三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了,一看550人的庞大队伍,这要是写或者人工排版,不定要划好长时间,对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的,好在这次划的时间并没那么久,欣喜之余拿出来分享一下! 设计思路:建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息,一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息,保持打印的格式一致! 采用的方法:WORD的邮件合并功能 实施步骤: 1、创建电子表格,因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示,已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息,因为要调用,标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。 以上只列出了Sheet1工作表部分名单,在整理过程中要删除空白行或无意义的行,以免出错!以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件(2000版可能有所不一样),在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并” 3、出现邮件合并向导:

选择右边向导中的“信函”复选框,下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步:“撰写信件”,到这里一直是下一步,到了这里,要选取数据源了,出来一个浏览窗口。

找到桌面上这个备用的电子表格文件,“打开”: 因为我们整理的数据在工作表1中,所以就选择第一个表: 选择表1所,我们要打印的数据出来了,“全选”后确定。这个数据表就可以使用了,下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。 4、设计WROD中的格式:

Word 2013 邮件合并详解

Word 2013 邮件合并详解 摘要:公务活动中,经常会遇到要设计这样的文档:部分内容重复不变,而部分内容会按一定规范变化;而变化部分数据量较多,可用Excel或数据库或其它形式的列表以数据源文件存放。例如:招生录取通知书、邀请函、成绩通知单等。使用Word的邮件合并可方便实现这一功能。本文以Word 2013为例设计一个邀请函来详细说明邮件合并的使用。 关键字:Word, 2013, 邮件合并, 域, 邀请函 效果预览: 每份邀请函抬头不 同,正文相同

步骤 1.使用电子表格软件Excel创建一个含邮件联系人工作簿文档“邮件联系人地 址”,在工作表sheet1中输入数据,注意第一行须为名称行(字段行): 2.新建一Word空白文档,输入并制作文档内容(即不变部分): 待插入内容 3.使用“邮件”|“开始邮件合并”|“选择收件人”:

4.单击“选择收件人”工具(或单击其下方的三角形按钮),在弹出的对话框中, 选定“使用现有列表”: 5.选取在第1步中制作的Excel文件“邮件联系人地址” 6.选取工作表 7.使用“邮件”|“开始合并邮件”|“编辑收件人列表”命令:

8.在打开的对话框中,可编辑收件人,如只选定部分联系人、重新排序、按一 定规则筛选(如职务、称为、城市等): 9.下面是使用“筛选”的示例,条件是:“称谓”|“等于”|“女士”: 效果:

10.若想恢复筛选前数据,再使用“筛选”对话框设置条件为“无”即可: 11.光标放到待插入内容处,使用“邮件”|“编写和插入域”|“插入合并域” 单击“插入合并域”选择适当的字段:

Word邮件合并实例

Word邮件合并实例:批量制作有照片的工作证 一、素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“D:\职工信息”。 二、建立职工信息数据库 使用Excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“D:\\职工信息\\1.jpg”,注意这里是双反斜杠,制 启动Word 2003,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然,这仅是一个示例,你完全可以设计出更好看的版式来。 步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项,调出“邮件合并”工具栏。 步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标),弹出“选择数据源”对话框,选择刚才建立的“职工信息表”,点击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”,如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。

步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格,点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标),弹出“插入合并域”对话框,在该对话框中的域列表中选择“姓名”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置,如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 步骤4 以相同的方法,将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内,我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号),注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。 步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标),将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”,并重新生成Word 文档,至此,“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 小提示:如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人,没关系,你可以按“Ctrl+A”全选,然后按F9键对文档进行刷新。还不行,你只有把这个文档先保存关闭了,然后再打开,全选,按F9键对文档进行刷新。

自定义邮件合并(word域的用法)

自定义邮件合并 自定义邮件合并时,可以指定要合并的数据,预览合并文档并精细调整合并结果。例如,可以向特定的顾客(如位于特定邮政编码地区的顾客)发送邮件。或者可以利用Word 中的域提示您输入与顾客约会的日期和时间,或针对购买数量超过10 件的用户添加折扣说明。 请选择: 对要合并的数据记录进行排序和筛选 打印前预览并精细调整合并文档 设置合并数据的格式 使用Word 域自定义合并文档 用于邮件合并的Word 域 了解使用Word 域。 请选择: ASK 域 FILL-IN 域 IF...THEN...ELSE 域 MERGE RECORD # 域 MERGE SEQUENCE # 域 NEXT RECORD 域 NEXT RECORD IF 域 SET BOOKMARK 域

SKIP RECORD IF 域 域代码:Next 域 { NEXT} 指示Word 将下一个数据记录合并到当前生成的合并文档中,而不是重新开始一个新的合并文档。Next 域不产生打印结果。Word 在用“工具”菜单中的“邮件合并”命令设置邮件标签和信封主文档时使用该域。要列出同一文档中多个数据记录的信息,例如一个成员目录或一张价目表,可在“工具”菜单的“邮件合并帮助器”对话框中选择“分类”主文档类型。而且NEXT 域对于在同一个合并文档中打印指定数目的数据记录也是很有用的。 在主文档中第一组合并(MERGEFIELD)域之后插入NEXT 域,否则,Word 在合并时会跳过第一个数据记录。在主文档中对合并域和NEXT 域重复的次数应以填满一页为准,或者为所需的数据记录个数。注意 NEXT 域不能用于脚注、尾注、批注、页眉、页脚或数据源中。NEXT 域不能嵌套在其他域中,也不能与SKIPIF 域联用。 示例 以下示例在每个结果合并文档中打印三组姓名和电话号码: { MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } { NEXT }{ MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } { NEXT }{ MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } 域代码:NextIf 域

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件

使用word中的邮件合并功能逐条发送对应内容的邮件: 注:使用此功能,必须使用的邮件发送接收软件是outlook。 第一步:新建一个EXCEL表格,将需要发送的EXCEL表格内容做成适宜发送的形式,要求如下: 1、无表头; 2、最后一列是邮箱地址; 3、尽量加上表格边框,这样在发送的邮件中数据排列会比较清楚。 如图示: 第二步:新建一个WORD文档,将第一步中做好的EXCEL表格第一行中除了最后一列邮箱的内容复制粘贴到WORD文档中 第三步:选中上一步中粘贴的EXCEL表头右击鼠标,选择插入一行 若该表格的有很多列,可以在“页面布局”菜单中选择“纸张方向”为“横向”,

然后再选中刚才粘贴的EXCEL表格右击选中“自动调整”的“根据窗口调整表 格”。 第四步:选中“邮件”菜单点击“开始邮件合并”的“邮件合并分步向导”, 出现,选择类型是“电子邮件”,然后点击“下一步”,直到第3步,点击“浏览”选择第一步中新建的EXCEL表格,如:

然后点击“确定”,出现第一步中的EXCEL表格内容被逐条选中的对话框 点击“确定”。 第五步:鼠标分别点进word中的表格的第二行的每一个空格,点击“邮件”菜单中的“插入合并域”的相应的内容,即可逐个建立与原EXCEL表格中的数据源的关联引用关系,如:鼠标点进“姓名”下的空格,然后选择如图示: ,word文档中的表格会变

成,以此方法挨个建立数据关联。 第六步:全部关联完毕后,表格如图示: ,然后点击下一步, 直到“第5步”

,此时,点击左右翻键,可以预览数据,如: 。此时点击“完成合并”,即出现下图

“邮件合并”具体操作步骤

“邮件合并”具体操作步骤 下面,以word文档《学生基本信息表》和Excel文档《学生学籍信息》为例,讲解电子表格内的信息导入word文档的方法。 把电子表格内的学生信息导入word文档,要用“邮件合并”的方法。具体操作为: 打开《学生基本信息表》(为了操作方便,建议将修改好的《学生学籍信息》和《学生基本信息表》复制粘贴到电脑桌面),单击左上角“工具”,在弹出的对话框中单击“信函与邮件”,在后面弹出的对话框中单击“邮件合并”。这时,在文档右侧弹出一个“邮件合并”对话框。 单击“邮件合并”对话框右下角“下一步:正在启动文档”后,仍然单击“下一步:选取收件人”,继续单击“下一步:撰写信函”。这时,在电脑桌面正中间弹出一个“选取数据源的对话框”。 在“选取数据源的对话框”内单击桌面,在后面的方框内找到《学生学籍信息》,单击该对话框右下角“打开”。这时“选取数据源的对话框”变为“选择表格”对话框。 在“选取表格”对话框中单击学校学生信息所在的工作表,弹出“邮件合并收件人”对话框,单击该对话框“确定”,中间对话框消失。 继续在“邮件合并”对话框中操作。将鼠标放在《学生基本信息表》中“姓名”后面的基础数据单元格内,单击右下角“下一步:撰写信函”,单击该对话框中“其他项目”(在“邮件合并”对话框中上部,字体蓝色)。这时,桌面中间弹出“插入合并域”对话框。 将鼠标放在“插入合并域”对话框中的“姓名”上(此时“姓名”所在这一行为蓝色背景),在该对话框中单击“插入”,再单击“关闭”。此时,“插入合并域”对话框消失,《学生基本信息表》中“姓名”后面的基础数据单元格内出现“《姓名》”。表示电子表格中的姓名已经插入word文档了。 然后将将鼠标放在《学生基本信息表》中“性别”后面的基础数据单元格内,在“邮件合并”对话框中单击“其他项目”,在弹出的“插入合并域”对话框中找到“性别”,将鼠标放在“性

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