纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法

1总则

1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。

1.2本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。

2对象、依据及前提条件

2.1各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。

2.2依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。2.3项目验收的前提条件

2.3.1项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求；

2.3.2各个分项全部预验收合格；

2.3.3已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；

2.3.4各种验收资料完备，符合合同内容；

2.3.5经过相关主管部门和项目业主同意；

2.3.6合同或合同附件规定的其他验收条件。

3验收内容

3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。

3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。

验收抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。

合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。

4验收程序

4.1验收程序

4.1.1预验收

4.1.1.1项目竣工后经测试和试运行合格，项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。

4.1.1.2项目业主和项目承担单位组成初验小组，对项目的各项工作进行全面检查。

4.1.1.3项目承担单位提供材料：预验申请书、完成工作报告、项目总结报告。

4.1.2验收

4.1.2.1申请：预验收合格后，项目业主根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向本级档案行政管理部门提出验收申请，并提交规范的验收方案（验收材料）。

4.1.2.2经过审核，材料齐全，则由本级档案行政管理部门会同相关部门组织验收。

4.1.2.3验收组成员由本级档案行政管理部门和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。

4.1.2.4验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。

4.1.2.5验收步骤

4.1.2.

5.1业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告；

4.1.2.

5.2承担单位作关于项目加工、技术、自检（预验）情况及竣工情况的报告；

4.1.2.

5.3验收组进行现场检查和测试；

4.1.2.

5.4验收组对项目进行全面评价并给出验收意见；

4.1.2.

5.5验收组组长宣读验收意见。

4.1.2.6验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交本级档案行政管理部门以及相关部门和项目业主存档。

5验收结论

5.1 验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。

5.2项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理：5.2.1未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的；

5.2.2所提供的验收材料不齐全或不真实的；

5.2.3项目的内容、目标或技术指标等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的；

5.2.4 项目实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；

5.2.5没有对数据、相关系统或设备进行试运行，或者试运行不合格；

5.2.6项目经费使用情况审计发现问题的；

5.2.7违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。

6验收结论确认和处理

6.1由本级档案行政管理部门会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论，并进行确认。

6.2项目验收结论的处理

6.2.1验收结论为验收合格的，项目业主将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档（doc格式），分别报本级档案行政管理部门以及相关部门备案。

6.2.2验收结论为需要复议的，业主和承担单位在一个月内补充有关材料或者进行相关说明。

6.2.3验收结论为验收不合格的，业主和承担单位限期整改，整改后试运行合格的，项目业主重新申请验收。

6.2.4未通过验收的档案数字化加工项目，不得交付使用。

6.3项目交接：项目竣工验收合格后，应办理项目交接手续。项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。

7附则

7.1本办法由自治区档案局负责解释。

7.2本办法自公布之日起实施。

附件：纸质档案数字化加工项目验收资料

附件：

纸质档案数字化加工

项目验收资料

项目名称：

项目编号：

项目业主：（盖章）

联系人：

联系电话：

起止日期：年月——年月

验收日期：年月日

纸质档案数字化加工项目验收会议议程

时间：年月日

地点：

主持人：

一、宣布验收组成员名单和验收组组长；

二、验收组长主持验收工作：

1.业主单位作项目工作及试用情况报告；

2.承担单位作关于项目实施情况、自检（预验）情况及竣工情况的报告；

3.验收组进行现场检查和测试；

4.验收组对项目进行全面评价并给出验收意见。

5.验收组组长宣读验收意见。

三、项目业主单位领导讲话；

四、有关领导及代表讲话。

纸质档案数字化加工项目验收大纲

一、验收对象：

二、项目来源：

三、组织验收单位：

四、验收形式：会议结合现场测评。

五、验收组织：成立验收组，由名专家及相关人员组成。验收组设组长1名，组员名。

六、验收依据：合同及档案信息化相关标准规范。

七、验收目的：由验收组对项目进行评价，做出项目可否验收的结论。

八、验收内容：

1.审查是否完成项目合同所明确规定的全部指标；

2.审查验收材料是否正确、规范、完整并符合要求；

3.检查数据是否符合标准规范，测试项目实施的效果；

4.对有关问题进行质询并提出改进意见。

九、验收程序

1.查阅：查阅项目承担单位提供的验收文件；

2.审查：对项目业主单位的有关技术指标、业务资料、数字化加工流程单和文字记录进行审查；

3.分析：对验收中认定的事实及有关资料进行整理和比较分析；

4.评价：对项目合同完成情况进行综合评价。

十、验收会形成的文件：验收报告。

纸质档案数字化加工项目

业主单位工作报告

项目名称：

项目编号：

项目业主单位：（盖章）项目承担单位：（盖章）起止时间：年月—年月

纸质档案数字化加工项目

承担单位实施报告

项目名称：

项目编号：

项目业主单位：（盖章）项目承担单位：（盖章）起止时间：年月—年月

纸质档案数字化加工项目

经费决算报告

项目名称：

项目编号：

项目业主单位：

起止时间：年月—年月

项目专项资金决算表

项目名称：项目编号：

填报单位：（盖章）填报时间：年月日

项目负责人：（签章）填表人：（签章）

纸质档案数字化加工项目

验收材料

项目名称：

项目编号：

项目业主单位：（盖章）起止时间：年月—年月验收日期：年月日

验收资料清单