公司公关事务管理守则.doc

公司公关事务管理制度1

公司公关事务管理制度

公司的国内外来宾及公司领导接待工作除由公司总裁或其、1

他高级管理人员亲自接待以外。其余由行政管理部门负责

安排接待工作。

外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办、2

理。

、外事接待工作的基本原则是：认真负责，热情周到，不卑3

不亢，言行得体，严守秘密。

接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的国内外宾客来访，、4

交通工具和抵离时间，提前通知有关单位和人员做好接送

准备。

、国内外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及5

兴趣、意愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接

待方案，报请主管总裁批准。

、有关单位根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务6

洽谈。洽谈中遇有非权限内的事情，要向主管领导请示，

来不及逐级请示时可直接请示主管总裁。

、安排外宾用餐，除特殊情况外。原则上陪同人员不超过名，7

坚决杜绝高消费、安排娱乐活动时我方陪同人员亦应控制，

大吃大喝等现象的发生。

、对于本公司附属外埠单位人员的来访，按通常规定接待，8

如对方级别较高或对公司的业务开展具有重要意义，必须

将接待方案报集团主管总裁审批。

、在接待来宾过程中，要认真做好安全保卫9

、瑞森公司接待服务规定10

本公司为了规范前台员工的电话接待服务，特制订如下

规定：

电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电

话铃声响）响铃时1

起三声之内必须有人接听电话，以免引起顾客失望或不快。

来电话指名找人时，应问清对方姓名，如找员工，应）找人时2

礼貌告知对方，上班时间不能转接电话，如有急事，让对方留

言并及时转告；如是业务电话，请对方留下电话、姓名、公司

名称，并作好详细记录，及时转交给领导或相应的员工。

一般由前台人员接听，其他人员一律不准接听电话，接听时）3

新员工对本店情况知之不多时，不要抢接电话，以免一问三不

知，给顾客留下不良印象。

“对而要有礼貌地告诉对方不能大声叫嚷，对方说话声音小时，）4

。不起，声音有点小”

通话时如果有其他客人进来，不得置之不理，应该点）通话时5

，然头致意，如果需要与他人讲话，应礼貌地说“请您稍等”

后捂住话筒，小声交谈。

通话中突然中断，应立即挂上电话，再次接通后要表）中断时6

示歉意，说明原因。

打完电话，不得自己先挂电话，应该等对方挂断之后）挂断时7

再轻轻放下话筒。

公司来宾参观管理规定、11

）申请与许可：1

）与参观公司者，必须事先与预约室主任联系，填写“参观1（

。并正式提出申请，然后，转交相关部门负责公司申请书”

人审批；

）相关部门对“参观公司申请书”进行审核，已经批准即2（

转交总务部；

）由总务部填写参观内容、范围与路线，然后交副总裁审3（

批。

2）许可资格

）凡持有公司印制的“公司参观许可证”者，有

资格进入公1（

司参观；

）凡事先用电话或其他方式与本公司联系。并经由总务部批2（

准者，有资格进入公司参观

凡合乎下列条件，并经由副总裁许可者，有资格进入公司）3（

参观：

并征得有关部事先与本公司总部或其他事业部门联系过，

门许可者；

主顾及其介绍给本公司的人：

政府机构、社会公众团体及其介绍给本公司的人：

其他希望参观者

）参观者胸卡：3

申请者必须向公司总务部出示“公司参观许可证”以及“参观公

“许总务部在参观公司申请书上填写。“参观者胸卡”领取，司申请书”

可证号”后转交门卫。

照：）拍4

公司公文发放及流程管理制度汇总1

公司公文收发及流程管理制度

一、总则

为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门的公文管理工作。

三、管理责任

1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。

2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行《保密制度》，以保证公司秘密文件及事项的安全。

四、公文种类

公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。第1 页共12 页

请示：适用于向上级请求批示、批准。

批复：适用于答复下级请示的事项。

函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。

五、行文规则

1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越

级行文。

2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。

3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。

4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。

5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。

6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。

7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。

六、签收规则

1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

2、各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作，对来文进行清点、核对与检查并履行签收手续。

3、签收人员对来文进行清点、核对后，要进行签收登记，然后根据文件的性质、重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分工，将签收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手续，即填写《文

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件签收登记表》（见附表一）。

4、公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上《文件报批表》（见附表二），公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。

5、凡属公司领导批转其他部门办理的公文，收发人员要按要求进行公文批转登记，即填写《批转文件登记表》（见附表三），并将批转的文件复制一份存档。

6、对于需要传阅的文件，收发人员要附上《文件传阅表》（见附表四），送达规定的传阅范围内的有关人员传阅。

7、办理完毕的文件要随时收集、及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上《文件报批表》；属传阅的文件归档时要附上《文件传阅表》）。

七、发文规则

1、发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

2、公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。

3、草拟公文应当做到

⑴符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。如提出

新的政策规定，要按制度审批。

⑵篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。

⑶人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。⑷公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。

八、公文格式

1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。

2、公文的字体采用“宋体”形式。

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3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下：

总经办粤晟总字

行政部粤晟行字

财务部粤晟财字

凯诺晟公司粤晟字

九、公文的校正程序

先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步编制文件，按文件形式书写并进行文字的修饰和校对。

十、公文审批程序

1、公司的公文采取逐级审批的程序，根据《职务说明书》的约定，应将拟制的公文报送直接上级审核。

2、公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门

3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。

4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审核。交公司领导审批《公文审批表》。

十、公文签发办法

1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的文件；

2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发；

3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。

4、公文在公司领导签字或用印后生效。

5、文件收发人员负责本部门的发文工作：对于公司全部发文，要进行登记，即填写《发文登记表》（见附表六）。

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6、文件收发人员将公文原件进行归档管理；将公文的复印

件发至抄送部门；存档公文应为原件。

十一、收发效率与管理

1、公司行政部负责公司的文件收发工作，所有上报、下达的文件一律由行政部人员进行登记，即填写《文件签收登记表》、《发文登记表》和《批转文件登记表》。

2、文件收发人员必须尽职尽责，在收文和发文的各个环节都要严格登记手续，使文件的流转方向和办理过程一目了然。

3、文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门（个人），不得在手中积存，以免造成办公效率低下。

4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批公文签署意见并批转或交办。

5、所有办毕文件都应立卷归档（具体办法见另行发布的《档案管理制度》）。附：

本制度最终解释权归公司行政部。

本制度自颁布日起生效。

行政部

2012年2月29日

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公司文件签收登记表

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公司文件报送单

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公司文件批转登记表