沟通和信息管理

《工程项目管理》课程教案首页

备注：教学进程一栏可根据教学内容的多少自定页数

沟通与信息管理

一、本模块教学内容

沟通管理、信息管理、现代信息技术在项目管理中的应用

二、本模块的教学方式

课堂讲授为主。沟通管理部分以具体工程项目的手册为案例以加深对该部分知识的理解。信息管理部分以P3软件为例介绍其结构和主要功能，让学生通过P3软件的了解认识项目管理软件的主要功能；为增加学生对P3软件的感性认识，上课地点可设置工程管理模拟实验室进行。

三、本模块师生活动设计

1．沟通管理师生活动设计

⑴让学生讨论日常生活和学习中缺乏沟通或沟通不到位产生的不良影响

⑵分析工程项目系统内部间的沟通、系统与外部环境间沟通的必要性、复杂性

⑶分析工程项目沟通的影响因素及项目沟通的障碍

⑷介绍工程项目冲突管理及工程项目沟通方式，并以项目手册为重点教学讲解

⑸介绍工程项目中项目经理与业主、与承包商、与职能部门、与政府部门的沟通，项目经理部内部的沟通等几种主要的沟通。

2．信息管理

⑴让学生讨论项目中有些什么信息，并引导学生对信息分类；

⑵接着让学生讨论项目中的这些信息之间有无联系，并引导学生进一步分析相互间的联系和影响，并以施工进度计划信息与材料和设备采购计划信息间的关系为例加深学生对项目信息的相关性理解。

⑶引入主题内容：如何进行项目信息管理？并分析项目信息管理的要求

⑷分析工程项目报告系统及工程项目文档管理

⑸在上述内容基础上进一步介绍项目管理信息系统总体描述及建立过程

⑹最后介绍现代信息技术对项目管理的影响；我国工程项目管理中信息技术应用中存在的问题，项目管理中应用软件的主要功能。

四、讲课提纲

提纲要点：

（一）沟通管理

1．概述

2．项目的组织行为问题

3．项目中几种重要的沟通

4．项目沟通障碍和冲突管理

5．项目沟通方式

6．项目手册

（二）信息管理

1．概述

2．项目管理信息系统

3．工程项目报告系统

4．工程项目文档管理

5．项目管理中的软信息

6．现代信息技术在项目管理中的应用

（一）沟通管理

1．概述

1）协调

协调是项目管理的一项重要工作，在项目实施过程中，项目经理是协调的中心和沟通的桥梁在整个项目的目标设计、项目定义、设计和计划、实施和控制中有着各种各样的协调工作。

例如：

?项目目标因素之间的协调；

?项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调；

?各专业技术方面的协调；

?项目实施过程的协调；

?各种管理方法、管理过程的协调；

?各种管理职能如成本、合同、工期、质量等的协调；

?项目参与者之间的组织协调

2）沟通

沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。通过沟通可以达到：

⑴是总目标明确，项目参加者对项目的总目标达成共识。

⑵使各种人、各方面互相理解、了解，建立和保持较好的团队精神，使人们积极地为

项目工作。

⑶使人们行为一致，减少摩擦、对抗，化解矛盾，达到一个较高的组织效率。

⑷保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透明性。

3）项目沟通的困难

⑴需要复杂的沟通网络。

⑵交流和沟通的难度增加。

⑶各参与者的行为动机不一致。

⑷项目的一次性决定了组织的摩擦大。

⑸反对变革的态度。

⑹人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言使沟通产生障碍。

⑺在项目实施过程中企业和项目的战略方针和政策的稳定性

2．项目中的组织行为问题

1）项目组织行为的影响因素

2）业主的行为问题

3）承包商的组织行为问题

4）项目经理的行为问题

3．项目中几种重要的沟通

1）项目经理与业主的沟通

业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，而项目经理为业主管理项目，最重要的职责是保证业主满意。要取得项目的成功，必须获得业主的支持。所以，作为项目经理，应该做到以下几点：

⑴项目经理首先要理解总目标、理解业主的意图、反复阅读合同或项目任务文件。

⑵让业主一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个结果。

⑶业主在委托项目管理任务后，应将项目前期策划和决策过程向项目经理做全面的说明和解释，提供相信的资料。

⑷项目经理应该自己指导项目实施和指挥项目组织成员。

2）项目管理者与承包商的沟通

⑴应让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务及职责等，应向他们解释清楚，做详细说明，增加项目的透明度。

⑵指导和培训各参加者和基层管理者适应项目工作，向他们解释项目管理程序、沟通渠道与方法，指导他们，并与他们一齐商量如何工作，如何把事情做得更好。经常解释目标、解释合同、解释计划，防止产生对抗。

⑶项目管理者在观念上应该认为自己是提供服务，应经常强调自己是提供服务、帮助，强调各方面利益的一致性和项目的总目标，而不应该随便对承包商动用惩罚权。

⑷在招标、商签合同、工程施工中应让承包商掌握信息，了解情况，以做出正确的决策。

⑸项目管理者应及时寻找和发现对计划、控制有误解，或有对立情绪的承包商和可能的干扰。

3）项目经理部内部的沟通

项目经理所领导的项目经理部是项目组织的领导核心，在项目经理部内部的沟通中项目经理起着核心作用，如何协调各职能工作，激励项目经理部成员，是项目经理的重要课题。

⑴项目经理应注意与技术专家的沟通。

⑵建立完备的项目管理系统，明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通的方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事。但是也

不能过于依赖程序。

⑶由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如：

●采用民主的作风，不独断专行。

●改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人。

●公开、公平、公正地处理事务。

●在向上级和职能部门提交报告中应包括对项目组成员好的评价和鉴定意见，项

目结束时应对成绩显著的成员进行表彰，使他们有成就感。

⑷对以项目作为经营对象的企业，应形成比较稳定的项目管理队伍。

⑸职能人员的双重忠诚问题。

⑹建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定期客观地、慎重地对成员进行业绩考评，在其中剔除运气、不可控制、不可预期的因素。

4）项目经理与职能部门的沟通

⑴项目经理和职能经理的协调是项目成功的关键

⑵项目经理必须与发展与职能经理的良好工作关系，这是他的工作顺利进行的保证。

⑶项目经理和职能经理之间有一个清楚的快捷的信息沟通渠道，不能发出相互矛盾的命令，两种经理必须每日互相交流。

⑷项目经理和职能经理

⑸项目组织给原组织带来变化，必然要干扰已建立的管理规则和组织机构，项目经理的设立对职能经理增加了一个压力来源。

⑹职能管理是企业管理机构的一部分，有强大的高层支持。

⑺主要的信息沟通工具是项目计划，项目经理制订项目的总体计划后应取得职能部门资源支持的承诺。

4．项目沟通障碍和冲突管理

1）常见的沟通问题（多起源于沟通障碍）

⑴项目组织或项目经理部中出现混乱，而项目经理无法调解争执或无法解释。

⑵项目经理部经常讨论不重要的非事物性主题。

⑶信息未能在正确的时间内，以正确的内容和详细的程度传达到正确的位置。

⑷项目经理部中没有应有的争执，但它在潜意识中存在。

⑸项目经理部中存在或散布着不安全、气愤、绝望的气氛。

⑹实施中出现混乱人们对合同、对指令、对责任书理解不一或不能理解，特别是在国际工程以及国际合作中，由于不同语言的翻译造成理解的混乱。

⑺项目得不到职能部门的支持，无法获得资源和管理服务。

2）沟通问题原因分析

⑴开始项目时或当某些参加者介入项目组织时，缺少对目标、责任、组织规则和过程统一的认识和理解。

⑵目标之间存在矛盾或表达上有矛盾，而各参加者又从自己的利益出发解释，导致混乱。项目管理者没能及时作出解释，使目标透明。

⑶缺乏对项目组织成员工作的明确的结构划分和定义，人们不清楚他们的职责范围。项目经理部内工作含混不清，职责冲突，缺乏授权。

⑷管理信息系统设计功能不全，信息渠道、信息处理有故障，没有按层次、分级、分专业进行信息优化和浓缩。

⑸项目经理的领导风格和项目秩序制的运行风气不正。

⑹协调会议主题不明，项目经理权威性不强，或不能正确引导，而与会者不守纪律。

⑺有人滥用分权和计划的灵活性原则，违背或不符合总体目标，并与其他同级部门造成摩擦，与上级领导产生权利争执。

⑻使用矩阵式组织，但人们并没有从直线式组织的运作方式上转变过来。组织运作规则没设计好，项目经理与企业职能经理的权力、责任界限不明确。

⑼项目经理缺乏管理技能、技术判断力或缺少与项目相应的经验，没有威信。

⑽业主或企业经理不断改变项目的范围、目标、资源条件和项目的优先级。

3）组织争执

⑴项目中的争执

●目标争执

●专业争执

●角色争执

●过程的争执

●项目组织间的争执

⑵正确对待争执

正确的方法是通过争执发现问题，讲出心里话，暴露矛盾，获得新的信息，然后通过积极的引导和沟通达成一致，化解矛盾。

⑶解决争执的措施

回避、妥协、和稀泥的方法以双方合作的方法解决问题通过协商或调停的方式解决由企业领导裁决采用对抗的方式解决。

5．项目沟通方式

1）沟通方式

⑴双向沟通（有反馈）和单向沟通（不需反馈）

⑵按流向分为：垂直沟通，即按照组织层次上下之间沟通；横向沟通，即同层次的组织单元之间的沟通；网络状沟通。

⑶正式沟通和非正式沟通

⑷语言沟通和非语言沟通

2）正式沟通

⑴正式沟通的概念

正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的。他由项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并采用正式的沟通方式。正式沟通方式和过程必须经过专门的设计，有专门的定义。其特点如下：

①有固定的沟通方式、方法和过程，她一般在合同中或在项目手册中被规定，作为大家的行为准则。

②大家一致认可，统一遵守，作为组织的规则，以保证行动一致，组织的各个子系统必须遵守同一个运作模式。

③这种沟通结果常常有法律效力，它不仅包括沟通的文件，而且包括沟通的过程。

⑵正式沟通的方式

①项目手册：包括极其丰富的内容，它是项目和项目管理基本情况的集成，它的基本作用就是为了项目参加者之间的沟通。其内容包括：

–项目的概况、规模、业主、工程目标、主要工程量；

–各项目参加者；

–项目分解结构；

–项目管理规范等。

–项目手册是项目的工作指南。

②各种书面文件，包括各种计划、政策、过程、目标、任务、战略、组织结构图、组织责任图、报告、请示、指令、协议。

●在实际工程中要形成文本交往的风气和习惯。

●定期报告制度，建立报告系统，及时同伴工程的基本情况。

●对工程中的各种特殊情况及其处理应作记录，并提出报告。

●工程过程中涉及各方面的工程活动都应有相应的手续和签收的证据。

③协调会议

●种类：

–常规的协调会议：在规定的时间和地点举行，由规定的人员参加。

–非常规的协调会议，一般有：

A 信息发布会；

B 解决专门问题的会议，即在特殊的困难、事故、紧急情况时进行的磋商；

C 决策会议，即业主或项目管理者对一些问题进行决策、讨论或磋商。

●作用：

–可以获得大量的信息，以便对现状进行了解和分析。

–布置下阶段的工作，调整计划，研究问题的解决措施，选择方案，分配资源。

–造成新的激励，动员并激励各参加者努力工作。

●协调会议的组织：

–事前筹划

–会中的控制

–会后处理

④通过各种工作检查，特别是工程成果的检查验收进行沟通。

⑤其他沟通方法，如指挥系统、建议系统、申诉制度、离职交谈。有些位于正式和非正式之间。

3）非正式沟通

⑴非正式的沟通的形式

非正式沟通是通过项目中的非正式组织关系形成的。在这些组织中人们建立起各种关系来沟通信息，了解情况影响人们的行为。

⑵非正式沟通的作用

非正式沟通反映人们的态度，折射出项目的文化氛围，支持组织目标的实现。管理者可以利用非正式的沟通方式达到更好的管理效果。

①管理者可以利用非正式沟通了解参加者的真实思想、意图以及观察方式，获得软

信息。

②通过非正式沟通可以解决各种矛盾，协调好各方面的关系。

③可以产生激励作用。

④非正式沟通获得的信息有参考价值，可以辅助决策，但需要特别谨慎。

⑤承认非正式组织的存在，有意识的利用非正式组织，可缩短组织层次之间的鸿沟，

使大家更亲近。

⑥在作出重大决策前后采用非正式沟通方式集思广益、通报情况、传递信息，以平

缓矛盾，能及早地发现问题，将管理工作做得更完美。

⑦对小道消息引起的人心不稳定、困难和危机，可采用公开的信息政策、使项目过

程、方针、政策透明，减弱小道消息的负面影响。

6．项目手册

项目手册在项目的实施过程中有重要作用，它是项目参加者、项目管理者沟通的依据，是项目管理的依据。

1）项目概况

主要说明项目名称、地点、业主、项目编号。

2）项目总目标和说明

⑴项目的特征数据

①工程规模；

②主要工程量。

⑵项目工作分解结构图及表。

⑶总工期计划（横道图及说明）。

⑷成本（投资）计划与方案。

⑸工程说明。

3）项目参加者

⑴业主；

⑵业主企业的相关各职能部门和单位；

⑶政府审批部门（如城建部、环保部门、水电部门、社会监督机构等）；

⑷项目管理者；

⑸设计单位；

⑹施工企业等。

4)合同

⑴有效合同表；

⑵有效合同文本、附件目录及合同变更和补充；

⑶合同结构图、合同编号及相关图纸编码方法；

⑷各合同主要内容分析；

⑸各合同工程范围、有效期限；

⑹业主的主要合作责任，应完成的工作；

⑺合同以及工程中的常用缩写及专有名词解释；

⑻合同管理制度。

5）信息管理

⑴报告系统。

⑵信息编码体系。

⑶项目资料及文档管理

①各种资料的种类；

②文档系统的描述；

③资料的收集、整理、保管责任体系。

6）项目管理规范

项目参加者之间的责权利关系是通过合同规定的。项目管理规范通常由项目经理起草，由业主和各项目参加者共同确认后执行。

项目管理规范一般分为设计阶段和施工阶段两部分。

7）例：某办公楼建设工程管理规则基本内容如下：

⑴引言；

⑵项目参加者各方；

⑶项目各参加者的责任：

①业主；

②业主单位的相关部门；

③项目管理者（监理单位）；

④建筑师；

⑤专业设计工程师；

⑥施工企业。

⑷项目组织及协调关系。

⑸事物性管理：

①协调会议；

②给业主的报告；

③图纸的递交和签发；

④帐单的提交和审查程序；

⑤工程验收程序。

（二）信息管理

1．概述

1）项目中的信息流

⑴项目实施过程中的四种流动：

●A工作流

●B物流

●C资金流

●D信息流

这四种流动过程之间相互联系、相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。其中，信息流是项目的神经系统，将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。

⑵信息流主要包括两个信息交换过程

●项目与外界的信息交换过程

●项目内部的信息交换

2）项目中的信息

⑴项目中的信息主要包括：

●项目基本情况的信息

●现场实际工程信息

●各种指令、决策方面的信息

●其他信息

⑵信息应符合的基本要求：

●专业对口

●反映实际情况

●及时

●简单，便于理解

3）项目信息管理的任务

⑴组织项目基本情况的信息,并系统化,编制项目手册.

⑵项目报告及各种资料的规定.

⑶按照项目实施,项目组织,项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程,在实际工作

中保证系统正常工作,并控制信息流.

⑷文档管理工作

4）现代信息科学带来的影响

●信息技术加快了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度。

●项目的透明度增加，人们能够了解企业和项目的全貌。

●总目标容易贯彻，项目经理和上层领导容易发现问题。

●信息的可靠性增加。

●为项目提供了更大的信息容量。

●使项目风险管理的能力和水平大为提高。

●现代信息技术虽然加快了项目中信息的传输速度，但并未能解决心理和行为问题，甚至有时还可能引起反作用。

2．项目管理信息系统

1）项目管理信息系统的总体模式及主要功能

2）项目管理信息系统的建立过程

●信息的需要

●信息的收集和加工

●编制索引和存贮。

●信息的使用和传递渠道。

3）项目管理信息系统总体描述

某工程项目管理信息系统总体结构注意以下三点:

A 项目参加者之间的信息流通

B 项目管理职能之间的信息流通

C 项目实施过程的信息流通

3．工程项目报告系统

1）工程项目中报告的种类

项目中涉及的报告主要包括：

●按时间可分为：日报、周报、月报、年报；

●按项目结构可分为：工作包、单位工程、单项工程、整个项目报告；

●专门内容的报告：如质量报告、成本报告、工期报告；

●特殊情况的报告：风险分析报告、总结报告、特别事件报告；

●以及状态报告、比较报告等。

2）报告的作用

●作为决策的依据

●用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果

●总结经验，分析项目中的问题

●通过报告来激励各参加者

●提出问题，解决问题，安排后期的计划

●预测将来情况，提供预警信息

●作为证据和工程资料

3）报告的要求

为了达到项目组织间顺利的沟通，报告必须符合如下要求：

●与目标一致

●符合特定的要求

●规范化、系统化

●处理简单化，内容清楚

●报告的侧重点要求

4）项目报告系统

项目报告系统的组成

4．工程项目文档管理

1）文档管理的任务和基本要求

A 系统性

B 各个文档要有单一标志

C 文档管理责任的落实

2）项目文件资料的特点

数据包括:内容性数据和说明性数据

3）文档系统的建立

⑴资料特征标识(编码)

一般项目编码体系有如下要求：

●统一的、对所有资料适用的编码系统，

●能区分资料的种类和特征

●能“随便扩展”

●对人工处理和计算机处理有同样效果。

某工程资料编码结构

⑵索引系统

索引和文档的对应关系可见图。

5．项目管理中的软信息

1）软信息的概念

2）软信息的作用

3）软信息的特点

⑴要管理人员亲临现场,参与实际操作和小组会议时才能发现并收集到.

⑵不确定性大.

⑶容易造成决策失误.

⑷主要通过非正式沟通来影响人们的行为.

⑸常规的信息处理方式不适合.

4）软信息的获取

方式有：观察;正规的询问，征求意见；闲谈，非正式沟通；要求下层提交的报告中必须包括软信息内容并定义说明范围。

5）现在要解决的问题

⑴项目管理中，软信息的范围和结构，即有哪些软信息因素，它们之间有什么联系，进一步可以将它们结构化，建立项目软信息系统结构。

⑵软信息如何表达、评价和沟通。

⑶软信息的影响和作用机理。

⑷如何使用软信息，特别在决策支持系统和专家系统中软信息的处理方法和规则，以及如何对软信息量化，如何将软信息由非正式沟通转变为正式沟通等。

6．现代信息技术在项目管理中的应用

1）信息技术在工程项目管理中的应用概况

●集成化项目管理系统软件的开发和应用

●网络平台的项目管理

2）现代信息技术对项目管理的影响

●使项目管理信息系统能够高速有效地运行，是项目的信息管理更加快捷

●提高了项目管理的水平和效率

●促使现代化的管理手段和方法在项目中的应用

●减少管理人员数目

●实现了项目参加者、项目与社会、项目各个管理部门的联网

●为风险管理提供了很好的方法

●能够更科学、方便地开展一些特殊项目

3）我国工程项目管理中信息技术应用的差距

●管理工作尚未标准化

●工作过程中的随意性

●基础管理工作薄弱

●人员素质存在偏差

4）项目管理中应用软件的主要功能

●以网络技术为核心的项目管理软件包

●专用的工具软件

●工作岗位软件

●计算机辅助项目管理教学软件

●计算机联网软件

五、思考题

1．组织一个协调会议应进行哪些准备工作？

2．试起草一个索赔文件的索引文件结构。

3．学习P3或Project2008的操作。

DC2-04001 信息沟通与交流控制程序

信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期：2005.09.10 修订日期：发行日期：2005.09.20

内审和管理评审等信息； B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议； D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门； D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息； C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：

第七章风险、沟通及信息管理

第七章风险、协调及信息管理 一、单选题（每题1分） 1、在项目管理中最薄弱的环节是( )。 A．合同管理B．信息管理C．投资控制D．进度控制2、项目管理信息系统中，合同管理子系统的功能是( )。 A．绘制网络图和计划横道图 B．标准合同文件查询和合同辅助起草 C．进行项目合同价和实际投资的动态比较 D．根据工程进展进行投资预测 3、项目工程信息管理指的是信息( )。 A．的文字图形、语言、新技术信息等类型B．要及时收集 C．的保管方式D．传输的合理的组织和控制4、按照工程项目建设信息的产生阶段划分，不包括项目( )。 A．决策过程信息B．实施过程信息 C．运行过程信息D．组织信息 5、不确定的损失程度和损失发生的概率是指( )。 A．风险函数B．风险事件C．风险量D．损失量6、项目的信息管理的目的旨在( )。 A．在工程建设的不同阶段产生信息 B．永久的保存信息 C．使项目信息能方便和有效地获取 D．通过有效的项目信息传输的组织和控制为项目建设的增值服务 7下列关于项目信息编码方法的说明，不正确的是( )。 A．项目成本项编码并不是预算定额确定的分部分项工程的编码 B．项目投资项编码就是概预算定额确定的分部分项工程的编码 C．合同编码应参考项目的合同结构和合同的分类 D．项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划工作项的需要 8、为满足项目管理工作的需要，往往需要对建设工程项目信息进行综合分类，按 项目实施的工作过程分类的是( )。

A．设计准备、设计、施工招标等 B．投资控制、进度控制、质量控制等 C．组织类、经济类、技术类等 D．单位工程、分部工程、分项工程等 9、通过信息技术在工程管理中的开发和利用不能实现( )。 A．信息处理和变换的程序化，信息流扁平化 B．信息传输的数字化和电子化，信息透明度提高 C．信息产生渠道增多，工程参与主体减少 D．信息存储数字化和存储相对集中，信息获取便捷 10、风险管理的工作流程是( )。 A．风险辨识、风险分析、风险控制、风险转移 B．风险辨识、风险分析、风险转移、风险控制 C．风险辨识、风险转移、风险分析、风险控制 D．风险转移、风险辨识、风险分析、风险控制 11、项目管理班子的各个工作部门的管理工作都与信息处理有关，信息管理部门的主要任务是( )。 A负责职能部门分工B负责工程档案管理 - C制定项目管理职能分工表D建立项目工作流程图 12、项目管理信息系统的成本控制子系统功能之一是( )。 A、根据工程的进展进行成本预测 B、编制资源需求量计划 C、根据工程的进展进行施工进度与投资预测 D、确定关键线路和所需工程成本 13、项目管理信息系统是基于计算机的项目管理的信息系统，主要用于项目的( )。 A、用户管理 B、目标控制 C、档案存储 D、即时通讯 14、工程档案的编码应根据( )和项目特点等建立。 A、项目信息量的大小 B、项目的建设阶段 C、有关工程档案的规定 D、项目信息系统 15、下列属于组织风险的是( )。 A、设计人员的能力 B、合同风险

项目管理中做好沟通的方法

项目管理中做好沟通的方法 1、项目沟通方法 1）正式沟通与非正式沟通 （1）正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。 （2）非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。 2）上行沟通、下行沟通和平行沟通 （1）上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。 （2）下行沟通。下行沟通是指对员工进行的自上而下的信息沟通。 （3）平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突，除其他因素外，部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。 3）单向沟通与双向沟通 （1）单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变（单向传递），一方只发送信息，另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快，但准确性较差，有时还容易使接受者产生抗拒心理。 （2）双向沟通。双向沟通中，发送者和接受者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止，如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高，接受者有反馈意见的机会，产生平等感和参与感，增加自信心和责任心，有助于建立双方的感情。 4）书面沟通和口头沟通 5）言语沟通和体语沟通 2.提高与改善项目沟通管理的方法 沟通的有效性，主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功，取决于（发信者）所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。为了增加沟通成功的可能性，必须保证（发信者）提供的信息（下达的指令）与下级人员（接受者）对信息（指令）理解的限度的吻合性。 1）改善有效沟通的方法 （1）重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者能表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。 （2）多种沟通渠道的利用，一个项目组织，往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能提高沟通的整体效应。 （3）正确运用文字语言。 2）提高有效沟通的方法 （1）沟通前先澄清概念，经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息，并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。 （2）只沟通必要的信息。 （3）明确沟通的目的，经理人员必须弄清楚，作这个沟通的真正目的是什么？要下级人员理解什么？明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。 （4）考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。 （5）计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。

项目沟通管理的方法

项目沟通管理的方法 项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目班子内部的信息畅通。班子内部信息的沟通直接关系到班子的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。 一、项目沟通管理的定义及特征 项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。 项目沟通管理具有以下特征： l、复杂。每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。 2、系统。项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。 二、项目沟通管理的重要性 对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。具体来说，主要有以下几方面的作用： l、决策和计划的基础。项目班子要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。 2、组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目班子的组织效能。 3、建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通，意见交流，将许多独立的个人、团体?组织贯通起来，成为一个整体。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突；改善人与人，人与班子之间的关系。 4、项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下级人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。 三、项目沟通管理的方法 1、方法

ISO14001内部信息沟通控制程序

ISO14001内部信息沟通控制程序 1 目的 通过在公司各层次和职能之间建立有效沟通渠道，确保全员参与环境管理和保持环境管理体系的持续有效。 2 适用范围 本程序对环境管理体系过程及其实施有效性全员沟通的管理和控制作出了明文规定。 3 职责 3．1管理层应积极创建有效内部沟通渠道和团队沟通文化。 3．2安全环境保卫部负责有关沟通内容的收集和传递。 4 定义 5 运作流程 5．1内部沟通内容可包括： a）环境方针、目标、指标； b）适用之环境法律、法规及其他要求； c）重要环境因素； d）环境监视和测量结果； e）组织环境绩效； f）管理评审、内部环境管理体系审核结果； g）环境管理体系适宜性、充分性、有效性等。

5．2内部沟通方式（渠道）。 对上述沟通内容，可采用如下沟通方式： a）会议方式（包括电话会议、逐一征求意见方式等）； b）报告分发、通告栏、墙板方式； c）培训方式。 5．3会议方式沟通流程。 5．3．1某部门/人员（提案人员）对沟通内容有异议者，可填写《内部沟通表》。5．3．2《内部沟通表》传递至相关部门主管，相关部门主管对以下事宜进行确认： a）是否须进行沟通（部门主管建议）； b）沟通范围（部门级、公司级）； c）沟通参与人员、时间、地点。 5．3．3若部门主管认为无须会议沟通，并且不同意沟通意见，则应将不须沟通理由填写于《内部沟通表》，并退回提案人员。 5．3．4若部门主管认为无须会议沟通，并且同意沟通意见，则应将具体实施方案填写于《内部沟通表》，并依据本程序5.3.7条款监管方案实施。 5．3．5若部门主管认为须会议沟通，则应依据《内部沟通表》确认事宜进行会议沟通。 5．3．6会议沟通结束，部门主管将沟通意见（包括具体实施方案）填写于相应《内部沟通表》。 5．3．7《内部沟通表》复印一份传递至方案实施人员相关部门主管保持原件并

信息使用与信息管理部门沟通协调机制

题目：信息使用与信息管理部门沟通协调机制 页 数：1/1 发布日期：2013/01/01 审核人：闫莉 文件号：XX-A-007 发布部门：信息科 批准人：赵焕东 版本号：1.0 ~ ~ 1 1.目的:不断完善信息使用和管理工作，运行良好，各部门对信息工作满意，制定此制度。 2.适用范围：全院。 3.定义：(无) 4.管理 5.标准 5.1 信息的使用 5.1.1 信息的使用应做好记录，做到遇到问题及时沟通解决，建立问题处理记录本， 涉及到系统代码等信息科不能解决的问题做好记录并交系统工程师解决。 5.1.2 平时注意与各科室负责人沟通，了解使用者遇到的问题及时反馈，方便临床工作。 5.2 沟通协调机制 5.2.1 建立信息反馈制度 建立信息反馈表（意见和建议等），信息反馈存根，交由完成信息化建设的相关 科室使用。遇有系统使用过程中有待改进的问题，科室主任应及时收集并填写反 馈表交给信息科。信息科填写改进意见后，应留下存根，及时将反馈表交还使用 科室。 5.2.2 做好系统使用的培训 系统使用培训是各科室完成信息化建设首要的一步，良好的沟通也从这里开始。 遇有新系统上马或大的系统升级，信息科都应做好使用培训的组织工作，确保每 名使用都能正确使用。 5.2.3 信息员制度 每个科室都设有一名信息员，作为本科室信息技术的骨干，协助信息科做好本科 室的信息化管理工作。信息科定期对信息员进行培训，提高信息员在计算机使用 方面的知识，以点带面，提高各个科室及整个医院的计算机使用水平。 5.2.4 责任追究制度 在使用过程出现破坏系统等现象进行责任追究，有知情不报同时进行追责。 6.流程(无) 7.表单(无) 8.相关文件(无)

项目管理必备的沟通三大技巧

及时、有效的沟通对项目的成功至关重要。项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正 确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。为实施有效的沟通， 需要建立沟通管理计划同时理解什么是沟通，沟通的对象是谁，沟通的目标是什么，难度在 哪里，并选择合适的沟通方式。 一、与公司领导之间的沟通 首先要清楚各级领导的权限和角色，解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导， 避免信息同时发布多个领导，造成领导之间的沟通成本加大，影响问题的解决效率，增加领 导协调解决问题的难度。 寻求领导的支持时一定要简练的描述清楚问题的关键所在，需要领导哪方面的具体支持，最好根据具体问题给领导1-3个选择，并指出项目组倾向于哪个选择，原因是什么，而不是 把问题直接扔给领导。 对于有些问题，不要一味的向领导妥协，不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作， 这既是对工作的负责，也是对领导、对项目组的负责。

作为一名项目管理者，需要不断的学习，不断的从外界吸收营养来加强自身各方面的能力。实际上在我们身边有很多的素材可以供我们学习。同时要注重于实践，实践有助于我们能力的提升。同时也只有实践才能验证我们学习到的东西是有否有用、是否实用。在实践的过程中要不定期的进行总结，做的好的地方的不断保持，做的差的地方要改正或摒弃。 二、与项目团队成员之间的沟通 要圆满地完成项目目标，关键在于人员，而不是程序和技术。程序和技术只不过是协助人员工作的工具。队伍需要有一种精神：“一个团队，一个步调，一个目标”，使人员有归属感，队伍有凝聚力。 1、与项目组成员达成共识，明确建设目标。项目组成员要有一个共同的预期。 2、明确项目流程，计划以及关键时间点。计划指导工作。 3、分工协作；确定工作范围、明确职责；实时监督。

【项目管理知识】项目中的沟通管理

项目中的沟通管理 项目管理中的沟通 ,并不等同于人际交往的沟通技巧 ,更多是对沟通的管 理。 如何消除团队成员之间、协之间、与利益相关者 （业主 ）之间的沟通障碍 ,防范沟 通危机 ,畅通沟通渠道 ,保证与项目相关的信息在每个成员中无误传递、及时反馈 是项目沟通管理中的重要工作。 、沟通管理在项目管理中的重要性 1、团队建设的需要。一个好的、成功的项目依赖于一个高效、协作的团 队。每个人的业务开展和工作开展 ,都离不开有效的沟通。团队中每个成员的知 识经验背景、文化背景 ,理解能力、性格习惯、行为方式等都不可能完全相同 ,或 多或少存在一些差异。如何在项目中消除这些差异 ,完善他们之间的沟通和协作 , 对于工程来说是必不可少的 ,对于项目管理者来说是应该必须考虑的。除工作内 容沟通外 ,生活上的沟通 ,是管理者对成员深入了解的途径 ,增进情感的的方式 ,会 使成员提高归属感、认同感 ,从而稳定队伍。因此 ,从稳定队伍、 来说,经常的、有计划的沟通是管理者日常工作中的重要内 容。 2、做出优质工程、好项目的需要。一个工程首先要满足客户 不满足要求的工程再怎么也是不成功的。了解客户对功能的要求、 要达到的加强队伍的角度 （业主）的要 求, 使用环境、

目的等,项目开始之前、项目进行中、项目完成后都要与客户进行经常 的沟通。其次项目管理团队内部的沟通,是工期安排、资源调配、费用控制、质 量管理的重要参考依据。与协的沟通也是必不可少的,协的支持与帮助是完成项 目的条件之一,没有协的支持或造成工期延误、或形成资源短缺等不利于工程的 形势。加强与协的沟通,提供有关信息,在项目范围达成共识,取得支持,限制对项 目产生的任何干扰。在管理项目中,负责人既要了解各方面的需求,又要确定沟通 对象,制定沟通计划,建立沟通制度,畅通沟通渠道,明确沟通责任,通过沟通完善项 目规划。 二、项目中实现有效沟通的途径 1、加强团队培训,扫除沟通障碍。基于沟通管理的培训,主要是培训团队成员的沟通技巧、沟通方法,内部沟通制度、沟通方式、沟通责任,旨在提高团队成 员的沟通能力、协作精神,形成沟通习惯、沟通文化,消除沟通障碍、防范沟通危 机。促使每个成员在项目实施过程中能够与成员、与客户、协实现有效沟通,高 质量的完成所承担的工作任务。在项目进展过程中,持续了解组织中沟通的效 果、存在的问题,通过问题的反馈进行针对性的培训,在实践中不断提高沟通水平; 其次是项目背景以及相关信息的传递,使每个成员对项目有一个清晰完整的认识 统一思想,统一认识。只有对项目有清晰的认识的了解,团队成员目标一致,才

公司信息沟通控制程序

1.0目的 为了保证质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的及时性、有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的传递和处理。 3.0职责 3.1行政部是信息的综合管理部门，负责与上级主管部门的有关信息的接收、传递和处理。 3.2各相关部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.0工作程序 4.1总则 4.1.1信息交流的途径以书面文件为主，以及其他可利用的通讯和宣传工具。 4.1.2信息交流包括内部信息和外部信息两个方面。 4.1.3信息的内容应及时、准确、可靠。 4.1.4信息交流要做好信息交流记录。 4.2内部信息交流的主要内容： a.法律法规和其他要求的遵循情况； b.目标指标管理方案完成情况和效果； c.内审、外审、管理评审结果； d.监测结果； e.不符合与纠正情况； f.相关培训情况； g.运行控制程序执行情况； h.应急准备与响应情况。 4.3外部信息交流的主要内容： a.来自相关方的投诉和抱怨； b.来自供方的信息；

c.来自上级部门的信息； d.公司管理体系向外部传递的信息。 4.4内部信息交流 4.4.1定期召开质量环境安全例会 4.4.2公司的质量环境职业健康安全方针、管理体系的有关要求，由行政部向有关单位宣传。 4.4.3管理体系运行产生的信息由产生单位及时传递到有关部门，接收信息单位做好接受工作。4.4.4紧急状态下信息具体执行《应急准备与响应控制程序》。 4.4.5实施不符合、纠正和预防措施的单位必须在整改过程中将信息传递到有关单位。 4.5外部信息交流 4.5.1相关方要求提供信息时，各有关单位负责质量/环境/安全方针及有关要求传递给相关方。 4.5.2各部门收到有关法律法规标准规范和其他要求时执行《法律法规识别、合规性评价控制程序》。 4.5.3相关方抱怨及其他信息，由各单位分别接收，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。 4.5.4公司每年的内审、管理评审及例行的质量/环境/职业健康安全体系工作检查（含针对重要环境 因素的信息）均已有明确的交流渠道，如内审报告的传递、法律法规及其他要求等信息的沟通。 4.5.5管理者代表每年召集各部门主管对重要环境因素和重大危险源是否与外界进行交流和如何交 流进行讨论，并做出决定。对于服务现场，应在清洁前和清洁过程中按法律法规和其他要求，由工程部决定对外交流所涉及的重要环境因素、生大危险源和交流方式。 5.0支持性文件 5.1《应急准备与响应程序》 5.2《法律法规识别、合规性评价控制程序》 6.0记录 相关会议记录

实施计划沟通和协调管理要点

承包人实施计划沟通和协调管理要点 现代项目中参建单位非常多，形成了复杂的项目组织，各单位有不同的任务、目标和利益，他们都企图指导、干预项目实施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益更为激烈和不可调和，而项目管理者必须使各方而协调一致、齐心协力地工作，这就显示出项目管理中沟通与协调的重要性。 沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。 实际工作中，主要存在的沟通障碍包括语言障碍、知识水平的限制、知觉的选择性、心理因素的影响、沟通渠道的选择、组织结构的影响、信息量过大七种障碍。 要克服上述障碍，管理过程中要采用提高沟通效率的技巧与建议： 1、澄清概念。项目经理在沟通前要有系统地思考，分析和明确沟通信息，并充分考虑接收者及可能受到该项沟通影响的所有人。 2、进行必要的信息交流。现代社会变化迅速项目经理只有从大量的信息中进行选择，把有用的和工作密切相关的信息传递出去，才能收到应有的效果。 3、确定沟通的目的与目标，进而确定沟通的内容。 4、沟通时要考虑一切环境，包括沟通的的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况。 5、计划沟通内容时，应尽可能取得他人意见，与他人商议，获

得更深入的看法及获得他人的支持。 6、用语言或非语言准确表达自己的想法。 7、在信息沟通后必须设法取得反馈，以弄清下属是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。 8、项目经理要言行一致，以自己的行动支持自己的想法与说法，而且更有效的沟通是行重于言。 9、做一个“好听众”，在听取他人的陈述时要专心，明确对方说些什么。 工程项目管理中，应该着重做好以下各项沟通与协调工作： 1. 内部人际关系的协调。项目经理部是项目组织的领导核心。通常，项目经理不直接控制资源和具体工作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在界限和协调。项目经理的协调上作包括：项目经理与技术专家的沟通。技术专家往往对基层的具体施上了解较少，只注意技术方案的优化，注重数字，对技术的可行性过于乐观，而不注重社会和心理方面的影响。项目经理应积极引导，发挥技术人员的作用，同时注重全局、综合和方案实施的可行性。 建立完善、实用的项目管理系统。明确各自的工作职责，设计比较完备的工作流程，明确规定项目中正式沟通方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事。 建立项目激励机制。由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如：采用民主的工作

项目沟通管理办法

项目协调沟通管理办法 第一节项目组织协调的原则与方法 一、项目沟通协调的原则 项目管理小组的沟通协调管理是对项目中存在的所有活动及力量进行联结、联合、调和的工作。沟通协调是管理机构管理工作的重要方面，做好沟通协调管理工作应有系统观念和风险意识，加强信息管理，不断总结沟通协调技巧。项目管理小组做好沟通协调工作首先应科学设置好沟通协调控制点，以预先设定的方法对有关问题进行沟通和协调。 1.完善工程项目的计划系统 计划是做好沟通协调管理的基本保证。计划的内容主要有工期、投资(或成本）和资源三个方面，计划与各方面的协调关系有：各级计划之间的协调；计划上与设计、下与控制手段之间的协调；各种内容计划之间的协调，如资金、材料、人力、设备以及批文的协调等。 2.掌握项目运行的节奏 对于新的专业技术应用，物资采购初期等，工程项目管理小组应有“试验”的意识，应适度控制有关工程的进度。这是基于系统以及风险认识的考虑。在取得一定数据或根据后上报。 3.重复或多次保险的方法 基于对风险的认识，对于特别重要的工作，应在组织、技术等方面进行重复或多次保险。如多级审核，对重要参数的多次确认等。如

在物资采购、订制中，在与供应商签订合同，对方采购原材料、正式加工等各阶段前，对要求提供的物资数量、规格进行多次确认生效下，就给偶然的错误及可能的变更留下余地。 4.避免管理中的“责任环” 基于对风险的认识，项目负责人应尽量避免在管理中出现“责任环”，即项目组织成员之间的相互责任关系形成环路的情况。 5.把握沟通协调文件中的“责任尺度” 项目负责人应根据有关责任的分权性原则，对各种工作选择合理与适当的文件形式进行协调。除了合同条款外，可将协调文件按责任大小做如下排序：单独设计或者提供参数，以及会议记录的整理方，承担全部责任；共同签署类，如共同设计、会签等，各方承担相应责任；通知、会议记录的接收方，承担有条件责任：即使根据合同接收文件一定期限内不提出异议，可视为认可。 6.避免“跨合同”管理 合同关系是沟通协调的最基本依据。基于对风险的考虑，项目负责人应尽量避免自己“跨合同”管理行为。严防因“跨合同”管理而造成“责任环”。 7.对合同风险的全面控制 项目负责人对合同风险应做全面的评估与控制。例如合同中关于工期的奖惩条款（包括设备供应商供货期限）其设置的目的在于对方的违约不致使项目总工期以及项目总体效益受到影响。 8.发挥“信息中心”的职能

第5章__项目信息沟通管理制度

信息沟通管理制度 一、制定制度的目的 为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。 三、信息管理原则 （一）及时 1、信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。 2、信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。 （二）真实 信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干 扰，保证信息不失真。 （三）适用 信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。 1、收集阶段。信息必须完整。 2、加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。 3、传输阶段。必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。 4、存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的查询和利用。 （四）经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。 1、要求以最低的费用获得更多的信息。 2、要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。 四、信息收集 （一）信息收集原则 1、信息源开发要广。要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。 2、信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内 在的必然联系。要把握住信息流向，及时收集信息。对重大信息变动，应早做准备，具备主 动性。 3、信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。 4、信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。 （二）信息收集 1、制定计划。收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排，明确步骤，并在数量、 时间、作用、种类上加以具体限定。 2、信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息管理人员必须根据 意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集信息、识别信息。 3、信息检验。对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。 五、信息传递 信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。 1.信道畅通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中 转的职责要分明。 2.传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。 3.体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。 六、信息存贮 1.建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。 2.选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丢失、盗用和破坏，保证其机

内部沟通控制程序

*********有限公司内部沟通控制程序文件编号：COP-5.5-01 文件版本： 生效日期：年1月1日 制定部门：人力资源部

对公司的内部沟通管理要求做出规定，以便使有关质量信息得到交流，从而统一行动，确保质量管理体系的有效性。 2.0适用范围 适用于公司内部沟通过程的管理。 3.0引用文件 3.1<<质量手册>>中第5.5.3节: 内部沟通 3.2《质量记录控制程序》 COP- 4.2-02 4.0主要职责和权限 4.1公司总经理负责向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性，以增强顾客满意为目 的，确保顾客的要求得到确定并予以满足。 4.2管理者代表负责向全体员工传达质量方针、质量目标的意义以及建立、实施和保持改进 质量管理体系的有关要求。 4.3各部门负责内部沟通的安排和实施，确保及时、有效的进行。 4.4公司人力资源部负责内部沟通的归档管理。 5.0程序内容: 5.1程序流程图：

5.2定义 5.2.1质量信息：生产服务质量活动中的各种有意义的数据、报表、资料和文件、意见 或要求。 5.2.2内部沟通：指公司内部质量信息的交流和传递。 5.3内部沟通的方式可以通过会议、电话、电传、调查、信函、文件、内刊、联网、培训、 咨询、会签等，但不论采用何种方式，要达到预定的沟通效果，为对方理解和接受为目的。 5.4内部沟通的内容包括产品质量问题、生产问题、行政管理问题等与经营管理有关的任何 问题。 5.5内部沟通过程的安排按程序文件要求进行。 5.6沟通的对象包括：与质量管理体系有关的全体员工。 5.7沟通的时间不作限制,在产品实现过程中的各个阶段,随时都可以与相关人员进行沟通。 5.8公司全体员工都要以主人翁的责任感作好沟通工作，尤其是与顾客的沟通，以体现公司 质量管理体系的整体绩效。 5.9内部沟通时限规定： 5.9.1各部门之间进行沟通时，当接受部门收到联络事项时，不管是否能按要求完成， 必须在二小时内向提出部门回复处理的时间要求或困难。如任何一方有困难或疑 问时，应采取平等协商的办法进行沟通处理，如果不能达到效果，应向上级部门 反映。 5.9.2当提出部门在二小时内没有收到接受部门的回复时应及时向上级反映，由上级部 门协助处理。 5.9.3当上级部门向下级部门交办任务时，接受部门必须在二小时内给予回复处理的时 间要求或困难。接受部门应主动积极开展处理工作，并且要在规定时间内完成任 务和及时向上级交待。如果在规定时间内不能完成应提早主动向上级反映。 5.9.4当事项或任务处理完成后，由提出部门或上级部门对处理结果进行评估，如果问 题的处理不能达到预期的效果，进行再次沟通，同时知会上级部门协助处理。 5.10沟通的记录按相关程序文件要求进行，必要时作好有关记录。 6.0支持文件 无 7.0相关记录 7.1《内部联络书》 QR-5.5-0101

如何搞好项目管理中的沟通与协调工作

工程项目管理中的沟通与协调 在项目管理中，沟通与协调是进行各方而管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系，它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方而居于统一体中，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。 现代项目中参加单位非常多，形成了复杂的项目组织，各单位有不同的任务、目标和利益，他们都企图指导、干预项目实施过程。项目中组织利益的冲突比企 业中各部门的利益更为激烈和不可调和，而项目管理者必须使各方而协调一致、齐心协力地上作，这就显示出项目管理中沟通与协调的重要性。 沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。 工程项目管理中应该着重做好以下各项沟通与协调上作:内部人际关系的协调项目经理所领导的项目经理部是项目组织的领导核心。通常，项目经理不直接控制资源和具体上作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在界而和协调。项目经理的协调上作包括: 1、项目经理与技术专家的沟通。技术专家往往对基层的具体施上了解较少，只注意技术方案的优化，注重数字，对技术的可行性过于乐观，而不注重社会和心理方而的影响。项目经理应积极引导，发挥技术人员的作用，同时注重全局、综合和方案实施的可行性。 建立完善、实用的项目管理系统。明确各自的上作职责，设计比较完备的管理上作流程，明确规定项目中正式沟通方式、渠适和时间，使大家按程序、按规则办事。 建立项目激励机制。由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如:采用民工的工作作风，不独断专行;改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人;公开、公平、公正地处理事物;在向上级和职能部门提交报告中，应包括对项目组织成员的评价和鉴定意见，项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰等。 形成比较稳定的项目管理队伍。以项目作为经营对象的企业，应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组却相对稳定，

项目沟通管理计划3篇

项目沟通管理计划3篇 （726字） 一、项目情况 项目名称：皇建鑫中学招生办处招生计划 项目干系人：学校组织方，项目管理方 项目组成成员：招生办处小组 二、沟通计划 （一）. 项目沟通管理目标 建立全面、有效的沟通体系，与学校领导老师沟通交流，采取大力宣传，媒体信息公告展开招生工作。确保招生项目 信息合理收集和传输，科学的组织、指挥、控制招生项目的 实施过程，获得足够的生源。 （二）. 项目沟通管理任务 1.建立招生信息发布

向项目招生处及时提供所需招生信息，保证招生计划中实施沟通管理计划的信息需求应对，并做好信息公布的反馈处理。 2.招生情况绩效报告 招生情况绩效信息的收集和公布，向项目组织部提供有关资源如何利用来完成招生项目目标的信息，提供关于招生范围进度、招生成本的信息。 3.招生结果管理收尾 招生项目结果文档的形成，包括招生项目记录的收集、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。 （三）.沟通方法 面对面沟通，会议沟通：学校领导 时间：每周一次

项目沟通责任人：招生办处负责人甲 面对面沟通，电话联系：学校老师 时间：每天 项目沟通责任人：招生办处负责人乙 召开学生面谈会，电话，网络沟通：学生家长时间：每周两次 项目沟通责任人：招生办处负责人丙 （四）.项目沟通管理具体职责 招生承担方主要责任： 收集信息：制作宣传材料，进行多媒体网络电视的学校 招生政策计划加工信息：印发学校招生章程，制作招生宣 传单确定沟通需求：提供一定的招生咨询服务台，招生网 点确定沟通方式、方法：会议沟通，面对面沟通，电话网

络沟通沟通计划总结：做好招生工作的经验分析总结 (五) . 项目沟通管理备注 1. 信息的收集和归档格式要求； 2. 信息发布格式与权限的要求； 3. 对所发布招生信息的描述； 4. 更新和修订项目沟通管理计划的方法。 篇二：项目沟通管理计划（1698字） 沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成。然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要）以确保持续的应用性。

《项目管理之沟通技巧》

项目经理必备技能之沟通技巧 课程背景： 在市场环境、客户需求不断快速变化、技术日益更新的大环境之下，企业是否具备高效率、高质量、低成本地推出新经营理念、新技术、新工具、新产品及新服务，已成为决定企业成长发展以至成败与否的关键因素；企业中的项目越来越多，大到新产品开发及工程建设，小到公司年会，项目已逐渐成为企业发展的载体，但多数项目都面临着进度延后、费用超支、质量不高的困境。 在复杂的项目管理环境下，跨部门沟通及协作是项目经理的一件重要的工作，由于对部门价值认识有差异，加上沟通的信息不对等、不能及时反馈等因素，就会导致沟而不通、协而不作的实施结果；在企业项目的实际操作中，项目团队成员及项目经理良好的内部沟通技能可以极大地提高项目的运作效率，可以有效地化解项目运作中的各类冲突，将项目冲突控制在“可控”、“有益”的范围内，避免项目资源的内部消耗。项目经理作为项目团队的核心人员，往往需要在不充分占有资源的情况下对项目的成败负责，需要更加灵活的沟通技巧及更强组织协调能力与对项目干系人的影响力。 该课程有助于项目经理控制项目风险、缩短开发周期、降低开发成本和管理好项目团队，提高项目团队的项目立项、团队组建、项目计划编制、项目过程控制、项目评估等主要环节的沟通能力，提升项目经理和项目团队对项目进行控制与管理。 课程收益： ●清楚项目和项目管理的基本理念， ●掌握项目经理职责及技能要求； ●正确理解沟通的基本知识，了解项目中的有效沟通； ●掌握项目工作中上下级沟通的特点和正确方法； ●掌握项目跨部门沟通及协作技巧， ●掌握项目操作流程中各环节沟通重点； ●分享讲师项目沟通管理实操及培训的专业经验； ●帮助学员培训成果转化，使学员参训后结合本职工作很好实施项目沟通管理。 课程时间：2天，6小时/天 课程对象：企业中高层管理人员，项目总监，项目经理、项目成员，技术骨干，业务骨干等

信息沟通控制程序

信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理；负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括： A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息；

B、政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、 产品标准等； C、相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的 信息及其投诉等； D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术，质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括： A、正常信息，如质量方针（目标）之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等； B、（潜在）不符舍信息，如制程中的不合格品通知 单（FM-830-01）、内部审核中的不合格品专题报 告（FM-830-03）、等； C、紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录； D、其它内部信息（如员工的建议等）。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、

检查结果及反馈信息的收集，由质保部传递到公 司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况 时，按照改进控制程序（PD-850）的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存，详见 文件控制程序（PD－423）。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改 进技术，质量管理信息等，应及时反馈到质保部， 由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理：各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息；质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、（潜在）不符合信息的处理详见改进控制程序 （PD-850）。 C、紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理，可采用电话， 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息，按照信息载体的

管理学——沟通练习

一、单项选择题 1．书面沟通是管理中最常见的一种信息沟通形式，有许多的优点，在下面的说法中哪一种是不对的？（ C ） A．书面沟通具有权威性。 B．书面沟通有利于信息接受者反复理解。 C．书面沟通有利于沟通双方及时交流。 D．书面沟通有利于避免沟通过程中的沟通双方的当面矛盾冲突。 2．管理界有这么一种主张：“如果你想表扬别人，最好形成文字；而如果你想批评别人，最好只需要打个电话说一下就可以完事了。”按照这种主张，不同的强化方式各应采取何种沟通方式？（A ） A．正强化宜采取书面沟通方式，负强化宜采取口头沟通方式。 B．正强化宜采取书面沟通方式，一般性的批评宜采取口头沟通方式。 C．正强化宜采取口头沟通方式，负强化宜采取书面沟通方式。 D．正强化宜采取口头沟通方式，惩罚宜采取书面沟通方式。 3．某大学曾有一段时期，教员与行政人员之间总是会出现矛盾。矛盾通常产生于每学期的课程安排。课程安排通常是在上学期临近结束时，通过教务秘书向每一个教员口头传达的。教务秘书通常是年轻人，且常常就是本系或本校的毕业生，教员往往会感到自己在受学生辈的指挥和领导，因此总是有一种不舒服的感觉。后来因为偶然的原因，课程安排改为书面，并且直接邮送到每一个教员家中。此后，不知不觉中大部分矛盾就都消失了。这一问题的解决可以认为是由于（ D ） A．职权系统的改 B．双方态度的改变 C．人际关系的改变 D．沟通渠道的改变4．人际沟通中会受到各种"噪音干扰"的影响，这里所指的“噪音干扰”可能来自于（ B ）A．沟通的全过程 B．信息传递过程 C．信息解码过程 D．信息编码过程 6．如果发现一个组织中小道消息很多，而正式渠道的消息较少，这是否意味着该组织（ B ）A．非正式沟通渠道中信息传递很通畅，运作良好 B．正式沟通渠道中信息传递存在问题，需要调整 C．其中有部分人特别喜欢在背后乱发议论，传递小道消息 D．充分运用了非正式沟通渠道的作用，促进了信息的传递 7．管理需要信息沟通，而信息沟通必须具备的三个关键要素是（ C ） A．传递者、接收者和信息渠道 B．发送者、传递者和信息内容 C．发送者、接收者和信息内容 D．发送者、传递者和接收者 9．有选择的接受，是沟通中的（ A ）障碍。 A．个人因素 B．人际因素 C．结构因素 D．技术因素 10．有反馈的信息传递，是发送者和接受者相互之间进行信息交流的沟通是属于（ D ）A．正式沟通B．单向沟通 C．非正式沟通D．双向沟通 11．在沟通类别中，备忘录这种形式是属于（ B ） A．口头沟通 B．书面沟通 C．非语言沟通D．电子媒介沟通 12．沟通类别中，讨论会这种形式是属于（ A ） A．口头沟通 B．书面沟通 C．非言语沟通D．电子媒介沟通 13．沟通类别中，电子邮件这种形式是属于（ D ） A．口头沟通 B．书面沟通 C．非言语沟通 D．电子媒介沟通 14．沟通类别中，肢体动作是属于（ A） A．非言语沟通 B．书面沟通 C．口头沟通 D．电子媒介沟通 15．在沟通类别中，“手势”这种形式是属于（ C ）