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想当办公室主任要搞清楚的几个问题

想当办公室主任要搞清楚的几个问题

01

当副手时,就要向正职学习

谁都想进步,特别是那些因为各种原因不能转正的“千年老二”们。

一个科室的副主任,往往是某项业务的行家里手,某个领域的业务尖子,而正主任扮演的角色,除了带头干活以外,还有组织协调、人员安排、外联等等,工作范围要更宽,接触的人和事会更多。

当副主任,除了干好本职工作,还要多留心、多学习,做好“转正”的准备,这样,当“正宫娘娘”的大馅饼掉下来时,才能妥妥地接住。

02

真的转正了,要学会嫁接任务、转移压力

做久了副手的人,大多有一个通病:因为以前总是被“派活”“催办”,所以每项工作都要亲力亲为,生怕有什么差池。

可真的当了一个科室的负责人,特别是办公室主任,即使长了三头六臂,事情也是做不过来的。

这就要求我们学会因材而异,将任务分派下去,提出明确要求,放手去做,但必须督办到位,对于新人,还要加以指导,稍加时日,就可以完全放手,让自己解脱出来。

03

纵向打通每一个点位和关节

办公室主任是一个单位的管家,从主要领导到副职,从中层干部到一般同志,哪个级别都能接触到。

要真心实意为领导、为同志们服务,倾听大家的声音,做到每个

层次都能有效沟通,每个关节都能无障碍通行。

综合协调,说起来简单,要做好真的不容易,特别是面对副职这一层,从我们自身而言,副职们都是领导,要服从、服务。

从主要领导的“代言人”角色出发,有时又要传达主要领导指示、布置工作任务,到什么时候应该怎么说话、怎么办事,这是个值得思考的问题。

04

横向建立一个自己的圈子

新晋办公室主任,有很多领域、很多工作不知从何下手,这时候,向“老前辈”请教真的很管用,那些老办公室主任久经沙场,纵横“江湖”多年,大小事情都门儿清。

要迅速找到一个通道,加入各单位办公室主任的圈子,文字材料可以互通有无,信息可以交流共享,难题、疑惑也能群策群力,微信群就是个不错的选择。

当然,除了经常请教、索取,必须学会分享、付出,懂得维护关系。

05

做好“五加二”“白加黑”的准备

上任20多天,没有休过一个双休日,有时要开夜车写材料,睡眠严重不足。

由于办公室都是新人,好多事情要盯办,生怕出现纰漏(由于新同志们对业务还不熟悉,前天就漏掉一个会议通知),精神高度紧张。

下班不能按时按点,上班倒是经常提前,孩子、家人基本没时间搭理,回到家,手机不离手,生怕漏掉各种通知或领导的最新指示。

06

备忘录、备忘录、备忘录

领导交办的事情,必须马上落实,如果不能马上就办,要迅速记下来,因为过一会,可能又有其他工作要做,

你可以写在笔记本上、手机备忘录上、微信“文件传输助手”上、便签纸上,

如果怕忘了,还可以贴在电脑屏幕上,或设个日程提醒,甚至让手底下的同志专门负责到某个时间点提醒你,

总之,必须有备忘录,提醒你不要忘掉任何一项工作。

杂七杂八说了这么多,想表达的就是:

办公室主任真的不易,要干好更不易,新晋办公室主任,要迅速进入角色,努力学习,在各方面提高,才能不负领导和同志们的信任。