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工程及材料设备供应商选择与管理流程

工程及材料设备供应商选择与管理流程

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关键活动描述

1.采购策划

1.1工程类招标超过20万元、材料设备类招标超过20万元(钢材超过50万元)时,采

用邀请招标方式。工程类招标低于20万元、材料设备类招标低于20万元(钢材低于50万元)时采用议标方式、直接委托方式或直接采购方式。

1.2采购范围初步划分:

1)邀请招标;

2)议标;

3)直接委托:

燃气、给水、电力等市政工程;

因技术垄断而导致市场上的稀缺产品等;

供货渠道单一的、不常用的材料或设备;

4)钢材低于50万元时可以由招标采购部询价并报项目经理审批后直接采购,招标采购部须保存好询价、约谈记录等相关资料,供领导审阅。

1.3招标采购专项计划的制定与审批

1)招标采购部组织项目成本管理人员、工程管理人员,根据项目总体控制计划及施

工进度计划、项目材料设备进场计划统一编制承建商、供应商的《招标采购专项工作计划》,包括时间安排、采购方式建议,然后报招标采购管理委员会评审。

2)每月25日前,项目部应提交下月《材料设备进场计划》至招标采购部,由招标

采购部编制下个月的《项目材料设备采购计划》,经项目部确认后正式生效。

2.邀请招标流程

2.1招标公告

1)所有招标均应在开始之前在公司内部网络上公布招标信息公告,招标公告应注

明拟招标工程的性质、规模、地点、资格条件以及获取资格预审文件、招标文

件的办法等事项。

2)公司各部门可在招标公告截至时间之前向招标采购部推荐符合条件的承包商

或供应商报名参加拟招标工程的资格预审。招标采购部收集相关拟投标单位的

信息,并筛选后列出参加资格预审单位的名单。

2.2资格预审

1)投标人填写《投标资格预审表》和提交资质审核材料,各相关部门对投标人提

交的资质材料进行审核。

2)对于重要的施工及材料设备供货,招标采购部应制定考察方案(包括考察对象、

参加考察的人员、考察时间、考察路线、考察内容),组织对工程现场/工厂进

行考察。

3)招标采购部负责汇总各部门资质材料审核意见以及考察意见,编制《投标资格

预审汇总表》,并报招标采购管理委员会评审、董事长审批。

2.3招标文件内容要求

1)招标文件通常由技术标书和商务标书两部分组成:商务标书由招标采购部负责

编制,成本管理人员参与配合;技术标书由项目部负责编制或提交技术要求至

招标采购部,招标采购部汇总编制招标文件,并报至招标采购管理委员会评审。

2)招标采购部向投标人分发招标文件、设计图纸、技术资料及报价要求等文件资

料,并填写《标书发放清单》。

2.4踏勘与答疑

1)招标采购部组织投标单位参加招标答疑会议,项目部组织投标单位踏勘现场。

招标文件的修改、补充、答疑、通知等均采用书面形式。

2.5开标

1)邀请招标原则上会对投标人公开开标。

2)招标采购部在招标文件规定的日期、时间召开开标会议,读标人当众启封所有

投标文件,记录人逐项登记在《招标开标记录》中,由读标人、记录人和参加

开标人员当场签字后,交招标采购部存档。

3)议标项目,由招标采购部和相关部门共同拆启议标报价书。

2.6评标及商务谈判

评标

招标采购管理委员会进行评标,根据评标讨论意见拟定中标人,并确定与拟中标人询标的要点。拟定中标人一般为三家,并报招标采购管理委员会评审。

商务谈判

如果有必要,由招标采购部组织商务谈判。

2.7定标

1)招标采购部负责将评标结果记录并汇报给董事长审批后确定中标单位。

2)定标原则上为经评审后的最低价中标法。根据经评审的最低投标价法,能够满

足招标文件的实质性要求、符合招标文件的技术要求和标准、并且经评审的最

低投标价的报价单位应当中标。

3合同签署

1)工程及材料设备类合同由招标采购部负责经办。

2)签约之前,招标采购部必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资

质证书、产品检测报告及其技术指标等资料是否符合要求。

4供方管理规定

4.1招标采购部负责供应商/承建商管理工作。招标采购部应当建立公司供应商/承建商名

录,建立并保存供应商/承建商的资料档案,分类分级管理。

4.2招标采购部应当对公司各级供应商/承建商名录进行动态管理,通过市场、网络、报

刊等渠道多方面收集公司所处行业的供应商家/承建商信息,引进并增加新的合格供应商/承建商,淘汰不合格的供应商/承建商。