浅析路桥施工项目档案质量的监控

浅析路桥施工项目档案质量的监控

作者：黄婉群

来源：《科技创新导报》2012年第10期

摘要:路桥施工项目档案是公路与桥梁施工过程中形成的具有保存价值的真实记录,是路桥专业技术人员辛勤智慧和劳动成果的结晶。对施工企业来说,施工项目档案质量的优劣直接影响到档案作用的发挥和企业经济的发展。因此,提高项目档案质量对提高施工企业经济效益和社会效益有着十分重要的意义。本文通过分析影响路桥施工项目档案质量的各种因素,探究路桥建设项目档案质量监控的措施。

关键词:路桥建设项目档案质量监控

中图分类号:U44 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)04(a)-0101-02

随着我国经济的的高速发展,作为记录城乡脉络的路桥网线向神州大地四方快速地延伸,路桥建设成为沟通城乡经济发展的先锋。那么,直接产生于路桥建设活动,反映路桥建设发展历史的真实记录的施工项目档案,其作用最终的任务服务于路桥建设的实践和建设管理,为企业经济发展、领导决策、科学研究等提供法律依据和利用服务。作为一种专门档案的路桥施工项目档案,属于科技档案的范畴,也是国家重要财富,其质量的好坏直接影响企业施工的成果,因此,要做好路桥建设项目档案工作,必需加强对项目档案质量的监控。

1 路桥施工项目档案的质量

路桥施工项目档案,工程技术人员把整个施工项目过程中形成的图纸、图表、文字资料、照片、声像等材料,按照《公路工程竣工文件材料立卷归档办法》等有关法规文件科学组卷而成。其质量包括两个方面:一是内容质量,即项目档案的内在的质量,主要指项目档案所反映的施工技术水平及数据材料的准确性。二是案卷质量,项目档案的质量外在形式,主要指案卷中施工文件材料的齐全性、系统性和规范化的程度,它在一定程度上影响项目档案的内在质量。项目档案质量总体要求:内容真实、数据准确、齐全完整、组卷科学、格式规范、标识完备,能全面反映路桥施工项目的业绩。

2 影响路桥施工项目档案质量的因素

2.1 施工项目档案管理意识薄弱

有些施工单位由于不够重视,主管部门监管力度不足,企业工程中标或接到任务后,因施工工期紧、任务重,只重施工,轻档案,从而忽视了施工原始资料平时及时的收集,等到工程完工后急需结算、档案竣工验收时,施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补施工资料,致使项目档案资料质量较差。

2.2 项目档案人员业务水平不能满足工程管理的需要

在工程施工中,反映施工过程的各种表格,如:施工现场检查检测记录表、质量检验评定用表、质量检验试验记录表、竣工(交工)验收用表、工程结算表等的记录,以及竣工图、文件资料的整理、分类组卷归档,需要既要懂路桥施工又要懂档案专业知识、熟悉档案法规的技术人员来承担。但许多施工单位聘用的现场资料管理员,业务素质低,责任心不强,在收集过程中出现资料原件不齐全,更没有现场作记录,过后随意编造,使资料失真的情况。这些都无法满足路桥工程档案管理工作的需要,直接影响了项目档案的质量。

2.3 施工项目档案组织管理不符合质量要求

很多施工企业项目档案管理制度不够完善或不落实,虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度,但在实际工作中,只顾抓工程质量、进度、工期,忽视了档案规章制度的实施。有些施工单位没有实行集中统一管理,保管不妥善,造成档案不完整,甚至出现档案散失的现象。因而使档案质量很难有保障。

2.4 施工文件材料编制、归档不规范

施工单位在文件材料编制过程中,没有按照要求形成、积累,存在资料、图纸不清晰、内容不准确、格式不规范;资料有遗漏、收集不及时、文件签字手续不完备等问题。而归档时,出现文件材料分类、组卷、排列顺序不规范;归档程序不规范,如施工单位没有按标段和专业,系统、配套地移交竣工文件材料。这样,造成归档资料不齐全、不准确,归档无序、不及时。

3 路桥施工项目档案质量监控的措施

3.1 超前的监督

所在项目管理的档案部门在施工资料归档以前,应采取各项具体实施的措施,做好提前介入工作,针对施工项目的特点,及时介入档案工作指导,对项目档案的收集范围、归档制度、保管、利用等各个环节提出明确具体的要求,统筹规划施工项目档案工作,并监督施工项目档案的组织管理落实情况,检查施工单位在签订承包合同后,是否建立与工程承包方式相适应的项目档案工作网络机构,人员配备、现场的档案库房、设备情况,各施工单位是否对施工范围内的档案实行监督和检查,各种文件材料施工用表是否齐备等等。通过各项检查督促落实工作,才能从根本保证项目施工档案的质量。

3.2 归档质量的监控

3.2.1 施工项目档案内在质量的监控。

主要检查路桥施工项目档案的完整、准确、系统的情况。具体要求:一是完整,将项目施工全过程中应归档的各种文件、资料的原件全部归档;二是准确,档案的内容应真实反映工程建设