论档案数字化的发展与应用

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论档案数字化的发展与应用

作者：张丁升

来源：《神州·中旬刊》2019年第04期

摘要：随着社会进步和科学发展，我们进入数字化时代，信息化技术，互联网+给各行业带来颠覆性的变革和发展。档案作为我国传统的历史文化行业，在科学技术的推动下，逐步进入数字化时代，正在实现由传统的实物档案向信息化、数字化档案的转化，档案数字化成为档案行业发展的趋势。全面了解档案数字化的相关知识，尽快学会和掌握档案数字化的管理和应用，实现基层档案管理和应用的数字化，推动档案行业的科学发展，是我国基层档案管理部门和管理人员神圣的历史使命和责任，本文就档案数字化的发展与应用进行了论述。

关键词：档案;数字化;发展;应用

随着社会进步和科学发展，我们进入数字化时代，信息化技术，互联网+给各行业带来颠覆性的变革和发展。档案作为我国传统的历史文化行业，在科学技术的推动下，逐步进入数字化时代，正在实现由传统的实物档案向信息化、数字化档案的转化，档案数字化成为档案行业发展的趋势。全面了解档案数字化的相关知识，尽快学会和掌握档案数字化的管理和应用，实现基层档案管理和应用的数字化，推动档案行业的科学发展，是我国基层档案管理部门和管理人员神圣的历史使命和责任。本人作为一名基层档案管理工作人员，借贵刊一角，对当前我国数字化档案的发展和应用进行粗浅探讨，并借以与同行交流，以期对我国基层档案管理和应用数字化发展尽一点微薄之力。

一、档案数字化的定义及特征

1、档案数字化定义：数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，再以高速微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术，通常称为数字化技术。档案数字化就是将数字技术应用于档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输、开发利用各个环节，改变传统纸质、影像、实物档案管理手段，实现档案信息资源数字化，存储集成化，传递网络化，开发利用智能化。

2、档案数字化的特征：档案数字化相对于传统的纸质档案具有极大优越性和明显不同的特征。一是极大的增加了档案信息的存储量，改变了存储方式和条件。加快了检索速度，提高了档案管理工作效率。二是，方便网络传输，加快了档案信息交流传输速度，增加了传输效率。三是为档案的开发利用创造了条件，为更好地利用声光电技术，提升档案展览、宣传效果奠定了基础。四是使传统的档案行业适应了时代的发展，实现了与其它行业的交流和共享。

二、档案数字化的应用

档案数字化安全管理规定

档案数字化安全管理规 定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

档案数字化安全管理制度 为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。 （一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。 （二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。 （三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。 （四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。 （五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。 （六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。 （八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。 （九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。 （十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。 （十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。 （十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

档案数字化工作总结.docx

自参加档案工作以来，我接触最多的是档案数字化相关工作。在这1年多的工作经历中，越发觉得档案工作是一件非常有意义，而且富有挑战的工作。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，档案工作者只有通过不断的实践，不断的作为，才能从中获取宝贵经验，提高自身档案工作的专业素养! 档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录录入、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。 档案数字化有其方方面面的管理制度，档案工作者需严格遵守各项规章制度，当然，这仅仅是一个前提。到了具体的数字化工作中就会有不同的规定和要求，我大体将数字化流程分为两个部分，其一是扫描前处理，前期的工作包括调取档案、拆卷、卷内目录录入、页码编号和档案修补等等，这就要求我们的相关工作人员应持有对工作认真细致负责的态度，尤其是目录录入工作，前期的目录录入对后期的扫描挂接有着直接的影响，目录录错将会导致后期需要进行大量的修改清理工作，严重地拖慢整体效率，举个简单的例子来说，一个小小的档号错误，将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂到的地方，笔者曾遇到过各种各样千奇百怪的挂接错误和目录错误，究其原因之根本，是为目录有误!因此目录录入工作需要严格的审核和检验。 在这一年多的工作经历中我与数字化扫描和信息化系统建设打交道的次数尤为最甚，也被扫描过程中软硬件架构、扫描修图效率种种问题搞得心力交瘁，但这些架构仍有其规律性和可塑性，比如打游戏可以开外挂作弊，那么我们架构硬件设备也可以开外挂提高效率^_^。当然这并不是草率购上一两台扫描仪、配上一两台电脑这么简单可以干好的工作，专业人做专业事情，他是需要团队的支撑，数据的安全以及完整性是首要任务，然后扫描、修图、挂接操作流程化，使之完美有效的完成工作。当然在架构软硬件平台的时候会遇到新的问题，在面对复杂疑难的问题时保持一种细心冷静的心态去思考怎么解决这些错误?在这个过程培养自己、锻炼自己、提高自己，这何尝不是一种收获? 数字化流程另一部分是扫描后处理。实体档案经过扫描并按照相关要求保存在存储设备后，需要经过图片处理、图片和目录校对、扫描图片数据备份和服务器挂接、最后实体档案还原入库。在扫描完成后还要进行一系列的抽检工作，主要包括图像数据抽检、目录数据及元数据抽检、数据挂接抽检和实体还原情况抽检，发现问题应及时记录并更正。值得一提的是数据备份这项工作尤为重要，及时进行数据备份可防止各种突发情况，以保护数据之完整安全，数据备份一般有三套，一是本地备份、而是异地备份、三是利用备份。我做的数据备份的载体是使用机械+移动硬盘双保险备份，其技术指标能保证在25摄氏度和50%湿度的环境条件下长期存档并能正确读取信息。硬盘备份完毕后，将数据化工作使用过的硬盘移交给合作单位，防止数据的安全隐患，最后还需制作便贴封面贴在硬盘盖上，便于保管利用。 路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。路是自己走出来的，既然选择了就坚定不移地走下去，不回首不回头，惟愿兰台清风畅，流得万世千古芳。

档案数字化方案

档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 武汉宝和人通数字科技有限公司 目录 第一节质数字化加工作业前期准备 (1) 一、数字化工作人员准备 (1) 二、数字化工作软件、硬件准备 (4) 三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5)

第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6) 一、入库提卷、拆卷 (6) 二、标引著录 (7) 三、档案扫描 (8) 四、图像处理 (11) 五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12) 六、总质检 (14) 七、批量挂接 (15) 八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17) 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19) 第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) 第五节售后服务 (24) 项目背景 —————————————————— 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、

各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 公司简介—————————————————————————————— 武汉宝和人通数字科技有限责任公司（前身是湖北华新职业学院数字科研中心）成立于1994年，是在原国家科委的支持下，为推进建设国家“２１１工程”高等学校中英文图书数字化国际合作计划（China-America Digital

档案数字化加工管理制度

档案数字化加工管理制度 档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。 数字化基本流程： 整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节 纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文档，存储，装订回库。 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。 数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。 数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。 工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

浅谈档案数字化发展的重要性

浅谈档案数字化发展的重要性 摘要：档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计 算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深 度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。 关键词：档案；数字化发展；重要性 引言 档案是一个单位最重要的组成部分，要强化规范管理，对归档到移交档案必 须统一管理，制定一套严格的制度，并建立健全切合实际的档案管理制度或电子 档案查阅管理制度，严格把关实体档案与电子档案的借阅手续，杜绝实体档案与 电子档案乱借乱发，防止分散流失。必须提高档案实体质量，为档案工作实施规 范化、标准化管理打下基础。对档案的日常保管、利用、借阅做出明确规定，结 合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。 1档案数字化发展的重要性 1.1确保对历史资料档案得到妥善 档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经 济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也 能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至 还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必 须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成 数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够 随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。 1.2提高工作效率和档案管理质量 档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传 统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计 算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别 类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能 够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。 1.3为档案编研工作提供充足的依据 在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行 整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高 档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在 开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间 存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管 理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。 2档案数字化管理对策 2.1高度重视档案数字化管理 档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作， 将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算

档案数字化安全管理制度

档案数字化安全管理制度 为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。 （一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。 （二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。 （三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。 （五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。 （六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。 （七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。 （八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密

技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。 （九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。 （十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。 （十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

医院档案数字化建设的重要性

医院档案数字化建设的重要性 发表时间：2019-09-04T15:23:48.473Z 来源：《医师在线（学术版）》2019年第12期作者：穆笑竹[导读] 医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。哈尔滨市红十字中心医院黑龙江哈尔滨 150076 【摘要】医院档案数字化建设是一个渐进的过程，要与时俱进，积极学习计算机网络新技术、数据库技术和多媒体技术。根据医院的实际情况，不断实现医院档案数字化建设，使档案管理由存储利用功能向信息收集、管理和信息服务职能的转变。实现医院档案管理信息化建设的有效应用，明确总体方向，稳定体系结构，不断创新和与时俱进，提高医院整体质量，促进档案管理信息服务在统一合作下健康发展。 【关键词】医院档案；数字化建设；重要性 信息化是促进医院“技术、管理、服务”快速发展的助推剂，医院信息化的速度标志着医院的现代化程度，反映了医院的整体水平。提出了医院档案管理的新内涵。医院各职能部门配备现代化医院档案管理硬件，充分利用网络技术。进一步完善和优化医院档案信息网络系统。已成为医院档案信息管理适应新形势、加快发展的关键[1]。所以应依靠计算机信息管理技术和网络技术，坚持把握计算机信息管理的新时代和传统的档案管理知识，符合记录管理标准，灵活，能够满足新的需求。档案资源对医院医疗和教学研究具有重要意义。档案管理从原有的基础设施薄弱，应用系统不完善到管理信息的转化。医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。 一、数字化档案管理的内涵 档案信息处理的对象是数字档案信息，而传统的档案信息是模拟档案信息，数字化是档案信息处理的基础和前提。数字档案信息管理是指将传统的纸张、磁带、录音带等原始文件存储介质，通过扫描、压缩、转换等方法转换为图像文件、音频文件、视频文件进行存储管理。可以通过各种方便的查询手段快速检索所需文档，并可发布到局域网、广域网、医院内部网。实现了数字档案管理的档案管理技术。随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，档案信息数字化是一种新的档案信息形式[2]。数字化档案管理是一种高速宽带网络，可跨库检索的海量数字化信息资源库群，对有价值的图像、文本、影像、软件和科学数据等多媒体信息进行收集，实现了知识的价值，并提供了基于网络的电子访问存取服务。数字档案管理系统是计算机处理、有序组织的信息采集系统。它利用数字技术组织和管理信息资源，可以存储大量信息。用户可以通过网络高效、方便地检索信息，获得信息服务。它的信息存储和用户访问不受时间和区域的限制。 二、档案数字化建设的必要性 档案数字化是以现代信息技术的普遍应用为基础的，以数字化为手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字化档案信息资源进行收集和管理，通过高速宽带通信网络设施进行连接和利用，实现资源共享的超大规模和分布，输入数字信息系统。近年来，医院信息系统在各级医院得到广泛应用。电子病历、数字医学影像、医生护士工作站等应用产生了大量的电子文档和电子档案[3]。传统的档案工作方法和技术手段已不能满足时代发展的需要，无法进行有效的管理和控制，有的甚至处于丢失状态，严重制约了档案信息的价值发挥。传统的档案管理方式已不能完全满足现代医院管理的需要。因此，应加快档案信息化建设，采用现代科学技术，数字化管理医院档案资源，有效整合共享信息资源，真实记录电子时代人类活动的历史，实现医院档案可持续发展的重要内容。 三、医院档案管理数字化建设的特点和重要性 1.数字化建设是目前医院档案管理现代化的要求，大多数医院档案的收集和存储都以纸张为载体的信息载体模式，数字化建设在档案管理中的应用，不仅能使档案的质量得到提高。它的特点是多元性、多样性，也能适应人们追求时效性的需要，信息时代向多角度、多维度、高度集中收集具有利用价值的档案信息的第一手资料，形式各种电子媒体存储信息的现代信息管理模式，有利于医院档案管理信息的纵向和横向交错沟通，以满足档案管理的现代要求。 2.数字化医院档案管理是推动医院档案管理项目发展的重要驱动力，其内容多种多样，内容各异，是医院人力资源、医疗资源、社会资源与负荷的综合整合，是医院档案管理的重要组成部分。收集医院发展规划的宏观管理和微观管理的初步信息，是决策者提高理性思维决策的重要依据。档案数字化管理突破了传统的管理模式，只注重各类档案的收集、整理、存储和归档。同时，它将传统档案保存的被动性转化为主动性，将传统档案保存的盲目性转化为有目的性[4]。 3.医院档案数字化，节省检索和利用的时间，提高了数字化档案管理的效率，使文件能及时归档，并能尽快使用，从而缩短了传统档案的归档和利用时间。由于医院管理对象众多，为了准确统计和动态了解这些情况，按照传统的管理方法，需要先“归档”才能知道。而网络计算机管理的数字档案能够准确反映医院的现状，为医院充分利用人力资源创造条件。同时，数字化档案管理利用计算机网络技术，建立适合医院的档案检索软件，使医院所需要的信息更容易找到，大大提高了工作效率。 4.档案管理活动不仅需要满足社会的需求，还需要满足医院自身的壮大，并从本质上实现信息建设的创新管理，运用专业化的档案信息管理平台接收医院的档案，保证医院档案的真实性和有效性。同时还需要设置专业的人员实现有效的管理制度，并及时的进行收集和管理、分类保存等资源利用，并按照病例不同，构建不同的信息资源库，确保信息化实施。 5. 医院档案管理数字化是方便医疗、造福人民的新举措。档案管理体系和体系的数字化建设，既是医院发展的迫切需要，也是传统档案向数字化转变的趋势。又是国家卫生改革关于医疗卫生惠民措施的新举措，在一定的法律规范内，更好地为医院职工和到医院的病人提供阅读、复印、信息交流和咨询服务，技术创新也为档案管理提供了便利。档案管理的计算机化，文件管理电脑化、信息便捷、文件管理人员数据整理、存储、检索、统计，以及编制的各种目录路径，从而节省了时间、开拓创新，提高了实际操作能力，更强、更高的归档率的档案管理系统，为员工和患者提供更快捷方便的信息资源服务。 参考文献 [1]雷霄云. 浅谈医院档案数字化建设[J]. 中国实用医药, 2009(2):247-248.

谈档案管理数字化的意义

谈档案管理数字化的意义 档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。 一、优化了管理者知识结构和队伍结构 人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。 二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。 三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。 另外，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。 综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。

档案数字化建设方案

档案数字化建设方案 根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。 一、工作目标 为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。 二、工作机构 成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。 组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展） 副组长： （职责：系统安装部署） 成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统） （职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报） 其他人员： 三、档案数字化数量 扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。 四、工作时间： 五、工作流程

（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。 （二）档案交接 1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。 2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。 （三）档案整理 1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。 2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。 （四）档案数字化 1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。 2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后

档案数字化保密管理方案情况报告

保密管理情况报告 一、保密机构设置 为进一步做好保密安全管理工作，加强对信息安全、保密工作的统一管理，我公司成立保密工作领导小组，下设保密办公室，保密工作领导小组全面负责公司保密工作；保密办公室负责保密工作制度制定、执行、监督、检查，为保密工作执行机构。总经理为保密工作领导小组组长，保密办公室成员包括：项目部、财务部、人事行政部、市场部、技术部等涉密岗位的人员。 安全（保密）工作小组成员，负责建立健全、贯彻实施有关安全（保密）管理制度，组织公司安全（保密）教育和知识学习等项工作。定期组织对公司安全（保密）工作的监督、检查，及时解决安全（保密）工作中存在的问题。 二、保密制度建设情况 1、严格遵守各项安全保密管理制度 公司要求各级领导和全体员工严格遵守各项安全（保密）管理制度与规定，加强信息安全保密工作的防范，严格各项工作的业务流程，认真履行、互相监督，及时发现并消除隐患。加强保密管理。以涉密人员，涉密载体，涉密计算机保密管理为重点，进一步加强保密工作领导，强化保密管理，加强督促检查，狠抓各项保密措施和保密责任制的落实，杜

绝重大失泄密事件的发生。 2、涉密人员管理 从事涉密业务服务的人员应当按照有关规定进行安全保密审查，与单位签订安全保密责任书，明确安全保密责任和义务。离开涉密业务咨询服务岗位，应当清退涉密载体，实行脱密期管理。 3、涉密项目管理 涉密级项目，应当明确由保密领导小组组长或者小组成员负责保密管理工作，并严格控制知悉范围。 4、涉密载体管理 为了确保秘密载体的安全，本着严格管理、严密防范、确定安全、方便工作的原则，严格按照要求，加强涉密载体的制作、收发、传送、使用、保存、销毁六大环节的管理，使涉密载体的管理工作步入了规范化轨道。在制作环节上，无论是纸介质载体，还是其他介质载体均统一由制定人员制作，对不需归档的材料及时销毁。在收发和传递环节上，严格履行清点、登记、编号、签发手续，传递时，指派专人负责并采取相应安全保密措施。在使用环节上，严格知悉人员范围，对擅自扩大知悉范围的，严格追究相关人员责任。凡不准记录、录音、录像的，均事先申明，复制载体必须经主管领导批准，并履行登记手续。在保存上，严格按照国家

浅谈新时代档案数字化的几点重要意义

浅谈新时代档案数字化的几点重要意义 作者：孙兔开 来源：《办公室业务》 2017年第9期 【摘要】档案数字化是档案工作发展的必然趋势，档案数字化的实现，有效保证了原纸质 档案资料的原始性、安全性与完整性，有利于提供高效优质的利用服务；对传统档案的立卷整 理有很大改善，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。 【关键词】意义；档案管理；数字化 当今社会科学技术迅猛发展，人类社会正向信息化、网络化、数字化社会迈进，这就给储 存和提供利用信息资源的档案馆提供了新的发展方向。通信技术、计算机网络技术、多媒体信 息技术的不断发展，正在改变知识的产生、存储、获取、传播与保存的方式，数字资源及相关 服务将会以不可阻挡的态势替代现有的资源及相关服务设备。 国家档案建设管理部门在统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生了巨大转变，从以档案实 体保管和利用为支撑点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，逐步将档案信息资源 数字化、规范化、网络化、社会化。档案信息资源的数字化对保护原纸质档案和改善其利用方式、促进现代管理技术应用、优化管理者知识结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。 一、保证纸质档案的原始性、安全性与完整性 原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，这决定 了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，促使我国现存的档案和书刊种类众多，其价 值不可估量，这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥 善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的， 但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用 和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字 迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，起到了保护的作用。 二、改善了档案资料的前期整理工作 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的、 大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代 化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文 件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，因此不可避免地产生分类 不准的现象，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内 容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件 形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理 优势，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不 完成时，就要拆卷，并对卷内文件重新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三 是人工立卷归档时，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计 算机立卷归档提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于

档案数字化项目投标技术方案设计

一、项目实施案 （一）项目实施的依据 1、《人民国档案法》 2、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令） 3、档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙规化加工。③随时把握乙加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙加工质量。⑤代表甲与乙进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 （2）乙人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙数字化制作工作人员

2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数

数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑。

档案数字化加工安全

档案数字化加工安全 为切实保证各类档案在数字化过程中的信息和实体安全，近日，市档案局印发了《关于在档案数字化加工中加强保密管理工作的通知》。《通知》对各级各类单位在开展档案数字化过程中的生产加工环节、生产加工设备以及生产加工场所的保密安全管理工作提出了明确具体的要求。在开展档案数字化加工前，各单位必须选择有档案数字化加工资质的中介单位，应将该公司的资质和加工场所、设施设备等情况报同级档案行政管理部门备案，在源头上防止各单位档案在数字化加工过程中的信息泄露和实体流失问题。 江苏翰卷档案科技有限公司是经工商注册，省（市）档案局备案的档案服务外包科技型企业，专注于为您打造安全可靠、经营项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务。 江苏翰卷档案馆是我公司独立自主产权的档案寄存场所，是江苏省唯一配有高压细水雾消灭系统和恒温恒湿控制系统等高档设施设备的民营档案馆。完全具备存放各类纸质、电子档案及任何实物档案。 目前可寄存的档案分为： 纸质档案

各行业、各时期、各种类、各规格的纸质档案；我公司可提供各规格的档案箱、档案盒给客户装不同的档案，以便运输与寄存放。纸质档案箱、盒均放入可移动的密集架、可锁定及保密。 电子档案 纸质档案经数字化扫描加工后成为电子档案，电子档案的载体可分为光盘与硬盘或在线的数据库与服务器。 电子档案的接收与保管利用是目前世界档案界发展的趋势走向。而为了适应这个大趋势我公司配备了目前国内一流的电子档案存储设备。 档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。档案级光盘的归档寿命大于30年。 电子文件采用CD-R/DVD±R归档时，应使用档案级光盘。 符合ISO/IEC10995标准，称为“国际档案级光盘”。符合国际标准的光盘保存寿命大于30年。 档案级光盘存储优势 存储各种类型电子数据 读取设备兼容性强，新一代光驱始终可向下兼容 安全性高，光盘采用一次写刻录，不可重写，不可更改，数据可加密 采用档案级光驱刻录，刻录数据“可保存性”更佳，光盘寿命长 光盘寿命可监测，盘片、数据可检测，可靠性可评估 光盘防划耐磨，可降低光盘操作误损伤、防静电，延长寿命 稳定性好。保存环境要求低，只需要防光和防尘，盒装竖立码放 公司注册资本1000万元，目前已拥有10000多平方米的江苏翰卷档案馆，库房设备齐全，功能完善，管理人员经过档案部门专业培训，持证上岗。公司将努力塑造一个值得客户长期信任和放心重托的档案界科技服务型企业形象。

谈学校档案数字化

谈学校档案数字化 摘要档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。随着信息数字化急速成熟，学校档案管理创新应当向数字化发展。 关键词档案管理；创新；数字化 创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。 1.1 档案信息时代发展的要求 首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。学校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。 以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。 1.2 学校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果 首先，学校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。许多学等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。 1.3 学校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟 学校档案室自动化建设初见成效 自动化是学校档案室走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，