项目一 会计凭证的制作20170314

项目一会计凭证的制作

工作目标

制作会计凭证是企业重要的日常会计工作之一，是整个会计处理流程中的第一环节。在会计手工处理的情况下，会计人员应对有关经济业务产生的原始凭证进行审核，并据以编制出记账凭证。本项目的主要内容就是介绍利用Excel制作会计凭证的方法和步骤。

通过完成本项目的四个工作任务，使学习者能够进行会计凭证系统工作簿的制作，并从中学习掌握在Excel中插入对象图片和艺术字、输入数据、利用公式与函数及宏的基本操作方法。

工作思路

本项目的工作思路是首先建立会计凭证制作系统工作簿，完成该系统的页面设计；制作会计科目表，建立总账科目表和明细科目表；制作会计凭证表，完成本系统数据源的输人和建立；设计会计凭证的格式与结构，完成会计凭证的制作。项目一工作思路如图1—1所示。

图1-1 项目一工作思路

背景资料

[资料1] 凌嘉公司是一家小型产品制造企业，生产A、B两种产品。存货采用先进先出法核算，增值税税率17％。2007年12月1日，公司各总分类账户的期初余额如表2-1所示。

表2-1 总分类账户初期余额表（单位：元）

[资料2] 12月1日，该公司有关明细分类账户期初余额如下：

（1）原材料——甲材料（借余）108000元

（10元/千克×10800千克）

——乙材料（借余）50000元

（2元/千克×25000千克）（2）生产成本——B产品（借余）23000元

其中：直接材料19100元

直接人工1110元

制造费用2790元

（3）待摊费用——预付保险费（借余）3750元

（4）库存商品——A产品（借余）165000元

（75元/件×2200件）（5）应收账款——光明公司（借余）140000元

（6）应付账款——万建公司（贷余）69000元

（7）应交税费——应交增值税（贷余）26000元

——应交所得税（贷余）32200元（8）预提费用——银行借款利息（贷余）900元

（9）利润分配——未分配利润（贷余）94640元

[资料3] 公司2007年12月发生经济业务如下：

（1）1日，从银行提取现金300元

（2）2日，向新民公司购入甲材料4000千克，发票价格每千克10元。买价40000元，另加增值税6800元，共计46800元尚未支付。

（3）2日，以银行存款支付上项甲材料的运输费200元。

（4）2日，结转验收入库的上项甲材料实际采购成本。

（5）5日，以银行存款偿还万建公司贷款69000元和新民公司贷款46800元。

（6）6日，向万建公司购入下列材料（见表2-2），贷款尚未支付。

表2-2 材料采购明细表

（7）6日，以银行存款支付万建公司购入材料的运输费440元（按购入甲、乙材料的重量比例分摊）。

（8）6日，从万建公司购入材料已验收入库存，结转从万建公司购入材料的实际采购成本。

（9）8日，仓库发出材料（见表2-3）。

（10）8日，收到光明公司还来贷款140000元，存入银行。

（11）9日，从银行提取现金15775元。

（12）10日，以现金发放本月应付职工工资15775元。

（13）13日，售给光明公司A产品2200件，每件售价100元，当即收到货款220000元，增值税37400元存入银行。

（14）14日，以银行存款支付产品广告费700元。

（15）20日，从银行提取现金530元。

（16）21日，仓库发出材料（见表2-4）

表2-4 发出材料明细表

（17）28日，本月A产品生产工人工资8880元，B产品生产工人工资2220元，车间管理人员工资2455元，厂部管理人员工资2220元。按工资支出用途记人有关费用账户。

（18）28日，计提本月固定资产折旧19400元。其中车间固定资产折旧17845元，厂部固定资产折旧l 555元。

（19）28日，预提短期借款利息550元，摊销预付的财产保险费750元。

（20）28日，以银行存款支付管理部门设备修理费1 000元。

（21）29日，售给康益公司A产品800件，每件售价。100元，计80000元；B产品80台，每台售价625元，计50000元。另加增值税22100元，共计152100元未收。

（22）30日，以银行存款支付两项销售产品发生的运输费350元。

（23）31日，本月发生的制造费用按A、B两种产品的生产工人工资比例分摊。

（24）28日，投产的3 000件A产品和100台B产品全部完工验收入库，分别结转其实际

生产成本。

（25）31日，结转本月售出产品的实际成本（见表2-5）

（26）31日，将本月份的收入、费用结转“本年利润”账户。

（27）31日，按实际利润的33%计算并结转应交所得税。

工作准备

工作任务一页面的设计

项目活动一页面背景的设计

本活动要给页面设置好看的背景，我们可以通过“页面”工作表插入一个自己喜欢的图片作为页面背景。

（1）打开工作簿，选择“页面”工作表。

（2）单击菜单【页面布局】--【背景】，选择已给的“背景图片”作为页面背景，

（3）单击【视图】-【网格线】，去勾。去掉网络线

项目活动二页面标题的设计

本活动要在页面上插入标题—会计凭证系统。为了使标题显得美观，可以通过插入艺术字来完成，具体步骤如下：

（1）单击菜单【插入】--【艺术字】，选择喜欢的艺术字样式，单击【确定】按钮。

（2）输入文字“会计凭证系统”，设置字体和字号，单击【确定】按钮。

，打开【设置艺术字格式】对话框，可以对艺术字的颜色、大小等格式进行设置。

项目活动三设置页面到各个工作表的链接

在页面中需要列出“会计凭证系统”中的各个子项目名称，并能通过单击子项目的名称链接到各个工作表。可以采用插入自选图形的方法来设计链接按钮，具体步骤如下：

（1）单击【插入】工具栏的【形状】按钮右边的倒三角形，选择“基本形状”，展开图形集，选中喜欢的图形。选中后点击鼠标左键，使鼠标形状变为黑色小十字。

（2）移动鼠标到背景图片上，选择好适合的位置，按住鼠标左键不放，拖动鼠标画出适当大小的图形按钮。

（3）选中刚才画好的图形，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击【添加文字】命令，则在自选图形中出现输入文字的光标，此时可以输入相关文字。这里输入“总账科目表”。

（4）选中输入的文字，在菜单栏“开始”选项卡里设置字体、字号、对其方式：垂直居中、水平居中，最后将光标移至图形内部文字中，调整字间距。

（5）选中插入的图形，右键【设置形状格式】在设置形状格式对话框中选择填充选项卡，选择渐变填充，将预设颜色设为“心如止水”；将底纹方式设为“水平”；单击【确定】按钮，关闭【填充效果】对话框。完成后效果如下：

（6）将制作好的第一个自选图形对象进行复制，连续粘贴三次。移动粘贴

后的按钮到合适的位置，然后分别修改其上的文字为“明细科目表”、“会计凭证表”、“记账凭证”。

（7）在背景图合适的位置插入文本框，输入学号、姓名。页面效果图如下：

（8）选择“总账科目表”按钮，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【超链接】命令，打开【插入超链接】对话框。

（9）在“链接到”区域所显示的几个项目中单击【本文档中的位置】按钮图标，在“或在这篇文档中的选择位置”所示列表中选择“总账科目表”。单击【屏幕显示】按钮，打开对话框右上角的【屏幕提示】对话框，在“屏幕提示文字”对话框中输入提示文字“单击打开总账科目表”。这样当鼠标悬停在按钮上时，就能看到相应的文字提示。

（10）单击【确定】按钮，关闭【设置超链接屏幕提示】对话框，再单击确定按钮，关闭【插入超链接】对话框，返回Excel工作表，从而为“总账科目表”自选图形对象建立了指向“总账科目表”工作表的超链接，使其具备了导航按钮的功能。

按照相同的方法设置其他3个按钮。

项目活动四页面的美化

由于“页面”工作表仍然有工作表的网格线、行号和列标等信息，使其不太美观。下面对怍表视图进行美化，具体步骤如下：

单击【视图】选项卡，按照上图设置。取消“窗口选项”中的“网格线”、“标题”两个复选框。这时候“页面”工作表中就没有行号、列标和网格线了。

项目活动五保护工作表

为了避免操作者不小心移动或损坏页面工作表中的各个图形按钮及他人任意更改页面结构，应该对工作表进行保护，具体操作如下：

（1）单击菜单【工具】--【保护】--【保护工作表】，打开【保护工作表】

对话框。

（2）在“取消工作表保护时使用的密码”文字框中输入工作表保护密码，单击【确定】按钮。

（3）在弹出的【确认密码】对话框中再次输入密码。单击【确定】按钮。退出【确认密码】对话框，再单击【确定】按钮，关闭【保护工作表】对话框。

工作表保护密码应该记牢，上交作业前要把设置的密码去掉！！！！

工作任务二会计科目表的制作

会计科目是对会计要素的具体内容进一步分类的项目名称。设置会计科目是会计核算工作中极为重要的一项工作，是填制会计凭证、设置账户、进行账务处理的依据，也是编制会计报表的基础。会计科目必须根据企业会计准则和国家统一会计制度的规定设置和使用，一般设有一级科目（即总账科目）、二级科目（即子科目）和明细科目。下面分别介绍总账科目表和明细科目表在Excel中的设置方法。

项目活动一建立总账科目表

总账科目(即一级科目)是指对会计内容进行总分类核算和监督、提供总括指标的会计科目。为了便于宏观经济管理，一级科目由财政部统一规定。建立总账科目表的具体方法和步骤如下：

（1）选择工作表“总账科目表”。

（2）在单元格B1中输入“总账科目表”，将其设置为自己喜欢的字体和字号。

（3）选择单元格区域B1：C1，单击【开始】工具栏的【合并及居中】

按钮；单击【边框】按钮．选择“粗底框线”。

（4）选择单元格B2和C2，分别输入“科目代号”和“科目名称”。

（5）在单元格D1中输入“科目总数量”，在单元格E1中输入公式“=COUNTA(B：B)-2”，用来统计总账会计科目的个数。（为什么要减去2？）

COUNTA函数的功能是计算单元格区域或教组中包含数据(即非空白单元格)的单元格个数。

（6）从第3行开始，在B、C两列分别顺序输入所有会计科目代号和会计科目名称。（本项目中总账科目表中的科目代号和科目名称采用的事2006年会计准则征求意见稿中规定的科目代号和科目名称，与会计准则略有不同。实际工作中，应该按照规定来设计。）

数据的录入方法有两种：一种方法是直接在对应的单元格中输入数据；另一种方法是在“记录单”中录入数据。采用在“记录单”中录入数据方法便于新建、删除及查找会计科目。具体的操作步骤为：首先选定B2：C2区域，再选择菜单【数据】中【记录单】命令，打开【记录单】对话框，分别在“科目代号”和“科目名称”文本中输入具体的科目代号和科目名称，每完成一个科目后单击“新建”

按钮。完成全部记录的添加后，单击【关闭】按钮，完成总账科目表的输入。

提示：参考财政部一级科目把需要的科目录入。

（7）将光标移至列标B和C中间，单击并拖动。将列B调整到合适的宽度，用同样方法将其他列也调整到合适的宽度。（也可以双击列标右侧的分割线，达到自动调整该列列宽的效果）

（8）单击C列的列标，选中C列，单击【格式】菜单中的【单元格】命令，打开【设置单元格格式】对话框，单击【数字】选项卡，在“分类”中选择“文本”，单击确定按钮，关闭【设置单元格格式】对话框。

（9）在工作表的适当位置插入一个自选图形对象，在其内部添加汉字“返回”（也可直接插入美术字），设置图形对象的格式，为其建立一个超链接，指向前面制作好的“页面”工作表。以后在总账科目表界面中点击这个按钮就可以返回到“页面”工作表。

项目活动二修改总账科目表

企业会计科目的设置应保持相对稳定，但并非一成不变，需要根据社会经济环境、会计准则与会计制度及本企业业务发展的需要．对会计科目进行修改、补充或删除。具体步骤如下：

（1）单击需要修改的会计科目所在的单元格，对科目代号或科目名称进行修改。

（2）选中需要添加科目的行．单击菜单【插入】--【行】命令，在出现的空行中输入相应的科目代号和科目名称。

（3）选中要删除的科目所在的单元格．单击菜单【编辑】--【删除】命令，在打开的【删除】对话框中选择有关的选项按钮。即【整行】按钮．单击【确定】按钮。

项目活动三美化总账科目表

前面完成了总账科目表的基本操作，接下来可以对总账科目表进行填充颜色、设置字体等操作。具体步骤如下：

（1）打开“总账科目表”，选取整张工作表。

（2）单击工具栏上的【填充颜色】置按钮右侧的倒三角按钮，在调色板上

选择“淡蓝”，单击后整张工作表都填满淡蓝色。

（3）选择B1单元格，单击工具栏【字体颜色】左侧

的倒三角按钮，在调色板上选择“紫罗兰”，单击后总账

科目表标题字体颜色变成紫色。

（4）选择B1单元格，单击工具栏的【加粗】按钮，

则标题的字体变粗。

（5）选择B3：C3单元格，按住Ctrl键，继续选取B5：C5单元格及B7：C7单元格。

（6）释放Ctrl键，此时前面选中的6个单元格同时被选定。

（7）单击【格式】工具栏上的【填

充颜色】按钮右侧的倒三角按钮，在调

色板上选择“淡绿”，单击后，表格中行

与行之间颜色分明。

（8）选择B3：C8单元格．单击【格

式】工具栏上的【格式刷】安钮。

（9）按住鼠标左键拖动指针选取B3：C8单元格以下的所有单元格，释放鼠标，整张总账科目表变成了一张行间色彩分明的工作表，便于录入数据。

项目活动四建立明细科目表

明细科目是指对总账科目所反映的经济内容进一步详细分类的会计科目，是对总账科目更为详细的补充说明。有些企业在总账科目和明细科目之间还设置二级科目，其设置方法可以比照明细科目，在此不做赘述。

明细科目是由企业依据国家统一规定的会计科目和要求，根据自身经营管理的需要自行设置的。建立明细科目表的具体方法和步骤如下：

（1）鼠标点击左下角的标签栏，激活“明细科目表”。

（2）单击“总账科目表”工作表，单击左上角全选整张表。单击鼠标右键选择复制。

（3）返回“明细科目表”，单击鼠标右键选择粘贴。

（4）在B1单元格，将标题改为“明细科目表”。

（5）在单元格D2中输入“明细科目代号”，在单元格E2中输人“明细科目名称”，并设置其格式添加边框。

（6）从第3行开始，在D、E两列分别顺序输入所有总账科目所属的明细科目代号和明细科目名称。

（7）按照“总账科目表”进行格式设计，这里不再赘述。

（8）最终设计出“明细科目表”。

明细科目根据企业经济业务需要最后添加。

工作任务三会计凭证表的制作

会计凭证表是将企业每日发生的或完成的经济业务，按时间的先后顺序逐笔完整登记的工作表。在会计处理和管理系统中，会计凭证表是一个非常重要的工作表，是形成会计凭证和各种账簿及报表的核心信息资料，即建立企业账务处理的源数据库。下面介绍用Excel进行会计凭证表制作的具体方法和步骤。

项目活动一会计凭证表的结构设计

会计凭证表的结构主要包括日期、序号、凭证号码、摘要、科目代号、总账科目、明细科目、方向、借方、贷方、制单人、审核人、附件等要素。具体的操作步骤如下：

（1）打开“项目一”工作簿的“会计凭证表”工作表。

（2）选取B1:P1单元格，单击工具栏的【合并及居中】按钮，在合并的单元格中输入“会计凭证表”标题。单击【对齐】选项卡，将“文本对齐方式”的“水平对齐”和“垂直对齐”均设置为“居中”。单击【字体】选项卡，将字体设置为“楷体”，将“字号”设置为“22”，将“颜色”设置为“紫色”，将“下划线”设置为“双底框线”。

（3）选取B2:P2单元格，单击【格式】工具栏的【合并及居中】按钮。

（4）分别在B3到P3单元格中输入“年”、“月”、“日”、“序号”、“凭证号码”、“摘要”、“科目代号”、“总账科目”、“明细科目”、“方向”、“借方”、“贷方”、“制单人”、“审核人”、“附件”。

（5）选取整个第三行，单击【格式】工具栏上的【居中】按钮，使单元格内容居中。

（6）调整各列的列宽到合适的宽度。

（7）选取L列和M列整列单元格并单击右键。在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令．在对话框中打开【数字】选项卡，将“借方”和“贷方”设置为数值格式。

（8）选取B、C、D、E四列，用上面的方法设置数据格式为文本。

项目活动二自动形成会计凭证编号的设置

会计凭证编号是会计人员在用会计凭证记录经济业务时，对每笔经济业务进行的编号，以便查找和以后的核对。用Excel进行会计凭证表编制时，可以利用CONCATENATE函数，以“年+月+日+当日顺序号”自动生成会计凭证的编号。具体操作步骤为：

（1）打开“会计凭证表”。

（2）选取B：E整列并单击右键，在弹出的快捷菜单中选掸【设置单元格格式】命令，在弹出的对话框中打开【数字】选项卡，选择“文本”选项，单击【确定】按钮。

（3）选取F4单元格，单击编辑栏左侧的【插入函数】按钮，执行“插入函数”命令，在“或选择类别”中选择“文本”类别函数，在“选择函数”列表框中选择CONCATENATE函数，单击【确定】按钮。

（4）在CONCATENATE函数的参数设置中分别输入参数“B4”、“C4”、“D4”、“E4”。这样当我们在前面四个单元格中输入年、月、日和序号后，在凭证号码这一列就会自动生成相应的值。单击【确定】按钮退出函数参数设置界面。

（5）选取F4单元格，填充柄向下拖动至最后一行。

项目活动三自动显示会计科目的设置

在输入经济业务时，为了节约时间。可以利用VLOOKUP函数，自动显示会汁科目。现在以总账科目的自动显示为例说明这一问题．明细账科目可以参照总账科目进行设置。具体的操作步骤如下：

（1）打开“项目一”工作簿中的“会计凭证表”工作表。

（2）在I4单元格输入函数：=IF(H4="","",VLOOKUP(H4,总账科目表!$B$2:$C$100,2,0))

函数的意义为“如H4为空值，I4为空值，否则将根据H4输入的科目代号返回总账科目表对应的科目名称”。

（3）选取I4单元格填充柄向下填充，整个“总账科目”列下的单元格均自动套用公式。这样当在“科目代号”中输入代号数字时，“总账科目”中会自动显示出相应的内容。

项目活动四单元格输入信息提示的内容

为了在用户输入数据时能够提示其输入数据的类型，可以对有的单元格的数据有效性进行设置，即设置有关的提示信息，具体操作步骤如下：

（1）选择G列，单击菜

单【数据】--【有效性】，打

开【数据有效性】对话框，在

【输入信息】选项卡的“输入

信息”中输入“输入摘要”，

单击【确定】按钮，关闭【数

据有效性】对话框。当光标移

动到G列的单元格时，在单元

格的右下方将出现对应的提

示信息。

（2）选择H列，按照前面方法设定输入信息，在【输入法模式】选项卡中的“输入法模式”中选择“关闭（英文模式）”。目的是当光标移动到H列单元格时，在单元格下方出现“输入科目代号”提示信息的同时，把输入法也自动切换到英文状态，保证输入的文字为半角的英文。

（3）选择L列，设置“输入信息”为“输入借方金额”，设置“输入法模式”为“关闭（英文模式）”。

（4）选择M列，设置“输入信息”为“输入贷方金额”，设置“输入法模式”为“关闭（英文模式）”。

（5）选择N列，设置“输入信息”为“输入制单人”，设置“输入法模式”为“打开”。

（6）选择O列，设置“输入信息”为“输入审核人”，设置“输入法模式”为“打开”。

（7）选择P列，设置“输入信息”为“输入附件张数”，设置“输入法模式”为“关闭（英文模式）”。

项目活动五会计凭证表实例

会计凭证表的结构与需要设计的公式与函数完成后，应结合背景资料三中企业实务例子完成整个会计凭证表的输人，作为之后账表形成的基础性数据源。在会计凭证表中输人数据的操作

步骤如下：

（1）在B、C、D、E列分别输入业务发生的年、月、日及序号。

（2）在F列自动形成会计凭证号码。

（3）在G列输入摘要。

（4）在H列输入总账科目代号．

（5）在I列自动显示总账科目名称。

（6）在J列输入明细科目或自动显示明细账科目名称。

（7）在K列输入记账方向．

（8）在L列和M列分别输入借，贷方金额。

（9）在N列和O列分别输入制单人和审核人名字。

根据前面资料三的内容填制会计凭证表。

提示：如果科目表没有需要的科目，请根据根据自己的职业判断手动增加会计科目，最后再把新增的会计科目添加到科目表中。

项目活动六制作完成的会计凭证表的保护

由于工作表中有很多格式设置和计算公式，为防止破坏这些格式和计算公式，提高工作效率，可以对工作表进行保护，具体步骤如下：

（1）单击工作表左上角的全选按钮，选取整个工作表。

（2）单击菜单【工具】--【保护】--【保护工作表】命令，打开【保护工作表】对话框，在“取消工作表保护时使用密码”文字框中输入密码（请牢记此密码，可以记在讲义上），在“允许此工作表的所有用户进行”列表中仅选取“选定未锁定的单元格”复选框，单击【确定】按钮，在弹出的【确认密码】对话框中再输入一遍密码，单击【确定】按钮，关闭【保护工作表】对话框。

项目活动七会计凭证表的备份

在期末。应当将该期的会计凭证表进行备份．以便保存．备份数据的具体步骤如下：

（1）选择需要进行数据备份的单元格区域。

（2）按【Ctrl十C】组合键。

（3）打开一个新的工作簿。

（4）单击要复制数据的起始单元格。

（5）单击菜单【编辑】--【选择性粘贴】命令．打开【选择性粘贴】对话框，选择【值和数字格式】选项按钮。

（6）单击【确定】按钮，则将数据和数字格式全部进行了复制。

（7）将新的工作簿以一个直观的名字命名，进行保存，便于以后的查考。

工作任务四记账凭证的制作

记账凭证是会计人员依据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表进行归类和整理，并确定会计分录而编制的直接作为记账依据的一种凭证。在本项目的工作任务三中制作的会计凭证表可以说就是记账凭证的汇总表，在本工作任务中要进行的记账凭证制作是基于记账凭证打印的需求而设计的。记账凭证按照用途及使用范围的不同，可以分为专用记账凭证和通用几张凭证。在此以通用记账凭证为例进行介绍。

项目活动一记账凭证的结构设计

通用记账凭证是既可以反映收付款业务，又可以反映转账业务的记账凭证。其结构设计具体步骤如下：

（1）选取单元格区域A1：AH17．进置填充颜色为茶色．

（2）选取单元格区域B2：AG16，设置

填充颜色为白色单击菜单【格式】--【单

元格】，打开【单元格格式】对话框。单击

【对齐】选项卡，在“文本控制”中选择

“缩小字体填充”复选框，以便当某单元

格内数据较长而无法显示时，自动缩小字

体，使数据能够全部显示出来，单击【确

定】按钮，关闭【单元格格式】对话框。

（3）选取单元格区域I：AD列的列标，

右键点击，在弹出菜单中单击列宽，设置列宽1．25。

（4）选取单元格区域C3：AFl6。单击菜单【格式】--【单元格】，打开【单元格格式】对话框，单击【字体】选项卡，在“字号”列表中选择“12”，在“颜色”配置框中选择“绿色”，最后单击【确定】按钮．关闭【单元格格式】对话框。