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SPC管理规范

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电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002) 作者:档案馆文章来源:本站原创点击数:7082 更新时间:2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1) 3.3背景信息context 指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件(3.1)内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

公司文件管理规范

王88

目录 一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文(包括公告和通知等) (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度 一、制定目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制 度化,对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的 工作流程和作业标准作出明确规定,便于文档的识别、追溯和控制,实 现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法 律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作;销售部负责报价单及合 作客户相关资料的归档、保管工作;销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管; 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理; 四、文件类型定义 4.1红头文件:针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明 文件: 4.2公文(企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、 函等),其明确了发布范围,是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。 公文具有庄重性、广泛性和周知性特点; 4.3质量体系文件:质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序 文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件:公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为 达到公司管理目标,明确制定的指导性文件,以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件:设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。 (涉及文档类内容未清楚) 4.6通用文件、表格文件:是表达、解释工作结果和业务信息所运用 的数据传递形式,能够清晰简明地传递所需要表达的信息; 4.7保密文件:凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息 的各类形式的公文、制度等文件,均属于保密文件; 4.8外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

文件标准化管理规定

文件标准化管理规定 做成: 日期: 批准: 日期:2015-10-30

更改记录 *修改类型分为:A –新规 V –换版

1 目的 对公司的文件结构、编号做出统一规定,确保公司在用文件的编号具有唯一性,便于文件的识别、追溯和控制,以保障公司管理体系的有效运转。 2 适用范围 适用于本公司文件的标准化管理,包括各项规章制度执行过程中产生的记录。 3 术语 3.1文件:指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。 3.2记录:阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。 4 职责 4.1人事部负责本规定的做成与解释,并维护本文件的有效性。 4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。 4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理,确保现场在用文件版本的有效性。 4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理,确保现场在用文件版本的有效性。 5 内容 5.1编号 5.1.1公司内部文件的编号格式: 版本号( 文件序号( 备注: a版本号:指文件的版本序号,按照英文字母顺序自A开始延续,后续版本依次为B、C…(以下同)。 b文件序号:指同一类文件的排列序号,自001开始(以下同)。 c文件分类代码:指根据文件的用途划分的文件类型。其中: 1:指一级文件的分类代码,如质量手册。 2:指二级文件的分类代码,如程序文件。 3:指三级文件的分类代码,如各项规定、作业流程、作业标准等。 d体系文件标志:以Q代表质量管理体系的文件标志。 5.1.2外来文件保留其原始的文件编号,包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。 5.1.3技术文件的编号格式: 版本号( 文件序号(1-9) 产品号 客户代码 备注: a文件序号:根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定,所有产品的相关技术文件均执行 b产品号:指客户图纸的编号。 c客户代码:指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。

研发系统文件管理规范

研发系统文件管理规范 1目的 建立并执行研发系统文件要求和管理的规定,确保研发系统文件管理工作规范、统一、有效,符合公司文件管理程序要求。 2适用范围 适用于研发系统开发文档、技术文件、程序文件、管理工作文件、指南文件的管理。 3术语和定义 无。 4职责与权限 研发管理部负责产品开发文档、技术文档、管理工作文件、指南文件及其它文件的归口管理,研发系统相关部门配合。 5内容及流程 研发系统文件包括产品开发文档、技术文档、程序文件、管理工作文件、指南文件及其它文件等。结构如下图:

研发系统文件编号及版本参考《研发系统文件编号及版本规定》。 5.1研发系统管理文件 5.1.1管理工作文件及指南文件的编写、审核、批准 5.1.1.1研发系统程序文件、管理工作文件、指南文件由技术委员会依据质量体系要求,规划研 发系统程序文件及各级工作文件,研发管理组织相关部门编写,文件编号由编写者向质管QA助理申请。编写需使用公司统一的文件模板。程序文件、管理工作文件经研发系统内部预审后,提交质管部按组织公司涉及部门评审、会签,文件经管理者代表批准后在OA上发布生效。 5.1.1.2研发系统级指南文件由研发管理部组织评审,各产品线及部门级指南文件由编写人所在 部门技术秘书负责组织评审。指南文件提交文件编写者主管部门经理审核,部门所属产品线负责人批准,研发管理部发布生效。生效后的文件电子档抄送质管部及相关部门备案。 5.1.2管理工作文件及指南文件的更改、升版 5.1.2.1程序文件、管理工作文件的更改及升版按《管理工作文件的控制办法》执行。 5.1.2.2研发指南文件的更改升版,由编写人提前知会研发管理部后进行,升版后文件按首版评 审方式审核、批准发布。 5.1.3程序文件、管理工作文件及指南文件的发布生效方式及文件共享路径 5.1.3.1管理工作文件的生效发布由质管部在公司OA-办公系统的通知栏内进行发布;工作指南 文件由研发管理部通过QQ信息发布,同时在研发系统信息平台http://vss2/default.aspx 发布备查。 5.1.3.2程序文件、管理工作文件及工作指南文件在以下路径电子文件共享:\\VSS2\研发管理\工 作文件。 5.2技术文件 产品技术文件分设计文件及工艺文件以及支持产品生产、检验的工装夹具、设备仪器文件。根据项目研发现状,我们对技术文件分别进行研发过程的受控管理及样机文件(开发样机、工程样机)质管受控管理。 5.2.1研发过程技术文件管理控制 5.2.1.1分类 研发过程技术文件分机械类过程技术文件和硬件板卡过程技术文件,其中: 机械类过程技术文件:机械零件图(C类);

文件管理规范

文件管理规范 总则 一、为加强对各类文件的统一管理,减少文件数量,提高发文质量和组织管理工作的效率,充分发挥文件在各项工作中的先导作用,结合公司的实际情况,制订本制度。 二、本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件,包括: (一)外来文件; (二)公司公文文件。 三、文件管理包括文件的收发、保管、作废等。 四、公司各类文件由行政负责部门归口管理,其他部门、项目公司负责与其业务有关的文 件的管理。 外来文件的管理 一、外来文件包括: (一)法规性文件,包括国家、省、市颁布的相关法律、条例、通知以及行业规范、标 准等。 (二)行业主管部门和相关单位的来函、来文; (三)业务往来单位的商务信函等。 二、公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来 文件后,当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的,应主动告知其它部门和个人,并在取回文件后日内将文件原件交公司机要室,个人可根据需要保存文件复印件。 三、各部门、项目公司每月向人事行政部报送《外来文件登记表》。人事行政部汇总后, 以适当方式予以公布,以便外来文件在公司的共享利用。 四、公司各部门、区域公司及项目公司负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职

责相关的法规性文件,并根据文件内容转交给集团人事行政部存档和相关集团领导审阅。 五、文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时,应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交人事行政部,由办公室行政文员拆封。办公室行政文员根据文件内容,送交公司有关领导、有关部门、项目公司,并在《外来文件登记表》上做好登记。 六、文件接收人员在收到各类商务信函后,根据信封的内容分别采取以下处理方式: (一)注明收件人姓名或职务的,应直接交收件人; (二)注明接收部门的,应直接交部门; (三)收件人是公司的,全部交人事行政部处理。 七、任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的,应及时转交收件人。私自拆看他人信函的,收件人可追究当事人的民事责任。 公文文件 一、公文文件是指公司在经营管理过程中以公司名义发出的形成具有管理效力和规范体式的文件。命令、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。是传达贯彻上级方针、政策,发布规章制度,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 二、字体字号 1、公司头字体:隶书,字号:小初 2、文头字体:黑体,字号:小三 3、正文标题字体:宋体,字号:三号,加粗 4、正文内容字体:宋体,字号:四号 5、文尾字体:宋体,字号:小四,主题词加粗 三、公文种类 (一)命令(令) 适用于集团公司下达各项重要指令。

标准文件管理制度

新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度

修订页 注:本办法审批流程:编/修订部门→会签(公司各部门)→审核(总助)→审批(总经理)

廊坊新桥商贸公司标准文件管理制度编号:XQ/GL00—01—2010a 企业标准文件管理办法 第一条总则 1.1制订目的 规公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求,使之得到有效控制,特制定本制度。 1.2适用围 本制度适用于适用于新桥商贸公司各部门,适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门 综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废 本规定由综合管理部负责拟定,经公司总经理审阅批准后下发施行,修改、废止时亦同。 第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门: 综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件,对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门,为文件及其记录的归口管理部门,所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门: 综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门,负责管理标准文件的归口管理,保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化;负责稽查各部门文件的执行情况,保障标准文件切实有效的执行;负责评审文件的适宜性和有效性,并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件: 规定公司各部门运作流程和规的文件,这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使

用的规则,对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核式,具有相对的稳定性。 第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括: 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件:综合管理部为流程管理部门,纳入管控体系文件; 3.2.2企业管理标准文件:指公司层面的企业制度类文件,综合管理部为流程管理部门,并进行异常文件的处理,文件的编号按企业管理标准约定的原则进行; 3.2.3业务开发管理标准文件:指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件,业务开发部为流程管理部门; 3.2.4销售运营管理标准文件:指农资物品流转记录文件文件,库房管理类文件,销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件:指农资物品购销记录文件文件,网络信息管理类文件,物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员,负责起草、修订、解释、废止等相关工作;

文件管理制度标准范本

管理制度编号:LX-FS-A12891 文件管理制度标准范本 In The Daily Work Environment, The Operation Standards Are Restricted, And Relevant Personnel Are Required To Abide By The Corresponding Procedures And Codes Of Conduct, So That The Overall Behavior Can Reach The Specified Standards 编写:_________________________ 审批:_________________________ 时间:________年_____月_____日 A4打印/ 新修订/ 完整/ 内容可编辑

文件管理制度标准范本 使用说明:本管理制度资料适用于日常工作环境中对既定操作标准、规范进行约束,并要求相关人员共同遵守对应的办事规程与行动准则,使整体行为或活动达到或超越规定的标准。资料内容可按真实状况进行条款调整,套用时请仔细阅读。 ⒈文件管理要保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性; ⒉技术文件具有保密性,未经批准,不得实施、影印或外借; ⒊技术文件由主管负责保管,总经理批准后才能发放; ⒋检验记录、检验计量仪器的周检记录由检验负责人保管。原始记录、检验报告年末要装订成册,保持整洁、齐全,便于查询; ⒌各部门的文件应保持整洁、齐全; ⒍各部门应保管好使用的文件,本部门不得出

现其它部门的文件; ⒎每年年末进行清点、归案工作,对已作废的文件,须及时处理,避免混用,生产现场要使用现行有效文件; ⒏文件保管人员更换时,必须办妥交接手续,并当面交接清楚。 请在该处输入组织/单位名称 Please Enter The Name Of Organization / Organization Here

文件编写及管理规范标准.doc

文件编写及管理规范标准 1 目的 为规范公司各类文件(如制度、流程、通知、规范等)的管理,对各类文件的编写、管理予以标准化,结合公司实际情况,特制定本规范标准。 2 范围 本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。 3 职责 3.1 各职能部门:负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。 3.2 行政部:负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。 4 定义 本标准所述的文件主要包括四大类:管理制度类文件(含:标准、规范、管理办法、手册等)、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件(通报、公示、表彰等)。 5 管理规定 5.1 管理制度类文件(除财务类): 5.1.1 “管理制度”定义:具有强制性的要求,由公司各职能部门编制,并经公司审批后下发各部门(门店)执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。 5.1.2 编号规则等要求:具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。 5.2.1 定义:

①财务制度:具有强制性要求的有关财务制度,经公司审批后下发各部门执行; ②财务规范(总部):由财务部起草,经审批后下发,对总部各部门具有强制性要求的规范; ③财务规范(门店):由财务部起草,经审批后下发,对门店具有强制性要求的规范; ④财务操作指南:根据业务需要,经审批后下发,具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南; ⑤专项操作手册:根据项目需要,经审批后下发,对具体项目(如软件系统等)操作具有指导性的手册。 5.2.2 编号规则等规定:具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。 5.4 任命书类文件: 5.4.1 编排样式:参见附件4,须为红头文件。 5.4.2 编制发布:由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布,按序编号并存档管理。 5.5 通知类文件: 5.5.1 编排样式:参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。 6 其它 本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释,经批准后实施,修改时亦同。

文件管理规定

1 目的 为使公司各项管理文件编写规范化、标准化,同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的控制,特制定本规定。 2 适用范围 适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料,各事业部可结合事业部实际情况,参照本规定执行。 3术语和定义 3.1 内部文件 根据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。 3.2 外来文件 凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件,此类文件将规范、指导或影响公司的经营活动。 3.3 作废文件 文件版本已更新,或者结合实际业务开展原文件废弃,不再继续使用。 3.4 表单 记录工作内容、状况或结果的文件。 4 过程指标 无 5 工作标准及规范 5.1 职责 5.1.1 总裁 负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。 5.1.2 人资中心 5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。 5.1.2.2 负责集团公司文件规范化管理工作的统筹、组织与监督实施。 5.1.2.3 对集团文件类材料进行全过程管理,包括但不限于发行、存档、回收、作废等。 5.1.2.4 参与其他体系内部文件评审,提出修改建议。 5.1.2.5 组织实施公司各类文件有效性审核工作。 5.1.3 其他各中心 5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。 5.1.3.2 负责对应职能外来文件的使用、内部转化等。

5.1.3.3 参与其他中心内部文件评审,提出修改建议。 5.2 文件编写通则 5.2.1 文件版面设置 a)纸型: A4纸、纵向(特殊情况下可采用横向); b)边距:上(2.3cm)、下(2cm)、左(2.3cm)、右(2cm); c)边界:页眉(2.0cm)、页脚(1.5cm); d)正文:字体采用“宋体”、字号采用“小四”、1.5倍行间距; e)页眉表格尺寸:长(页宽)、宽(小四字体、单倍行距下自动设置,其中公司名称为三号加粗字体)。 注:记录表单不规定具体版面设置。 5.2.2 文件的结构 a)《发文签批单》作为文件封面,格式参见附录A; b)"非流程性文件"正文格式参见附录B,其中工作流程图及工作流程描述条款写"无"; c)"流程性文件",正文格式参见B。 注:本文可作为非流程性文件格式的模板。 5.2.3 文件页码 以文件的正文(含工作流程图)页码数为文件总页数;发文签批单以及文件附表、附录都不计入文件页码总页数中。 5.2.4 部门代码 5.2.4.1 集团公司各中心文件统一按照集团层面文件进行控制,部门内部使用文件由各中心自行编码,集团不再进行统一要求。 5.2.4.2 各事业部文件体系可参考本文件执行,所执行代码可参见下表: 5.3 文件的编号规则 5.3.1 编号说明 文件编号采取以过程编号为主的原则,并设定文件驱动部门,负责文件修订以及执行落地。过程分为管理过程(MP)、核心过程(KP)、支持过程(SP),主要对应关系如下:5.3.2 文件编号规则 编号原则为HY/××××.××组成。

文件标准化管理制度

文件资料标准化管理制度 1 目的 为进一步加强文件管理,规范文件流程,提高工作效率和办文效率,充分发挥文件上传下达的作用,确保公司政令畅通,特制定本制度。 2 适用范围 2.1 本制度适用于公司文件资料的管理. 2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。 3职责权限 3.1行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。 3.2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理,行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。 3.4各部门的对外文件,经行政部文字格式的审核,上报主管副总经理审批。 4 术语定义 4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守,按一定程序工作、达到一定标准,并进行考核的文件。 4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务,而事先做出安排的文件。 5 工作内容及程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准 型纸张。图样表格等不宜减小时,该页必须按以上尺寸折叠装一般用型A 4 订。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节,包括条和款,条是章的一个部分,款就是章或条的一个层次。 5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示,以下按顺序依次类推。“章”应左起空两格书写,右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够,可

另起一行,但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。 5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示,分开章的标题另起一行,先左起空两格,书写该条所处章的编号,后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第“4”章第一条,就用“4.1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”,如果“4.2.1”再分为2个小条,则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题,原则上应一致,条一般要求都有标题,“款”没有编号。 5.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点,“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。 5.1.2.5 公文的编排格式可不执行以上条款。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准 5.1.3.1 文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗;A4型纸左右页边距为上页边距为26mm、下页边距为26mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,普通文件上下行距为26磅,红头、黑头文件上下行距为单倍行距;公文排版按印刷的标准纸张使用。 5.1.3.2 文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔开,一般占文头纸三分之一,函件文头一般占文件首页,文头纸的五分之一或四分之一。 5.1.3.3 文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见公司VI形象设计中相关规定。 5.1.3.4 文件资料一般左侧死页装订成册,一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的编写格式及内容 5.2.1 公文格式及内容 公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附件、抄送机关,印发机关和时间等部分组成,格式要求参照5.1.3规定。

管理体系文件发文规范范本

管理体系文件发文 规范

管理体系文件发文规范 第一章总则 第一条为强化集团管理制度文件的规范性,提高审核效率,根据《董事会议事规则》、《总裁办公会议事规则》、《授权 手册》相关内容制定本办法。 第二条本规范适用于全集团。 第三条行政人资中心为集团管理体系文件的主管部门,对各类管理体系文件的发文具有审核和监督权。下辖各公司行政人 资部为本公司管理体系文件的主管部门,对本公司的各类 管理体系文件的发文具有审核和监督权。 第二章文件命名与审核 第四条分类及定义 管理体系文件分为两大类:制度体系文件和流程体系文 件。 4.1制度体系文件指企业制定的管理过程和进行管理的规则和 制度的总和,包括:制度类文件、规范类文件。 4.1.1制度类文件是指由企业针对某项具体工作、具体事

项制订的,要求全体员工共同遵守的行为规范。 4.1.2 规范类文件是指企业为维护内部纪律和公共利益制 定的,要求员工遵守的条规文件,包括管理办法、规定、规范、细则、标准、手册等。 4.2 流程体系文件指企业为达到期望的管理或业务目标,经过 明确的组织、人员,按照标准的步骤执行并输出成果的一系列的管理流程或业务工作指导性文件,包括管理流程、 作业指引、导则、指导等。 第五条 文件签发及命名 管理体系文件审批依据《授权手册》执行,原则如下: 5.1制度类文件签发及命名 此类文件适用范围为集团全体员工, 签发人为董事长,是 管理体系文件 制度体系文件 制度类:如薪酬管理制度、奖惩管理制度、考勤管理制度等 规范类:如开发项目采购管理办法、营销工服管理规范、工程部门印鉴管理实施细则、安全文明现场标准等流程体系文件 流程类:如交房计划实施流程、景观设计标准指引、建筑防水设计及施工技术导则

项目文档资料管理规范

一、目的 为了规范项目文档资料的管理工作,确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性,充分发挥文档资料管理在项目中的作用,特制定本规定。 二、范围 本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。 三、职责 3.1 项目经理 a) 负责组织制定项目文件的相关规定,对项目文件的控制负全责; b) 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。 3.2 综合管理经理 a) 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查; b) 负责编制项目文件和资料的编码规定; c) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。 3.3 分项经理 a) 负责本部门的文档资料的管理;

b) 负责本部门项目结束后文档资料的移交。 3.4 文控管理工程师 a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查; b) 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等; c) 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作; d) 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。 4 管理要求和方法 4.1 一般规定 项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程,项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料,随时进行积累整理、立档和保管,并采取必要措施,防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。 4.2 文档分类及编号 4.2.1 项目文件分类 4.2.1.1 项目信息文件 项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。

a) 来往信件、传真; b) 备忘录; c) 会议纪要; d) 文件传送单。 4.2.1.2 项目管理文件 项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。 a) 项目协调程序; b) 项目进度与费用控制程序; c) 项目质量保证手册; d) 项目资源配置手册等。 4.2.1.3 项目技术文件 项目技术文件指按照合同要求,项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等。 4.2.1.4 项目其它文件 项目其它文件除上述几种文件外,项目实施过程中产生的其它文件。 a) 进度报表;

公司文件和资料标准化管理制度

公司文件和资料标准化管理制度 1.目的 通过对公司文件资料的有效控制,确保工作现场使用唯一有效的文件资料,并形成统一规范的编写格式及处理程序。 2.适用范围 本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。 3.术语和定义 3.1 公文:指公司在处理各种公务时使用的应用文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函(电报)、会议纪要。 3.2 制度(程序):指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的规程性文件。 3.3 办法:指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3.4 标准:指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3.5 规章制度:公司各种制度、规定、办法的泛称。 3.6 记录:指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录,可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件,主要为表格形式。 4.职责权限 4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档,负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。 5.工作程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准:公司各类文件资料的正式编印一般用a4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时,该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则: 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,“章”就是一个章节,包括条和款,“条”是章的一个部分,“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。 5.1.2.2 “章”应左起空两格书写,如第1章用“1”标注,右侧空一格写该章的标题,标题一行书写不够时,可另起一行,这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。 5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点,再写该条在该章所处的顺序,如第4章第1条,用“4.1”表示,后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再

标准文件管理规范

金都集团标准文件管理制度编号: 金都集团企业管理标准 标准文件管理制度

修订页 注:本办法审批流程:编/修订部门→会签(公司各部门)→审核(总助)→审批(总经理)

企业标准文件管理办法 第一条总则 1.1制订目的 规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求,使之得到有效控制,特制定本制度。 1.2适用范围 本制度适用于金都集团各部门,适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门 人力资源部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属人力资源部。 1.5制、修、废 本规定由人力资源部负责拟定,经公司总经理审阅批准后下发施行,修改、废止时亦同。 第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门 人力资源部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件,对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门,为文件及其记录的归口管理部门,所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门 人力资源部为所有企业管理标准文件的流程管理部门,负责管理标准文件的归口管理,保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化;负责稽查各部门文件的执行情况,保障标准文件切实有效的执行;负责评审文件的适宜性和有效性,并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件 规定公司各部门运作流程和规范的文件,这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则,对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式,具有相对的稳定性。 第三条企业标准管理要求

3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括 3.2.1质量管理标准文件及外来文件:办公室为流程管理部门,纳入管控体系文件。 3.2.2企业管理标准文件:指公司层面的企业制度类文件,办公室为流程管理部门,并进行异常文件的处理,文件编号按企业管理标准约定的原则进行; 3.2.3业务开发管理标准文件:指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件,业务开发部为流程管理部门; 3.2.4销售运营管理标准文件:指物品流转记录文件文件,库房管理类文件,销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件:指物品购销记录文件,网络信息管理类文件,物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、业务拓展标准文件、经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《档案管理制度》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批。 3.4.1.1人力资源部组织相关人员,负责起草、修订、解释、废止等相关工作。 3.4.1.2企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照《企业管理标准文件模板》编制及修订文件,填写企业标准文件修订页及文件审批流程。 3.4.1.3企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核,再提交人力资源部审核。 3.4.1.4人力资源部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。审核通过后,报公司总

国家标准化指导性技术文件管理规定

国家标准化指导性技术文件管理规定 发布机构:国家质量技术监督局 发布日期:1998.12.24 生效日期:1998.12.24 第一条为了使我国标准化工作适应社会主义市场经济发展的需要,有利于国际交流,规范国家标准化指导性技术文件(以下简称“指导性技术文件”)的管理工作,特制定本规定。 第二条指导性技术文件,是为仍处于技术发展过程中(如变化快的技术领域)的标准化工作提供指南或信息,供科研、设计、生产、使用和管理等有关人员参考使用而制定的标准文件。 第三条符合下列情况之一的项目,可制定指导性技术文件: (一)技术尚在发展中,需要有相应的标准文件引导其发展或具有标准化价值,尚不能制定为标准的项目; (二)采用国际标准化组织、国际电工委员会及其他国际组织(包括区域性国际组织)的技术报告的项目。 第四条指导性技术文件不宜由标准引用使其具有强制性或行政约束力。 第五条国务院标准化行政主管部门统一负责指导性技术文件的管理工作。 指导性技术文件由国务院标准化行政主管部门编制计划,组织草拟,统一审批、编号、发布。 第六条指导性技术文件的代号由大写汉语拼音字母“GB/Z”构成。 指导性技术文件的编号,由指导性技术文件的代号、顺序号和年号(即发布年 份的四位数字)构成: GB/Z ×××××——×××× ─┬─ ───┬───┬── │││ ││└── 发布年号 ││ │└──────顺序号 │ └──────────代号 第七条指导性技术文件的制定,按《国家标准管理办法》和GB/T16733《国家标准制定程序的阶段划分及代码》的有关规定办理。 指导性技术文件项目列入《国家标准制、修订项目计划》,并在《国家标准制、修订项目计划》及其他有关文件中,用“GB/Z”注明。 第八条指导性技术文件的编写,参照GB/T1《标准化工作导则》系列国家标准的规定。其中:

标准文件管理制度参考最新版

廊坊新桥商贸标准文件管理制度编号:XQ/GL00—01—2010a 修订页 廊坊新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度

注:本办法审批流程:编/修订部门→会签(公司各部门)→审核(总助)→审批(总经理) 企业标准文件管理办法

第一条总则 1.1制订目的 规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求,使之得到有效控制,特制定本制度。 1.2适用范围 本制度适用于适用于廊坊新桥商贸公司各部门,适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门 综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废 本规定由综合管理部负责拟定,经公司总经理审阅批准后下发施行,修改、废止时亦同。 第二条定义 2.1企业标准文件归口管理部门: 综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件,对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门,为文件及其记录的归口管理部门,所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门: 综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门,负责管理标准文件的归口管理,保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化;负责稽查各部门文件的执行情况,保障标准文件切实有效的执行;负责评审文件的适宜性和有效性,并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件: 规定公司各部门运作流程和规范的文件,这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则,对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式,具有相对的稳定性。 第三条企业标准管理要求

文件编制管理规定

江西省人之初集团科技有限公司GMP文件 一、目的 将公司所有文件的分类管理办法给予明确,使文件的管理规范有序。提高公文的质量,确保公文的安全、加快公文的流转和办事效率,有利于规范工作要求并提高相应业务水平;并达到更细致。准确。科学的划分GMP 文件系统类别,减少文件编码的断档和交叉。 二、适用范围 适用于公司现行的所有文件管理。 三、职责 1、总裁办公室负责公司行政公文的收发、传递、催办、立卷、归档等管理工作; 2、人事行政管理中心负责GMP文件的编码、收发、复印、撤销、归档管理工作。 3、各部门设兼职文书员,负责本部门的公文管理工作。 四、内容 (一)、文件分类管 1、公司文件分为两大系统:行政公文系统和GMP文件系统。 2、行政公文系统 公司行政公文为对上请示、汇报、总结工作,对下布置工作、通报情况或与兄弟单位推广交流工作经验等所采用的文件形式,分为正式公文和便函两类。 3、GMP文件系统 GMP文件系统为企业在生产经营实践过程中形成的生产质量管理规范性文件,分为标准类和记录(凭证)类两大类,其中标准类文件包括技术标准、管理标准、工作标准三大部分;记录类则包括生产管理记录、质量管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录、其它各部门的管理记录表格和各类台帐、凭证、卡片。 3.1 技术标准文件是根据国家与地方、行业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法,由企业颁布实施的标准、规程和程序等书面要求,包括:产品工艺规程、岗位操作规程、质量标准(原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品)、检验操作规程和验证文件等。 3.2管理标准文件是指企业各部门为了行使生产计划、组织、领导、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、办法等书面要求,包括:企业管理、文件管理、行政管理、人力资源管理、安全管理、生产管理、计量管理、质量管理、质检管理、仓库管理、卫生管理、验证管理、辅助部门管理、紧

标准文件管理规程

制药股份有限公司 类别:管理标准编号: 颁发部门:质管部页码:共9页,第1页 标准文件管理规程 版次: 起草:职位:日期: 审核:职位:日期: 批准:职位:日期: 生效日期:年月日 有效期至:年月日 分发部门:(文件份数:)

1.目的:规范本公司标准文件的起草、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁及修订等一系列过程,保证文件的规范性、科学性和可操作性。 2.范围:适应于本公司的标准文件的管理。 3.职责: 3.1起草人 3.1.1确保使用正确规范的文件名称,按照本规程规定的格式和要求编写文件。 3.1.2确保内容正确,具有可操作性,并符合相关法律法规的规定。 3.2审核人 3.2.1文件起草部门负责人对文件内容负责,确保文件内容的完整性、真实性、可操作性。确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误,合理。 3.2.2 QA负责人负责文件格式符合本规定的要求,且内容符合法规、技术和管理的要求。 3.3批准人 3.3.1确保文件内容符合相关法律法规的规定,并符合企业实际情况。 3.3.2确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求。 3.4 QA文件管理员 3.4.1负责文件的管理和控制,包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。 3.4.2负责对文件进行统一分类、统一编号。负责文件格式审核,确保文件格式符合本规程的规定要求。 3.4.3负责按规定发放和收回文件,保证每一个部门均有与该部门相关的文件。 4.程序: 定义:本管理标准所称的标准文件是指:程序文件(技术标准TS、管理标准SMP、操作标准SOP)和记录文件(各种记录:批生产记录、批检验记录、检查记录等;各种原始凭证:生产指令、工艺控制指令、包装指令、清场合格证、货位卡、状态标识等;各种台帐:成品入库台帐、成品销售台帐等特殊记录等)。 4.1程序文件的管理 4.1.1程序文件格式: 4.1.1.1页面设置 页边距:上、下—2.0cm,左、右—2.5cm;页眉:上、下—1.5cm; 字体:宋体; 行间距:1.5倍

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