如何撰写工作任务进度

技能点 如何撰写工作任务进度和

所花时间记录

主 题 词 提高工作效率·安排任务·撰写工作任务进度和记录所花时间 适用情景 当处理费时费力长期性工作任务时，查看此技能。

技能描述

当经理人面对一个较大的项目，根据对项目内容进行的分解，找出项目工作的先后顺序，估计出了工作完成时间之后，撰写工作任务进度以及记录所花时间就成为了提高工作效率的必要措施。有以下方法和工具可供采用。

．甘特图

甘特图是描述工作任务进度的首选工具，它把计划和进度安排两种职能结合在一起。纵向列出所要完成项目中的任务活动，横向列出时间跨度。每项活动计划或实际的完成情况用横道线表示，其中，横道线还显示了每项活动的开始时间和终止时间。

甘特图，

其中：黑色线条表示工作进度，灰色线条表示非关键活动，白色线条表示时差，各线条前端所指向的箭线表示了各活动在时间上的逻辑关系。

（）在纸上绘制或利用电子制表软件来制作甘特图时，应当注意表格顶行由数个时段栏组成，其间距相同，并将方案中所需要完成的各个活动项标于表内左侧。

（）为达到既定目标，可将整个方案分解成多个活动项，并将这些活动项按时间先后顺序列于表内左侧。 （）以表格顶端为起点，先确定开始时期，然后估算完成每个活动项所需要的时间。在表内活动项的同一行中标以

矩形条。该矩形条以开始日期为起点向右延伸，其幅度由完成该活动项的时间和标于表格顶端的时间刻度决定。

（）每一活动项以上一活动项的终点为起点，并以将要完成活动项的终点为下一活动项的起点。

（）在实际应用中，甘特图得到了不断的改造和完善，改进后的甘特图分为带有时差的甘特图和带有逻辑关系的甘特图两种。为了便于随时了解方案的进展情况，在矩形条的下端从左至右，依据实际完成进度画一黑体粗线。这两条线之间的差异就说明了实际进展和计划之间的差距。另外，有带箭头的线段来连接有先后顺序关系的活动项，从而体现出活动间的逻辑关系。

．里程碑图

与甘特图类似，里程碑图仅表示主要可交付成果的计划开始时间和实际完成时间。在实际绘制过程中，也和甘特图相似，只是去掉了甘特图中的线条和箭线。用空心三角形表示某一任务计划的里程碑时点，用实心三角形表示任务实际执行过程中的里程碑时点。两个三角形之间的距离就是实际完成时点和计划时点之间的差距。

在实际的应用中，也可以将甘特图和里程碑图结合使用，不仅可以了解每一细分活动完成进度的情况，还可以了解每一活动完成过程中的关键时点。据此，经理人就能很好地把握项目的工作进度和所花时间，随时调整时间差距和各细分活动间的关系，提高工作效率。

牢记要点

撰写工作进度和记录所花时间的方法和工具主要有：

? 甘特图

? 里程碑图 根据整个方案分解的多个