4.电子文件管理课程

电子文件管理课程

一、单选题（共6 小题，每题5 分）

1.《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一

个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。”B、机读目录

2.是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传

送。D、RTF

3.是指描述电子文件数据属性的数据。C、元数据

4.（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。D、JPEG

5.（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。

A、版式文件

6.（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。D、数码相机

7.（）是扫描仪最主要的技术指标。C、分辨率

8.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，

集中拷贝至耐久性好的载体上，（）保存。B、一式三套

9.（）即可扩展标记语言是当前处理结构化文档信息的有力工具。A、XML

10.（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权

限向档案部门移交的过程。A、逻辑归档

11.对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）

年。D、4

12.（）可以有效防止网络入侵。B、物理隔离

13.（）是解决电子文件管理的重要工具。A、元数据

14.（）是指描述电子文件数据属性的数据。C、元数据

二、多选题（共6 小题，每题5 分）

1.常见的视频文件格式有（）。A、MOV B、AVI D、MPEG

2.电子文件利用效益分析应走（）的道路。B、量化分析C、科学分析

3.常见的检索方式有（）。A、精确检索B、模糊检C、多条件检索

4.档案管理软件使用的突出特点是（）。B、使用人员变化快C、软件使用时间长

5.常见的操作系统有（）。A、Windows B、DOS C、Linux D、Unix

6.《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。

A、JPEG

B、TIFF

7.档案管理软件使用的突出特点是（）。B、使用人员变化快C、软件使用时间长

8.电子文件利用效益分析应走（）的道路。B、量化分析C、科学分析

9.《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。

A、XML

B、RTF D、TXT

10.从管理的角度，可将元数据分为（）。A、记录型B、管控型C、环境型

11.《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（）为通用格式。

B、MP3

C、WAV

12.常见的音频格式有（）。A、MP3 B、RA D、WAV

13.电子文件的易操作性表现在（）。A、易复制C、易制作D、易修改

14.《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（）。

B、迁移

C、转换

15.电子文件是（）两个概念的交集。C、文件D、数字信息

16.电子文件的特性包括（）。

A、信息的游动性和共享性

B、易操作性D、非直读性和依赖性

三、判断题（共8 小题，每题5 分）

1.TIFF格式支持有损和无损压缩。对

2.从文件的价值看，电子文件与纸质文件没有本质的区别，但其信息的记录方式与纸质文

件发生了根本性的变化。对

3.档案管理软件属于应用软件范畴。对

4.档案部门应当定期制作归档电子文件脱机备份。对

5.电子文件管理应尽可能降低电子文件迁移的频率。对

6.电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。对

7.电子文件的有效性主要取决于存储载体的寿命。错

8.电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档移交前由形成部门负责，归档移

交后由档案部门负责。对

9.PPI值与图像质量成正比。对

10.电子文件管理其本质是将传统档案的管理手段计算机化。错

11.电子文件管理系统应能够保证电子文件的内容和相关信息在系统进行维护、升级等操作

前后的一致性。对

12.OCR识别一般不支持黑白二值图像。错

13.电子文件管理系统建设投入的硬件设备配置越高越好，不应过分看重其投入成本。错

14.Windows中文版操作系统的内核也是用中文的。错

15.电子文件的元数据是动态描述电子文件各方面特征的数据。对

档案利用效果分析一直是档案管理的弱项。

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件管理课程

电子文件管理课程 一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” B、机读目录 2、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。 D 、RTF 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。C 、元数据 4、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。D 、JPEG 5、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A 、版式文件 6、（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。D 、数码相机 7、（）是扫描仪最主要的技术指标。C 、分辨率 8、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（）保存。B 、一式三套 9、（）即可扩展标记语言. 是当前处理结构化文档信息的有力工具。A 、XML 10、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。A 、逻辑归档 11、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。D 、4 12、（）可以有效防止网络入侵。B 、物理隔离 13、（）是解决电子文件管理的重要工具。A 、元数据 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、常见的视频文件格式有（）。A 、MOV B、AVI D、MPEG 2、电子文件利用效益分析应走（）的道路。B 、量化分析C 、科学分析 3、常见的检索方式有（）。A 、精确检索B 、模糊检C 、多条件检索 4、档案管理软件使用的突出特点是（）。B 、使用人员变化快C 、软件使用时间长 5、常见的操作系统有（）。A 、Windows B、DOS C、Linux D、Unix 6、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A 、JPEG B、TIFF 7、档案管理软件使用的突出特点是（）。B 、使用人员变化快C 、软件使用时间长 8、电子文件利用效益分析应走（）的道路。B 、量化分析C 、科学分析 9、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。 A 、XML B、RTF D、TXT 10、从管理的角度，可将元数据分为（）。A 、记录型B 、管控型C 、环境型 11、《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（）为通用格式。 B 、MP3 C、WAV 12、常见的音频格式有（）。A 、MP3 B、RA D、WAV 13、电子文件的易操作性表现在（）。A 、易复制C 、易制作D 、易修改 14、《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（）。 B 、迁移 C 、备份 15、电子文件是（）两个概念的交集。C 、文件D 、数字信息

电子文件控制程序

电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。

4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y

电子文件管理考题

电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（ C ）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁 P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三

6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96

电子文件管理规范与流程

专题一：电子文件管理规范与流程 第一讲电子文件管理流程 一、电子文件管理流程的变化与特点 文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。 （一）电子文件管理流程在时间上的变化 １．提前 这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。 （２）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。 （３）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件

电子文件管理课程作业

电子文件管理课程作业 一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。

B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows

电子文件管理

一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。

电子档文件管理程序

1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

《电子文件管理》试卷答案要点

《电子文件管理》试卷答案要点 2007.6.4考（4学分） 一、名词解释（每小题3分，共12分）： 1、电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、职能鉴定法：重点分析文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。 3、电子文件宏观管理：是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 4、数字档案馆：是指在信息高速公路、数字地球、国家信息化大背景下，现代档案馆运用技术革新，在信息载体、服务方式、利用方式等方面实现跨越。即从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆，数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。 二、简答题（每小题8分，共32分）： 1、建立电子文件管理学的必要性与可行性 建立电子文件管理学的必要性：（1）建立电子文件管理学是档案学专业人才培养的时代要求；（2）建立电子文件管理学，保护电子记忆，是档案工作的历史使命；（3）建立电子文件管理学是档案学理论和学科建设的内在需要。 建立电子文件管理学的可行性：（1）有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础；（2）有我国电子文件管理实践的支持；（3）可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法。 2、电子文件著录的特点，电子文件著录与传统文件著录的区别 答：电子文件著录的特点：（3分） （1）全要素；（2）全过程；（3）综合性；（4）多级性。 电子文件著录与传统文件著录的区别：（5分） （1）著录的目的有所拓展；（2）著录的对象有所拓展；（3）著录的

电子文件归档工作流程

1目的 为了建立资源平台，保证电子文件能及时、准确、完整归档，方便设计、工艺人员实现资源共享，特制定本规定。 2适用范围 2.1适用于通力公司使用计算机所绘制的产品图纸的电子数据的归档、保存、更改。 2.2适用于通力公司使用计算机所编制的工艺文件的电子数据的归档、保存、更改。 2.3适用于通力公司使用计算机所编制的工艺路线的电子数据的归档、保存、更改。 2.4适用于通力公司使用计算机所编制的产品更改单等电子数据的归档、保存、更改。 2.5适用于通力公司使用计算机所编制的标准等电子数据的归档、保存、更改。3数据归档 3.1编制人员在完成绘（编）制任务后，按车型整理、完成日期以数据包形式将数据归档到资料管理人员，资料管理人员将数据包在归档计算机数据归档区域进行保存。 3.2数据归档必须在不同的两台计算机上进行保存，一式两份。

3.3电子版数据归档以文件包形式进行归档。正式文件数据包的命名按车型年月日加归档顺序号进行命名。例如：先建K29文件包，然后分立各子目录；临时文件包前加L S；试制文件包前加S Z，其它同正式文件数据包。 3.4电子版数据归档时应进行文件登记归档。 3.5电子版数据编制人员应将归档文件电子数据移交给资料管理人员进行归档。电子文件的归档应与纸质版文件的归档同时进行，电子文件归档应在纸质版文件归档后的一个工作日内完成，资料管理人员应对归档情况进行登记，并保存书面归档单，同时建立电子目录，再将归档数据包在归档计算机归档区域进行保存。 4数据保存 4.1资料管理人员将本月的所有归档技术文件包、数据更新包整理，用于长期保存，并将进行标识、归档、建帐、保存。 4.2电子数据保存时间不得少于三年。 4.3数据包建立见附表。 5检验 5.1检验项目 5.1.1有无病毒。 5.1.2核实电子文件的的完整性和有效性。 6利用

档案教育培训档案管理人员课程作业

文书档案管理课程作业 1 、按《归档文件整理规则》的要求，将归档文件按（）顺序装入档案盒，装满一盒再装下一盒。正确答案：A A、件号 B、形成时间 C、文号 2 、市档案局使用单份文件整理方法时整理归档文件，（）是归档文件目录中“文号”项的正确填写方法。正确答案：A A、穗档〔2006〕12号 B、会议文件之一 C、穗档（2006）12号 3 、下面所列的材料中不属于归档范围的是( )。正确答案：c A、内容重要的人民来信、来访材料 B、干部花名册 C、上级单位抄送给本单位的文件 D、党员年报表 4 、（）是以本单位名义制发公文的过程。正确答案：B A、文件转运程序 B、发文处理程序 C、收文处理程序 5 、温度越高，饱和温度（）。正确答案：A A、越大 B、越小

电子文件管理课程作业 第四章 共3大题，总分100分，60.0分及格 一、单选题（共6题，每题5.0 分） 1 、设备环境更新时如库存载体与新设备不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于（）年。正确答案：C A、1 B、2 C、3 D、4 2 、在销毁时，对于非保密性的电子文件、归档电子文件，可以用（）的方法。正确答案：B A、格式化 B、逻辑删除 C、销毁载体 D、隔离 3 、在关系模型中，把一些复杂的数据结构归结为简单的（）关系。正确答案：B A、一元 B、二元 C、三元 D、四元 4 、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于（）。 正确答案：A A、10%

B、15% C、20% D、25% 5 、零边距扫描仪属于（）的一种。正确答案：D A、数码摄像机 B、高速扫描仪 C、数码相机 D、平板扫描仪 6 、电子文件归档、接收过程产生的（）元数据须一并归档保存。正确答案：C A、记录型 B、环境型 C、管控型 二、多选题（共6 题，每题5.0 分） 1 、电子文件信息的复杂性包括（）。正确答案：BCD A、归档方式复杂 B、信息构成复杂 C、信息结构复杂 D、格式、版式复杂 2 、电子文件的特性包括（）。正确答案：ABD A、信息的游动性和共享性 B、易操作性 C、不安全性

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

电子文件管理模拟卷4

电子文件管理 一、填空题 1、文本文件是.指以ASCII码方式(也称文本方式)存储的文件，更确切地说，英文、数字等字符存储的是ASCII码，而汉字存储的是机内码。。 2、国际档案理事会电子文件委员会将电子文件生命周期查分为三个阶段：设计、形成、和维护。 3、电子文件鉴定工作的特点是多维性、连续性、分散性、风险性。 4、电子文件内容鉴定工作的要素是为谁鉴定、由谁鉴定、文件价值。 5、在电子文件归档的同时，也归档相应的纸质文件，这就是双套归档制。 6、广义的检索包括存储和查找。 7、检索语言是__根据检索的西药而创制的，表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言8、查全率是指检索出的相关文件与检出的全部文件的百分比。 9、电子文件载体主要可分为磁性载体和光学载体两种。 10、根据《磁性载体档案管理与保护规范》的规定，磁性载体应保管在温度__15~27摄氏度________之间，相对湿度应在__40%-60%________的范围内。 二、名词解释 1、1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 2价值鉴定根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限，对保存期限已满的电在文件进行复审，并按照复审记过对电子文件作响应处理的过程。 3、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实行件的电子文件向档案部门移交的过程 4、电子文件的著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、北京及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果 三、简答题 1、简述文件生命周期理论的基本内容。文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段，文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定的对应关系 2、电子文件的特点是什么？一.信息的非人工识读性二.系统的依赖性三.信息与特定载体的可分离性四.信息的易变性五.信息存储的高密度性六.多种信息媒体的集成性七.信息的 可操作性 3、数字档案馆与数字图书馆的区别是什么？从（管理对象）上看从（运作方式）上看从（社会角色定位）上看 4、电子文件鉴定工作的内容是什么？电子文件的鉴别工作，电子文件内容鉴定和技术状态鉴定，电子文件的处置，对电子文件鉴定过程的记录， 5、电子文件WEB检索的特点是什么？借助超级链接表示多种检索途径，检索界面统一、友好，检索系统相对持久稳定，集成多种检索技术，传播文件、档案管理知识

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

2016年电子文件管理网上考试答案要点

2016年电子文件管理考试答案 A B C D 第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。（分值：1.5） A．在线归档 B．离线归档 C．物理归档 D．实时归档 第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。（分值：1.5） A．二 B．三 C．四 D．五

第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。（分值：1.5） A．只读光盘 B．磁带 C．一次写光盘 D．软磁盘 第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。（分值：1.5）A． 1 B． 2 C． 4 D． 6 第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C．电子文件的信息和载体可以分离 D．电子文件的信息和载体不可以分离

第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求； B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。 C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。 D．检测电子文件的内容是否正确 第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5） A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。 第9题、根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》，电子文件移交单位一般自电子档案形成之日起几年内向同级国家综合档案馆移 交？（）（分值：1.5）

电子文件管理程序

变更记录表 1.1决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾

客及其它利害相关者的需求与期望。 1.2确保公司对内、对外电子媒体形式的管制文件、程序、图文件、记录等， 做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。 2.范围 2.1计算机软件与档案管理。 2.2外部数据与法规的维护。 3.定义 无。 4.职责 4.1本文件制订/修改的权责部门是文控中心。 4.2工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。 4.3生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。 4.4业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。 4.5文控中心负责标准书电子档案的管理。 4.6工程维修负责设备操作系统软件的管理。 5.内容 5.1工程图文件 包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。 5.1.1凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作 业。 5.1.2图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放 归档。 5.1.3工程部门每日均须做备份。 5.1.4凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认 无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。 5.2客户图档 包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方 式提供的资料。 5.3工程文件档案 5.3.1设计变更履历：记录专案的设计变更过程。 5.3.2产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。 5.4文控中心文件档案 5.4.1指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。 5.4.2所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。 5.4.3档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。 5.4.4凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程 序》经权责单位确认后正式发行。

《电子文件管理暂行办法》

《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;

（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更