超详细集团公司档案管理制度实施细则(31页)
超详细集团公司档案管理制度实施细则
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目录
第一章总则 (4)
第二章机构与职责 (5)
第三章全宗管理 (6)
第四章收集 (7)
第五章整理 (9)
第六章移交 (13)
第七章保管 (14)
第八章利用 (16)
第九章销毁 (18)
第十章统计及编研 (19)
第十一章考核 (22)
第十二章档案所有权变动的处置 (23)
第十三章奖惩 (24)
3
第十三章奖惩 (26)
附件1：文件材料归档范围和保管期限参考表 (27)
附件2：授权委托书 (34)
附件3：档案销毁清册 (35)
附件4：文件销毁清册 (36)
3
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、集团《档案管理制度》的规定，制定本细则。
第二条集团《档案管理制度》中所述档案是指各单位、部门
及人员在企业经营管理活动或履行职能过程中直接形成的对XX 具有保存价值的文字、图纸、声像等各种形式的历史记录。
第三条档案是公司财产，任何部门和个人不得据为己有。第四条各产业集团、各系统总部、各公司应在集团《档案管理制度》范围内制定本单位的档案管理办法或工作标准，并向集团档案室备案。
第五条各级单位负责人应将加强对档案工作的领导，把档案
工作纳入公司工作计划、纳入日常议事日程、纳入岗位职责中，完善档案管理机构，确定必要的人员编制，统筹安排档案工作经费。
第六条集团档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的
原则。集团档案室统筹管理全集团档案工作，各级单位管理本级及下属单位档案工作，各单位须设立档案室集中保管公司档案。
第七条公司档案管理员调离岗位后 30 日内或新公司成立后30
日内，新任档案管理员应招聘或调整到岗，并向集团档案室报备人员信息。
第八条员工调离职时，档案管理员应核对调离职员工档案借出归还情况，有借出档案未归还的不得办理调离职手续。违规办理调离职手续的追究审批人责任。部门内文件资料的交接应列明清单，交接双方签字确认，由档案管理员或资料员监督执行。
第九条集团《档案管理制度》及本细则中涉及日期的条款均以自然日计算。
第二章机构与职责
第十条各单位档案工作归口行政部门管理。
第十一条各产业集团和各系统总部须建立档案室并设专职档案管理员岗位；各地方公司可视条件设专职档案管理员岗位。
第十二条档案室的管理职责：
（一）落实集团档案制度，制定档案工作计划并组织实施；
（二）对集团档案管理要求的实施进行指导、监督和检查；
（三）负责本单位档案的日常管理工作；
（四）组织档案业务培训和档案管理员、资料员岗位培训；
（五）积极开展和促进集团档案工作信息化和现代化；
（六）按要求向上级档案室移交档案。
第十三条公司各部门应设资料员，负责本部门文件材料的收集、整理、移交和信息化工作，以及部门内调离职人员文件交接的
监督或接收工作。
第十四条各级公司档案室的设置原则和要求由集团档案室制定，并报集团分管领导批准后实施。
第三章全宗管理
第十五条全宗是指一个立档单位（能独立开展人事、财务工
作的法人单位）在社会活动中形成的档案的有机整体。一般情况下“XX”架构里的一个公司视作一个全宗。
第十六条XX集团实行多全宗管理模式，各全宗应设置代码，由集团档案室统一编制。全宗代码应简单、易识别，具有一定的规
律性，可采用纯数字、字母加数字组合的形式。
第十七条归档文件材料按照制发单位、接收单位或编制单位
来判定全宗归属。文件材料中未明确制发单位或接收单位的，可通
过文件经办人或签发人所属公司判定全宗归属。任何单位不得私自
归档其他全宗文件，如需归档的应履行移交手续。
第十八条集团档案室应按照国家相关规定，结合企业特点制
定科学合理的分类原则和方案，用于全宗内档案的分类管理。
现阶段集团按照“组织机构”原则分类，各级单位的职能或业务
部门作为一级分类。机构变更或撤销的，按照职能承接关系将原分
类数据迁移到新分类中，档案实体可在利用过程中逐步更换档号；如无承接机构，则原数据和档案实体保持不变。
第四章收集
第十九条各级单位档案室应在集团档案管理制度的基础上明确和细化文件材料的收集范围、时限、责任和质量要求，便于资料员操作执行。
第二十条文件材料的归档范围
（一）本单位在开发、设计、施工、经营、管理等各项活动中具有保存价值的或反映基本历史面貌的文件材料；
（二）本单位在各项活动中形成的对单位和员工权益具有凭证价值的文件材料；
（三）本单位需要贯彻执行的主管机关和上级单位下发的文件材料，非隶属关系单位发来的需要办理或查考的文件材料，下属或控股单位报送的重要文件材料；
（四）有关法律法规规定的应归档保存的文件材料，其他对本单位各项活动具有查考价值的文件材料。
第二十一条不应归档的文件材料
（一）主管机关和上级单位制发的普发性不需要本单位办理的文件材料，例如任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本单位文件材料中的重份、复制件；
（三）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（四）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件；
（五）一般性文件的历次修改稿、校对稿；
（六）无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来函；
（七）单位内部互相抄送的文件材料；
（八）非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的
文件材料；
（九）下属或控股企业报送的供参阅的一般性简报和情况反映；
（十）本单位业务活动中产生的频繁更新的文件材料，对活动
结果无直接作用或支持性作用的文件材料；
（十一）其他经业务部门鉴定不需归档的文件材料。
第二十二条上年度应归档的文件材料由公司各部门资料
员或业务机构负责收集齐全并整理立卷。
第二十三条文件收集的质量要求：
（一）归档文件材料应为原件或具有凭证作用的文版。确无原
件的，应提供版式工整字迹清晰的复制件，并注明复制日期、经办
人及原件去向。证照、合同协议等具有凭证性和约束性的文件不得
提供复制件。
（二）归档文件材料应齐全完整，否则不予归档。经档案室鉴
定为文件不齐全的应退回移交人重新整理。
（三）孤本合同协议由档案室保管，便于提供利用服务，财务部门可留存复制件。
（四）非汉语文件材料须有汉语译本或内容概括说明。
（五）一式多份文件仅归档一份，其余文件由业务部门销毁。
（六）声像档案应刻制只读光盘归档保存，光盘的有效读取年限不少于50 年，且应附带中文内容简介或说明。
第二十四条文件收集的责任要求：
（一）多个部门合作完成的工作，由主办部门收集全套资料；
（二）多个单位合作完成的工作，如无明确要求的，由主办单位档案室保存全套文件，协办单位档案室保存与所承担任务相关的文件。
第二十五条不应归档的文件材料或未到归档期的文件材料，任何单位和个人不得作为档案保存，不得侵占档案保管资源，不得影响档案管理秩序。
第二十六条反映本单位重大经营管理活动，对集团具有重要使用价值或保密价值的档案，应当重点收集和管理，其具体范围由集团档案室会同业务部门确定并出台专项规定划归集团统一管控，各单位须遵照执行。
第五章整理
第二十七条归档文件材料以案卷为保管单位进行整理。案卷是具有密切联系的若干文件的组合体。立卷时应遵循文件材料的形
成规律，确保文件的齐全完整。
第二十八条归档文件的立卷原则：
（一）将文件记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件等相同的文件材料组成一卷；
（二）将撰写和制发文件的单位、部门或者个人产生的文件材料组成一卷；
（三）将文种相同的文件材料组成一卷；
（四）将文件形成时间相同或同属于一个时间段内的文件材料组成一卷；
（五）将本单位与某一单位或主管机关就某个问题或几个问题往来的文件材料组成一卷；
（六）将保管期限相同的文件材料组成一卷。
第二十九条归档文件的整理原则：
（一）成册、成套文件宜保持其原有形态；
（二）互有联系且不宜拆分的文件应合并整理；
（三）专业性强的若干关联文件应合并整理；
（四）密级不同的文件一般应分别整理；
（五）围绕一项事务从筹备阶段到验收或取得成果阶段的全部文件应合并整理；
（六）一项事务产生的音频、视频文件刻制一个光盘。第三十条案卷的规格要求：
（一）案卷的厚度一般为40mm，售房资料或人事资料的案卷厚度可调整为20-30mm，招投标资料或总承包合同等成册文件的案卷厚度可调整为60mm；
（二）案卷幅面一般为A4 标准幅面，大小A4 幅面的文件应按国家标准折叠成A4 大小；小于A4 幅面的文件应居中托裱在A4 幅面的复印纸上；
（三）有文字的页面须编写页码，正面在右下角，反面在左下角，横版文件竖直装订按前述要求执行。页码字体须耐久性强、工整，宜用自动号码机编写。每卷文件从1 开始编写；
（四）卷内文件排列应以重要程度、时间先后、姓氏笔画、拼音字母等顺序排列，并保证同一事项来文与复文、同一文件的不同稿本的逻辑顺序；
（五）纸质档案须采用220 克以上无酸纸档案盒承装，光盘档案须采用国家制式光盘档案盒承装；
（六）纸质档案一般采用“三孔一线”的方法装订，不宜装订的证照等可采用无酸纸封套承装，蓝图、硫酸图不装订。
第三十一条案卷的著录要求：
（一）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件主要情况，包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分；
（二）编制单位是指文件材料的整理立卷单位；
（三）起止日期是指卷内文件最早和最晚的形成日期，用8 位数字表示，中间用“-”隔开，不足位数的用“0”占位；
（四）分类号是指案卷所属分类的代码；
（五）年度是指卷内文件形成年度或归档年度，用4 位数字表示；
（六）密级是指文件的保密等级，一般由高到低分为绝密、机密、秘密，保密等级的设置参照《保密管理》执行；
（七）保管期限是指档案的保存年限；
（八）文件编号是指文件材料的原始编号、发文字号、图纸的图号、设备代号等，如没有可不填写；
（九）责任者是指文件材料的形成单位、作者或签发人，合同协议的对方单位，投标单位，来文来函单位等；
（十）其他责任者是指由多个单位形成的文件材料除主要单位以外的其他单位，或合同协议的我方单位名称；
（十一）文件题名是指文件材料的全称或标题名，如标题不能准确描述或定义该文件的应根据文件内容重新拟定，外加【】进行标识。如“合同书【关于XX集团档案管理系统三期开发项目】”；
（十二）文件日期是指文件的形成日期，用8 位数字表示，不足的用“0”占位；
（十三）备注应填写需要特殊说明的内容，如载体形式、是否原件等。
第六章移交
第三十二条每年3 月份，各部门移交上年度应归档文件。第三十三条工程档案、不动产权属档案等专门档案的移交时
限和要求按照相关制度执行。
第三十四条档案的补充、变更文件应在生效后立即移交。第三十五条专项工作、阶段性工作在完成验收或形成阶段性
成果后立即移交。
第三十六条对集团（产业集团）整体利益有重大影响的文件、未公开披露的信息、不宜扩大知晓范围的文件在到达制度要求的归档时限时可由业务部门与档案管理部门约定实际移交时间。
第三十七条制度中未明确的专门档案的移交时限，各产业集团、系统总部应结合档案特点和工作要求在各细化制度中明确。
第三十八条移交档案须进行信息化系统审批并附带扫描件。移交流程批准后3 日内完成实体移交，交接双方应认真核对档案数量和质量，确认无误后在交接单上签字。交接单由档案管理系统打印，作为档案移交凭证，双方各执一份备查。
第三十九条跨行政区域移交档案须对档案进行密封；重要档
案、机密级以上档案须专人密封押运，禁止邮寄。
第七章保管
第四十条文书档案或一般管理类档案的保管期限为永久、30 年和10 年。频繁产生的、对工作结果有一定支撑作用的、不具有历史意义的档案可以根据其文件效力期限降低保管期限，具体由业务部门和档案管理部门协商裁定。
第四十一条科技档案的保管期限为永久、长期和短期。第四十二条保管期限的参考标准由业务部门和档案管理部
门协商制定并形成书面标准。保管期限的著录工作由移交部门资料员执行。
第四十三条各公司应设立标准化档案库房，设施设备应配置齐全，集中保管公司档案。绝密档案或重要文件、印鉴应在机要库房保管或在标准库房中设置保险柜单独保管。
第四十四条除特殊要求外，所有档案须录入档案管理系统统一管理并上传扫描件或其他可在线查看的电子形式。绝密档案或重要文件可通过物理隔离的计算机管理系统统一管理。
第四十五条档案库房的建设要求：
（一）地方公司档案库房套内面积不得小于20 ㎡；接收地方公司移交档案的系统总部档案库房套内面积不得小于100 ㎡；接收下属公司移交档案的产业集团档案库房套内面积不得小于500 ㎡；
（二）档案库房应为独立房间，不得使用套间；超过100 ㎡的库房应设置两个安全出入口；
（三）环境温度应控制在14~24℃，相对湿度为45~60%；
（四）库房区域内严禁明火，配备火灾报警系统、气体灭火系统或二氧化碳气体灭火器，并定期进行专业消防安全检查；
（五）朝西或朝南的窗口应安装遮阳隔热帘；
（六）门窗应安装防盗装置和防水台，柜架应采用铁质文件柜或密集柜，库房钥匙由档案管理员保管，不得转借他人；
（七）无窗的密闭空间应安装通风换气装置，有条件的应加装过滤防尘罩，定期通风换气；
（八）档案库房应远离污水井、上下水管线等，如不可回避的应对管线加装防撞击保护措施；
（九）定期进行库房卫生清扫，放置杀虫鼠药剂，档案入库前应进行清洁和消杀；
（十）档案库房不得存放杂物、化学品、办公用品或其他与档案无关物品；
（十一）建立档案库房进出管理制度，做好进出登记，除特殊原因外，禁止非档案工作人员进入库房；
（十二）科学利用库房空间，合理布局档案柜架并按照一定规律编号，柜架之间过道宽度应为900~1100mm；
（十三）每年定期进行库存档案质量抽检，抽检对象为已保管
10 年以上的档案，抽检率不低于总量的10%；
（十四）库房外应挂牌明示，外墙可张贴档案管理制度或其他
档案宣传信息或公告栏；
（十五）档案库房应配置温湿度监测和调控设备、防磁柜、数
字化加工设备、档案复制设备和监控设备。
第四十六条档案的搬迁应按照一定规律逐步进行，例如按照
柜架编号逐个下架装箱。
第四十七条档案入库后，如无借用申请，任何人不得携带出库。
第四十八条机密级以上档案或重要档案应粘贴封条封存保管。利用时开启封条，归还时重新密封。
第八章利用
第四十九条产业集团及各公司应在集团档案管理制度的原
则内完善和细化档案利用的审批要求。
第五十条各级单位档案室可对集团下属公司提供档案的在线
查看、室内查阅、复制、出具证明和外借服务。
第五十一条复制档案须由档案管理员办理，并在复制件上加
盖档案用途章。用途章的内容一般为档案复制件的用途说明、复制
日期、经办人及“翻印无效”字样。
第五十二条档案外借原则上不超过5 天，特殊情况可事前约定，但最长不超过60 天。如60 天后仍需使用的，应在到期前重新
办理外借手续。每年12 月31 日为档案固定归还截止日，次年仍需
使用的可重新申请借出。
第五十三条除履行法律义务外，公司档案不对XX以外的单
位提供利用，任何单位和个人不得泄露档案的存在或档案所载信息。
第五十四条涉密档案须由申请人办理借出手续，如委托他人
代办的须由所在部门或公司出具书面证明或委托书。
第五十五条申请人在利用档案期间对档案负有保管责任，须
严守秘密，严禁私自复制、摘录、传播档案或档案信息，严禁传播
电子版，严禁转借他人，确保防盗防窥。在利用期间因违反利用规
定而对公司造成的经济损失由申请人承担。
第五十六条根据法律法规的要求，档案原件借出后移交主管
机关不予归还的，申请人应归还主管机关盖章复制件或接收证明。
复制件的正文、附件应齐全，多页文件应加盖骑缝章。
第五十七条异地单位利用档案的须由申请人前往档案室办理
提档手续。
第五十八条申请人在档案利用期间离职的，由工作交接人负
责档案利用期间的管理职责。工作交接人可要求原申请人归还档案，工作交接人重新借出使用。
第五十九条档案管理员要定期清点档案利用情况，发现超期
未还的应立即催缴，经催缴后5 日内未还的，应按规定予以处罚。
第六十条申请人归还档案时，档案管理员要认真检查档案数
量和质量，如发现有缺失、破损的应在利用申请单上详细注明，要
求申请人签字确认，上报公司领导并按制度规定对直接责任人予以
处罚。破损可修复的应立即修复，破损不可修复的应复制后将原件
封存。
第六十一条非工作需要，涉密档案不得携带出境。如需携带
出境的，应报产业集团总裁批准或集团分管行政副总裁批准后执行。借出手续的办理参照境内使用涉密档案的规定执行。
第九章销毁
第六十二条销毁是对超期保存档案或无价值的文件材料进
行毁灭性消除的工作。各公司应结合集团档案制度中关于销毁的
相关要求进行细化，明确具体工作程序和审批程序。
第六十三条档案管理员每年6 月份对超期保管的档案进行汇总，书面提交档案形成单位或移交单位进行保存价值的鉴定。经
鉴定仍具有保存价值的可延长保管期限，具体期限由形成单位或
移交单位确定。经鉴定无保存价值的，由档案管理员整理装箱后
集中封存6 个月，期间未发生利用需求的，可于12 月份销毁；
发生利用需求的，提交档案形成单位或移交单位重新鉴定。
第六十四条鉴定档案时应注意档案的效力时限、档案的凭证
作用、档案的信息价值、档案的历史意义等。
第六十五条档案销毁前应编制《销毁清册》，具体包括档号、文件或案卷题名、形成日期、保管期限、密级、页数、是否原件等
信息，归档永久保存。
第六十六条销毁工作由档案移交部门和档案管理部门共同执
行。双方根据《销毁清册》认真核对档案数量和质量，销毁过程全程监督并拍摄，拍摄内容与《销毁清册》一并保存。销毁工作完成后双方对销毁结果进行检查，确认无误后在《销毁清册》上签字。
第六十七条纸质档案可采用粉碎、焚烧、化浆的方式销毁；电子档案可采用载体粉碎的方式销毁。
第六十八条档案销毁后，档案计算机管理系统中对应的目录应删除。
第六十九条不归档文件材料的销毁工作流程和销毁方式可参照档案销毁要求执行。审批流程由各产业集团、系统总部的业务直属部门或文书工作主管部门制定。
第十章统计及编研
第七十条各级档案室应建立档案统计工作，主要包括库存总量、年收进量、年移出量、年销毁量、年净增长量、库房容量、各分类数量、年利用次数、未归还档案情况等统计数据。
第七十一条每年12 月底前，各产业集团、各系统总部应收集汇总下属公司统计数据，形成统计总表和详细报表，报集团档案室。
第七十二条各级档案室应积极开展档案编研工作，主动联系业务部门咨询档案利用需求，视情况按需求方向形成编研成果。例如文件汇编、大事记、常用数据汇总等。
第十一章考核
第七十三条每年11 月份，集团档案室组织全集团档案工作
考核，各产业集团、各系统总部应提前完成对各部室及下属公司的
考核工作。
第七十四条考核重点：
（一）档案制度的落实、细化及监督执行情况；
（二）档案管理员和资料员的任职情况，包括稳定性、履职情
况等；
（三）档案库房的标准化建设和库房日常管理情况；
（四）归档文件材料的收集、整理和利用情况；
（五）库存档案的安全和质量情况；
（六）档案计算机管理系统的应用和纸质档案数字化加工情况；
（七）档案业务的培训和岗位培训情况，档案和档案工作的宣
传情况；
（八）档案工作的指导、检查和考核情况。
（九）档案的跨全宗移交情况。
第七十五条各产业集团、各公司应对考核成绩优秀的单位和
个人予以表彰。