软硬件采购管理规定
软硬件采购管理规定集团公司文件内部编码：（TTT-UUTT-MMYB-URTTY-ITTLTY-
软硬件采购管理制度
总则
为规范IT软硬件采购流程，保障IT系统安全稳定运行，特制定本制度。
本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技术产品、信息技术工程和服务，包括购买、租赁、委托、雇用、维修和维护等。
本制度中的IT设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备等（以下简称“设备”），软件在本制度中指成熟软件产品。
本制度适用于中国铝业股份有限公司总部和各分子公司（含郑州研究院）（以下简称“公司”）。
采购分类
公司IT软硬件采购划分为集中采购和自行采购两类。其中，
集中采购包括：
一、软件（专用软件除外）采购；
二、小型机、网络设备、批量PC等采购；
三、总部统一安排的项目中的软硬件采购。
自行采购包括：
一、分子公司项目涉及的采购；
二、总部授权的采购；
三、不属于集中采购的其它采购。
采购申请、评估与审批
集中采购由公司总部信息部负责，具体流程参见《集中采购流程》（附件一）。自行采购由分子公司信息部负责，具体流程参见《自行采购流程》（附件二）。
采购申请由需求部门提出，提交给公司信息部进行采购前评估。
采购前评估包括以下三个方面：
一、信息部针对此次采购对当前基础架构的影响进行评估，其中包括技术层
面、管理层面以及系统安全方面的评估；
二、信息部根据需求部门的业务需求，对申请采购软硬件的功能和性能进行
评估。
三、信息部根据市场行情，对IT软硬件采购成本进行评估。
集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后，交公司主管领导审批，参见公司总部《固定资产管理办法》。
经批准的采购需求由信息部签订合同进行采购，合同签订流程按照《公司合同管理办法》执行，需要进行招投标工作的参见《公司招投标管理办法》。未被批准的采购申请，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。
采购过程中的第三方服务商资质认证、售后服务协议签订的详细过程参考《第三方服务商管理制度》。
到货验收
采购的IT软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。
设备到货后，验收工作按照合同要求执行，信息部根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。
到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。
采购的设备和软件到货签收后，根据公司相关规定办理出入库手续。
文档管理
公司信息部须对采购的IT软硬件建立相关档案，格式参见《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。
公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法，对采购的IT软硬件进行管理。
附则
本制度由公司总部信息部负责解释和修订。
本制度自发布之日起开始执行。
附件一集中采购流程
集中采购流程描述如下：
一、公司总部信息部根据集中采购需求情况填写《采购需求表》（附件
三）。
二、公司总部信息部针对采购需求，对现有的IT软硬件情况进行评估，
填写《采购评估表》（附件三：附录）。
三、公司总部信息部负责人对采购需求以及评估情况进行审核，并在采
购需求表上签字，然后交财务部负责人审核。
四、经过公司总部信息部负责人和财务部负责人审批的采购需求提交给
公司主管领导进行审批。
五、经批准的采购需求交信息部签订合同进行采购，合同签订程序参见
《公司合同管理办法》执行；采购过程中的第三方服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商管理制度》。
六、IT软硬件到货后，公司信息部进行到货验收并按公司的相关规定办
理出入库手续，同时填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档
案》（附件五）。
附件二自行采购流程
自行采购流程描述如下：
一、需求部门提出采购需求申请，统一填写《采购需求表》（附件
三），并由需求部门负责人审核签字并加盖部门公章后提交信息
部。
二、信息部根据采购需求进行评估，其中包括对基础架构的影响评估、
功能和技术指标评估、采购成本评估。信息部评估负责人须填写
《采购评估表》并提交信息部负责人，信息部负责人对采购需求和
评估情况进行审核，在采购需求表上签字并加盖部门公章，然后交
财务部负责人审核，最后送公司主管领导审批。《采购评估表》作
为《采购需求表》的附件。
三、信息部根据审批结果、《公司合同管理办法》、《公司招投标管理
办法》等进行采购管理。
四、采购过程中服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商
管理制度》。
五、到货后，信息部组织到货验收，验收通过后将采购物品移交物资配
送中心进行出入库管理。
六、信息部根据采购物品情况填写《IT设备档案》（附件四）或《软
件档案》（附件五）。
七、采购的设备或软件投入使用后，信息部门记录设备领用情况。
附件三采购需求表
采购需求表编号：
附录：采购评估表
附件四IT设备档案
IT设备档案
附件五软件档案
软件档案