ERP管理制度

安徽省瑶海家具制造有限公司

ERP管理制度

为了确保ERP的正常运行，有效利用ERP的核算信息，更准确、更及时地向各管理部门提供所需数据，公司特制定以下制度。

第一章总则

一、基本操作要求

1.操作人员及相关权限由使用部门提出申请，申请内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经ERP管理员审核后，报总经理批准，再由ERP管理员授权执行。

2.操作人员应熟练掌握ERP的流程、操作要领及相关专业常识，熟知本岗位的ERP范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提高操作技能水平。

3.操作人员应按照《时间节点》规定的时间将数据及时录入。

4.ERP只能由公司批准的人员操作，其他无关人员严禁操作。

5.操作人员在使用ERP时必须使用自己帐户登陆、操作，不得使用他人帐户登陆、操作。

6.操作人员登陆ERP账号并使用完毕后应随时退出。

二、数据录入要求

1.数据录入必须准确、完整、规范，格式应前后一致，严禁随意改变编码规则。

2.数据录完后应进行复核，确保数据无误。数据录入错误经本人发现并及时修正，未给公司造成损失的，可以不予追究责任。

第二章岗位责任制

一、ERP管理员

1.岗位职责：负责ERP的贯彻推进、使用监督、落实检查和技术支持工作。

2.岗位说明：

（1）组织安排ERP培训和ERP会议；

（2）监督、跟踪相关部门、人员是否按照ERP流程在操作，检查ERP工作、规章制度的落实并进行考核；

（3）确保网络稳定，负责ERP系统的日常维护；

（4）定期汇报ERP运行情况，编写ERP制度和流程性文件；

（5）根据ERP管理制度实施奖惩；

（6）对ERP软件、工作流程进行优化，提高工作效率

（7）其他ERP相关事务处理。

二、客服部

1.部门职责：

（1）负责ERP数据库中的销售客户编码以及客户资料的录入和维护工作，按规定的分区管理模块，及时添加新增销售客户编码和客户信息档案；

（2）负责在ERP上录入客户订单，以便形成生产计划数据链，作为生产部门制定生产计划和材料领用的依据；

（3）根据入库信息，负责录入销货单，保存并打印出来交财务盖章后，提交到物流部。

三、销售部门

部门职责：负责协调和仓库、生产、财务等部门之间涉及ERP的相关事务。

四、研发部

1.部门职责：

（1）负责ERP系统中所有产品体系内BOM的录入及BOM单的及时更新；（2）负责物料信息反馈表的制定，由各部门填写完毕后录入系统；

（3）对开发的新产品，就其工艺流程和BOM的构成，与生产部沟通，以便及时修正各种物料在BOM中的用量，使BOM更趋完善；

（4）负责ERP系统中BOM的制定及物料用量确认。

五、采购部

1.部门职责：

（1）采购部是ERP物流系统基础数据的出发点，采购部员工应依据计划部在ERP中生成的请购单或依据仓库库存物料的主数据参数（ERP中的安全库存、提前期、订货策略、批量规则相关数据）产生的请购单，生成采购单来采购物料；（2）负责ERP数据库中的供应商编码以及相关的供应商客户资料录入和维护，加强供应商资源管理。供应商分类编码的录入，要保证唯一性，必须按其物资类别以及先后次序建立；

（3）根据约定的付款条件和日期，在系统中生成采购发票，并打印出来；（4）及时、全面更新供应商价格；

（5）根据质检判定的原材料来料不良或是生产制程中检验判定为原材料不良问题开据的品质异常单，采购需及时处理并在系统内建立退货单。

2.岗位说明：

六、仓库（原料仓库）

1.部门职责：

仓库是ERP物流管理的中心，其输入的数据对数据链作用极为重要，因此仓管人员应树立高度的责任心，确保输入ERP数据的及时性、准确性。

（1）负责在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其他出入库的单据录入审核工作；

（2）负责在库存管理模块进行日常采购入库、其他入库的单据录入工作；（3）在每日规定的时间内，将上述数据及时、准确无误的输入到ERP中。2.岗位说明：

1.部门职责：（成品仓库）

（1）负责在库存管理模块进行日常产成品入库、销售出库、其他出入库的单据录入工作；

（2）在每日规定的时间内，将上述数据核对准确无误后及时在ERP中予以审核。

2.岗位说明：

八、生产部

1.部门职责：

（1）按照ERP提供的订单，负责MRP计算，发放维护工单、请购单。安排生产任务工单，根据工单生成领料单；

（2）按照规定的领料方式进行领料出库；

（3）车间统计员按照ERP上提供的数据，进行工单完工汇报，并录入入库单；（4）在每日规定的时间内，将上述数据及时、准确无误的输入到ERP中。

九、财务部

1.部门职责：

（1）按照客服部核对后的客户打款明细，录入预收款；

（2）保证ERP系统中客户信用额度与实际账目相符合，不相符的予以调整；（3）组织安排盘点，对盘点信息予以核实。生成盘亏盘盈调整单，并保存审核；（4）负责成本计算，监督核实和成本有关所有单据交易信息，保证成本准确。

2.岗位说明：

第三章ERP实施处理规定

一、部门负责人对本部门的ERP工作负责，必须合理安排好本部门的工作时间和人员，监督检查本部门员工工作是否及时准确完成，以确保ERP得以顺利实施。

二、ERP事务必须做到日清日结，不得以任何理由拖延。

三、涉及到相关部门协助处理的问题，相关部门应积极予以配合，严禁推诿。

四、工作中遇到问题不能自行解决时，要及时反馈给部门负责人，部门负责人应及时处理，不得置之不问、回避问题。不会处理的联系ERP管理员予以指导培训处理方法，并作好记录。同样问题再次出现，ERP管理员有权对部门负责人按照奖惩条例予以处罚。

五、ERP管理员应适时组织安排对ERP操作人员和管理人员进行业务知识培训，培训内容应包括理论培训、实践培训、操作规范和管理制度培训。培训完成后，应对培训效果进行评估。

六、操作人员在使用ERP进行业务操作时，必须按照ERP相关规定进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，应报给ERP管理员给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作，不得擅自主张随意操作。

七、参加ERP会议和培训的人员必须严格遵守会议和培训纪律，不得迟到、早退或有其他违反纪律的事情发生。

八、为提高系统资源利用率，ERP系统用户在完成各项操作后，应及时退出ERP，以免其他用户无法使用。

九、各级审核人员应认真履行本岗位职责，及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。

第四章ERP系统用户权限及账号管理

一、公司设ERP管理员，负责ERP系统用户权限的管理和维护。

二、各部门新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经ERP管理员、本部门负责人同意，报总经理批准后，提交给ERP管理员进行设置。

三、ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码告知无关人员。

四、ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门负责人指定专人代理负责，并监督做好用户名、密码交接工作。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，ERP系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。

第五章奖罚条例

一、奖励规定

1.在ERP实施过程中尽职尽责，能够积极推进并参与解决问题的人员，由部门负责人或者ERP管理员提议，可以给予50-200元的奖励。

2.业务知识熟练，一个月内ERP操作未出现错误的，由部门负责人或者ERP管理员提议，可以给予200元的奖励。

3.针对ERP实施流程、规范、制度等能够积极提出意见和建议，经采纳后产生良好效果的，给予50-500元的奖励。

4.其他对ERP实施有益的行为，经由部门负责人或者ERP管理员提议，可以给予精神或物质奖励。

二、处罚规定

1.部门负责人不履行部门ERP职责，给予罚款200-500元处罚。

2.不及时处理ERP事务，造成延误的，给予责任人罚款20-100元处罚。

3.应予以协助处理相关事务，拒不协助或推诿塞责的，给予罚款50元处罚。

4.工作中遇到问题时置之不问、消极回避的，给予罚款20-100元处罚。

5.操作人员擅自主张随意操作的，给予警告或罚款20元处罚，造成订单、数据、软件等出现问题的，给予罚款50元处罚。

6.违反会议或培训纪律，给予罚款50元处罚。

7. ERP系统用户在完成各项操作后未及时退出，第一次给予警告，以后每次罚款10元。

8.各级审核人员拖延处理相关业务的，给予罚款20元/单次。

9.未履行规定手续，擅自开通新的账户或更改用户权限，给予责任人罚款50元处罚。

10.擅自将自己的账户交给他人使用或将自己账户密码告知无关人员的，给予罚款50元处罚；未经部门负责人或ERP管理员同意，擅自使用他人账户登陆ERP 的，给予罚款100元处罚。

11.操作人员违反《时间节点》规定，未按要求时间及时录入的每单罚款10元；若因超时录入不能形成业务数据链，导致在系统中的数据不完整的，每单罚款20元。部门负责人应予以监督检查，若由ERP管理员检查发现，将对部门负责人每单罚款30元。

12.数据录入错误的，罚款5元/次；因数据输入错误造成其他部门引用失误的，罚款50元/次。

13.以上违章违纪行为若造成经济损失或给ERP实施造成重大危害的，除按照上述规定进行处罚外，另追究责任人经济或其他责任。

14.部门人员受到处罚的，部门负责人应承担连带责任，给予同样的处罚。

15.各部门负责人发现本部门员工有违章违纪行为的，可以直接按照本制度规定给予处罚；部门负责人发现其他部门人员有违章违纪行为的，应向ERP管理员反应，经确认后由行政部实施处罚；ERP管理员不定时对ERP实施情况进行检查，检查过程中发现问题的，可以直接给予责任人和部门负责人处罚。

16.在对相关人员进行奖惩时严禁徇私舞弊、恶意报复，若发现有类似问题将给予责任人罚款100元处罚，情节严重的给予辞退，直至开除。

本制度的解释、修订、奖励和处罚由财务中心负责处理和实施。

2016年6月28日

用友T6流程操作

应用范围：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、生产管理、应收应付管理、总帐、UFO报表，针对供应链和财务会计的模块组合，从软件的设计理念和企业信息化的整体目标考虑，应该采用一体化的解决方案，这样整合企业物流和资金流，保证数据一致性，实现数据共享。

整个实施过程，以销售订单和预测单带动采购计划、生产计划、委外计划，有计划带动订单，有订单指导业务出库入库，这样对应的库存量，就不会短缺，又不会积压。如下图，这样有单据引导物流通过库存、委外业务单据通过存货系统把凭证传递到总帐，资金流通过销售、采购、委外通过应收、应付系统生成凭证传递到总帐，其他子系统工资、固定资产传递凭证到总帐。这样系统把所有的信息集成到财务系统，财务进一步核算成本，进行系统数据结账。

2.2 业务解决方案

基于整体解决方案分解业务流程。业务流程分为：采购业务流程、销售业务流程、库存业务流程。

2.2.1销售业务

2、软件实现：

（1)经营部根据销售报价，在软件的【销售管理】作销售订单，主管要审核该订单，订单给技术部门进行评估，根据产能和技术参数，确定bom，录入结构，之后给生产部门进行运算安排生产计划、采购计划、委外计划。分别指导采购、生产、委外的业务。（2)仓库根据入库的数据通知经营部进行发货。

（3)根据销售订单发货，录入发货数据，保存审核。打印根据流程一式四份。销售发货单审

核后，自动生成销售出库单，则库管员对于本次销售的货物点清后直接审核系统生成的销售出库单即可。

（4)销售开票的过程中，参照发货单，直接开票。

（5)销售发票传递到财务，应收会计核对开票的数据，再金税系统中录入票据打印，核对无误后复核系统中的发票，并对应收系统的发票审核，并且制凭证。

（6)有往来会计进行确认应收账款,出纳根据收款情况,核销应收帐款。

3、财务核算：

销售发票应收系统审核发票借：应收账款

贷：销售收入

收款单应收系统录入并审核核销借:现金/银行存款

贷:应收账款

常用管理报表应用功能：

2.2.2生产业务

1、业务流程图

2、软件实现：

(1)经营部根据客户订单接单后,与市场预测相结合,把毛需求报给生产部门.

(2)生产部门结合产能按照生产的安排,结合产品bom和库存可用量的数据运算mrp.

(3)生成根据毛需求计算的采购计划、委外计划、生产计划。

(4)根据计划分别下达委外订单、根据生产计划下达生产订单。

(5)各个订单下达后直接按照订单去领料生产或是委外。采购计划审核后直接转供应部进行

采购。2.2.3采购业务

常用管理报表应用功能：

订单完工汇报明细表订单完工汇报明细是统计每次订单汇报的加工数量、加工工时信息，并提供明细的相关汇报的信息。

同时可以提供汇报明细的追查单据信息。

(一) 材料采购业务

1、业务流程图：

2、软件实现：

（1)生产部对本月要接单生产的产品通过MRP运算后生成采购计划，传递给经营部的采购员。

（2)采购业务员比价确定了采购合同后，由业务员对采购计划以【采购订单】的方式录

入到【采购管理】，采购供应部经理对系统中的采购订单进行审核。采购订单上的价

格会以不含税价格的方式回写到采购入库单上。

（3)采购订单执行中可以有系统提前预警提示要到货的订单。（可以随时启用，根据采购订单的预到货日期）

（4)采购到货后，由业务员直接录入【采购到货】单，并且打印作为采购到货检验通知单，给质检部。此步骤可以根据业务流程的需要去掉。

（5)质检结果出来后，由仓库统计参照采购到货单在【库存管理】生单，生成【采购入库单】，入库环节就要按照成品的计量单位去做入库。入库单打印一式四份，供应商

一联、业务员一联、仓库统计一联，财务一联。供应商的联在采购发票到来要结账时，

要拿回来进行结算。

（6)采购发票到来，则由经营部的业务员拷贝入库单生成发票，并且做自动结算。发票对应的入库单如果不是本月做的入库，则发票和入库单金额结算后不一致的情况，由

财务自行打印蓝字回冲单，作为财务报销的附件。

（7)财务出纳对供应商的进行付款核销，在【应付管理】中录入付款单并且进行核销。

（8)对没有发票的入库单，材料会计月底需要处理一次，按照订单不含税价格做为暂估金额。进行暂估入库。

3、财务核算：

业务流程系统操作财务核算处理

采购入库单记账制单存货核算中生成凭证借：原材料

贷：暂估应付款

采购入库单采购发票在采购管理模块录入并且结算借：原材料

和采购发票合并制单存货核算模块进行记账或结算成本处理应交税金---应交增值税—

进项税

应付系统对采购发票进行审核贷：应付账款/***供应商

付款单应付账款录入审核借：应付账款/***供应商

贷：银行存款

（二）采购结算业务

1、业务流程图：

2、软件实现：

（1)供应商办理采购入库手续，仓库统计在【库存管理】模块直接录入采购入库单，审核并且进行打印，库房管理人员签字后留存，分别传至财务部供应商、采购业务部门。（2)收到供应商采购发票后，采购部门按照手工的流程签字流程，要求供应商把本单位给的采购入库单供应商的联和发票附在一起，业务员将采购发票录入系统后并且结算，由业务员将采购发票和采购入库单交给材料会计（应付会计）。

（3)材料会计在【采购管理】模块核对采购入库单和采购发票。

（4)财务材料成本会计在【存货核算】模块进行单据记账或是结算成本处理，确定采购成本。（5)财务往来会计在【应付账款】模块对采购发票进行审核后，在【存货核算】模块生成往来凭证。

3、财务核算：

采购结算采购发票在采购管理模块录入借：原材料

存货核算模块进行记账应交税金---应交增值税—进项税

应付系统对采购发票审核贷：应付账款/***供应商

常用管理报表应用功能：

2.2.4库存业务

（一）库存采购入库业务见2.2.2采购业务（二）库存领料业务

1、业务流程图：

2、软件实现：

（1)车间的领料要有车间统计直接录入领料单，或是仓库保管员对有车间领导签字的领料单，由车间统计直接按照手写的领料单在软件的【库存管理】中按照生产部下达的生产订单录入【材料出库单】。录入领料仓库、领料单位、出库类别、领料的品种数量等。

当然是除内容物之外的物资。

（2)手工领料单传递到库管员手里，库管员据此单据直接做领料出库。内容物的出库，库管员暂且手工记录。

（3)材料库的库存因为这次信息化，财务和业务模块的核算方式不一致，只核算数量，因此对于包装物来说，本次存货数据以销售成本的数据记账，那么我们对于销售出库的数据要汇总后，以红字出库单的方式在录入系统中，把库存的数量调整正确。

（三）库存成品入库业务

1、业务流程图：