在线会议管理系统

在线会议管理系统

针对现时拥有大量人力资源的公司，却常为会议室分配紧张而烦恼问题，本系统应运而生。企业会议室的合理分配，不仅有利于公司资源最大程度的利用，而且有利于提高会议质量。解决因公司资源竞争而产生的一系列问题，避免不同部门间冲突。加强各部门合作，是企业得以长久生存的保证。

一、数据字典：

数据项：

1.数据项名：网络会议室编号

含义说明：虚拟的召开会议的会址

别名：会议地点

数据类型：int

取值范围：0001~9999

取值含义：总部，各个分公司，部门召开会议的会议室编号数据项之间的联系：会议室编号是会议室的唯一标识

2.数据项名：分公司编号

含义说明：参加会议的分公司的编号

别名：参加公司

数据类型：int

取值范围：001~999

取值含义：各分公司在所有总体中的编号

数据项之间的联系：对各个分公司的唯一标记

3. 数据项名：总部管理员状态

含义说明：显示总部管理员是否在

别名：总部状态

数据类型：char

取值范围：在，不在

取值含义：显示是否在线

数据项之间的联系：对分公司的管理员及用户有指导意义4. 数据项名：会议主题

含义说明：会议议论的主要内容

别名：议题

数据项之间的联系：会议的主题能够唯一的标识一个会议5. 数据项名：分公司管理员编号

含义说明：各个分公司的管理员的编号

别名：分管号

数据类型：int

取值范围：001~999

取值含义：编号

数据项之间的联系：分管号能够唯一的标识分公司的管理员数据结构：

1.数据结构名：meeting

含义说明：会议信息

组成：会议信息编号+会议名称+与会人员+主要内容+会议时

间+联系人+主持人+会议状态+会议类型+ 会议记录

2.数据结构名：meetingroom

含义说明：会议室信息

组成：会议室主键+地址+容纳人数+名称+会议室状态

3.数据结构名：user

含义说明：用户管理

组成：用户主键+用户名称+用户密码+用户类型编号+所属部门

4.数据结构名：filialemanager

含义说明：分公司管理员

组成：分公司管理员编号+所属分公司编号+分公司管理员状态

5.数据结构名：headmanager

含义说明：总部管理员

组成：总部管理员名称+总部管理员状态

数据流：

数据流图：

会议室管理功能设计

●功能描述

会议室管理模块功能是实现会议室的增、删、改、查功能。一般用户（秘书，会议室管理员）有增加，删除，修改，查询会议室的权限。

●页面说明

输入操作：增加会议室的名称，地址，容纳人数，会议室状态。输出效果：以表格显示会议室的信息。

输入操作：修改操作。修改会议室的名称，地址，容纳人数，会议室状态。

输出效果：以表格显示修改会议室的信息。修改会议室的信息用页面弹出对话框。

输入操作：删除操作。

输出效果：更新表格，被删除会议室消失。

输入操作：查询会议室名称

输出效果：以表格显示查询会议室的信息。编号置0时输出全部表单。

二E-R图：

三逻辑结构设计

关系模式：

根据需求分析和E-R图,得到以下关系模式

用户信息表（用户编号，用户名称，用户类型，分公司编号，备注）

分公司表（分公司编号，分公司名称，备注）

虚拟会议室信息表（虚拟会议室编号，虚拟会议室名称，网络地址，容纳人数，状态，备注）

会议信息表（会议信息编号，会议信息名称，会议室编号，主要参加人员，联系人，开始时间，结束时间，主持人，分公司编号，会议类型，主要内容，会议状态，会议记录）

四关系模式与表的转换：

经过范式分析和优化后，得到如下关系表（带下划线的为主键）：用户信息表（用户编号，用户名称，用户类型，分公司编号，备注）

分公司表（分公司编号，分公司名称，备注）

会议室信息表（会议室编号，会议室名称，地址，容纳人数，状态，备注）

会议信息表（会议信息编号，会议信息名称，会议室编号，主要参加人员，联系人，开始时间，结束时间，主持人，分公司编号，会议类型，主要内容，会议状态，会议记录）

五物理结构设计

根据需求分析和E-R图,确定了系统有哪些数据表及其关系，就可以开始设计每个表的具体结构。结合对功能实现的方便，出于对数据库结构精简、合理性、易维护等因素的考虑，总共需建立5个表格: 用户信息表，部门信息表，会议室信息表，会议信息表，用户类型表。

表1-1 user(用户信息）

表 1-3 usertype(用户类型表)

表1-3 meetingroom（会议室信息表）

中文英文数据类型可否空初始值说明

会议室编号mtr_id int 否主键会议室名称mtr_name varchar 是

容纳人数mtr_numb varchar 是

会议室状态mtr_state varchar 是空闲备注mtr_note text 是

表1-4 meeting (会议信息表)

会议管理和信息发布项目解决方案

会议管理及信息发布解决方案 一）前言 随着现在科技的发展,网络越来越表现出其重要性,人们对商务的要求越来越高。繁忙的人们不满足于现状,而寻求更便捷的方式,利用网络的空间和便捷,实现会议的网上公布、安排用户的招待工作。为了实现全国各地的人可以实时了解各地召开的会议,踊跃参加自己感兴趣的会议,关注社会。充分利用网络工具来实现更快、更便捷的网上报名参加会议。 围绕着会议的人、事、物，要让会议的组织工作更有效率，通过一套软件系统把它们管理起来是一个不错的办法。而这就是会务管理系统设计目标。 会务管理系统是整个会议系统的粘合剂，它让各个会议子系统不再孤立运作。会务管理系统也是会议系统的大脑，它将会议事务为主线，智能地安排各个系统相互协作。它能使整个会议过程自动化、智能化，这对减少会议组织的工作量、提高工作效率有很大的帮助。 二）功能需求分析 会议场所是各行业进行沟通交流活动的重要场所，大力推进会议系统智能化建设，充分利用技术和信息手段提高会议系统的服务水平，这是时代发展赋予会议系统的新要求。怎样生动、形象地将会议介绍给来访的客人；怎样将各种信息

直观、清晰、有效地告知与会者；怎样提供优质、公开、高效的信息服务，是时代发展赋予会议系统的新要求。“会议管理及信息发布”的需求由此应运而生。 会议管理及信息发布系统独有的分布式区域管理技术真正实现了同一系统中不同终端区分受众的传播模式。通过该系统，用户可以轻松地构建网上多媒体信息发布和播放系统，提供高质量的会议多媒体服务。会议管理及信息发布系统将会议室管理、会议室预约、会议设备控制、会议信息发布及视频、有线电视、音频信号、PPT、FLASH、Word、Excel、图片信息和滚动字幕等各类组合的多媒体通过网络传输到媒体播放端，然后由播放端将组合的多媒体信息在相应的显示终端设备上（如液晶、等离子、PDP、液晶电视、背投、LED等）播出。这种信息发布模式融合了多媒体信息的多样性和生动性，还能实现信息发布的远程集中管理和内容的随时更新，使得新闻、图片、天气预报、通知等各类即时信息的随时插播成为可能，能够在第一时间将最新会议信息及会议室的使用情况发布到各个信息点。 三）系统建设目的 “会议管理及信息发布系统”建设的目的是为了提高会议系统无纸化、智能化、自动化水平；提高会议系统综合信息服务的质量和效率；提高会议召开质量和会议室的使用效率；对外提供更直观、更清晰、更生动、更人性化的优质信息服务。 “会议管理及信息发布系统”在会议系统具体实施目标：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布

数字化学术会议解决方案

数字化学术会议解决方案 在刚刚结束的31会议2019年用户和伙伴年会中，31会议的小哥哥详细的讲述了学术会议数字化解决方案，受到了大家的一致好评。 不知道是被我们的小哥哥折服，还是被我们在学术会议上的专业服务和丰富经验所吸引，近日，31会议400小姐姐接到的学术会议需求特别多，当然作为数字会务的头牌，我们有信心相信各位客户大大是看实力的。 因此，本文，我们针对学术会议特性，详解学术会议解决方案。搞定学术会，就要这样做！ 学术会议的4大特征 1.注册信息多、流程长 学术会议会前注册报名通常会持续6-12月，工作周期漫长，流程繁琐、易出错，所涉及参会者注册报名、付款缴费等流程较为繁琐，统计工作压力巨大。 2.日程多、管理复杂 学术会议通常会持续3-5天，1000到1500名演讲嘉宾，1000到2000条日程内容，但演讲嘉宾变更频繁，日程排布及更改需要耗费大量时间和精力。 3.论文征稿、评审，过程复杂 学术会议中最突出的特征是需要进行征文和审稿。数量众多主题不一的论文如何征集，又如何将征集来的论文自动分配到指定类别的评审专家？ 4.分论坛多，嘉宾类型多 大学术会议一般包含一个主峰会和多个分论坛，而且不同参会嘉宾的类型多样，VIP嘉宾、VVIP嘉宾、贵宾、评审嘉宾、工作人员等不同群体有不同的权限该如何有效处理？ 学术会议数字化的解决方案

针对以上问题，31会议提供包含会前数字化的展示、邀约、注册、征文管理、日程管理、酒店预订以及现场的接待管理、签到管理、学术交流、PPT管理、电子壁报、图片直播及视频直、点播管理，还包含会后的多样化多维度的数据的统计和分析以及数据的再营销等学术会议全流程数字化的解决方案，其中智慧日程管理、征文系统和现场管理是核心，本文为大家一一解释。 1.智慧日程管理 38页2米长的日程，在31这都不是事。31会议一键式多功能日程管理系统，能够实现集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一体。日程管理系统可按时间、论坛等不同形式展示会议日程，可实现日程冲突自查功能，当日程安排出现冲突（会场冲突、讲题冲突、嘉宾时间冲突）时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突。 日程管理系统可以内置于网站和微站系统中。参会嘉宾也可根据自己感兴趣的议题和演讲嘉宾名字进行搜索，以实现参会嘉宾在有限时间内接收到最感兴趣的议题内容。

无纸化智能会议系统技术设计方案20170427

无纸化交互式智能会议系统实施方案 （2017年4月） 为了更好的服务人民法院审委会工作需要、提高审委会会议的效率、更好的辅助领导决策，威数开发了无纸化智能会议系统，为人民法院审委会讨论研究重大疑难案件、审议讨论重要文件及研究决议其它有关工作问题等提供全方位的智能管理。 一、系统优势 与传统会议召开方式相比，具有以下优点： 1.节约高效：真正实现会议全过程不使用纸张，节能环保；省去会议材料的打印、复印、装订、分发等环节，会议资料准备时间缩短。 2.安全保密：会议资料统一管理，设置管理权限，会务人员插入USBKey或者使用用户名密码登陆后，其他会议终端自动进入会议系统；会务人员下载会议资料后，分发到其他会议终端，会议结束后，可将会议资料按需上传到会议服务器存档。如为保密会议，所有会议资料不允许保存、下载，会议结束后，所有资料自动删除。 3.功能丰富：可实现会议双向互动，便于开展讨论、投票、批注、文件会签等活动；与传统会议只能保留文字资料不同，可以完整保留会议音视频资料，每个参会人员均可根

据需要进行会议录制；可通过接口系统与OA系统、电子桌牌、中控系统等会议相关系统对接。 4、异地同步：系统通过法院单位内部专网可实现市中院与基层法院议题文件同步共享，互动讨论。不同法院会议室可以独立开会，也可以联动开会，将远程的若干会议室临时组合成一个虚拟大会议室召开会议。会议过程中的文档及实时演示的数据可以在多个会议室中实时传递交流。 二、会议流程 三、系统主要功能 1.后台管理：对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。 2.会议签到：支持手写签名进入会议，后台自动存储参会人员原笔记签名，可显示会议桌模拟图，亮点显示签到状态，可设置免签到。

医院学术会议交流管理规定资料讲解

医院学术会议交流管理规定 为加强医院学术活动的管理，提高科研学术水平，进一步活跃学术交流气氛，特修订学术会议交流管理规定。本规定适用于医院人员参加和举办各类学术会议的管理。 一、外出参加学术会议管理程序 （一）参会条件 1．医院原则上只认可由中华系列学会、中西医结合系列学会等中国科协下设并在国家民政部正式注册的学会举办的一、二级学术会议及专业学会、协会会议、卫生行政部门会议。 2．为扩大对外交流，获取科技信息，对承担省部级及以上科研课题者，如被国内外的学术会议选中该课题论文的均可放宽条件，其费用从课题经费中支付。 3．凡医院需要开展的新技术、新项目研讨会，经分管院长审批后方可参会，但各学术杂志、本地区以外的省地市举办的研讨会不予批准。 4．引进的特殊人才，有突出贡献的专家，各级拔尖人才，学科带头人，医院中青年学术带头人及博士在参加学术会议及新技术、新项目学习等，同等情况下给予优先支持。 5．在国内召开的正式国际性学术会议，大会发言的正式代表准予参会。 6．境外召开的正式国际会议，被邀请的正式代表，经科教科审批后报分管院长，并经院长办公会研究同意后方可参加会议。 7．一篇论文只能参加一次学术会议并只限一名作者参加；同一科室的同一学术会议上有数篇论文入选，只能派代表参加。已发表的论文原则上不得再参加学术会议交流。 8. 国家级学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上医院派员不超过2人；本市医学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上不超过3人。各专业分会的换届会议可适当放宽参加会议的人数。 （二）审批程序

参加上述学术会议，必须坚持专业对口的原则，且本人为大会发言或有文章交流者，先在科教科领取并填写“外出参加学术会议申请表”，持“申请表”、开会正式通知或邀请函，经科主任初审同意后，至少提前一周报科教科审查、登记。按照程序经科主任、科教科和分管院长审核签字后方可参加会议。 临床、医技科室专业技术人员经医院同意参加学术会议后，离院前须到医务部登记备案，以便统筹安排医疗业务工作。党务、行政、后勤人员参加学术会议时须经各部门负责人和各职能部门分管院领导签字同意后，按照上述程序办理。 （三）费用审核和报销程序 凡参加学术会议者，回院后应将参会资料、会议论文等报科教科审核备案，并附上已签字批准的“外出参加学术会议申请表”后方可办理报销手续。 财务科根据会议通知规定的费用审核，按照医院差旅费报销办法进入报销程序（详见差旅费报销办法）。报销费用原则上计入科室支出，如有重点学科、科研项目等专项经费的从专项经费支出。 凡超过差旅费报销办法中乘坐交通工具规格的人员，必须在离院前经院长批准同意后方可报销。如有重点学科、科研项目等专项经费支出的可适当放宽报销额度。 （四）效果评价 外出参会人员应将会议情况、学术动态、新技术、新项目等向所在科室汇报或开展学术讲座，有重要内容者可在院内举行学术报告会。 外出参加学术会议后不到科教科备案会议论文资料，或不在科室内传达会议精神；或借开会之机参加与学术会议无关的活动者，一经查实不予报销外出参加会议的相关费用，并取消其两年内外出参加学术会议的资格。二、举办学术会议管理程序

市场会议活动管理系统

公司越做越大，怎么保证市场活动板块不掉队？ 活动可以带来意想不到的惊喜和收获，这一点毋庸置疑，线上的线下的，凡能有效果者皆可取之为我所用，成为公司从创业初期到发展成熟必然不可缺的板块。那么问题来了，早已适应了小型活动组织的这些公司，对于从未涉足也毫无经验可言的大型会议活动如何平静应对？ 非单是企业，在那些快速发展的行业组织、学会、协会，以及教育、科研领域的事业单位，自身规模越做越大，活动的规模自然也是一年一个层级。正是随着消费者对活动的参与兴致越来越高，同一行业领域内的会议活动逐渐增多，竞争也随之加大，所以在产品、品牌影响力、客户（会员）数量增长快速的时候，企业还不能轻视线下活动这只能创造突破效益的“奇兵”，用足够吸引力的噱头 所谓得其当者才能有所为，吸引力十足的噱头、炫丽多彩的表现形式并不能成为活动的核心，作为活动的策划者、组织者和得利者，企业更多的注意力依然需要关注在活动的运营模式，就好比你投入巨大精力绘制的“商业模式”，找到了运营和盈利的关键所在，才能打通“任督二脉”，为企业从活动中获取更大的收益。 “毛细血管”级的活动运营 称现代会议活动为“毛细血管”级一点也不为过，因为活动中涉及因素实在太多，笼统地说包括了前期的策划筹备、会中的现场管理和服务、以及后期的总结反馈，细说开去仅前期筹备就有活动方案、广告、报名、门票、收费、酒店场地多达十数项工作要完成，小编曾有一张图可以简要概括该阶段内的任务： 看到这里我们也就明白了活动“毛细血管”级的要义，尽管活动有大有小、有复杂也有简单，但万变不离其宗，总是有据可循的。只不过大型的会议活动要考虑到人数规模大、人员复杂、会场多、时间长、日程逻辑紊杂等特点，在运作方案上尽可能细化，如果是借助于系统化工具，那这类会议对逻辑复杂度、流程精细度的要求则必须远非一般性工具所能应付。 因此，从简单的活动到越是复杂的大型活动，所运用的工具也必然要适应活动运营的变化和极为琐细的特征，因地适宜地灵活地解决活动中遇到的问题。 兼顾规模和效率的平衡 整个流程和所有的细节都是在活动前期策划好的，然而工程之浩大投入再多的人力也于事无补，到头来承担起这份大责大任的活动主导者市场部身心俱疲且不说，众多细节未能及时兼顾也给管理者带来了困扰：活动执行怎样，效果又如何？ 公司越做越大，学会、协会、行业组织的发展更是快速，新产品发布会、经销商会议、各类客户活动，以及行业论坛、协会活动的举办变得非常频繁，规模的增长往往伴随着效率的下降，细心的管理者会发现：资源一旦投入，效率却下降了。 这是规模扩张中必然遇到的瓶颈，规模与效率的失衡造成大量资源的浪费，而要破除却显得异常困难。

现代化智能会议系统方案设计

现代化智能会议系统方案设计 1、引言 随着信息技术的不断发展，一个现代化的多功能会议室除了要满足传统简单的会议要求外，还应具有高雅格调的优美音质、清晰的图像演示。它由大屏幕显示、多媒体音视频信号源、音响、切换和中央集成控制几大部分组成，选取具备先进功能的DVD和录像机以及实物和图文传送器，通过大屏幕投影机还原其图像，通过中央集成控制设备，控制室内所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能，大大提高会议的工作效率和简化复杂的操作，能适合所有人士使用而不需要具备专业知识。 2、系统设计功能 智能多媒体会议系统的主要功能有： A、可以便捷上网，调用资料 B、可以随意切换音视频源 C、高品质音响还原，确保语音质量 D、数字会议系统控制会议发言 E、投影系统进行大屏幕显示 F、远程会议系统进行异地内外部演示与会议 G、中控系统进行集中控制管理 3、系统设计方案 音视美(MCCS)智能多媒体会议系统，实现了数字会议系统与中央控制系统的无缝连接，整合了包括音响扩声系统、会议讨论系统、同声传译系统、投票表决系统、自动跟踪摄像系统、多媒体视频系统以及网络视频会议系统等多个子系统；在无线触摸屏操控下，通过中央集成控制系统将以上各子系统与整个会议环境有机的结合成为一个整体，实现了会议的智能化管理。

3.1中央控制系统 中央控制设备为本系统设计之灵魂，集中了灯光、机械、投影及视音频控制手段于一体，为使用者提供简单、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整个空间环境各设备的状态及功能。 整个系统以中央控制器为核心。它以控制总线与各个设备相联接，接受操控者发出的控制要求，然后向各个延伸控制设备及被控设备发出控制指令。所有控制功能通过专用系统软件编程而成，具体控制可通过彩色液晶触摸屏或普通PC机实现。其操作界面根据用户的实际要求，设置得直观而易于理解、操作。 控制效果： A、可根据需要控制各类视音频设备的操作(如播放、停止等简单功能及对设备进行设置等高级调整)； B、可根据需要，通过对各类专业矩阵及相关设备的控制，完成各类音/视/计算机信号的切换、调整信号通路； C、可通过音量控制器完成对音量的控制； D、可通过灯光调节器对会议中心之白炽灯进行分路无级调光，也可对日光灯组进行开关控制； E、通过电源控制器，完成对电动窗帘、电动屏幕的控制以及电磁锁的开关和通电单透玻璃的控制； F、音视美(MCCS)中央控制设备可随不同需要而设计程序，如各种灯光模式，调光速率，口令保护使用权等，配合实际使用情况现场调整。更可按用户的特定需求，编写连动操作程序，只需一个指令便能完成多个动作。 G、通过RS485接口，利用摄像头的云台，实现会议室的摄像头的变焦以及全方位的旋转，摄像头的视频信号通过音视频矩阵切换器切换输出到显示设备上。 3.2音响扩声系统 多功能会议厅的音响效果需满足国家厅堂扩声系统设计的声学特性指标标准。在建筑声学配合的基础上，一般还需要通过使用扩声设备进行音效补偿。

会议室、学术报告厅使用管理规定

图书馆会议室使用管理规定 为加强对图书馆会议室的管理，充分发挥作用，提高利用率，现对学院会议室的使用作如下规定： 一、图书馆 212 会议室由图书馆办公室管理协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。 二、校级会议党政领导联席会议、院长办公会和办公室牵头承办召 开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。 三、部门承办会议或分管院领导组织的会议，须由承办部门或分管 校领导指定人员，在会议前两个工作日与学院办公室联系（内线电话2494），办理会议室的使用预约手续。 四、办公室按照“系部、处室会议服从院级会议，先定先使用”的 原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。 五、使用会议室时，未经办公室和技术部的同意，不得改变会议室 设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、功放、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由办公室派技术部人员开启调试。 六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不 配茶叶、纯净水和纸杯；承办重要会议需要茶水等，须在预约使用会议室时一并申请；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务

工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。 七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由承办部门 负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按照规定赔偿。 八、会议承办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。 九、会议所需的笔记本电脑等设备由图书馆技术部提供，也可以由 会议承办部门准备。 十、凡使用会议室的承办部门负责人即为会议期间的防火负责人。 若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用部门的责任。 十一、会议期间请自觉保持室内清洁，会后应及时清理会场，关好 门窗、空调等设备，通知办公室查验设备，并由承办部门办理登记手续。 十二、对于未按规定要求预约、使用会议室的部门，学院办公室有 权不予适用，并提出批评或通报。 十三、本规定自下发之日起执行，由图书馆办公室负责解释。 二O—五年七月二十日会议室现有设备：音响设备一套，投影设备一套。开启顺序是：进门电闸，灯，夏季和冬季可以开空调（温度一般设定为 26 度），投影仪，连接电脑设备，打开音响。 关闭的顺序：音响设备，投影仪，电脑设备，空调，灯，电

会议管理系统 需求说明书

《会议管理系统》需求说明书 小组成员：朱家萍，桑成艳，吴志月，刘玲玲，舒佩 组长：王梦茹 1.1 编写目的 本文详细说明会议管理系统最终需要满足的条件和限制，为了进一步设计和实现提供依据。本文档将用户的需求用文字的形式固定下来，是与用户沟通的成果，也是用户验收项目时的参考。 1.2 背景 需求背景：随着我国经济的发展，学术会议，产业会议等越来越多，会议的规模及流程也越来越复杂，对实现会议的电子化管理有着迫切的需求。 系统用途：本系统利用网络平台，搭建通用的会议管理模板工具，帮助会议主办方更加电子化、智能化地管理各项会议工作，从而大大减少人工的参与。 系统使用范围：本系统主要面向参会人数在三十人以内的会议。 1. 3 用户 会议管理系统主要是面向参加会议人数在30人以内的会议。

2 任务概述 2.1目标 由于大多数在会议的流程上具有一定的相似性，本系统的目的是希望减少其中的重复工作，减轻不必要的负担，提高工作的正确性和效率。系统的目标是将人工参与的工作量减少百分之五十，效率提高百分之三十，同时能够使会议管理工作规范化、程序化。 2.2 系统的特点 本系统的最终用户可能是经常举办和承办各种会议的组织机构，中、小型企业等。操作人员必须熟悉计算机的基本操作，维护人员应该在电脑方面有所专长。如果本系统开发成功，可用性极强。基于国家目前会议数量和规模的递增趋势，在一般的企事业单位中，本系统的预期使用频度应在十五天，即平均每隔十五天就会有使用该系统的需求产生。 2.3 非技术要求 本系统的开发周期为三个月左右。开发流程为：需求分析→设计→编码实现→单元测试→集成和系统测试→交付，其中需求分析的更新穿插于整个开发过程。 要交付的工作产品有：需求规格说明书、设计说明书、测试报告、用户手册、源代码、可执行程序。

学术会议管理系统毕业论文

学术会议管理系统毕业论文 目录 论文总页数：36页1 引言 (1) 1.1 系统背景 (1) 1.2 系统开发技术背景 (1) 1.2.1 J2EE (1) 1.2.2 JSP (2) 1.2.3 JavaBean (2) 1.2.4 AJAX (3) 1.2.5 SSH框架 (3) 1.3 开发使用工具 (4) 1.3.1 MyEclipse (4) 1.3.2 Dreamweaver (4) 1.3.3 Oracle10g (4) 1.3.4 Photoshop (5) 1.4 术语与缩写解释 (5) 2 系统总体设计 (6) 2.1 B/S构架 (6) 2.2 系统流程设计 (6) 2.3 系统结构 (8) 3 据库设计与构架 (9) 3.1 数据库设计 (9) 3.2 数据库表字段说明 (10) 4 模块设计与实现 (13) 4.1 客户端模块 (13) 4.1.1 首页，新闻中心（相关模块） (13) 4.1.2 注册模块 (14) 4.1.3 用户登陆模块 (15) 4.2 用户后台管理 (16) 4.2.1 功能需求 (16) 4.2.2 功能处理 (17)

4.2.3 具体功能实现 (18) 4.3 管理员模块 (19) 4.3.1 功能需求 (19) 4.3.2 功能处理描述 (20) 4.3.3 具体功能实现 (21) 5 部分程序片断 (23) 6 特殊问题及解决方法 (26) 6.1 数据库大字段数据CLOB存储与读取 (26) 6.1.1 问题描述 (26) 6.1.2 解决方案 (26) 6.1.3 解决结果 (27) 6.2 后台管理页面的用户权限的验证 (27) 6.2.1 问题描述 (27) 6.2.2 解决方案 (27) 6.2.3 解决结果 (28) 6.3 异步传输问题 (28) 6.3.1 问题描述 (28) 6.3.2 解决方案 (28) 6.3.3 解决结果 (29) 6.4 在线编辑器E W EB E DITOR与STRUTS2的兼容问题 (29) 6.4.1 问题描述 (29) 6.4.2 解决方案 (29) 6.4.3 解决结果 (30) 7 测试及性能分析 (30) 7.1 测试 (30) 7.2 性能分析 (32) 7.3 硬件环境配置 (32) 7.4 软件环境配置 (32) 8 系统缺陷与拓展 (33) 8.1 系统的缺陷 (33) 8.2 系统的未来发展与扩充 (33) 结束语 (33)

医院关于外出参加学术会议的管理规定

医院关于外出参加学术会议的管理规定 第一章总则 第一条专业技术人员外出参加学术会议是了解、掌握国内外 最新知识及学术动态、交流临床经验的重要途径。为合理利用医院的继续教育经费，达到既节约开支，又能收到继续教育的目的，现结合我院实际，制定《关于外出参加学术会议的管理规定》。 第二章参加会议人员资格 第二条有良好的政治素质，能完成本职工作任务，业绩突出者。 第三条原则上在本院工作 5 年及以上的专业技术人员，取得中级职称（含中级职称）或硕士学位获得者。 第四条有以下问题者不予批准参加学术活动或短期学习 1、有较严重的医德医风问题，给医院造成经济损失及恶劣影响者。 2、因工作责任心不强，服务不到位，引致纠纷给医院造成损失和影响者。 3、院内培训学分不达标者。 4、年度三基考核不达标者。 第三章参加学术会议范围 第五条由中华医学会总会及中华医学会各学科分会主办的全国性学术会议；由中华医学会各学科分会与地方医学会（或学科分会）合作主办的全国性学术会议。此类学术会议的通知上必须盖有中华

医学会公章（学术会务部章）或者中华医学会各学科分会公章；中华医学会各分会公章以及地方医学会公章（学术会务部章）或者地方医学会各学科分会公章。 第六条由省市级医学会／医师学会各学科分会主办的医学年 会或学术会议。此类会议的通知上必须盖有省级或市级学会各学科分会公章。 第七条行管及工勤管理人员所参加的学术会议必须是中华医 院管理学会及中国医院管理学会的各专业学会举办的学术会议，或对应的本省（市）学会在本省内召开的学术会议。 第八条上述各级医学会／医师学会召开的委员（理事）工作会议；继续医学教育项目会议属继续医学教育范围内的可获继续医学教育学分的会议，医院报销会议费用。 第九条由国家、省、市或同级卫生行政主管部门组织（包括专科医院）的法定或指定培训。 第十条担任医学学术刊物的编委会成员（编委委员及以上职务）可参加该杂志召开的学术会议。 第十一条获省级重点专科的科主任（学科带头人）三年可参加一次境外国际学术会议。出国（境）参加国际会议者，必须持正式国际邀请函和大会发言通知，视专业发展需要情况，经医院审核同意后，方能参加。 第十二条原则上不批准参加短期培训班。根据医院的学科建设规划及重点人才培养计划，可有选择地批准相关人员参加短期培训

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会议管理系统整体解决方案4 会议管理系统解决方案 2017年 目录 1. 项目概述.......................................................................................................... .....................- 1 - 1.1. 现状概述.......................................................................................................... .....- 1 - 1.1.1. 企业直接经济成本效益分析.......................................................................- 1 - 1.1. 2. 企业效率提升效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.3. 企业文化普及效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.4. 企业整体管理效益分析...............................................................................- 3 - 1.2. 需求分

如何轻松完成学术会议管理,看完8张思维导图!

解决方案|8张思维导图36个子项目，完成99%的学术会议管理! 大型学术会议的筹备管理相当复杂，参会嘉宾众多、会议日程复杂、会议筹备时间长等特点都在困扰着组织者，不仅如此，一场大型学术会议中通常会中有会、会中带展，这就更加重了组织者的管理任务，但为了大会目的，却又不得不用心准备。 因此，本文梳理了学术会议全流程管理中所涉及到关键步骤，明确本文内容，您将完成99%的学术会议管理知识储备。 1 核心思考 设计要点 在进行学术会议的策划之前，首先要明确这四个问题：本次学术会议的目的是怎样的？邀约的对象是谁？要设置怎样的主题？并且要实现怎样的效果？明确了这四个问题，在学术会议的内容策划中才不会脱离主题。

2 策划阶段

设计要点 会议时间策划：与会者是否参加学术会议的一个重要决定因素是他们有没有时间参加会议，因此，在设定会议时间时，一定要向你的目标对象征询意见，以便于确定最佳的时间提高出席率，一般学术会议会集中选择在8、9、10、11月份举办。 会议地点策划：学术会议的选择与城市的定位密切相关，如果能够选择与学术会议主题契合度较高的城市，不仅能够保证学术会议的顺利举办，还能够促进学术成果的转化，促进当地产业的发展。 会议定位策划：明确会议定位，才能更容易与目标受众产生共鸣。 会议形式设计：主旨演讲、主题演讲、圆桌讨论、专业培训、小组讨论等形式是学术会议中常用的会议形式。除此之外，在学术会议中增加茶歇、酒会、考察体验等形式也可以适当地加入其中，增强参会嘉宾的感受。 3 征文管理

（注：黄色框线的内容是31会议数字化学术会议管理可完成的部分，以下同义）

关于外出参加学术会议,短期培训班的管理规定(1)

关于外出参加学术会议、短期培训班的管理规定 讨论稿 为加强我院专业技术人员参加学术会议和短期培训的管理，形成一套规范、统一、高效的管理和办事程序，根据我院实际情况，特制定如下规定。 一、参加人员资格 外出参加学术会议、短期培训的人员，须是取得中级技术职称以上（含中级）的在职在岗人员，且参加学术会议、培训班内容与本人所从事的专业一致；参加各级学术年会的人员必须是该学会的委员（参加国家级学会年会必须是该学会的省委员或以上）。 ㈠学术会议、短期培训班的类别 卫生专业技术人员所参加的学术会议必须是中华医学会、中华护理学会、中华中医药学会、针灸学会、康复学会等国家一级学会举办的三级学科以上的学术会议、中南六省学术会议及湖北省医学会在本省举办的学术会议，且属继续医学教育范围内的可获得继续教育学分的会议。短期培训班须是国家、省、市级继续医学教育项目。 ㈡每年参加学术会议和培训班次数 1、正高级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般1年不得超过1次（凡担任省级以上专业委员会委员及以上职务者，或学术刊物的编辑委员及以上职务的可酌情增加会议次数，下同）； 2、副高级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般2年不得超过1次；

3、中级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般3年不得超过1次； 4、担任医学学术刊物的编委会成员（编委委员及以上职务）可参加该杂志社召开的学术会议。 5、重点专科参加国家中医药管理局要求参加的会议如协作组成员单位会议、重点专科工作会议，另作具体安排。 二、申请及报销程序 ㈠申请程序：医务人员外出参加学术会议，须持会议通知或培训班邀请函，经医务科或护理部同意，业务院长审核，再到科教科备案，报分管领导、院长审批。 ㈡报销程序：经费的报销经所在科室主任同意，科教科核实，分管院长、院长审批同意，财务科根据财务制度办理报销手续。 三、内容相同或者相似的会议或者培训班，原则上1次只派1人参加。在本省、本市举办的学术会议或者培训班参加人次数可适当放宽。 四、差旅费报销项目不得超标，交通不得绕道，严格按照会议日程返回。 五、会议结束回院一周内，应向所在科室及科教科提交一份书面报告。书面报告包括学习内容、学习收获及体会、继续医学教育学分复印件。必要时向科内或者全院作反馈报告。 六、未尽事宜由科教科和财务科负责解释。 七、本规定从公布之日起生效，原《外出参加学术活动的暂行规定》自行废止。

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学术会议策划方案 关于学术会议策划方案格式是怎么样的，要怎么写呢，以下是学术会议策划方案格式及范文供大家参考。 学术会议策划方案格式【1】 ~营销策划书目录(一)饭店概况与任务 (二)市场分析 (三)竞争分析 (四)饭店优势、劣势和机会、威胁分析 (五)市场营销目标 (六)饭店营销策略 (七)营销预算 (八)营销计划的实施和控制 (一)饭店概况与任务达华宾馆位于延安西路918号，介于市中心和虹桥开发区之间，交通便利，适合商务、都市旅游活动。 延安路高架江苏路出入口就在饭店旁边，给饭店带来了便利的交通条件。 饭店楼高10层。 客房总数96间套，其中标房88间、套房8套;多功能会议厅一个，可容纳80个座位;零点餐厅1个;咖啡屋1个。 饭店硬件按三星级标准配置。 饭店内部装饰布置由美国著名设计师乔奇设计。

客房内的装饰很有特点:房顶大胆地饰以蓝色圈边，与深蓝色间白色图案的地毯遥相呼应，给人以宁静的感觉;所有家具呈棕色，床头挂有富有中国特色的水彩画。 所有客房配置:一台冰箱、二部电话、一台信息彩电、e-mail插口。饭店为客人提供的主要服务有:24小时客房服务。 叫醒服务。 洗涤、熨烫衣服。 商务中心服务时间:6:00至24:00 预订机票、代叫出租车。 零点餐厅营业时间:7:00至22:00 咖啡屋营业时间:7:00至24:00 饭店于19xx年开始对外营业。 由于受饭店建筑结构的影响，以及目标市场的反复多变，饭店开业至今，尚未建立起一个明确的市场形象，也没有稳定的购买客源。19xx年，饭店改制为锦江国际管理公司教育培训中心实验饭店，同时用一年的时间，停业对饭店进行了全面装修改造。 改制后的饭店除了完成经营指标外，还要承担起公司中层管理人员的培训见习任务。 要实现改制后的目标，饭店的管理方式必须符合公司的管理模式，服务水平必须能体现公司的水准，而这些“必须”，同时也为饭店赢得顾客、完成经营指标提供了机遇和条件。 19xx年重新开业的饭店，给顾客以全新的形象。

医院学术会议管理办法

医院学术会议管理办法（试行） 为规范医院学术会议流程，提高医院学术研究水平，扩大医院的学术影响力，特制定本办法。 一、举办（承办）学术会议的相关规定 （一）医院鼓励各部门积极举办（承办）各类具有重要学术影响的学术会议。学术会议是指同行专家一致公认的、由权威学术机构组织的、具有较高学术价值的全国性或国际性专业学术会议。如中华学会及其各专业委员会等组织的学术会议、专题研讨会，以及国外、境外学术机构在国内举办的学术会议或全国性的医学继续教育项目。 （二）面向全国的大型学术会议，由医院统筹举办（承办）；各专业方向的学术会议由医院办公室统筹，各部门牵头举办（承办）。 （三）举办（承办）学术会议需提前3个月持学术会议举办或者承办的书面函，填写《医院举办（承办）学术会议申请表》经主管院领导审批，报医院办公室备案，提交至医院党政联席会议讨论决定。 （四）学术会议由办公室负责向学校等相关部门进行会议报备、场地协调、接待安排等工作；宣教科负责会议宣传。学术会议的其他工作由申请部门全权负责。 （五）学术会议相关费用参照《会议费管理办法》及相关规定执行。 二、邀请专家讲座 （一）医院鼓励各部门根据业务需求每半年邀请1位国内外知名专家举办学术讲座，在每年3月1日、9月1日前填写《医院专家讲

座申请表》，经主管院领导审批，以部门为单位向宣教科备案，报医院党政联席会议讨论决定。临时性的专家讲座需要提前7天由所在部门负责人向主管领导提出申请，经医院党政联席会议讨论决定。 （二）审批确定的学术讲座由科室按照《医院专家讲座宣传素材模板》提供材料，办公室负责专家接待安排，宣教科负责场地联系、宣传工作、人员组织，所在部门负责专家协调联系和具体接待工作。 （三）学术讲座相关费用参照《会议费管理办法》及相关规定执行。 讲课费标准（税后）： ①副高级技术职称专业人员每半天最不超过1000 元； ②正高级技术职称专业人员每半天最不超过2000 元； ③院士、全国知名专家每半天一般不超过3000 元。 其他人员讲课参照上述标准执行。 三、教职工参加学术会议管理规定 （一）医院鼓励教职工参加各种具有重要学术影响的专业学术会议。这类会议是指同行专家一致公认的、由权威学术机构组织的、具有较高学术价值的全国性或国际性专业学术会议。如中华学会及其各专业委员会等组织的学术会议、专题研讨会，以及国外、境外学术机构在国内举办的学术会议。 （二）凡收取高额会务费的会议以及在各旅游点举办的各类高收费培训班或学习班，一般不派员参加。特殊情况需要参加会议的，由院党政联席会讨论决定。

国内智慧会议系统管理平台

随着5G时代的到来,物联世界的概念越来越深入人心,国内大大小小公司，越来越多公司选择麦瑟诺智慧会议系统管理平台来管理会议系统。麦瑟诺智慧会议系统管理平台不仅能以自身物联网技术做纯网络化架构，还能通过云协议模块和人工智能主机对传统会议系统设备连接，实现万物互联，数据共享于平台；软件底层开发兼容行业内各种应用数据处理逻辑，更快速的学习和对接传统会议软件应用数据到智慧会议云平台，实时会议系统资源统计、分析和应用，运用智慧会议系统人工智能技术让会议系统赋予思想，让会议更智慧。 稳定性是任何系统的基础特性，没有稳定性保障，任何花里胡哨的功能和应用都是“空中楼阁”，智慧会议管理系统认为稳定不仅仅体现为硬件设计、软件优化，还应该包括恒定的应用效果等多个方面。 1. 平台软件基于阿里云服务，信息安全，运行稳定； 2. 多媒体人工智能管理主机采用全嵌入式架构设计，采用最新性能的RK3288平台，保证语音识别、人脸识别、音视频交互、物联网控制处理的同时，提供了稳定性能，支持7*24小时不间断运行。 3. 软件系统采用基于ARM+Android的嵌入式架构设计，稳定可靠； 4. 语音识别系统采用时下主流科大讯飞核心技术，识别响应迅速； 5. 人脸识别系统采用虹软核心技术，活体检测更快速，准确；

6. 音频系统采用最新Dante音频协议设计，性能优越，兼容性强； 7. 视频处理系统采用单卡单路网络化视频矩阵交互，配置灵活，方便扩展； 当然了麦瑟诺智慧会议系统管理平台的优点和特性不止这么多，如果想要了解更多的产品信息欢迎来公司咨询哦~ 浙江山诺智能科技有限公司(以下简称山诺智能)作为国内一家AI人工智能会议系统的设计者和奠基者，一直致力于提供音频、视频的整体解决方案，同时提供产品研发、产品销售、工程咨询、工程施工、系统设计等服务。

项目管理在大型学术会议中的应用

项目管理在大型学术会议组织中的应用 成果简介 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。 大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。其独特性主要体现在：会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。举办大型学术会议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。本手册运用项目管理中的工作分解结构Work Breakdown Structure(WBS)方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。 本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。 本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。

一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。 现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。 我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。通过经验总结可看出：我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。

智慧会议系统的发展趋势

随着物联网、AI、5G、云计算等新一轮信息技术的迅速发展和深入应用，会议系统信息化向更高阶段的智慧化发展已成为必然趋势。 智慧会议系统，是将物联网、AI、云计算等新技术引入会议系统后形成的新型会议系统，能够自动感知会议室资源状态和会议设备自身状态、用户使用状态；自动控制及接收用户在会议室内或远程的控制指令；远程报修和实时检测、远程声音视频感知维护；云计算分析会议室资源使用率和空置率、故障率；同时，人工智能作为智慧会议的重要组成部分，能够通过会议机器人、人工智能管理主机与会议系统设备和办公家居设施互联组成系统，给设备赋予思想，实现人机交互功能。

智慧会议系统硬件设备不仅能以自身物联网技术做纯网络化架构，还能通过云协议模块和人工智能主机对传统会议系统设备连接，实现万物互联，数据共享于平台；软件底层开发兼容行业内各种应用数据处理逻辑，更快速的学习和对接传统会议软件应用数据到智慧会议云平台，实时会议系统资源统计、分析和应用，运用智慧会议系统人工智能技术让会议系统赋予思想，让会议更智慧。 会议预约目前已成为我国大多企业、机关单位用于会议管理的一项功能，有了物联网技术的支撑，用户可以随时通过网络查询到会议室房间的空闲情况、会议室的功能、会议室的容纳人数、会议室设备运行状态后进行预约与自己需求相匹配的会议室，预约成功后通过APP、OA、Outlook、微信等用户端提醒与会者参加会议，会议信息数据可实时与OA、Outlook对接，保留原始的会议管理习惯。预约成功的会议信息会通过三维会议引导牌显示在主体的主要入口，其引导内容包括会议主题、会议进行时间、会议房间号、三维电子地图引导。会议室的状态信息实时显示在会议室门口的会议信息预览屏，方便与会人员实时了解会议进行情况。 智慧会议系统管理平台的推出，开启了多媒体会议行业人工智能的新起点，

南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法 为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。 一、申请举办国际会议应具备的条件 1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平 较高，一般应在国内处于领先地位。 2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会 议。 3、得到有关主管部分的同意和支持。 4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。 二、申请举办国际会议的程序 1、凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范 大学举办国际学术会议申请表》（附件一）送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。 2、申请报告应包括以下内容： 1）举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件； 2）会议的主要议题和组委会的主要成员； 3）举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）； 4）提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址； 5）如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区； 6）会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。 3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。 4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南 京师范大学聘请外籍专业人员审批表》（附件二）报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。 三、举办国际会议的注意事项 1．会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。 2．对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。 3．原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。 4．原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。5．一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。6．确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。 7．一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。 四、国际会议总结 1．会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求（附件三）在一个月内写出书面总