OA使用管理制度(试行)

四川兴茂（集团）有限公司

OA使用管理制度（试行）

第一章总则

根据公司实际情况，结合公司当前使用OA系统版本，为提高工作效率，有效降低和节约成本，规范办公自动化，保障文件和各种信息传递快捷通畅,特制定本制度。

第二章权限人管理

第一条 OA系统日常维护，数据备份、指导培训及新用户的账号申请管理由集团行政部信息主管负责。

第二条 OA系统中集团行政类公告、行政文件（红头文件、奖罚通报等）由集团行政部负责发布。

第三条 OA系统中新闻频道、任免通知由集团人力资源部负责发布。

第四条公司及部门计划、制度上传及各类表格的启用由总裁办负责发布。

第五条子公司内部文件由子公司行政部指定专人负责发布。

第三章信息发布管理

第六条在OA系统中发布的电子文档，其文种、格式、内容等均参照《公文管理办法》拟制，审核由发文部门负责。

第七条各子公司OA发文权限人，只限于子公司内部文件及公告的发布，对于发布范围为全公司的文件需填写《发文审批单》，由相关领导签字审批后，提交原件到集团行政部，并提供电子档文件，由集团公司专人发布，行政部存档备案。

第八条 OA系统中的电子公文要与纸质公文一致，包括发文编号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门等。

第九条发文权限人在发布重要电子公文（如红头文件等）同时要设定电子公文不能打印，各部门如要打印，需要申请部门负责人签字确认后交予行政部，由行政部统一打印。

第十条 OA系统内协同文件打印成纸质文件，需注意纸质文件要有协同文件的标题、正文内容、文件发起人、发起时间、补充意见及讨论意见。（如有插入附件文件，均要打印成纸质文件。） OA系统中的协同文件跟纸质文件内容需要一致。

第四章协同办公管理

第十一条对于OA系统协同中各项讨论及审批，为了进程的顺利推进，严禁出现带有个人情绪的言论及措辞，更不得攻击他人，散布谣言，诋毁公司及团队形象。

第十二条新建OA系统协同文件时，应注明文件重要程度（新建流程右处位置）。通常情况下“一般”文件相关协同人员须在三日内回复，“重要”文件在二日内回复，“非常重要”文件应在一日内回复。

第十三条为保证各类OA系统中协同文件的及时处理，OA系统使用人员应每天及时登录到OA系统接收各类文件。如因出差或请假者，应指定授权代理人代为处理，不耽误工作的顺利推进。出差或请假归来，应取消指定授权代理人设置。员工离职，应将各自部门接收工作的人员指定为授权代理人后，方能办理OA账号注销手续。

第五章文档管理

第十四条 OA系统管理员对于OA系统中行政文件、新闻频道、行政公告、常用表格、规章制度等模块内的文件，半年进行一次资料刻盘整理归档。

第十五条部门指定专人负责该部门在OA系统中发布的协同文件，进行归档处理。

第六章安全保密

第十六条 OA系统用户须安装杀毒软件，定期维护办公电脑。

第十七条 OA系统用户不得利用OA系统从事危害集体和他人利益的活动，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十八条信息主管应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与上级反映，确保系统正常运行；不得乱设、私设OA系统用户。

第十九条 OA系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由信息主管负责维护。因技术等因素导致系统不能正常工作的，应及时向上级反馈。

第二十条 OA系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十一条员工长时间离开自己办公工位时，请锁定电脑，防止重要文件泄漏。

第二十二条为了文件安全性考虑，对于涉及公司机密及不宜公开的文件，尽量以纸质文件审批，需在OA发布的文件，应严格控制发布范围。

第二十三条初次申请OA用户名时，尽量不使用本人名字的拼音缩写为系统账号，首次登录系统后立即更改密码，不得泄露给他人，同时根据需要及时更换。

第二十四条离职员工在办理离职手续时，人力资源部应及时告知集团行政部，由行政部统一处理并更改其账号密码。离职手续办理完毕后，立即注销账号。

第七章应急处理

第二十五条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在OA系统中进行正常使用上传的，应及时通知信息主管。由信息主管快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

第二十六条若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由行政部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障工作的正常开展。

第八章奖惩制度

第二十七条 OA系统用户均在工作时间内登陆OA系统，查看相关协同工作，集团行政部将会不定期进行抽查。

第二十八条 OA系统中不得上传与工作无关的文件，一经发现罚款100

元。

第二十九条 OA系统中的协同办公文件因处理延误，造成的工作积压1—3次/月罚款100元，4—6次/月200元（请依据本制度第十二条为参照标准），其他次数依次类推。

第三十条 OA系统用户应严格遵守公司规章制度，对于私自在OA系统中发布文件或协同文件的，罚款100元-300元。（针对重要事件及需控制发布范围的文件在发布协同前，要提前告知上级相关领导，获得批准及确定接收范围后才可发布，否则相关人员及领导负连带责任。）

第三十一条盗用他人账号和密码，并获取服务器数据库信息，造成OA系统运行中断的，将严肃处理。

第三十二条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，按《公司保密管理制度》进行处理。

第九章附则

第三十三条本制度由行政部修订、负责解释。

第三十四条集团及下属各单位遵照本制度制订相应实施细则。

第三十五条本制度由集团总裁批准后颁布实施。

集团行政部

二○一二年八月三十日