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探路者实施方案

用友公司分销项目管理文件

北京探路者旅游用品有限公司

分销零售项目

系统业务解决方案

建立日期: 2008-05-20

修改日期:

文控编号:

探路者项目经理：蒋中富

日期：

用友项目经理：杨东

日期：

用友分销项目实施方法——项目管理文件

文档控制

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审阅人

存档

用友分销项目实施方法——项目管理文件

文档控制 (2)

目录 (3)

一、方案概述 (7)

二、探路者组织结构图 (8)

三、系统功能总体结构图 (9)

四、公司共用系统参数 (10)

4．1系统参数设置 (10)

4．2参与当前可用量单据 (13)

4．3账套参数 (14)

4．4成本参数 (16)

五、档案设置 (17)

5．1档案内容 (17)

5．2档案编码的基本规则 (18)

5．3说明 (18)

六、探路者公司总部业务解决方案 (19)

6．1采购订单入库解决方案 (19)

6．1．1采购订单入库业务流程图 (19)

6．1．2采购订单入库业务适用范围 (20)

6．1．3采购订单入库业务流程说明 (20)

6．1．4采购订单入库业务流程岗位职责分配 (21)

6．1．5采购订单入库业务中打印单据及报表 (21)

6．2直接采购入库解决方案 (22)

6．2．1直接采购入库业务流程图 (22)

6．2．2直接采购入库业务适用范围 (22)

6．2．3直接采购入库业务流程说明 (23)

6．2．4直接采购入库业务流程岗位职责分配 (24)

6．2．5直接采购入库业务中打印单据及报表 (24)

6．3采购付款解决方案 (25)

6．3．1采购付款业务流程图 (25)

6．3．2采购付款业务适用范围 (26)

6．3．3采购付款业务流程说明 (26)

6．3．4采购付款业务流程岗位职责分配 (27)

6．3．5采购付款业务中打印单据及报表 (27)

6．4采购退货解决方案 (28)

6．4．1采购退货业务流程图 (28)

6．4．2采购退货业务适用范围 (28)

6．4．3采购退货业务流程说明 (29)

6．4．4采购退货业务流程岗位职责分配 (29)

用友分销项目实施方法——项目管理文件

6．4．5采购退货业务中打印单据及报表 (29)

6．5订货会业务解决方案 (33)

6．5．1订货会业务流程图 (33)

6．5．2订货会业务流程适用范围 (34)

6．5．3订货会业务流程说明 ...................................................... 错误！未定义书签。

6．5．4订货会业务流程岗位职责分配 (35)

6．5．5订货会业务中打印单据及报表....................................... 错误！未定义书签。

6．6销售出库解决方案 (36)

6．6．1销售出库业务流程图 (36)

6．6．2销售出库业务适用范围 (37)

6．6．3销售出库业务流程说明 (37)

6．6．4销售出库业务流程岗位职责分配 (38)

6．6．5销售出库业务中打印单据及报表 (38)

6．7销售退货解决方案 (39)

6．7．1销售退货业务流程图 (39)

6．7．2销售退货业务适用范围 (40)

6．7．3销售退货业务流程说明 (40)

6．7．4销售退货业务流程岗位职责分配 (41)

6．7．5销售退货业务中打印单据及报表 (41)

6．8门店铺货解决方案 (42)

6．8．1门店铺货业务流程图 (42)

6．8．2门店铺货业务适用范围 (42)

6．8．3门店铺货业务流程说明 (43)

6．8．4门店铺货业务流程岗位职责分配 (44)

6．8．5门店铺货业务中打印单据及报表 (44)

6．9总仓盘点解决方案 (45)

6．9．1总仓盘点业务流程图 (45)

6．9．2总仓盘点业务适用范围 (45)

6．9．3总仓盘点业务流程说明 (46)

6．9．4总仓盘点业务流程岗位职责分配 (47)

6．9．5总仓盘点业务中打印单据及报表 (47)

6．10直营专柜结算解决方案 (48)

6．10．1直营专柜结算业务流程图 (48)

6．10．2直营专柜结算业务适用范围 (49)

6．10．3直营专柜结算业务流程说明 (49)

6．10．4直营专柜结算业务流程岗位职责分配 (49)

6．10．5直营专柜结算业务中打印单据及报表 (50)

七、探路者公司门店业务解决方案 (51)

7．1直营店销售业务解决方案 (51)

7．1．1直营店销售业务流程图 (51)

7．1．2直营店销售业务适用范围 (51)

用友分销项目实施方法——项目管理文件

7．1．3直营店零售业务流程说明 (52)

7．1．4直营店零售业务流程岗位职责分配 (52)

7．1．5直营店零售业务中打印单据及报表 (53)

7．2直营店销售业务解决方案 (54)

7．2．1直营专柜零售业务流程图 (54)

7．2．2直营专柜零售业务适用范围 (54)

7．2．3直营专柜零售业务流程说明 (55)

7．2．4直营专柜零售业务流程岗位职责分配 (55)

7．2．5直营专柜零售业务中打印单据及报表 (56)

7．3店铺要货解决方案 (57)

7．3．1店铺要货业务流程图 (57)

7．3．2店铺要货业务适用范围 (57)

7．3．3店铺要货业务流程说明 (58)

7．3．4店铺要货业务流程岗位职责分配 (59)

7．3．5店铺要货业务中打印单据及报表 (59)

7．4门店盘点解决方案 (60)

7．4．1门店盘点业务流程图 (60)

7．4．2门店盘点业务适用范围 (60)

7．4．3门店盘点业务流程说明 (61)

7．4．4门店盘点业务流程岗位职责分配 (61)

7．4．5门店盘点业务中打印单据及报表 (62)

7．5门店交班与日结解决方案 (63)

7．5．1门店交班与日结业务流程图 (63)

7．5．2门店交班与日结业务适用范围 (63)

7．5．3门店交班与日结业务流程说明 (64)

7．5．4门店交班与日结业务流程岗位职责分配 (64)

7．5．5门店交班与日结业务中打印单据及报表 (64)

7．6店店之间调拨解决方案 (65)

7．6．1店店之间调拨业务流程图 (65)

7．6．2店店之间调拨业务适用范围 (65)

7．6．3店店之间调拨业务流程说明 (65)

7．6．4店店调拨业务流程岗位职责分配 (66)

7．6．5店店之间调拨业务中打印单据及报表 (66)

八、探路者公司其他需求解决方案 (67)

8．1库存账龄需求解决方案 (67)

8．1．1库存账龄需求解决方案描述： (67)

8．2库位需求解决方案 (67)

8．2．1库位需求解决方案描述： (67)

8．3装箱单需求解决方案 (67)

8．3．1装箱单需求解决方案描述： (67)

8．4自动补货需求解决方案 (68)

用友分销项目实施方法——项目管理文件

8．4．1自动补货需求解决方案描述： (68)

附录一、 (70)

基础档案 (70)

用友分销项目实施方法——项目管理文件

一、方案概述

方案编写说明：

本分销零售系统业务解决方案的编写以经双方确认的《探路者分销零售项目需求调研分析报告》为依据，结合用友网络分销872软件和用友零售871软件产品的特点，在和客户沟通确认的业务流程的基础上，整合和优化系统标准操作流程，以实现分销和零售系统的应用目标。

1、分销零售系统方案应用目标：

1)通过流程的规范化和科学化，减少业务中的低效环节，提高工作效率；

2)优化业务流程，改善库存结构，提高库存周转率；

3)规范终端管理流程，加强公司的统一管理，增强终端业务能力；

4)及时有效的数据汇总分析，指导企业快速高效的做出市场决策。

2、分销零售系统方案应用业务范围：

探路者总部分销管理、探路者下属的一级经销商；

探路者总部下属的直营专柜、直营店分销零售管理；

3、分销零售系统方案设计原则：

本分销零售系统应用解决方案的设计按照以下的原则进行：

1、关注于整体流程，使用流程图帮助理解作业程序，协助客户对具体岗位实际的工作分配，具体实际业务的岗位职能工作划分由探路者公司自己来制定；

2、在优化后的系统中，将尽量简化流程，取消不必要的操作，仅保留可以带来业务增值的作业流程；

3、对于现分销零售系统不能满足的功能点，需通过双方二次开发方案商讨决定后安排二次开发时间和开发计划。于分销系统上线后安排；

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二、探路者组织结构图

组织结构图说明：

探路者公司属产品总部型公司，服装类、鞋类商品通过委外采购，装备类商品通过自己加工生产；公司目前的主营业务为分销及零售业务，由加盟部及直营部按照地区进行管理；

下游门店包括全国各地的30余家门店，分别隶属于北京、上海、四川、辽宁、广东办事处；经销商按照地区进行管理，共分北区、西北区、华东区、南区、西南区五个区域；

总体来说，探路者公司的营销模式属总部+分公司+办事处+经销商+门店模式，将来可在此基础上进行扩张，大力发展分公司、经销商和门店。

分销系统中建议设置：

◆机构设置：建议先设置总部机构，日后根据分公司发展情况设置上海等分支机构；

◆大区设置：建议暂时不设置；

◆地区设置：按照大中小区域分级，地区、省、城市为目前用到的地区层级，区域部分做

后续预留；

◆部门设置：与分销系统相关的主要负责产成品进销存业务处理的加盟部、直营部、市场

部、国贸、集团客户、财务部、物流部、信息部、人力资源部等部门；；

用友分销项目实施方法——项目管理文件

三、系统功能总体结构图

说明：

系统管理子系统：进行分销系统的系统管理，包括机构设置、基本档案管理、数据管理、客户自定义工具、系统和账套默认参数管理、操作员及权限管理等；

综合管理子系统：进行集团层次的跨机构查询和管理，包括应收分析、销售分析、客户分析、采购分析、库存分析、价格分析、通路管理、综合管理端操作员及权限管理等；

机构业务处理子系统：进行日常业务处理以及机构自身销售数据查询，包括销售业务、采购业务、库存业务、应收应付、价格折扣、统计查询、基本档案、期末业务、本账套的参数及操作员和权限管理等；

转帐子系统：进行业务数据财务记账及与总账系统接口问题；

客户商务端：提供给客户和供应商进行下单以及进行应收应付款对帐的端口；

零售管理端：功能主要是集中创建和管理“门店档案”等基础档案，对门店的价格、折扣、VIP 信息、促销等进行统一管理，并提供报表统计分析；

用友分销项目实施方法——项目管理文件

门店客户端：功能主要是处理零售终端的销售和库存业务，采集零售相关的业务数据和信息，上传给其他相关系统以供后续处理或进行数据统计分析；

四、公司共用系统参数

4．1系统参数设置

系统参数：

?简单易记；

?符合用户的日常使用习惯；

?业务系统基本编码与财务系统保持一致；

●数据编码内容：

?商品类别：

采用2;2;3;3;3规则，首先是品牌，然后是大中小分类，保证最小类编码号不重复。

?商品：

商品编码采用品牌+最小分类码+流水号方式，系统中品牌和最小分类码均不重复，

以保证看到商品编码时能够反应出该商品是属于什么品牌的哪个最小分类；

?供应商、客户：

按照供应商或客户类别编码+流水号；

?仓库、部门、人员：

仓库：按流水号；

部门：按流水号；

人员：按员工编号；

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4．2参与当前可用量单据

说明：指定那些单据上的数量参与商品当前可用量计算，默认取系统所有的单据都参与当前可用量计算；

用友分销项目实施方法——项目管理文件4．3账套参数

4．4成本参数

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五、档案设置

5．1档案内容

●机构档案

机构是指在系统中以独立账套形式，处理自身进销存业务的总部或分子公司。根据目前探路者公司的管理现状，将探路者公司设为设为一个账套，日后根据探路者的发展情况，设立上海等地分公司帐套；

●地区档案

地区档案主要在建立机构、客户、供应商档案时，进行引用，同时后期的销售报表可以根据客户所属的地区进行地区销售汇总排名；

●计量单位档案

制定分销系统使用中，商品的所有计量单位及相应的计量单位小数位数，；

●商品类别档案

制定商品分类的原则及类别的级次，按照品牌，产品大中小分类；

●商品档案

整理规范现有的所有商品信息，包括编码价格等信息，在产品基本属性的页签新增字段为年份，季节，性别，设计师，库位；根据条码对照方式对照解析国标码，通过价格折扣制定方式制定商品销售定价；

●客户类别档案

整理规范现有的客户类别信息，按照机构类客户和非机构类客户对客户类别进行区分，后期的销售报表可以根据客户的类别进行汇总统计；

●客户档案

整理规范现有的客户档案，包括客户编码、名称、联系人等等信息，以后探路者总部自行维护客户档案；

●供应商类别

整理规范现有的供应商类别信息，按照机构供应商和非机构供应商对供应商类别进行区分，后期的采购情况可以根据供应商类别进行汇总统计；

●供应商档案

整理规范现有的供应商档案信息，包括供应商编码、名称等等信息，以后探路者所有的供应商信息由总部统一管理；

●人员类别档案

制定分销系统中涉及的人员的类别，分为在职人员和离职人员，便于日后与U8HR中的人员类别档案一致；

●付款方式档案

制定在订单、出入库单据上引用的付款方式；

●结算方式档案

制定在收付款单据上引用的结算方式；

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●退货原因

制定在发生销售退货、采购退货等退货业务时引用的退货原因；

●部门档案

制定机构（探路者公司）中，需要进行设置的部门档案；

●人员档案

制定机构（探路者公司）中，需要进行管理的人员，包括营销中心、生产中心、物流、信息技术部等等人员的档案；

●仓库档案

制定机构（探路者公司）中，需要进行管理的仓库档案，包括探路者总仓和门店仓，探路者总仓细分为正品仓、次品仓和报废仓，在正品仓下细分期货仓和现货仓，需定义期货仓和现货仓同属一库存组织，需在仓库档案中自定义字段为参照字段，选中仓库属于正品仓还是二等品仓，便于日后按照字段进行查询；

●信用等级档案

对客户的信用进行综合分类，在建立客户档案的时候进行引用，可以根据客户的信用等级进行业务的信用控制；

●运输方式档案

制定机构（探路者公司）业务中，出入库单据等上需要进行记录的运输方式；

●审核岗位档案

根据单据将要设立的审批流，建立审核岗位档案；

●操作员及其授权档案

对操作分销系统的所有操作员进行存档，同时对操作员的授权信息也进行归档处理；5．2档案编码的基本规则

●简单易记；

●符合用户的日常使用习惯；

●业务系统基本编码与财务系统保持一致；

5．3说明

商品档案参见《附录1》

用友分销项目实施方法——项目管理文件

六、探路者公司总部业务解决方案6．1采购订单入库解决方案

6．1．1采购订单入库业务流程图

用友分销项目实施方法——项目管理文件

6．1．2采购订单入库业务适用范围

采购订单入库业务主要包括：

●信息部分别在系统中录入供应商档案和商品档案：

●产品中心向供应商下成品采购订单业务：

产品中心人员在分销系统中录入采购订单，并由产品中心经理进行采购订单审核操

作；

●产品中心采购人员根据供应商送达的商品做采购订单入库业务：

采购人员在收到供应商的商品之后，参照采购订单在分销系统中做采购订单入库操

作；

●信息部对采购入库单做审核：

信息部人员核对实际入库商品和信息部人员在系统中录入的采购入库单，并在分销

系统中做采购入库单审核操作；

6．1．3采购订单入库业务流程说明

●信息部录入供应商档案

◆供应商类别：信息部人员在分销系统的系统管理端，通过“基本档案－供应商

－供应商类别”功能，根据企业实际情况录入供应商类别，比如可以分为机构

供应商、非机构供应商等类别；

◆供应商档案：信息部人员在分销系统的系统管理端，通过“基本档案－供应商

－供应商档案”功能，录入供应商编码、供应商名称、供应商基本信息、供应

商辅助信息、供应商基本情况等内容；

注意：供应商类别和供应商档案在系统管理端建立完成后，要通过“数据管理

－数据中心－数据下发”功能下发到机构帐套。

●信息部录入商品档案

◆商品类别：信息部人员在分销系统的系统管理端，通过“基本档案－商品－商

品类别”功能，根据企业实际情况录入商品类别，具体分类原则参见本文档的

基础档案部分；

◆商品档案：信息部人员在分销系统的系统管理端，通过“基本档案－商品－商

品档案”功能，录入各种商品信息，建立商品档案；

注意：商品类别和商品档案在系统管理端建立完成后，要通过“数据管理－数

据中心－数据下发”功能下发到机构帐套。

●采购人员向供应商要货

◆采购订单新增：产品中心采购人员根据实际要货情况，通过系统的“采购业务

－采购订货－采购订单新增”，填写采购订单详细信息，描述供应商、商品、

数量、要货仓库；

◆采购订单审核：产品中心采购审核人员通过系统的“采购业务－采购订单－采

购订单审核”功能对上述业务员录入的采购订单进行审核；

●产品管理中心接收供应商送达的商品，检验并做采购订单入库