采购管理规定 体系文件

管理职责

采购部是公司采购管理部门，负责公司各项采购管理规定及流程的制定及列入集中采购范围采购项目的执行；

公司其它部门亦是采购管理的重要组成部分，参与采购过程与供应商评价等工作，同时负责自主采购范围采购项目的执行。

管理内容

公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制，所有采购行为均应按照公司采购管理规定及各项采购程序执行。

集中采购

采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作，亦称集中采购。

2.1.2内容：包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。

自主采购

2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采购，亦称自主采购。

2.2.2内容：如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务招待用品等。

采购方式

根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，公司将采购分为三种方式：招标采购、直接采购、竞争性谈判或询价采购。公司所有的采购都应遵照以上的采购方式进行。

招标采购：凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招投标管理规定》。

直接采购：简称“直采”，是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。采用该种方式必须符合以下情况之一：

3.2.1只能从特定供应商处采购，或供应商拥有产品专有权，且无其它合适替代产品；

3.2.2原采购产品的后续维修、零配件供应、更换或补充，必须由原供应商提供的；

3.2.3对于服务采购项目，供应商在上一年度评价中为合格，所提供服务质量、价格均

得到用户及相关部门的认可，可在下一年度考虑经谈判后直接与其签定合约；3.2.4框架协议中的产品。

询价采购：是指通过对两家或两家以上的潜在供应商的报价及其所提供产品性能等因素进行比较的基础上，确定性价比最优供应商的采购方式。包括：比价、竞争性谈判、评审等方式。

3.3.1比价：

3.3.1.1比价定义：根据确定的需求，由采购人员在市场中的一定范围内选出若干供应商，请其对所提出的需求进行报价，采购人员根据其所报价格,对其需求的响应程度、资质、产品质量等进行综合评定，选出相对性价比最优供应商进行合作。该采购方式适用于需求明确、市场竞争充分、产品或服务较为成熟的采购项目。

3.3.1.2比价适用条件：

ａ、设备类：

?市场标准性设备类；

?为保证公司现有系统延续性与一贯性，已确认品牌的产品；

?总价不超过100万元的其他设备。

b、物料类：已确定品牌的物料产品；总价不超过100万元的物料采购项目。

c、服务类：除采用直采方式采购外总价不超过100万元的服务采购项目。

3.3.2竞争性谈判适用条件：市场竞争不充分，符合条件的潜在供应商只有两家的采购项目。

3.3.3评审适用条件：50-100万的项目；需求不易清晰描述，市场竞争充分的采购项目。

3.3.4在进行询价采购时应考虑产品价格、质量、供货商资质、信誉、服务质量、售后服务等因素。

采购策略

采购策略是为区分公司关键采购行为，合理运用采购方式，提高工作效率、控制采购风险而制定的相关办法，具体包括：

协议供应策略：针对采购频次高且采购内容及市场价格相对稳定的采购项目，为保证采购效率，通过运用合理的采购方式，选定相应供应商，与其签订较长期限（不低于一年）的产品采购协议（又称框架协议），在协议中约定采购产品范围、产品价格及付款方式等，有采购需求时，可直接对其下采购订单。

4.1.1协议供应策略的优点是：减少了每次采购询价比较过程，提高了执行效率；通过与供应商的长期合作，增加互信，提高总体供货品质，降低采购成本；

4.1.2协议供应策略的缺点是：不适用价格变动较快的产品，价格的确定只能周期性进行，不能完全反映市场状况，解决措施是建立查价制度，对产品价格定期或不定期作市场调查，依据市场作价格调整。

有限竞争采购策略：针对具有行业特点且市场竞争并不充分的采购项目，以及涉及核心业务系统、需求复杂、技术含量较高，需反复论证才能实施的采购项目，经采购部同使

用部门协商后，与一定范围内的潜在供应商进行谈判从而确定最终合作供应商。有限竞争采购策略适用于竞争性谈判或询价采购方式。

4.2.1该策略的应用范围，需由技术采购部与使用部门共同确定，并在一段时间内（如：一年）保持稳定。

4.2.2确定此类供应商范围时，应着重考虑此类供应商的以下方面：

4.2.2.1行业认证资质；

4.2.2.2某类设备的代理资质；

4.2.2.3从事相关行业的资历；

4.2.2.4进货渠道，应能保证从厂商正规渠道及分销处获得产品，并提供相应证明。4.2.3有限竞争采购策略的优点是：采购过程时间可随需求紧急程度由采购部门掌握；技术方案经过逐轮谈判更加符合公司实际需求；通过谈判及潜在供应商之间的竞争使最终价格更趋近于公司期望值；

拆分与组合策略：针对某些单个项目中不同类别的采购细目或多个项目中相同类别的采购细目，为体现采购优势可以根据实际情况进行合理的拆分与整合，重新组合后再运用合适的采购方式执行。该策略适用于内容较复杂的采购项目。

4.3.1拆分与组合策略可以合理规避公司的采购风险，将项目中不同层次、类别的采购区分开来，分别选择行业中较高水平的供应商来提供产品或服务，充分体现采购优势，保证各项采购细目的质量，维护公司的利益；

4.3.2根据项目的规模及子项目的重要程度，对公司生产运行的影响及用户需求、技术需要等方面来判定是否需要进行拆分与组合；

4.3.3由采购部协同用户部门对项目进行拆分，拆分后形成相关记录，技术采购部根据现有需求，据实际情况对子项目进行整合执行或直接执行。

采购流程

采购流程是公司所有对外采购活动执行的规范，也是监督检查采购活动的依据。采购部门和用户均应按照规定的采购流程进行采购。

采购流程根据相应的采购内容分为四项子程序：

5.2.1物料采购程序，对公司所有物料采购活动进行规范-具体执行程序参见《物料采购程序》；

5.2.2设备采购程序，对公司所有设备采购活动进行规范-具体执行程序参见《设备采购程序》；

5.2.3服务采购程序，对公司所有服务采购活动进行规范-具体执行程序参见《服务采购程序》；

5.2.4工程采购程序，对公司所有工程采购活动进行规范-具体执行程序参见《工程改造前期准备程序》、《工程改造项目实施程序》、《工程改造竣工验收程序》。

采购需求

采购需求分为：物料采购申请、设备采购申请、服务采购申请及项目交接单（工程项目采购申请），分别对应为物料采购程序、设备采购程序、服务采购程序及工程采购程序。采购需求由用户提出，应包括功能要求、技术参数要求、供应商资质要求、售后服务要求、培训要求、技术文件要求、验收要求、备品工具要求等（具体详见《产品采购需求表（设备专用）》、《一般产品采购明细表》、《服务采购需求表》）。

采购需求需经用户部门经理审批、签字确认方可生效，生效后作为采购动作开始的标志。

采购需求将作为拟定采购合同即制作采购订单的重要依据。

需进行招标采购的项目，用户负责提出基本需求，采购部负责组织标书的编写，最终由用户确认标书中技术部分的内容。

供应商选择

采购部在经过对各用户部门的采购需求确认之后，需在批准级以上供应商中进行合理的选择。

询价采购供应商的选择

7.1.1只有批准级供应商才能进入供应商选择程序（供应商级别详见《供应商管理规定》）；

7.1.2原则上同一个项目的备选供应商不少于三家，特殊情况除外（如某些特种设备、备件等）；

7.1.3供应商选择应从业务角度出发进行多因素评估；

如：对没有国家或行业标准的服务供应商应做以下检视：

7.1.3.1其在所从事行业中的历史；

7.1.3.2其为机场行业提供服务的历史；

7.1.3.3在相关行业中的成功案例；

7.1.3.4实际经营能力；

7.1.3.5人员结构及专业素质；

对以上各条进行综合考察，以确保提供服务的资质等；

7.1.4供应商的确定应遵守采购流程，主要依据技术采购部的产品询价纪录及供应商评价结果等。

招标采购供应商选择

7.2.1在公司批准级以上供应商中选择相应类别供应商发放标书，根据评标委员会出具的评标报告确定供应商（详见《招投标管理程序》）。

直接采购供应商选择

7.3.1针对直接采购的特殊性，对相应的供应商进行资格审核，原则上审核通过后即可确定。对直采供应商的约束与要求，可以通过与之进行谈判的方式进行沟通、解决。

采购合同的管理及使用

合同在此为广义合同，包括产品买卖合同、服务采购合同、工程采购合同及框架协议。定义及使用范围

8.1.1产品买卖合同是指在设备、物料采购活动中金额在十万元以上（包括十万元），所签订的合同；（十万元以下的设备、物料采购可不签产品买卖合同，直接作采购订单，（详见《设备采购程序》及《物料采购程序》）

8.1.2服务采购合同是在进行服务采购活动时签订的合同，服务采购的性质决定了任何一项服务采购都必须有合同约束；

8.1.3工程项目采购合同是在进行工程采购活动时签订的合同，对工程采购项目的和约双方的权利及义务进行约定；

8.1.4 框架协议又称产品采购协议，是指将确定可以进入目录的产品通过询价或招标方式确定价格后与相应供应商签订的合同。合同中规定产品采购范围、确定产品单价，结算之时以实际发生金额为准。

合同的谈判与签订

8.2.1合同谈判由采购部组织，与用户、潜在供应商（以下简称谈判对象）共同参加；

8.2.2谈判分为商务条款和技术条款两部分内容，采购部主要侧重商务条款，包括：价格、价格构成、到货时间、售后服务、付款方式、培训、验收条款等。用户则主要侧重详细的技术条款部分；

8.2.3 谈判的原则：

8.2.3.1 在有效保证公司利益的基础上，对所有参与谈判的潜在供应商（以下简称谈判对象）均须公正、公平的对待，在同一项目中应给不同的谈判对象提供相同的信息；

8.2.3.2 同一项目的谈判过程中，任何情况下都不得透露有关其它谈判对象的报价及技术方案等相关保密信息；

8.2.3.3 与谈判对象进行的所有谈判均应做好记录。

8.2.4 谈判双方达成一致后，技术采购部负责起草合同文本，起草合同文本时除基本的商务条款及技术条款外，应将已确认的采购需求及谈判内容在合同中作充分描述。8.2.5合同的审核和签订应按公司的合同管理规定执行（详见《合同管理规定》）。用户负责审核合同中所体现需求的全面性和准确性；规划发展部负责审核合同法律条款的正确性及合同报批文件的完整性，财务部门负责审核项目的预算情况、财务支付条款的合理性等。

合同的变更

根据变更的性质和重要性，用户和采购部，应当在适当的情况下与其他相关部门、供应商进行磋商后，对实施变更要采取的措施以及确定价格要采取的方法达成一致意见后，方可进行变更，具体变更流程详见《合同管理规定》。

合同的终止与暂停

8.4.1除了紧急情况或为了保证符合法律规定，无论任何理由，任何有中止或暂停合同的措施都应该由技术采购部和用户双方共同提出，对提出的措施应当咨询法律事务和其

他部门后将相应内容通知供应商，并与之进行磋商达成一致。

8.4.2当合同的中止或暂停是由于供货商的违约时，用户和采购部应该考虑并决定是否要根据合同要求供货商做出赔偿。

应急采购

定义：包括计划外因紧急情况需启动的项目以及属计划内但由于突发情况须应急启动项目。

分类：

9.2.1第一类：凡对运行造成严重影响或中断，须立即抢修实施的项目；

9.2.2第二类：凡属安全、运行存在重大隐患，须尽快实施的项目；

9.2.3第三类：属于政府指令的紧急项目。

应急采购项目启动程序

9.3.1第一类应急项目：由用户部门在公司限定的供应商范围内选择供应商实施抢修，并作好实施过程记录以备结算审核，同时在第一时间报知技采部；

9.3.2第二、三类应急项目：需由用户部门以纸件形式报送分管领导，批准后技采部启动应急程序。

应急采购供应商选择

9.4.1应急采购项目供货单位的选择：

9.4.1.1应急采购项目的供应商应从公司合格级以上（包含）供应商中选取，但应由高到低进行选择；

9.4.1.2如在公司供应商名录中的供应商不能提供相关产品或服务，则由技术采购部在市场中选定符合条件者。

9.4.2应急工程项目施工单位的选择：

9.4.2.1直接选择供应商评价中符合专业资质要求的分数最高的承包商实施。

9.4.3若项目投资超出公司招标限额的，按公司招标管理规定启动不招标审批程序。应急采购时候评估

9.5.1由规划、纪委、及相关职能部门对已完成的应急采购项目进行评估、审计，确定是否属应急范围，若不符，则对需求发起者进行相应处理。

验收

采购部组织各相关部门进行验收，参加验收单位一般包括用户部门的主管领导或被授权人员、技术人员、采购部资产管理人员、相关职能主管部门人员等（具体验收标准及流程详见各项采购程序）。

付款

各类采购均经验收合格后，方能办理付款手续（预付款除外）。付款手续的办理应遵守公司财务相关规定，具体方法及流程详见各项采购程序。

公司文件管理规定流程及相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直 接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理 2)建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4)负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安 全；指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/ 副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a）归档范围及移交时间 b）档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c）档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作 专门光盘进行编号保存。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。

公司体系文件管理规定

公司体系文件管理规定标准化文件发布号：（9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

公司体系文件管理规定 3.文件分类： 质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质量记录表格汇编。 临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。 内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳入质量管理体系文件或临时文件的类别。 临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等一般不属于本范畴。 4.3.1行政部对文件进行排版、编号： 1）文件编号方法： 质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX 质量手册代号流水号 惠州天虹缩写程序文件代号 惠州天虹缩写 作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水号流水号 部门缩写岗位职责代码 作业指导书代码作业指导书代码 惠州天虹缩写惠州天虹缩写 质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水号 部门缩写 质量记录代码 惠州天虹缩写 2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ---行政 RS---人事 QH---企划PG---品管 CW---财务 TP---统配中心 SC---商场3）文件修改状态的标识方法： 0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次 修。 4）文件版本状态的标识方法： Ａ—第一次版本Ｂ—第二次版本Ｃ—第三次版本Ｄ—第四次版本…… 5）文件的批准日期为文件的实施日期。 4.3.2文件的审核、批准： 1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。 2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。

物资采购管理制度汇编

物资采购管理制度 编制： 审核： 批准：

第一章总则 第一条物资管理是个综合性管理体系。它包括计划管理、质量管理、仓储管理、统计管理等。因此搞好物资管理，对促进施工生产，质量安全起着很大的作用。为加强项目部物资供应管理工作，做到有章可循、有标准可依、保质、保量、科学管理的工作方针，为规范项目部在施工生产中的物资供应和管理，控制采购成本，提高项目部整体效益，确保施工生产顺利完成，根据国家有关法律法规和相关规定，依据集团公司有关规定并结合项目部实际情况，特制定本办法。 第二条本办法适用于项目部在施工中所需物资的采购、供应和管理等活动，是项目部采购施工生产所需物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。工程物资的采购活动依据局集团公司工程物资采购管理办法进行。 第三条工程技术部是项目部施工生产中物资采购和供应的管理职能部门，负责组织项目部招标承建工程中物资的采购，负责项目部合格供应商的认证工作，依据公司物资部公布工程物资指导价采购，参与公司采购合同的谈判，提出相关意见。 第二章工程物资分类 第四条施工生产中的工程物资分为设备、材料两类。设备分为甲供设备、投标选定品牌设备、投标未定品牌设备；材料分为甲供材料、甲控材料、投标选定品牌材料、投标未定品牌材料、零星材料。 第五条“甲供”是指工程建设合同中的甲方供应的工程物资，不需要公司签订采购合同；“甲控”是指工程建设合同中约定由甲方通过招标确定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同；“投标选定品牌”是指已经在工程建设合同中约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同；“投标未定品牌”是指在工程建设合同中尚未约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同。 第六条“投标选定品牌”、“投标未定品牌”两类工程物资均纳入公司集中采购管理，零星材料由项目部、项目部直接采购。 第三章组织管理 第七条项目部工程技术部负责B类材料（依据指导价标的价值低于10万，数量不大的工程物资）供应商评定；定期公布合格供应商名单；审核项目工程物资采购申请计

公司文件管理规范

王88

目录 一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度 一、制定目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制 度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的 工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实 现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法 律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合 作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理； 四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明 文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、 函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。 公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序 文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为 达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。 （涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用 的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息 的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

采购部管理文件

采购部管理文件编制： 审核： 批准：

采购部质量管理组织体系图

采购部组织机构图

采购部部门职责 1.在公司的领导下,贯彻实施公司的质量方针和质量目标。 2.制定和实施本部门的质量管理文件和管理制度。 3.选择合格的分供方，建立保存合格分供方档案。 4.根据项目部提供的项目物料统计表，编制采购部材料采购计划，从合格分供方处组织采购订货。 5.会同其他部门所采购的材料成品，半成品，工程设备实行全过程质量控制。 6.实施本部门的职责权限，做好工作中的名类质量记录。 7.组织本部门员工的技术培训和考核。 8.做好本部门的日常的行政及管理工作。

采购部岗位职责 1．部门经理职责： （1）组织部门工作人员贯彻执行公司质量方针，质量目标 （2）编制本部门与质量工作有关的质量体系文件（管理制度） （3）组织相关部门对分供方进行评审 （4）督促并检查分供方档案 （5）根据项目需要，组织采购与供应工作 （6）会同其他部门做好招标工作 （7）签署材料供应合同 （8）组织本部门项目材料会议 （9）核算投标期材料成本 2．土建主管职责： （1）贯彻质量方针，质量目标和部门的管理文件 （2）负责有关土建方面的材料询价，提供分供方的相关质量及技术资料 （3）参与供应商谈判 （4）制定材料成本计划 （5）负责所剩土建材料管理 （6）整理和收集分供方的有关质量资质，技术要求资料

（7）会同项目部对外购、外协产品的质量报验 3．资料员职责： （1）负责采购部资料管理 （2）各项目材料使用情况统计整理及汇总 （3）建立材料信息及供应商资料库 （4）负责合同的保管 （5）负责按时收集各种单据的保管及外购，外协资料的保管（6）负责整理分供方资质及材料质量证明资料的保管

公司体系文件管理规定

公司体系文件管理规定 3.文件分类: 3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质 量记 录表格汇编。 3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：IS09000质量管理体系中有 的文 件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原 IS09000 文件无规定）。 3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用） 、不宜纳 入质量管理体系文件或临时文件的类别。 3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等 般不属于本范畴 4.3.1行政部对文件进行排版、编号： 1）文件编号方法： 质量手册：RB （ HZ -QM I 一质 流水号 惠州天虹缩写 文件代号 流水号 部门缩写 ------------量记录代码 ---------------------- 惠州天虹缩写 2 ）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ--- 行政RS---人事QH---企划 PG---品管 CW---财务 TP---统配 中心SC —商场 3）文件修改状态的标识方法： 0—未修改；1—第1次修改；2 —第2次修改； …… N —第N 次修。 4 ）文件版本状态的标识方法： A —第一次版本 B —第二次版本 C —第三次版本 D —第四次版 本 …… 5）文件的批准日期为文件的实施日期。 程序文件: 量 手 RB （ HZ — QP--XX 册 代 号 程序 ___ 惠州天 虹缩写 作业指导书: 水号 位职责代码 导书代码 天虹缩写 RB （HZ -WI-XX-YY 岗位职责: | 1-流水号 —部门缩写 —作业指导书代码 ------------ 惠州天虹缩写 RB( HZ -WI-ZZ-XX I 流 ---- 岗 ---- 作业指 ----------- 惠州 质量记录表格: RB( HZ -QR-XX-YY

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

采购管理规定体系文件

管理职责 采购部是公司采购管理部门，负责公司各项采购管理规定及流程的制定及列入集中采购范围采购项目的执行； 公司其它部门亦是采购管理的重要组成部分，参与采购过程与供应商评价等工作，同时负责自主采购范围采购项目的执行。 管理内容 公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制，所有采购行为均应按照公司采购管理规定及各项采购程序执行。 集中采购 采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作，亦称集中采购。 2.1.2内容：包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。 自主采购 2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采购，亦称自主采购。 2.2.2内容：如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务招待用品等。 采购方式 根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，公司将采购分为三种方式：招标采购、直接采购、竞争性谈判或询价采购。公司所有的采购都应遵照以上的采购方式进行。

招标采购：凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招投标管理规定》。 直接采购：简称“直采”，是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。采用该种方式必须符合以下情况之一： 3.2.1只能从特定供应商处采购，或供应商拥有产品专有权，且无其它合适替代产品； 3.2.2原采购产品的后续维修、零配件供应、更换或补充，必须由原供应商提供的； 3.2.3对于服务采购项目，供应商在上一年度评价中为合格，所提供服务质量、价格均 得到用户及相关部门的认可，可在下一年度考虑经谈判后直接与其签定合约；3.2.4框架协议中的产品。 询价采购：是指通过对两家或两家以上的潜在供应商的报价及其所提供产品性能等因素进行比较的基础上，确定性价比最优供应商的采购方式。包括：比价、竞争性谈判、评审等方式。 3.3.1比价： 3.3.1.1比价定义：根据确定的需求，由采购人员在市场中的一定范围内选出若干供应商，请其对所提出的需求进行报价，采购人员根据其所报价格,对其需求的响应程度、资质、产品质量等进行综合评定，选出相对性价比最优供应商进行合作。该采购方式适用于需求明确、市场竞争充分、产品或服务较为成熟的采购项目。 3.3.1.2比价适用条件： ａ、设备类： ?市场标准性设备类； ?为保证公司现有系统延续性与一贯性，已确认品牌的产品； ?总价不超过100万元的其他设备。

知名医药公司GSP管理文件-质量体系文件管理制度

GGG医药公司GSP管理文件 一、目的：为建立质量管理文件系统的管理制度，规范企业质量管理文件的起草、审核、批准、分发、执行、保管、存档以及修改、撤销、替换、销毁等环节的管理。 二、依据：根据《药品管理法》及其实施条例、《药品经营质量管理规范》等法律法规的有关规定。 三、适用范围：本制度适用于企业经营过程中的质量管理制度、部门及岗位职责、标准操作程序、计算机操作规程、记录、凭证、档案等文件的管理。 四、内容： （一）文件编制：本企业质量管理体系文件分为四类，即： 1、质量制度类，代码用字母“ GLZD ”表示。 2、质量职责类，代码用字母“ ZLZZ ”表示。 3、操作规程类，代码用字母“ CZGC ”表示。 4、质量记录类. （二）、文件编号要求。为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。

1、编号结构 文件编号由四位字母与3位阿拉伯数字的序号（从“001 ”开始）加四位阿 拉伯数字的年号编码组合而成，具体说明如下 质量制度的类列代码，GLZD---001---2015 质量职责的类别代码，ZLZZ---001---2015 操作规程的类别代码，CZGC---001---2015 2、文件编号的应用 A、文件编号应标注于各“文件头”的相应位置。 B、质量管理体系文件按文件编号一经启用，不得随意更改。如需更改或废 止，应按文件管理修改的规定进行。 C、纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修定。 （三）、文件起草：由使用部门提供相关资料，质量管理部门依据国家有关法律法规并结合本公司实际，负责起草、编制。 （四）、文件标准格式及内容要求 1、除行政文件外的所有文件均使用A4纸。 2、文件内容包括如下：“目的、依据、适用范围、责任者、内容”。 3、行政文件格式可另行规定。 （五）、文件修改与审批 1、药品经营质量管理制度是企业内部的法规性文件、质量管理部门编制完 制度的初稿后，由企业质量负责人组织相关各部门负责人会审、修改，并提出修 改意见，将修改意见填《文件评审反馈表》报质量管理部，起草人根据会审情况进行修改。 2、质量管理制度、职责、操作规程文件修改结束后，交质量负责人审核，再由企业负责人批准签发。 3、质量管理制度和程序性文件必须由企业主要负责人亲自审定、审批，其他一般性质量文件也可由质量负责人审批。经审批的文件必须有起草人、审核人、批准人签字。文件在执行过程存在的问题提出修

物资采购管理制度

物资采购管理制度 为了进一步规范物资采购管理，建立和完善xx集团有限公司（以下简称“集团公司”）物流管理体系，推行网上招标采购，降低采购成本，提高企业经济效益。集团公司2004年6月13日党政联席会议决定，在各生产经营单位实行物资集中招标、分散采购的管理模式。即主要材料由分公司、子公司统一招标，再经谈判压价，确定中标方，由项目部定货付款，执行合同。现将有关内容通知如下： 一、为保证物资集中招标采购工作的顺利开展，各单位要加强组织领导，充分发挥招标领导小组的作用，完善物资管理职能部门（物资部或物资公司），适当补充业务能力强的物资人员，满足招标工作的需要。加强日常管理和监督检查，提高物资管理水平。 二、为实现网上招标采购及进行数据传递，没有配备网络服务器的分公司、子公司需配备服务器一台。职能部门及项目部须配备电脑、传真机及电话，以便满足工作需要。 三、各单位要建立合格供方信息库，即收集各项目已掌握的供应商，通过调查、评价、审核确定并发布的合格供方，全部输入项目管理系统物资管理模块中。主要内容有合格供货商信息、供货商动态评价等。经评审合格的供方，须配备电脑或传真机，并要求其提供投标报价真实有效的承诺书一

份。 合格供方信息表 四、招标范围参照《招标采购管理办法》执行，所有形成批量采购的物资，必须进行招标。分（子）公司每月招标两次（15日、30日），项目经理部根据物资需要时间，使用项目管理系统软件物资计划模块，向分公司提报采购计划。项目急需的小额材料，是否采取招标的方式，由分（子）公司酌情处理。 物资采购计划表 工程名称： 物资主管：制表：填报日期： 五、分公司将各项目部提报的计划汇总后，通过电子邮件或传真向合格供方发布招标信息，同时在网上发布招标信

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

公司体系文件管理规定.

公司体系文件管理规定 3.文件分类： 3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质 量记录表格汇编。 3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有 的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。 3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳 入质量管理体系文件或临时文件的类别。 3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等 一般不属于本范畴。 4.3.1行政部对文件进行排版、编号： 1）文件编号方法： 质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX 质量手册代号 流水号 惠州天虹缩写程序 文件代号 惠州天 虹缩写 作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水号流 水号 部门缩写岗 位职责代码 作业指导书代码作业指导书代码 惠州天虹缩写惠州 天虹缩写 质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水号 部门缩写 质量记录代码 惠州天虹缩写 2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ---行政RS---人事QH---企划PG---品管CW---财务TP---统配中 心SC---商场 3）文件修改状态的标识方法： 0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次修。 4）文件版本状态的标识方法： Ａ—第一次版本Ｂ—第二次版本Ｃ—第三次版本Ｄ—第四次版本……

5）文件的批准日期为文件的实施日期。 4.3.2文件的审核、批准： 1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。 2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。 4.4文件发放： 4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放： 3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放 编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。 4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁，行政管理部保存前一次 作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。 4.5文件保管、使用： 4.5.1文件保管： 1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管 理部。 2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。 3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。 4）文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。 5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。 4.5.2文件使用： 1）各部门应建立〈借阅登记本〉，员工借阅文件时，应作好记录。 2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部 管理收回销毁。 4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。 4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过〈更改/ 换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。 5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号： 1）文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY

企业文件发布管理制度

公司文件发布管理制度 一、总则 1．为明确公司的决策流程、责任与分工，规范各类文件的发布、管理范围等，特制订本制度。 二、文件分类、内容与编号 2．有限公司董事会文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于： （1）有限公司领导的任免； （2）有限公司董事会决议、公告等。 3、有限公司文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于 （1）有限公司部门负责人的任免； XXXX 有限公司文件 司字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 董字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 司字200X 年第（ ）号

（2）有限公司管理制度等； （3）有限公司总裁办公会议决议； （4）有限公司各类报送材料等。 4．有限公司部门文件：文件头为： XXXX有限公司文件 营（研、人、财、行）字20XX年第（）号 （注：营/研/人/财/行：分别是营销中心/研发中心/人力资源部/财务部/行政部的简称）主要发文内容包括但不限于： （1）部门人员的任免； （2）部门公告、通知等。 三、文件的签发流程 5．有限公司董事会文件：由有限公司董事会办公室（或董事会秘书）起草，有限公司董事会审批，董事长签字后发布。 6．有限公司文件：有限公司总裁办公室负责起草，有限公司总裁办公会议讨论通过，总裁签字，加盖有限公司公章后发布。 7．有限公司部门文件：由各部门负责起草，部门负责人审批，报经分管领导审核同意，部门负责人签字，加盖部门印章后发布。 五、文件要求 8、一个事项一个文件。职责明确，流程清晰，文字简洁，可执行。 9、文件的格式以本文格式为准。文件标题为二号宋体加黑，正文为四号宋体。 10、文件必须注明印发日期、数量；报送单位（领导），抄送单位（领

采购管理规定--体系文件

1.0 管理职责 1.1采购部是公司采购管理部门，负责公司各项采购管理规定及流程的制定及列入集中采购范围采购项目的执行； 1.2公司其它部门亦是采购管理的重要组成部分，参与采购过程与供应商评价等工作，同时负责自主采购范围采购项目的执行。 2.0管理内容 公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制，所有采购行为均应按照公司采购管理规定及各项采购程序执行。 2.1集中采购 2.1.1采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作，亦称集中采购。 2.1.2内容：包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。 2.2自主采购 2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采购，亦称自主采购。 2.2.2内容：如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务招待用品等。 3.0采购方式 根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，公司将采购分为三种方式：招标采购、直接采购、竞争性谈判或询价采购。公司所有的采购都应遵照以上的采购方式进行。 3.1招标采购：凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招投标管理规定》。 3.2直接采购：简称“直采”，是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。采用该种 方式必须符合以下情况之一： 3.2.1只能从特定供应商处采购，或供应商拥有产品专有权，且无其它合适替代产品； 3.2.2原采购产品的后续维修、零配件供应、更换或补充，必须由原供应商提供的；

3.2.3对于服务采购项目，供应商在上一年度评价中为合格，所提供服务质量、价格均 得到用户及相关部门的认可，可在下一年度考虑经谈判后直接与其签定合约； 3.2.4框架协议中的产品。 3.3询价采购：是指通过对两家或两家以上的潜在供应商的报价及其所提供产品性能等因素进行比较的基础上，确定性价比最优供应商的采购方式。包括：比价、竞争性谈判、评审等方式。 3.3.1比价： 3.3.1.1比价定义：根据确定的需求，由采购人员在市场中的一定范围内选出若干供应商，请其对所提出的需求进行报价，采购人员根据其所报价格,对其需求的响应程度、资质、产品质量等进行综合评定，选出相对性价比最优供应商进行合作。该采购方式适用于需求明确、市场竞争充分、产品或服务较为成熟的采购项目。 3.3.1.2比价适用条件： ａ、设备类： ?市场标准性设备类； ?为保证公司现有系统延续性与一贯性，已确认品牌的产品； ?总价不超过100万元的其他设备。 b、物料类：已确定品牌的物料产品；总价不超过100万元的物料采购项目。 c、服务类：除采用直采方式采购外总价不超过100万元的服务采购项目。 3.3.2竞争性谈判适用条件：市场竞争不充分，符合条件的潜在供应商只有两家的采购项目。 3.3.3评审适用条件：50-100万的项目；需求不易清晰描述，市场竞争充分的采购项目。 3.3.4在进行询价采购时应考虑产品价格、质量、供货商资质、信誉、服务质量、售后服务等因素。 4.0采购策略 采购策略是为区分公司关键采购行为，合理运用采购方式，提高工作效率、控制采购风险而制定的相关办法，具体包括： 4.1协议供应策略：针对采购频次高且采购内容及市场价格相对稳定的采购项目，为保证采购效率，通过运用合理的采购方式，选定相应供应商，与其签订较长期限（不低于

XX集团采购管理制度

采购管理制度 1 总则 1.1 为加强公司的采购管理，明确采购责任，规范采购工作，简化采购流程，为公司的生产经营及营销渠道的产品供应链提供适质、适时、适量、适价、适地的物资和服务，结合公司实际情况，特制订本制度。 1.2 本制度适用于公司的物资采购、物流采购、外协加工、技术服务等各类经济往来业务。 1.3 公司采购管理工作以优质的质量、合理的价格、准时的交货期、先进的技术、满意的服务为宗旨，以最大限度维护公司利益为原则。 1.4 采购人员在遵守国家有关法律法规的情况下，严格按照本制度对采购工作进行管理。 2 职责 2.1 采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。采购部主要职责如下： a、掌握公司所需主要物资的市场行情，依据市场趋势加以分析，为公司领导及有关部门提供决策信息，以利于控制和降低生产成本。 b、掌握物资供应来源，对每项供应渠道加以调查，配合公司相关部门建立完善的供方管理系统，并实施对供方的考评。 c、参与物资采购询价、比质、比价。 d、根据采购计划安排实施采购工作，确保及时准确，保质保量地完成物资采购计划。

e、对采购物资的数量及质量负责，并对质量异常和质量纠纷妥善公正地处理。 f、负责对物资采购付款的审查。 g、负责建立人员培训计划并在实际工作中不断地提高每个员工的工作能力和业务素质。 2.2 物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。 2.3质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。 2.4仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。 2.5 财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。 3 管理原则 采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。 3.1请购与审批岗位分离。 3.2供应商选择与审批岗位分离。 3.3采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。 3.4 采购、验收与记录岗位分离。 3.5 付款申请、审批与执行岗位分离。 3 采购方式及限额 3.1 招标采购

管理体系文件编制规定

1目的 为了建立、完善****有限公司项目（以下简称***项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的***项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。 2适用范围 本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于***项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。 注：**集团或***有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。 3文件基本构成格式 3.1文件幅面 文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。 3.2文件封面 文件封面基本由***有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。 注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。 3.3文件会签页 管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。 3.4文件目录页 管理体系文件应设置单独的目录页。目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。 3.5文件正文页 文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。 4文件编制要求

物资采购管理制度_

贵州省公路建设养护集团有限公司 设备物资采购管理办法 总则 第一条为规范公司设备物资采购管理活动，加强采购过程的监督与控制，降低采购成本，根据国家有关法律、法规的规定，结合公路工程建设特点及公司实际情况，制定本办法。 第二条本办法适用于公司设备物资采购招投标、密封比价活动及公司所属分（子）公司、项目部设备物资比质比价采购行为。 第三条施工项目所需单台价值在200万元以上的大、中型、特种设备及专用设备，主要材料及大宗物资，由公司工程部牵头组织集中统一进行招标或密封比价采购；对已形成公开公平市场价格的设备（如车辆等）以及没有条件组织招标采购的有特殊要求的设备,可组织竞争性谈判或比质比价采购；达不到上述招标要求的设备（包括小型机具，单件价值在5000元以上）及其它由分（子）公司或项目部自购的物资，必须通过比质比价程序采购。与公司签订有战略合作协议的厂商供应的设备物资除外。 其它受控物资（如炸材等）、安全防护用品、试验仪器设备等由公司其它相关部门或单位牵头组织采购，具体采购方

式有另行规定的从其规定执行，无另行规定的也可参照本办法执行。 第四条如建设单位、工程业主对项目物资的供应另有规定的（如甲控、甲供等），对设备的性能和施工工艺有特定要求的，参照建设单位和工程业主的要求和规定执行。 第五条本办法所称采购方式包括公开招标、邀请招标、密封比价、竞争性谈判和比质比价采购方式。对于国家规定必须进行公开招投标的设备物资，按照国家招投标法规定执行。 第六条设备物资的采购活动应当遵循“公开、公平、公正”和诚实信用的原则。设备物资招标、竞争性谈判、密封比价采购工作由公司工程部牵头组织，达不到招标条件的可以由分（子）公司或项目部牵头，成本管理小组负责完成比价采购程序，报工程部备案。 第一章招标 第七条设备物资的采购必须先履行并完成公司规定的采购审批核准程序。审批核准流程手续已完成的，评标小组应按核准的招标范围、招标方式、招标组织形式开展招标。设备物资采购采用邀请招标、竞争性谈判或密封比价三种形式之一进行。 第八条设备物资的采购应具备以下条件：

采购控制管理程序文件

1 目的 本程序旨在建立对本公司有关采购的过程控制办法，以期以合理的价格，适当的时间、适当的数量、适当的质量、适当的地点向公司提供符合规定要求的物料和服务，以满足生产需要，达到公司经营目标。 2围 本程序适用于公司所需的采购产品的采购过程控制，包括： ——采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择； ——采购文件的编制与审批； ——供方的调查与选定，考核与管理； ——价格管理； ——物料验证和代用管理； ——合同、订单管理，等。 3 职责 3.1 生产部物控负责物料需求计划的编制控制及组织本公司配套材料的供应。 3.2 采购部负责物料采购计划的编制和实施。 3.3 研发质量部负责采购物料的认定和技术支持。 3.4 采购部、研发质量部共同负责对供方配套能力的考评。 4 活动容 4.1 采购目标 4.1.1 选择优良的供方确保供应资源安全、稳定及竞争优势，及时供应生产所需的物料及获得优质、高效的服务。 4.1.2 确保采购物料的质量。 4.1.3 不断提高采购物料的性价比。 4.1.4 不断提高采购工作效率及人员的工作质量，严格控制合同风险。 4.1.5 防止采购工作异常情况的发生，针对异常情况迅速妥当地处理。 4.2 采购过程控制流程 4.2.1 订单、定期采购过程控制流程详见附录A 。 4.2.2 零星采购过程控制流程详见附录B。 4.2.3 固定资产采购过程控制流程详见附录C。 4.3 采购方式 采购人员应根据物料使用状况，用量大小，采购频率，市场供需状况，交易习惯及价格质量稳定等因素，选择下列最有利的采购方式，办理采购业务。 4.3.1 一般采购 根据生产工程部/业务部的物料/成品需求计划“确认计划及请购报表”和相关采购政策，编排物料采购计划进行例行订货。

体系文件管理制度(模板)

体系文件管理制度 编制 日期 审核 日期 批准 日 期 修订记录 1.目的

规范公司体系文件，包括组织管控文件、流程文件、作业指引、表单记录管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。 2.范围 适用于公司体系文件编制、标识、审核、批准、修订、发放及归档。 3.术语与定义 3.1.组织管控（GK）文件：对组织架构、责权进行规定的文件。指组织管理手册、 授权手册。 3.2.流程文件（LC）：为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。对于主 责范围内跨部门事务工作程序制定，可结合《授权手册》审批权限，明确关键环节工作职责进行拟订。 3.3.作业指引(ZY)：本部门为确保作业过程有效策划、运作和控制所需的文件。 对于流程文件各环节操作规范及涉及事项的细化，明确工作细则及标准。 3.4.制度/规范/规定/办法/细则(ZD)：针对各部门所负责模块的内部管理纲性规 则拟订。 3.4.1.制度：强调共同性甚至全民性，是基础性的约束条文。例如：社会主义 经济制度 3.4.2.规范：指群体所确立的行为标准。例如：***行为规范 3.4.3.规定：强调预先（即在行为发生之前）和法律效力，用于法律条文中。 例如：普通高等学校学生管理规定 3.4.4.办法：也就是处理问题的方法，强调上级对下级的指导性。例如：出版 管理行政处罚实施办法 3.4.5.细则：是对个别或一些制度、措施、方法中的详细地方加以规范，强调 详细的解释，说明及法律性。 3.5.记录(R)：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.6.文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。 3.7.体系文件:指包含组织管控文件、流程文件、作业指引、制度/规范/规定/办法 /细则文件，统称为体系文件。 3.8.流程体系文件：除组织管控文件以外的文件，指流程文件、作业指引、制度/ 规范/规定/办法/细则文件，统称为体系文件。 4.职责 4.1.营运管理部负责制定体系文件的编制规范，发布及更新。 4.2.各部门负责本部门/本模块的流程体系文件编制及优化。