费用管理制度初稿(发布稿)

杭州市市政工程集团有限公司

费用管理制度

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目录

第一章总则 (1)

第二章费用管理办法及审批流程 (1)

第三章差旅费管理规定 (4)

第四章业务招待费管理规定 (5)

第五章手机话费管理规定 (6)

第六章汽车使用费管理规定 (6)

第七章办公费管理规定 (6)

第八章其它费用管理规定 (7)

附件一 (7)

附件二 (8)

第一章总则

第一条为进一步完善公司财务管理，严格执行财务制度，加强对各项费用支出的管理，节约费用支出，依据公司的经营管理需要，特制定本办法。

第二条本办法适用于杭州市市政工程集团有限公司内部所有部门及人员，集团下属子公司、分公司、各项目公司参照执行。

第三条本办法规定的费用是指差旅费、业务招待费、手机话费、汽车使用费、办公费和其它费用。公司固定资产采购和员工工资、福利的费用，不包括在此办法中，应按公司相关制度或另行订立办法执行。

第二章费用管理方法及审批流程第四条公司费用管理采取预算管理、额度管理和行政管理三种方式相结合。

(一)预算管理

预算管理是指各职能部门每年根据年度费用实际发生额，并结合相关情况，制定下一年度本部门的费用预算计划，经分管领导同意后报财务资金部。

由财务资金部统一报公司总经理审核批准后，确定该部门下一年度费用预算金额。实际费用报销时，财务资金部根据费用预算，准予报销或另行处理。

公司对所有费用实行按年预算。

每年12月20日前，各职能部门向财务资金部提交下一年度《费用预算表》，经总经理审核后报公司董事会和股东大会讨论决定后，发回各部门执行。

次年1月15日前，财务资金部完成《年度费用开支报表》，并提供部门分割单以备查询，上报总经理签核。

在费用预算执行过程中，由财务资金部与各部门保持双向信息沟通，有超支趋势时，财务资金部及时提出预警。对超过预算100%的费用，财务资金部有权停止支付或报销，直至办妥追加预算的报批手续。

超过预算的费用，各部门应及时办理追加预算的报批手续。报批程序为：部门向分管领导提出申请列明理由，经分管领导同意后报财务资金部提出申

请，财务资金部根据公司全年预算及执行情况提出建议，报总经理或董事会审批。

(二)额度管理

额度管理是指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。

1.根据工作职务确定额度的费用项目是差旅费、手机费、汽车使用费；

2.根据员工人数确定额度的费用项目是办公费；

3.参考业务量和公司发展情况进行管理的费用是业务招待费。

(三)行政管理

行政管理是指对于单笔临时性费用、差旅费、业务招待费，费用使用人，在费用发生前，采用口头或书面的形式向上一级领导提出本次费用计划，经上一级领导同意后，产生的费用才能按费用报销流程报销。

第五条公司费用报销分为业务归口报销和部门统一报销、个人报销三种形式相结合：

(一)业务归口报销

业务归口报销是指为推进某一业务或工作的开展，跨部门间相互合作过程中所产生的费用，由业务牵头部门或工作委托部门承担，由经办人填写费用报销单，经业务牵头部门或工作委托部门的部门经理签字确认，审核通过予后以报销。

(二)部门统一报销

部门统一报销是指部门内人员产生的日常费用支出，原则上采取“一月一报”制，统一填写费用报销单，由部门经理签字确认，审核通过后予以报销。

(三)个人报销

对于个人发生的差旅费、业务招待费，要求个人在费用发生后的五个工作日内完成报销。

第六条费用报销流程：

第七条公司报销单据包括：

日常费用的开支，通过《请款单》和《费用报销单》进行借款和报销。

员工的出差，需事先填写《出差申请单暨出差旅借支单》（附件一），出差借支实行限额控制；出差归来后，填写《差旅费报销单》（附件二），财务资金

部实行多退少补。具体实施细则，请参见本办法第三章。

第三章差旅费管理规定

第八条员工公出须口头向上一级领导进行汇报并获得许可后，方可公出。公出相关费用按日常费用开支管理，填写《请款单》、《费用报销单》。

第九条员工出差前应填写《出差申请单暨出差旅借支单》，出差时间、期限视实际情况而定，借支差旅费额度根据职等予以确定，并依照程序实核。出差人凭核准的《出差申请单暨出差旅借支单》向财务资金部暂支相应数额的差旅费，返回后五个工作日内填具《差旅费报销单》，并结清暂支款。

第十条员工出差费用包括：城际交通费、市内交通费、住宿费、个人餐费业务招待费和其它费用。其中，出差学习考察、商务交流等活动，已经缴纳了活动费用或工程项目检查等情况，由当地团队提供食宿安排的，不予报销住宿费和个人餐费。1人以上出差住宿要求按标间合住（单男单女除外）。以上费用根据职务等级实行限额控制,参照下表执行：

第十一条其它因公支出费用包括：

1.汽车使用费

出差未使用公共交通工具而使用员工私人汽车或公司车辆的，按汽车使用费相关规定执行报销手续。

2.其它因公支出（需列明费用事项）

出差过程中因公产生的资料文印费、快递费、行李费等支出，可提供相应支出证明，予以报销。

第四章业务招待费管理规定

第十二条相关定义：业务招待费指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。

第十三条各部门在年末提交的《费用预算表》中，提出业务招待费的预算计划，经核准后执行。

第十四条经理级及以下职务的员工需要进行业务招待，在费用产生前，须采用口头或书面的形式向上一级领导提出本次费用计划，申请内容包括①事由②招待活动类型③参加人数④发生次数⑤预计金额。经上一级领导同意后，产生的费用才能按费用报销流程报销。

第十五条员工出差预计将产生业务招待费的，可根据业务接待级别和个人经验，填写《出差申请单暨出差旅借支单》中业务招待费一项，并向上一级领导说明计划招待对象、招待活动类型、招待人数、次数等，上一级领导签字确认后视为认可出差员工的业务招待费用计划。员工在出差过程中的业务招待行为，应尽可能控制在申请的费用预算内。如出现大额超支情况，出差员工需向上一级领导及时说明，否则超额部分不予报销。

第十六条重要节日需购置礼品的，需向分管领导提出书面申请，由行政人事部统一办理。明确①缘由②送礼对象③人数④送礼品种⑤预计金额，经上一级领导审核确认后，方可执行。

第五章手机话费管理规定

第十七条公司根据员工所担当的职务级别和工作的需要，确定该岗位的手机话费额度。

第十八条公司领导的手机话费按实报销，由行政人事部管理报销。管理人员，每月手机话费补贴标准如下表：

手机话费费用标准

第十九条享受手机话费补贴的管理人员，须先自行缴费，后凭有效发票在额度范围内按实报销，超额度部分个人承担。若确因业务所需手机话费超过当期额度，本人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单，并分别列出业务通话与私人通话的实际金额。

第六章汽车使用费管理规定

第二十条汽车费的使用费管理包括：车费补贴、私车公用费用报销以及公车费用报销。

第二十一条公司领导的汽车费用按实报销。管理人员，每月汽车费用补贴额度如下表。公司普通员工享受每月50元的交通补贴。

汽车费费用标准

第二十二条员工出差（出省、市）使用私家车的，需经部门经理同意，

报分管领导批准，发生的费用经审核后予以报销。

第二十三条员工出差（出省、市）使用公司车辆的，需向行政人事部提出申请，发生的费用归入使用部门的预算内。

第七章办公费管理规定

第二十四条办公费包括：办公用品费、快递费、文印费、名片印制费、因工作需要订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品、其它具有专业性及特殊的办公物品等。

第二十五条办公用品主要包括常用办公物品、计算机消耗品、复印打印纸、公司统一报刊杂志订阅等日常性物品。办公用品由行政人事部负责采购和管理，编制公司的办公用品采购计划，结合实际耗用、库存情况，经批准后进行采购。

第二十六条各部门根据其经核准的办公用品需求计划领用办公用品，由行政人事部专人负责登记备案，费用归入使用部门的预算内。

第二十七条各部门根据工作需要和部门员工数量，对快递费、文印费、名片印制费、因工作需要订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品、具有专业性及特殊的办公物品费用提出年度计划，并根据计划进行日常支出。

第八章其它费用管理规定

第二十八条对于未能明确归入上述费用类别的支出，作为“其它费用”项目进行行政管理。费用发生人应本着从简节约的原则，实行合理支出。公司对“其它费用”项目支出施行严格的控制和审查措施。

第二十九条对于其它费用的支出，符合以下条件之一的，在费用发生前需经领导班子例会讨论同意后，方能支出：

1.单项事务处理，费用支出在一万元以上的；

2.单次费用支出在五千元以上的；

3.未在年度预算计划中明确说明。

附件一：出差申请单暨出差旅借支单

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附件二:

差旅费报销单

报销时间：年月日