物业公司程序文件

文件编号:BBTWY—QP—A 受控状态：□受控分发号：□非受控

武汉百步亭花园物业治理有限公司

程序文件

(A版)

公布日期：2005年9月28日实施日期：2005年10月1日

程序文件目录

BBTWY 文件控制程序QP－4.2.3－01公布部门：质量检查部批准人：黄斌日期：2005年9月28日页次1/6

1、目的

对公司质量治理体系有关的文件进行操纵，确保文件的有效性。

2、范围

适用于与质量治理体系有关的文件操纵，包括外来文件。

3、职责

3.1质量检查部是质量治理体系文件的归口治理部门，负责体系文件的编制、编码、报批、印刷、标识、发放等治理；

3.2办公室负责公司行政文件和外来文件的操纵和治理；

3.3各部门负责本部门文件的收集、编制、按规定更改、使用及保存；

4、程序

4.1质量治理体系文件的分类

4.1.1一级文件：质量手册；

4.1.2二级文件：程序文件；

4.1.3三级文件

－作业文件：各项质量活动的规范和具体的规定。

－质量记录：证实质量活动和体系运行状态的文字、数字、表格等证据。

4.1.4外来文件：

－与公司质量治理体系和服务相关的标准和规定

－适用于服务活动的法律法规

4.2文件的编号规定

BBTWY 文件控制程序QP－4.2.3－01

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4.2.1质量治理体系文件与记录的编号原则。

—质量手册编号原则：公司代号----分类码----版本号

—程序文件编号原则：公司代号----分类码----流水号；

—记录编号原则：分类码----章节号 ---记录流水号；

—作业指导书编号原则：分类码----部门代号---文件流水号；

4.2.2 公司代号为: BBTWY

4.2.3文件分类码讲明：

QM：质量手册

QP：程序文件

QW：作业程序

QR：记录表格

4．2．4各治理处分类码讲明:

AJ：安居苑治理处

WX：温馨苑治理处

BH：百合苑治理处

YK：怡康苑治理处

YH: 怡和苑治理处

ZH：综合治理处

4．2．5部门分类码讲明：

B：办公室文件

Z：质量检查部文件

G：工程部文件

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C：秩序维护部文件

4.3文件的编写、审核、批准

4.3.1质量手册由质量检查部编写，治理者代表审核，总经理批准；

4.3.2程序文件由质量检查部组织各相关部门编写，质量检查部主管审核，治理者代表批准；

4.3.3作业文件和记录表格由各使用部门编写，交质量检查部审核和编码；治理者代表批准。

4.4.文件的受控状态

4.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，“受控”文件在封面上加盖红色“受控”印章，“受控”文件供公司内部和认证机构使用，“受控”文件纳入更改操纵；“非受控”文件提供给客户及外部人员使用，“非受控”文件更改时不通知。

4.4.2质量检查部每年编制公司“受控文件”清单，各部门编制本部门“受控文件”清单，标明文件现行有效情况，防止误用作废文件。

4.5文件的发放

4.5.1 质量体系文件由治理者代表审批发放范围，质量检查部备案执行。

4.5.2外来文件和适用的法律法规文件的发放由治理者代表审批，办公室备案执行。

4.5.3对外提供的质量手册属非受控文件，对外提供时，需经治理者代表批准，由质量检查部登记发放。

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4.5.4在发放文件时，质量检查部必须要求文件接收者在《文件发放回收登记表》上签字，若为他人代领，代领人需签字，并注明“代”字样。

4.5.5质量检查部保证现场使用文件均为有效版本。

4.6文件的评审和更改

4.6.1 文件的适用性在治理评审会议上进行评审，必要时进行更改；

4.6.2质量手册的更改由质量检查部依照治理评审结果或其它更改要求，填写《文件更改申请单》，经总经理审批后实施更改。

4.6.3其他体系文件的更改，由更改提出人或部门填写《文件更改申请单》，报原文件归口部门审核，治理者代表批准后实施更改。

4.6.4 文件的更改方式可采纳划改、换页、改版三种方式。（当更改内容超过原文件三分之一时，应采纳改版）

4.6.5质量检查部按照审批内容，对“受控”文件逐一进行更改

或换页，并填写《文件更改记录》，在发放新页或新版的同时，收回作废页或作废版本。

4.7文件的作废和销毁

4.7.1所有失效或作废的文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤

出，文件需销毁时，填写《文件销毁申请单》，经治理者代表批准后

统一销毁，执行《档案鉴定和销毁制度》。

4.7.2因工作需要保留作废文件时，由提出人或部门填写《作废文件保留单》，经治理者代表批准，加盖“作废保留”印章后，方可保留。

4.8文件的治理

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4.8.1质量手册和程序文件以及三级文件和外来文件由质量检查部存档，并填写《文件归档登记表》；

4.8.2行政文件和外来文件由办公室存档，并填写《文件归档登记表》；

4.8.3文件的治理执行《档案保管制度》、《档案归档制度》和《治理处档案的建立与分类治理制度》；

4.8.2未经治理者代表批准，任何部门和个人不得擅自复印、外借文件，各部门负责对归口文件进行治理，任何场所不得留有过期和作废文件；

4.8.3内部借阅文件应执行《档案利用制度》，并填写《文件借阅/复制/补发申请单》，经质量检查部经理批准后方可借阅。借阅者应按指定日期归还，不得损失、丢失；

4.8.4文件丢失后，文件丢失部门或人员必须作出丢失讲明，填写《文件借阅/复制/补发申请单》，经治理者代表审批后向原文件发放部门申请重新补发新文件，注销丢失文件，已注销的受控文件不在受控之列。

4.9外来文件治理

4.9.1对国家、行业标准、法规、规范等外来文件，由办公室负责

收集，经总经理审批后，发放相关部门使用；

4.9.2外来文件发放，按照4.

5.4条款执行；

4.9.3办公室负责建立外来文件清单，并跟踪外来文件的最新动态。

5、相关文件

5.1 QW－4.2.3－01《档案保管作业规程》

5.2 QW－4.2.3－02《档案归档作业规程》

BBTWY 文件控制程序QP－4.2.3－01

公布部门：质量检查部批准人：黄斌日期：2005年9月28日页次6/6

5.2 QW－4.2.3－03《档案的收集与分类治理规程》

5.5 QW－4.2.3－04《档案鉴定和销毁制度》

6、质量记录

6.1 QR－4.2.3－01《受控文件清单》

6.2 QR－4.2.3－02《文件发放审批表》

6.3 QR－4.2.3－03《文件发放/回收登记表》

6.4 QR－4.2.3－04《文件更改申请单》

6.5 QR－4.2.3－05《文件更改通知单》

6.6 QR－4.2.3－06《文件销毁申请单》

6.7 QR－4.2.3－07《作废文件保留单》

6.8 QR－4.2.3－08《文件归档登记表》

6.9 QR－4.2.3－09《文件借阅/复制/补发申请单》

BBTWY 记录控制程序 QP－4.2.4－02公布部门：质量检查部批准人：黄斌日期：2005年9月28日页次1/2

1、目的

对质量治理体系运行所要求的记录予以操纵，确保为物业服务和质量治理体系符合规定要求提供有效证据。

2、范围

适用于与质量活动有关的各种记录。

3、职责

3.1 质量检查部是记录的归口治理部门，负责记录的统一编码和标识。