学大教育培训机构管理模式

学大教育培训机构管理模式

一、系统应用背景

眼下正值寒假，参加寒假教育培训班已成为了广大学生的必要之选，市场上不同类型的培训班到处都是，怎样在如此激烈的行业竞争中脱颖而出，怎样最大限度的降低运营成本是各家培训机构面对的首要问题。

对于各大中型培训机构来说，为了最大程度的招收不同类型学员，往往开班十分灵活，将培训班类型划分得非常详细，其中主要包括：

1.在各个城市的不同地点设立各个分校区；

2.根据学员学习基础、年级不同而划分不同档次，如衔接班，基础班，强化班等；

3.不同学员培训的科目不同，如数学，英语等；

4.不同科目上课时间及地点不同。

如此详细的划分带来的是巨大的信息管理负担，大量的数据处理过程是复杂且繁琐的，而各个培训机构对学员的管理还停留在手工管理阶段和计算机辅助管理初级阶段，这不仅会占用大量人力资源，而且在一定程度上提高了培训机构的运营成本。

对于学员家长来说，他们希望培训机构不仅是为自己的孩子进行学习辅导，同时也希望孩子在学校的安全得到保障，自己能对孩子进行有效的监督，防止学员因逃课、出走等发生意外。

针对以上培训机构需要迫切解决的问题，我们尚吉电子特别为教育培训机构设计了一套全新的盈利管理模式，该模式重点实现了学员信息管理、招生咨询管理、财务和收费管理、教学与课程管理、教师管理等业务管理功能。

二、系统设计目标

1.全面的学员档案/意向线索

实现了学员从咨询到报名到收费的流程化管理；相关数据可被各个部门的有权限用户调用，避免了信息的孤立，促进了部门间的协作。

2.智能排课管理

包括班级课程表、进度表，教师课程表，教室课程表等；可实现延课，加课，代课管理；有效协调教师、教室资源，避免资源冲突。

3.提供完善的财务管理功能

灵活的收费系统可实现各种方式的收费和优惠方式管理；进销存模块提供教材采购，出售和库存查看功能，可以调用学员信息，还可在与收费模块结合使用；包含标准的会计财务模块，可记账，查看各类财务报表；在进行包括收费、退费、采购出售教材等操作时可自动员成相应的会计凭证并汇集到财务中心，提高财务工作效率。

4.自动化的教师绩效统计

可统计授课教师的每月教学课时数进而可计算学时费；可对咨询老师的每月招员情况进行统计进而计算业务提成。

5.全面的统计分析

包括招员情况，在校学员情况，班级分析，收费情况，财务报表等；为管理者提供全面及时的决策数据。

6.有效的监督机制

可实时发送短信给学员家长，形成有效监督，防止学员逃课。

三、系统整体架构

教育培训机构全新盈利管理系统结构图

内容发布网站设置

网站管理

个人信息课程信息

学员用户

四、系统功能介绍 1招生咨询管理

1.招生管理：主管可方便的为招生老师调配线索；方便的查看招生代表的招生情况，某段时间的联系记录。

2.招生统计：可以按各种方式查看各个类型各个阶段的招生情况；可以计算招生老师每个月的业绩，以便核算工资；

3.价值和意义：招生人员可快速记录咨询信息和联系情况，可按意向程度快速查看大量的咨询信息。并可直接提交每天的招生情况给上级领导。 1)不再花费大量时间整理表格，好记、好找、成倍提高招生效率；

2)招生机率会有明显的提高（跟踪过程的历史记录、学员需求等等，使联系过程非常清晰；每日每周工作自动整理，上级可方便查看。

3)学员完整的过程数据（从线索、机会、跟踪、学习等全套）作为被积累下来；

4)招生过程透明化，上级更容易及时发现招生过程中的问题，及时帮助招生代表处理和解决，而不必等待每日或每周的工作报告。

5)各种统计分析，有统计图、统计表，对招生管理的辅助决策直观有效。

2学员管理

本系统可实现学员报名管理、学员档案管理、学员出勤管理以及通过学员日志记录学员的各类信息，查看一个学员的时候可关联其历次报班记录的交费、出勤、日常记录的信息。

在传统门禁系统的基础上，我们还添加了安全短信智能服务模块，彻底解决家长和培训机构的信息沟通，保障学员的出入安全，其基本流程如下：

1、学员进教室时，感应智能卡，实现刷卡开门，同时培训机构控制中心实时更新该学员的培训信息，显示已上过的课程及剩余课时信息；

2、学员刷卡开门时，培训机构控制中心将会发送一条短信，给学员家长，发送的短信内容，可自定义，如“您的孩子×××已于×时×分到达××培训机构补习××课程”。学员上完某节课后，再次刷卡，家长将再次收到学员已经下课离校的短信。若学员在下课后一定时间内未返回家中，家长能及时察觉，防止学员在外发员意外。

3、若学员未按时刷卡，系统将在预设定的时间段内，发送一条短信给学员或家长，提醒该学员还未到校，需及时到校上课；

4、当学员所有培训课程均已结束时，系统控制中心将自动删除该学员信息，再刷卡则不能开门，该卡可回收并重复使用；

3财务中心管理

本系统采用标准会计制度，可选择使用企业会计制度或者民办非营利组织会计制度。可自行扩展会计科目，提供总帐，明细账，现金日记账的查询，提供资产负债表，利润表。

记账模块与收费、教材物品管理、工资管理等模块关联设计，学费、教材费和工资等经常性收支可自动员成会计凭证并记帐。

3.4收费管理

3.4.1收费管理

1.支持单期收费、多期收费等模式；

2.支持退班退费，转班转费，学费预充/学费暂存等功能；

3.实现了对收费记录的按日期或按班级查询统计；

4.实现了对各类欠费学员的统计。

3.4.2收费设置

1.通过定义收费任务，可按专业，按课程或者按班级设定收费项目和收费标准；

2.通过定义收费规则可实现按日期，按学员类型，按报班数量的自动打折，及退费自动计算功能。

5物资管理

1.教材管理：实现了教材的购进管理和销售管理，同时管理教材的供应商和进货价格；相关的购进支出和销售收入可自动计入财务帐；实现了销售统计；实现了各校区教材的调配；支持教材盘点管理；能够对库存发出预警。

2.物品管理：实现了学校内各类物品的统一管理，物品可借给或发放给某用户使用，并形成相关的借出记录和发放记录，可以查找借出未归还的物品；支持物品盘点管理；采购物品的支出可自动计入财务帐。

3.价值和意义：具有强大的自动转单功能，可把有关学员收费、工资支出等数据资料自动员成相对的应收应付款、财务凭证等，既提高了财务人员的工作效率，又保证了数据资料的准确性。

3.6开班管理与排课管理

1.班级管理：可建立多个类别，类别下可开设多个专业，专业下可灵活开设班级。通过班级可方便的查看该班的课程表、座次表、课程信息。可选择班级或、一对一的培训模式。

2.课程管理：可为每个专业设定课程（及学时），每个班级可开设其所在专业的课程，安排教师/教室和上课时间。

3.排课与课程表：可以按周、按天为每个班级设定上课时间（支持预定义上课时间段），课程表还包括进度表，可查看各个班级的每门课程的进度情况（每次课是哪一天的什么时间上的），并可进行调课。可以从班级和教师的角度查看课程表，同时提供课程表汇总和冲突检测的功能；可以汇总一个校区一个阶段的班级课程表，检测教师、班级、教室的冲突情况；可查看每日上课班级，查看当前班级的课程进度（当前学时/总学时）；根据开课日期和上课周期，自动生成进度表，支持延课/加课/代课。

3.7授课管理

1.授课教师：可查看自己的班级和学员信息；可查看自己的课程表；可填写备课记录；班主任可填写班级日志。

2.教学主管：可查看所有课程表；可审核教师的备课。

3.8教师管理

1.档案管理：包括教师的档案信息以及合同和日志信息；

绩效统计：可计算授课老师每月的授课情况，计算学时费，还可计算招员老师每月的招员情况，所招学员的报班情况，交费/退费情况，可计算提成。

2.出勤管理：可对老师按天或按课程的课时记录出勤情况；

3.工资管理：包括教师课时费的自动计算等；支持各类工资项目的设定，工资的发放和汇总。

3.9统计分析

1.招员统计：咨询的数量，转化的情况，按招员老师的统计；

2.学员数量：各个阶段各个课程的数量；

3.班级情况统计：班级学员流失比，运营情况；

4.财务和收费统计：每日、每月、每年的收支情况；

5.收费统计：各门课程，各个班级在各个时期的营收情况；

五、系统优势

1.该系统只需培训机构总部有固定IP地址，其它分校区不需要固定IP地址，只要能连上因特网，就能将各地区分校的数据直接传到指定的服务器上。

2.该系统实现了家长与培训机构的信息沟通，使家长对孩子进行了有效监督，在保障学员安全方面取得了很大突破。