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会议的策划

会议的策划

所谓“会议”,是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。在现代企业运转过程中,会议已经成为了不可或缺的重要部分。

一般而言,会议管理包括了四个阶段,依次分别是会议策划、会议筹备、会议实施与会议结束。其中,会议策划开始于筹备阶段之前。它是指为了使会议取得预期目的,而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议,使之达到预期效果的重要前提。

会议策划的前期工作主要包括了两个方面:一是确定会议的策划者,尽量要选择精干而且有丰富经验的人来负责,二是收集信息,充分了解会议的目的与性质,以及召开会议者的要求等。

在会议策划过程中,策划者往往需要遵循四大原则,分别是目的性原则、利益主导原则、整体规划原则、可操作性原则。

目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息,或者是为了打造品牌形象,或者是为了推动销售额,召开会议总有一定的目的。因此,策划也必须围绕着会议目的来进行,进而满足企业需求。

根据亚当·斯密的“经济人”观点,人类的一切策划活动,实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念,明确知道会议所要追求的利益,并为利益的实现合理配置资源,考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。

一次会议的成功举行,包括了场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观,做出周到的统筹规划,以避免给会议活动造成无法弥补的损失。

会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况,以及公司的实际需要和能力来操作,使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。

一般而言,会议策划的内容可以归纳为“五W,一H、B”:

首先,What是指开什么会议,会议的名称是什么;

其次,When是指什么时候举行会议;

第三,Where即在什么地方开会;

第四,Who就是指参加会议的人是谁;

第五,Why即为什么开会,会议的主题是什么;

第六,How是指会议将怎样进行;

最后,Budget就是会议的成本预算。

会议名称是会议的正式称谓,标示了会议的某些基本信息。凡举行会议都应当事先确定其名称。一般而言,策划会议名称的常用方法主要包括了

?揭示会议主办者

例如“森马品牌提升发布会”,反映出主办者是森马

?揭示会议功能

例如“汇天公司产品鉴定大会”,反映出会议功能在于产品鉴定

?揭示与会者身份

例如“游戏开发者大会”,反映出与会者的身份是游戏开发者

?揭示会议出席范围

例如“移动通信世界大会”,反映了会议出席范围是全球性的

?揭示会议时间或届次

例如“2010年世贸股东大会”与“第24届万国邮联大会”分别反映出会议的年度和届次

?揭示会议地点

例如“上海国际贸易洽谈会”,反映出会议的东道主是上海

?揭示会议方式

例如“电信公司视频会议”,反映会议采取的方式是视频

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