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公司资料室管理规定

第一条制定目的

为加强对资料室资料的有效管理，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的了解，特制订此规定。

第二条适用范围

本规定适用于本公司全体员工。

第三条管理机构及其职责

1．资料室的资料一律由_____部统管。

2．_____部设资料室，并由_____主任具体负责对资料的管理工作。

3．_____主任委员在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。

第四条资料的分类

本规定所称资料，一般分为以下几类：

1．图书资料（即单行本、辞书等）；

2．定期刊物（报刊、杂志等）；

3．文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）；

4．视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）。

5．公司内部资料原则上按文书档案管理条例进行管理，文书档案管理条例规定外的事项，按本规定执行。

第五条具体管理流程

一、购买资料

1．购买资料原则上应按下列程序进行：

在希望购买资料时，首先填写_____申请书，经_____审批后，提交_____主任；再由_____主任委员决定、发出订购单；

_____主任委员在受理“_____申请书”之后，把受理要点填写在“_____簿”中。2．在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应立即通知_____主任。

二、购进资料后的处理

1．编号_____资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号。

2．通知_____资料购进并编号后，由_____发出通知，告知申请购买者。

3．保管_____编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管_____个月。

三、购买注意事项

1．把握购买开支

资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开动金额状况，做出统计；并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向_____主任做出报告，以便于_____主任委员把握资料购买的开支状况。

2．购买费的分配

_____主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例；如果超支，立即经_____向_____提出报告，按_____指示办理。

四、资料的借阅

1．资料的阅读

（1）资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览；

（2）在阅览室进行阅读者，必须在“_____表”上填写阅读者姓名、所在部门，以及怕阅览资料名称；

（3）上班时间阅读资料，必须经_____同意。

2．资料的借出

（1）手续

a、员工如果业务工作上需要，可以申请借出资料，但必须填写“_____卡”，在借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。

b、资料保管员必须在“_____簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。

c、员工借阅完毕后，应及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“_____卡”退还借阅者本人。

（2）期限

a、一般资料借出期限为_____周。期限一满，应立即归还给资料室。

b、业务上的常备资料，借出期限为_____个月。如有必要，还可以按借出规定，办理手续，予以续借。

（3）注意事项

a、需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。

b、资料室借入的资料，不得转借。

3．借阅时间

资料借阅时间为每日上午_____点至下午_____点（节假日不休息日）。

第六条资料室环境管理

资料室要做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，必须经常打扫，保持清洁卫生。

第七条附则

本规定经_____核准后实施，增设修订亦同。

本规定最终解释权归_____。