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公司档案管理制度

公司档案管理制度

一、文书档案的归档管理

1、文书档案的归档原则

(1)归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

(2)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

2、文件材料的收集管理

(1)凡公司打印发出的公文(含定稿和肆份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由档案室、总公司各一份进行管理。

(2)一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集并交付档案室。会议文件由会议主办部门收集交付档案室。

公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时。必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

(3)各项目部专(兼)职文书的职责:

了解本项目部的工作业务,掌握项目部文件材料的归档范围,收集管理项目部的文件材料。

认真执行平时归档制度,对项目部承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕。并向档案室办好交接签收手续。

承办人员借用文件材料时.应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用件材料登记手续。

3、归档范围

(1)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

(2)上级机关发来的与公司及项目部有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

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