文档库

最新最全的文档下载
当前位置:文档库 > 公司档案管理制度

公司档案管理制度

公司档案管理制度

一、文书档案的归档管理

1、文书档案的归档原则

(1)归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

(2)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

2、文件材料的收集管理

(1)凡公司打印发出的公文(含定稿和肆份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由档案室、总公司各一份进行管理。

(2)一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集并交付档案室。会议文件由会议主办部门收集交付档案室。

公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时。必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

(3)各项目部专(兼)职文书的职责:

了解本项目部的工作业务,掌握项目部文件材料的归档范围,收集管理项目部的文件材料。

认真执行平时归档制度,对项目部承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕。并向档案室办好交接签收手续。

承办人员借用文件材料时.应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用件材料登记手续。

3、归档范围

(1)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

(2)上级机关发来的与公司及项目部有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

(3)公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。

(4)公司的请示与上级机关的批复。

(5)公司反映主要职能活动的报告、总结。

(6)公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(7)信访工作材料。

(8)公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(9)公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。

(10)公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(11)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4、文书资料的平时归卷原则

(1)各项目部都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

(2)各项目部应根据项目部的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

(3)公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加“整理,送交项目部专(兼)职文书归卷。

(4)专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款.放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

5、立卷(案卷质量要求)

(1)为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

(2)案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(3)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(4)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

(5)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放

在复文年立卷;没有复文的.放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

(6)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(7)卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

(8)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

(9)有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

(10)案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

(11)案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

(12)案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装人卷盒,置于档案柜内保存。

6、档案分类

(1)档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类型、小类三级分类。先按部门区分,然后依档案性质分为若干大类,之后在同类中依序分为若干小类。

(2)档案分类应力求实用。如果三级分类不够用,须在第三级之后增设第四级“细类”。

(3)同一小类(或细类)的档案以装订于一个档夹为原则。如档案较多,一个档夹不够用,可用两个以上的档类装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查找。

(4)每一个档夹的封面内首页应设“目次表”,档案归档时依序编号、登录,并以每案一个“目次”编号为原则。

(5)档号的表示方式如下。

A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2

其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。

7、档案名称及编号

(1)档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分显示档案内容性质为原则,并且要有一定的范畴,不能笼统含糊。

(2)各级分类、卷次及目次的编号,均以十进位阿拉伯数字表示,其位数视档案多少及增长情形斟酌而定。

(3)档案分类的各级名称确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类的各级名称及其代表数字编号,依照一定顺序依次排列,以便查阅。

(4)档案分类的各级编号内应预留若干空档,以备将来组织规模扩大或业务增多时,随时增补。

(5)档案分类的各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改;如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟订“新旧档案分类编号对照表”,以免混淆。

8、档号编订

(1)对于新档案,应对“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此编列档案号。

(2)档案如需归属前案,应查明前案的档案号并以同号编列。

(3)档案号以一案一号为原则,如有一档案叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档案号。

(4)档案号应自左向右编列,右方装订的档案,应将档案号填于档案首页的左上角,左方装订者则填于右上角。

二、档案借阅管理制度

1、本公司各部门借阅相关档案,必须由部门负责人提出申请,经行政总监签字,行政部主管核准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本公司档案,需持证明材料并经本公司总经理签字批准,方可查阅,但不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律不外借,如有需求,按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、在查阅本公司档案时,应在档案室内进行,严禁涂改、折页、裁剪、拍

照、撕毁等。

5、本公司档案借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

6、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

7、凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

8、出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具材料的理由,并加盖公章;其次,档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

三、档案保密制度

1、为保护公司机密,规范本公司档案管理,特制定本制度。

2、行政部管理公司档案的相关人员必须遵守保密制度,履行保密手续,确保档案的安全。

3、本公司所有人员如需借用公司内部档案,必须经档案管理人员提供,任何人不得直接动用。

4、借阅档案必须严格遵守《档案借阅管理制度》。

5、如需借用本公司机密档案,须严格履行审批手续。未经批准的,严禁提供利用。

6、对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任,对于严重损害我公司利益者,要依法追查刑事责任。

7、发现有关泄密事件,应立即报告,及时追查。

8、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

9、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友.出入公共场所。

10、单位领导和保密小组要定期检查保密工作,总结经验,堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

四、档案复制制度

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位职工复制本职工作范围以外的档案,需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材

料须经档案员和分管档案工作的领导审批后方可复制。

2、外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信,经档案员及分管领导同意方可复制。

3、复制后要及时进行登记。