关于高校档案数字化建设的思考

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高校档案数字化建设是高校档案

工作随着高校现代化管理发展到一定

阶段而出现的一种新的工作趋势，是高

校“数字化校园”建设的重要组成部分，

担负着存储、管理并提供利用高校党

务、政务信息系统和数字化校园产生的

电子文件、档案信息的职能。如何加强

高校档案的管理是摆在每一个高校档

案工作者面前的新问题。

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信

息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施，数字校园

的成功运转，为学校教学、科研及管理

提供了先进的技术手段和崭新的网络

环境。一方面，高校档案部门出于自身

管理需要使用计算机管理档案，使传统

以纸质为载体形式的档案信息对象转

为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息

存储的载体，向数字格式转变，形成了

大量的数字化档案信息。另一方面，计

算机大量应用于高校教学、科研及管

理，产生了大量的电子文件，进而形成

数字化形态的档案信息。面对数量众多

的新型形态和载体的数字文件材料，开

展档案数字化建设，规范其管理，更好

地为学校各项工作提供档案信息服务，

成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高

校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技

术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建

立在原有的手工管理模式基础上，

这种管理模式的特点是以档案信

息载体为核心，工作对象不是档案

信息，而是纸张、塑胶等载体材料。

计算机的作用只是辅助人工管理

档案实体，而不是处理档案数据。

其结果是非但没代替手工管理工

作，而是大大增加了额外手工劳动

的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机

构

由于受高校管理体制和运行

机制的影响，不同的高校隶属不同

的行政主管部门，这种分散领导的

管理体制，无形中使各高校档案馆

形成了条块分割、自成系统、各自

为政、自我完善、自我发展的自给

自足的局面。虽然许多高校档案馆

已意识到资源共享的重要与必要，

但缺乏馆际合作的行动。而国家目

前尚没有一个统一的组织机构来

规划协调档案馆网络化建设和资

源共享工作，大多数档案馆仍然是

采取封闭式的办馆方式，无论是软

硬件的购置，还是数据库的建设，

都处于各自为政的低水平重复状

态，这不仅造成了人力物力的巨大

浪费，也影响了我国档案馆标准

化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆

自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条

关

于高校档案数字化建设的思考

■

张

春业务研究

BEIJING ARCHIVES

目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全；在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；确保档案内容不泄密；确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献：

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。

2、张照余：《档案信息网络化建设研究》，中国档案出版社，2001年。

3、向立文：《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》，《档案学通讯》，2004年第1期。

4、杨公之主编：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年。

作者单位：重庆师范大学档案馆

业务研究

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

数字化档案馆建设指南

数字档案馆建设指南 （国家档案局发布2010年6月） 1．总体要求 1.1概述 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与要求 数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带

动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。 合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。 1.3 建设目标 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。 其中，数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。 1.4建设内容 数字档案馆总体建设内容主要包括： ( l ）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究 作者：李梅 来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期 【摘要】高校档案信息化建设随教育信息化逐步推进已受众多研究者关注，一方面由于信 息化技术在现代办公应用的普及提高了档案管理的效率，并扩大了获取档案的渠道，另一方面 档案管理信息化能发挥更有效便捷服务于民众和社会的价值。本文主要通过三个方面对高校数 字化档案与信息化建设的关联性进行了分析研究。 【关键词】高校档案；信息化；关联性 随着科学技术在各行业的深入应用，档案信息化研究在国家有关档案政策和数字化档案建 设标准出台的新形势下步入新的阶段，本文将将从高校数字化档案与信息化建设在依存度和相 互影响程度上做研究分析，以便解决档案实践中相关问题。 一、数字档案与现行实体档案的依存关系 从信息化发展的现阶段分析两者并不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。能将 一所大学自身的人文传统与精神血脉传递给一代代学子，实现最有意义的“入学教育”的方法，就是以新技术的数字档案形式将每一份鲜活历史档案展示在这些新生力量的面前，这既能使新 生全方位了解学校历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，还能将传统的文化历史记忆 重塑，形成与当下接续生生不息的“活的存在”。高校建设数字档案馆就是利用电子网络远程 获取档案文件信息进行展示的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户利用档案信息 资源的便利性。 近年来各高校分别展开以档案便捷利用为主题的数字档案资源建设活动。通过活动开展加 强了数字档案资源建设，推进档案信息化服务进程。实践中将利用率较高的信息如学生录取名 册和教学科研等相关材料逐步建立档案目录全录入、档案内容全文扫描工作，资源存在的方式 实现了存取档案信息的网络化，是一种无形的利用环境和信息组织。想要完成数字化档案建设 就需要对现在的实体馆藏实行新的管理方式和建立新的服务机制。数字化档案资源的形成是建 立在实体馆藏信息的基础之上，从而改变了实体档案的展现形式。 二、高校数字化档案馆建设对档案信息化的影响 高校数字档案馆是信息化条件下档案馆的“升级版”，它是高校教育信息化档案建设连接 现代需求与历史存在的关键一环。档案管理部门在信息化条件下运用现代化信息技术将实体档 案进行信息采集、加工整理储存。并通过不同类型的网络资源为数字化档案信息提供管理服务 平台。随着档案信息化建设的不断普及，传统高校档案工作对档案数字化建设、办公自动化应 用和用户的多样化需求也越来越高。 高校数字化档案馆是档案信息化建设中的重要节点。高校数字档案的建设不仅符合了国家 和社会对信息化发展的趋势，还推动了档案的信息化建设，提升了行政机关的公共服务能力、 办事效率、以及档案管理者的工作水平，为高校的核心信息资源建以及对增加信息资源总量、 提高工作质量和优化结构方面都起到了促进的作用，从而更好地推动了高校档案信息化的发展，真正实现了全面、均衡、健康的发展。 三、高校档案信息化发展推动数字档案馆的建设

数字化校园建设方案.doc

天津市东丽区职业教育中心学校“数字校园实验校”建设实施方案 一、信息化发展战略定位和愿景 根据学校十三五战略发展规划，在国家级示范校的基础上，立足东丽，面向天津，辐射全国，走向世界，实现“工学结合高要求、专业建设高品位、教育教 学高质量、就业服务高水平、学校发展高效益”的五高目标，“十三五”末期实现学校向世界一流水平的跨越，充分发挥示范和辐射作用。通过本期数字化校园项目建设，将我校打造成全国一流的中职数字化校园，构建技术先进、扩展性强、安全可靠、高速畅通、覆盖全校的校园网络环境。 建立一整套校园信息管理系统，为实现“环境数字化、管理数字化、教学数 字化、产学研数字化、学习数字化、生活数字化”提供全面的系统支持，使之成 为一个全面、集成、开放、安全的信息系统，成为一个网络化、数字化、智能化、虚拟化的新型教育、学习、实训和管理平台。通过数字化校园项目建设，推动教学模式变革，提高人才培养质量，促进学校对外交流。通过项目建设，使全体师 生提高信息化思维能力，养成信息化行为方式，遵守信息化交往规则，发展信息化职业能力。 二、数字化校园建设目标 按照“顶层设计、统一标准、数据共享、应用集成、硬件集群（虚拟化）” 的规划建设理念，实现： 1.为教学、科研、管理、生活提供一个开放、协同、高效、便捷的数字化 环境，实现规范高效的管理 2.为领导的决策提供实时有效的信息依据 3.为提升学校的核心竞争力，实现学校的跨越式发展提供有力的支撑 具体目标就是实现“六个数字化”： 环境数字化：构建结构合理、使用方便、高速稳定、安全保密的基础网络。 在此基础上，建立高标准的共享数据中心和统一身份认证及授权中心，统一门户平台以及集成应用软件平台，为实现更科学合理的数字化环境打下坚实的基础。 管理数字化：构建覆盖全校工作流程的、协同的管理信息体系，通过管理信息的同步与共享，畅通学校的信息流，实现管理的科学化、自动化、精细化，突出以人为本的理念，提高管理效率，降低管理成本。 教学数字化：构建综合教学管理的数字化环境，科学统一的配置教学资源， 提高教师、教室、实训室等教学资源的利用率，改革教学模式、手段与方法，丰 富教学资源，提高教学效率与质量。 产学研数字化：构建数字化产学研信息平台，为产学研工作者提供快捷、全面、权威的信息资源，实现教学、科研和实训一体化，提供开放、协同、高效的

档案室建设档案整理数字化建设合同(20190215)

档案整理及数字化建设项目合同 采购人（甲方）： 供应商（乙方）： 根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》双方就贵单位档案数字化建设项目同意共同遵守如下条款： 一、服务内容及价款 说明：1、该价格为含税价格。 二、合同单价 按照合同单价据实结算，该合同单价包括上述所有服务项目验收合格交付使用之前及保修期内保修服务等所有其他有关各项的含税费用。本合同执行期间合同单价不变，甲方无须另向乙方支付本合同规定项目之外的其他任何费用。 三、技术和质量要求

1、在项目建设过程中，乙方须提供具有自主知识产权的《电子档案数字加工管理系统》、《电子档案质量控制检查系统》，系统规范和流程必须充分切合档案的技术标准和加工流程规范。 乙方提供的软件需具备以下几个主要功能以实现整个档案数字化加工全流程、全人员覆盖，为甲方在档案数字化监管工作提供有效的信息化管理手段。 (1) 档案出入库：为保障实物档案的安全，在档案数字化过程中进行的出入库，需在加工系统中建立有效的电子台账，方便甲方对整个实物档案情况的掌控。 (2) 加工流程：档案数字化工作中涉及的所有流程，均需在加工系统中实现，加工系统需记录各个流程环节的经手人，开始时间、结束时间等详细的加工记录台帐。时间信息应精确到秒。 (3) 加工系统需建立错误返工记录台帐，包括错误原因，执行人，被执行人，时间等信息。时间信息应精确到秒。 (4) 单件挂接：为保障索引与影像文件关联的正确率，需在条目著录过程中对影像文件进行关联，实行单件挂接方式；防止批量挂接出现的大规模批量错误。 (5) 机器检查：乙方就与甲方协商后的量化技术指标，纳入质量控制检查系统，对提交的成品数据进行机器检查，并提供质检报告。 (6) 人工检查: 乙方就与甲方协商后的非量化技术指标，纳入质量控制检查系统，供甲、乙双方在项目生产管理过程中进行人工检查，对于非量化指标乙方必须按甲方要求的时间频率和数量比例进行检查，并出具详细的质检报告。以作为甲方能进行有

医院档案数字化建设的重要性

医院档案数字化建设的重要性 发表时间：2019-09-04T15:23:48.473Z 来源：《医师在线（学术版）》2019年第12期作者：穆笑竹[导读] 医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。哈尔滨市红十字中心医院黑龙江哈尔滨 150076 【摘要】医院档案数字化建设是一个渐进的过程，要与时俱进，积极学习计算机网络新技术、数据库技术和多媒体技术。根据医院的实际情况，不断实现医院档案数字化建设，使档案管理由存储利用功能向信息收集、管理和信息服务职能的转变。实现医院档案管理信息化建设的有效应用，明确总体方向，稳定体系结构，不断创新和与时俱进，提高医院整体质量，促进档案管理信息服务在统一合作下健康发展。 【关键词】医院档案；数字化建设；重要性 信息化是促进医院“技术、管理、服务”快速发展的助推剂，医院信息化的速度标志着医院的现代化程度，反映了医院的整体水平。提出了医院档案管理的新内涵。医院各职能部门配备现代化医院档案管理硬件，充分利用网络技术。进一步完善和优化医院档案信息网络系统。已成为医院档案信息管理适应新形势、加快发展的关键[1]。所以应依靠计算机信息管理技术和网络技术，坚持把握计算机信息管理的新时代和传统的档案管理知识，符合记录管理标准，灵活，能够满足新的需求。档案资源对医院医疗和教学研究具有重要意义。档案管理从原有的基础设施薄弱，应用系统不完善到管理信息的转化。医院档案从传统的管理模式向现代的管理模式转变，探索高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医疗档案管理体系。 一、数字化档案管理的内涵 档案信息处理的对象是数字档案信息，而传统的档案信息是模拟档案信息，数字化是档案信息处理的基础和前提。数字档案信息管理是指将传统的纸张、磁带、录音带等原始文件存储介质，通过扫描、压缩、转换等方法转换为图像文件、音频文件、视频文件进行存储管理。可以通过各种方便的查询手段快速检索所需文档，并可发布到局域网、广域网、医院内部网。实现了数字档案管理的档案管理技术。随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，档案信息数字化是一种新的档案信息形式[2]。数字化档案管理是一种高速宽带网络，可跨库检索的海量数字化信息资源库群，对有价值的图像、文本、影像、软件和科学数据等多媒体信息进行收集，实现了知识的价值，并提供了基于网络的电子访问存取服务。数字档案管理系统是计算机处理、有序组织的信息采集系统。它利用数字技术组织和管理信息资源，可以存储大量信息。用户可以通过网络高效、方便地检索信息，获得信息服务。它的信息存储和用户访问不受时间和区域的限制。 二、档案数字化建设的必要性 档案数字化是以现代信息技术的普遍应用为基础的，以数字化为手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字化档案信息资源进行收集和管理，通过高速宽带通信网络设施进行连接和利用，实现资源共享的超大规模和分布，输入数字信息系统。近年来，医院信息系统在各级医院得到广泛应用。电子病历、数字医学影像、医生护士工作站等应用产生了大量的电子文档和电子档案[3]。传统的档案工作方法和技术手段已不能满足时代发展的需要，无法进行有效的管理和控制，有的甚至处于丢失状态，严重制约了档案信息的价值发挥。传统的档案管理方式已不能完全满足现代医院管理的需要。因此，应加快档案信息化建设，采用现代科学技术，数字化管理医院档案资源，有效整合共享信息资源，真实记录电子时代人类活动的历史，实现医院档案可持续发展的重要内容。 三、医院档案管理数字化建设的特点和重要性 1.数字化建设是目前医院档案管理现代化的要求，大多数医院档案的收集和存储都以纸张为载体的信息载体模式，数字化建设在档案管理中的应用，不仅能使档案的质量得到提高。它的特点是多元性、多样性，也能适应人们追求时效性的需要，信息时代向多角度、多维度、高度集中收集具有利用价值的档案信息的第一手资料，形式各种电子媒体存储信息的现代信息管理模式，有利于医院档案管理信息的纵向和横向交错沟通，以满足档案管理的现代要求。 2.数字化医院档案管理是推动医院档案管理项目发展的重要驱动力，其内容多种多样，内容各异，是医院人力资源、医疗资源、社会资源与负荷的综合整合，是医院档案管理的重要组成部分。收集医院发展规划的宏观管理和微观管理的初步信息，是决策者提高理性思维决策的重要依据。档案数字化管理突破了传统的管理模式，只注重各类档案的收集、整理、存储和归档。同时，它将传统档案保存的被动性转化为主动性，将传统档案保存的盲目性转化为有目的性[4]。 3.医院档案数字化，节省检索和利用的时间，提高了数字化档案管理的效率，使文件能及时归档，并能尽快使用，从而缩短了传统档案的归档和利用时间。由于医院管理对象众多，为了准确统计和动态了解这些情况，按照传统的管理方法，需要先“归档”才能知道。而网络计算机管理的数字档案能够准确反映医院的现状，为医院充分利用人力资源创造条件。同时，数字化档案管理利用计算机网络技术，建立适合医院的档案检索软件，使医院所需要的信息更容易找到，大大提高了工作效率。 4.档案管理活动不仅需要满足社会的需求，还需要满足医院自身的壮大，并从本质上实现信息建设的创新管理，运用专业化的档案信息管理平台接收医院的档案，保证医院档案的真实性和有效性。同时还需要设置专业的人员实现有效的管理制度，并及时的进行收集和管理、分类保存等资源利用，并按照病例不同，构建不同的信息资源库，确保信息化实施。 5. 医院档案管理数字化是方便医疗、造福人民的新举措。档案管理体系和体系的数字化建设，既是医院发展的迫切需要，也是传统档案向数字化转变的趋势。又是国家卫生改革关于医疗卫生惠民措施的新举措，在一定的法律规范内，更好地为医院职工和到医院的病人提供阅读、复印、信息交流和咨询服务，技术创新也为档案管理提供了便利。档案管理的计算机化，文件管理电脑化、信息便捷、文件管理人员数据整理、存储、检索、统计，以及编制的各种目录路径，从而节省了时间、开拓创新，提高了实际操作能力，更强、更高的归档率的档案管理系统，为员工和患者提供更快捷方便的信息资源服务。 参考文献 [1]雷霄云. 浅谈医院档案数字化建设[J]. 中国实用医药, 2009(2):247-248.

新时期推进高校档案信息化建设的方法

新时期推进高校档案信息化建设的方法 发表时间：2013-07-08T09:24:49.763Z 来源：《素质教育》2013年5月总第119期供稿作者：曹娜 [导读] 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。 曹娜内蒙古建筑职业技术学院010070 一、正确理解档案信息化建设的科学内涵 1.在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法 由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。 2.高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。 二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务 1.加强电子文件的归档和管理 电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。 2.加快馆藏档案的全文数据库建设 高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录及检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件及目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。 3.建立档案信息安全保障体系 在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密码管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。 三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件 1.基础设施建设 档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。 2.高校档案馆的经费投入 经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。 3.加强档案信息化人才建设 档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。

档案数字化建设方案

档案数字化建设方案 根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。 一、工作目标 为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。 二、工作机构 成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。 组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展） 副组长： （职责：系统安装部署） 成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统） （职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报） 其他人员： 三、档案数字化数量 扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。 四、工作时间： 五、工作流程

（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。 （二）档案交接 1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。 2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。 （三）档案整理 1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。 2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。 （四）档案数字化 1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。 2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后

创建数字化校园实施方案

张店一中创建“数字化校园”实施方案 一、指导思想 为贯彻落实淄博市政府《关于推进普通高中教育优质特色发展的意见》和《全市高中学校提报数字化校园建设方案的通知》的要求，加快教育信息化发展进程；为创造数字化校园环境，实现张店一中的跨越式发展，以引领教师发展、培养骨干、促进学生成长、提高学校教育教学及管理质量为宗旨，添置、整合各种信息化硬件设施，全面提高师生信息技能和素养，提升学校信息化管理水平，为创建张店一中数字化校园打好坚实基础。我校现制定创建“数字化校园”实施方案。 二、组织领导 组长：王德军 副组长：毕庆才赵光王家刚 组员：陈浩房辉刘爱平刑善岳吴长春崔金平 三、学校基本设施 我校目前已具备数字校园建设的各项硬件的条件。 1．信息技术教学设备。学校现有机房3个，分别兴建于2010年和2011年，目前设备完好率达99%，为信息技术教学提供了保障。 2．网络硬件设备。校园已接入Internet网络（带宽100M），并已保证信息点公布到每个教学、活动、办公场所。专用服务器2台，分别用于校园办公平台和FTP服务。从基础上保证了数字化校园的运行。 3．多媒体教室。学校拥有多媒体专用教室2个，所有普通教室中全部装有多媒体教学设备。并拥有生化探究实验室、物理探究实验室、通用技术室。 4．校园网和数字化校园办公平台。学校现有蠡风校园办公平台一套，已开发使用了部分功能，实现了通知信息发布、教师签到、教师备课、教师教研、业务交流等数字化，符合数字化校园要求的平台，实现教学、科研、管理及服务的信息化。 5．教师办公电脑配备。多年来学校一直致力于教师信息化硬件建设，目前为止我校为所有专任教师每人配备了1台笔记本电脑。相关功能科室还配有办公电脑和打印机。 四、目标任务 总体目标：我们以信息化基础设施的建设为重点，以信息技术应用为核心，以教育教学模式改革为关键。全面实施数字化校园工程，努力实现以教育信息化推动教育现代化，推进我校现代教育技术应用与发展。

档案数字化工程项目验收资料

附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资 料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称：_________________________________________ 项目编号：__________________________________________ 项目业主：_________________________________________ 联系人：__________________________________________ 联系电话：_________________________________________ 项目施工单位：______________________________________ 项目起止日期：_________ 年月?____________ 年—月 验收日期：_____________ 年 _____ 月 _____ 日

重庆市档案局制 验收文件目录 1 立项文件 2 项目合同 3业主单位工作及试用报告 4施工单位实施及预验收报告 5 项目资金来源及使用情况 6验收内容及结论 7附件

档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纟冈 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况

浅谈档案数字化发展的重要性

浅谈档案数字化发展的重要性 摘要：档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计 算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深 度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。 关键词：档案；数字化发展；重要性 引言 档案是一个单位最重要的组成部分，要强化规范管理，对归档到移交档案必 须统一管理，制定一套严格的制度，并建立健全切合实际的档案管理制度或电子 档案查阅管理制度，严格把关实体档案与电子档案的借阅手续，杜绝实体档案与 电子档案乱借乱发，防止分散流失。必须提高档案实体质量，为档案工作实施规 范化、标准化管理打下基础。对档案的日常保管、利用、借阅做出明确规定，结 合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。 1档案数字化发展的重要性 1.1确保对历史资料档案得到妥善 档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经 济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也 能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至 还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必 须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成 数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够 随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。 1.2提高工作效率和档案管理质量 档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传 统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计 算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别 类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能 够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。 1.3为档案编研工作提供充足的依据 在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行 整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高 档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在 开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间 存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管 理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。 2档案数字化管理对策 2.1高度重视档案数字化管理 档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作， 将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建设方案》

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建 设方案》 随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件 高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件： 1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键 高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他

就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。 2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础 从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。 3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提 高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。

数字化校园的建设与应用的实践研究

数字化校园建设与应用的实践研究方案 （讨论稿） 一、课题名称：数字化校园建设与应用的实践研究 二、课题的提出： （一）2010年7月30日中共中央、国务院印发了《国家中长期教育改革和发展规划纲要（２０１０－２０２０年）》（以下简称《教育规划纲要》）并发出通知，要求各地区各部门结合实际认真贯彻执行。 《教育规划纲要》深刻阐述了我国教育发展的新思想新理念，明确提出了“优先发展、育人为本、改革创新、促进公平、提高质量”的工作方针、“基本实现教育现代化，基本形成学习型社会，进入人力资源强国行列”的战略目标、“坚持以人为本、全面实施素质教育”的战略主题，具体规定了我国教育改革发展的重点任务和重要举措，是今后一个时期指导全国教育改革和发展的纲领性文件。 《教育规划纲要》对教育信息化问题非常重视，将“加快教育信息化进程”作为一个独立章节（第十九章），从“加快教育信息基础设施建设”、“加强优质教育资源开发与应用”、“构建国家教育管理信息系统”等方面，对我国教育信息化进行了深刻的论述并提出了明确具体的要求，指出：“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视。把教育信息化纳入国家信息化发展整体战略，超前部署教育信息网络。到2020年，基本建成覆盖城乡各级各类学校的数字化教育服务体系，促进教育内容、教学手段和方法现代化。充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。加快终端设施普及，推进数字化校园建设，实现多种方式接入互联网。重点加强农村学校信息基础建设，缩小城乡数字化差距。加快中国教育和科研计算机网、中国教育卫星宽带传输网升级换代。制定教育信息化基本标准，促进信息系统互联互通”，为我国教育信息化的建设与发展指出了明确的方向。 信息化是当今世界发展的大趋势，是推动社会变革与发展的重要力量。信息技术对于教育发展产生的革命性影响，源于信息技术所具有的独特的、难以估量的强大的数字技术优势。这种数字化的技术优势，在改变着信息的呈现方式、传播方式、传播速度、传播范围和加工处理方式的同时，也在改变着人们的学习、工作、生活甚至思维方式。无所不在的数字化信息技术，已经使人们生活在数字地球的环境中了。 教育信息化是当今世界各国应对知识经济挑战、实现教育现代化的必由之路，是衡量教育现代化水平和综合实力的重要标志，已成为各国建设人力资源强国、实现经济快速发展的前瞻性战略选择。基础教育信息化是教育发展全局中的关键环节，是实现教育学方式变革、促进创新性人才培养的助推器和倍增机。 （二）发达国家在基础教育领域纷纷开展校园层面的信息化推进计划。 美国在2006年和2008年两次发布数字校园报告；2007年进行数字校园趋势调查；2010年10月，美国教育部发布了“改变美国教育：技术助力下的学习”发展计划，将关注点放在了技术支持下的在线学习及有效评估上。美国作为世界所公认的教育信息化发达国家，其1.强调泛在技术在数字校园中的应用；2.重视数字化学习和在线学习；3.标准化政策与多元化的实施；4.加强家校间的连通性；5.注重教育信息化的可持续发展及配套政策措施。 英国于2009年6月推出《下一代学习宪章》，确定了下一代学习的目标，提供了学校的自我评估框架及评估工具。英国是欧洲中小学信息化建设中最突出的国家，其1.重视数字化管理与评价；2.强调在线课程的应用；3.加强信息技术与课程学习的紧密结合；4.注重对外开放式校园的建立。 新西兰是近些年来基础教育信息化建设发展得较快的国家之一，以学校为教育信息化主

档案数字化工程项目的验收材料

附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称： 项目编号： 项目业主： 联系人： 联系电话： 项目施工单位： 项目起止日期：年月～年月 验收日期：年月日 重庆市档案局制

验收文件目录 1 立项文件… 2 项目合同… 3 业主单位工作及试用报告… 4 施工单位实施及预验收报告… 5 项目资金来源及使用情况… 6 验收内容及结论… 7 附件…

档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纲 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况 五、档案数字化工程项目的社会效益和经济效益 档案数字化工程项目施工单位工作报告 参考提纲

施工单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目来源、工作量、工期等） 二、档案数字化工程项目的施工组织 三、档案数字化工程项目的质量控制和安全保密措施 四、档案数字化工程项目的档案管理系统及数据库情况 五、档案数字化工程项目竣工后的自检及整改情况（装订还原、数据质量、压缩格式和备份方式、现场利用等）

项目资金来源及使用情况 项目负责人：（签章）填表时间：年月日

谈档案管理数字化的意义

谈档案管理数字化的意义 档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。 一、优化了管理者知识结构和队伍结构 人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。 二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。 三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。 另外，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。 综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。