如何做好文书档案归档工作

龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/8d12036079.html,

如何做好文书档案归档工作

作者：丁晓慧

来源：《商情》2016年第37期

【摘要】文书档案是党政机关、事业单位在管理所属人员所形成的一种以个人为单位的一种集中保存的档案，记载社会发展的整个历史过程，反映一件事的历史过程，利用信息加强文书档案管理，发挥文书档案的资源优势，更好地把文书归档工作做好。

【关键词】文书信息化档案管理

近年来，我国的信息化应用进入了大发展阶段。如何应对新问题与挑战，需要积极创新档案管理。归档虽然作为档案专业术语，在档案学词典里，有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的档案工作密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着某一问题，某一现象的处理、领导决策、基本建设、研究开发利用等事物发展方面的过程和结果。随着形势的不断向前发展，过去的档案管理明显无法满足现在的工作需求，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而新时代下文书档案管理的自动化为档案归档管理工作揭开了新的篇章。

一、办公自动化的文书档案管理问题的认识

随着社会的不断进步，社会对档案的重视程度大大提高，新时代下科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也可以认为是由一事物转化为另一事物的质变”传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化的管理，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，方便保存和查询。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

二、办公自动化的文书档案管理的优点