XXX分公司档案工作管理办法(试行)
XXX公司
档案管理管理办法
（试行）
目录
第一部分档案管理规定
XXX公司档案工作规定…………………2-7
第二部分档案管理工作制度
收集归档制度 (8)
档案借阅利用制度.................................9-10 档案保密制度 (11)
档案库房管理制度 (12)
档案鉴定销毁制度 (13)
档案统计制度 (14)
第三部分档案基础业务规范
档案分类规则…………………………………15-18 档案标识规则…………………………………19-22 档案著录规则…………………………………23-30 档案归档范围…………………………………31-47 档案业务流程…………………………………48-55
第一部分档案管理规定
XXX公司档案工作规定
第一章总则
第一条为规范XXX公司（以下简称XXX公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、集团公司《档案管理手册》等要求，制定本规定。
第二条本规定适用于XXX公司本部及所属各二级单位（以下简称各单位）。
第三条本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。
第四条档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。XXX公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，建立分公司及分公司所属单位两级管理体系。维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。
第二章档案管理机构和人员
第五条XXX公司总经理（党委）办公室是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：
（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和
方针政策，组织制定XXX公司档案工作的各项管理制度。
（二）对XXX公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。
（三）组织、指导、检查、监督、协调各二级单位档案业务工作。
（四）负责省公司机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导省公司机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
（五）负责组织协调XXX公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。
（六）负责档案信息化建设。
（七）负责档案编研工作。
第六条各单位档案工作机构的基本职责是：
（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行XXX公司档案工作的各项管理制度。
（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。
（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。
（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。
（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的应用工作。
（六）负责开展本单位档案编研工作。
第七条档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。
第三章档案工作基本要求
第八条各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备专（兼职）档案工作人员。
第九条各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划。
第十条各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。
第十一条各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。
第十二条各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人，配备专职或兼职档案工作人员。
第十三条各归档单位（部门）、临时项目组、重大活
动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。
第十四条产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。
第十五条资产与产权变动时档案的处置按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定执行。
第十六条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。
第十七条各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。
第四章档案基础业务管理
第十八条各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。
第十九条各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。
第二十条各单位档案保管应当做到档案实体保护与档案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和XXX公司的权益。
第二十一条各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。
第二十二条各单位应当重视档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。
第二十三条各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。
第二十四条各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。
第二十五条各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。
第五章档案信息化建设
第二十六条各单位应当适应集团公司、XXX公司信息化建设和档案事业发展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。
第二十七条由集团公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。
第二十八条各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。
第二十九条各单位应当以档案利用为导向，对馆藏档
案数字化进行总体规划、分步实施。
第六章奖励与惩罚
第三十条有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；
（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；
（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十一条各单位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及XXX公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。
第七章附则
第三十二条本规定由XXX办公室负责解释。
第三十三条本规定自印发之日起施行。
第二部分档案管理工作制度
收集归档制度
一、凡公司各职能部门在经营管理、生产科研等活动中直接形成和处理完毕，并以不同形式和载体存在的，具有保存和查考价值的历史记录，均属收集归档范围。任何组织或个人均不得拒绝归档或据为己有。
二、归档时间：文书档案纸质档案与相关电子文件应于次年6月30日前归档；中油档案管理系统各类电子文件应实时归档，实体档案定期归档并不得晚于次年6月；基建纸质档案与相关电子文件在项目竣工验收合格后3个月内归档；设备仪器档案在设备开箱验收后一周之内归档；会计档案在与形成后两年内归档。其余各类档案形成后随时归档
三、归档手册：移交档案时，填写档案移交一式两份，经双方确认无误后，在移交清册上签名。各存一份备查。
五、各类档案材料必须齐全、完整、准确，对不能按时完成归档任务或不符合归档要求的，应及时督促并限期整改。
档案借阅利用制度
一、本机关工作人员查借阅本部门形成的档案，凭部门领导审批即可查阅。
二、本机关工作人员查借阅非本部门形成的档案，凭介绍信或部门领导同意，经档案形成部门领导或分管领导批准后方可借阅。
三、所属二级公司借阅档案，凭单位介绍信借阅档案。凡借阅涉密档案须经业务主管领导批准后方可借阅。
三、借阅档案应在阅览室进行，确因工作需要借出使用，必须办理登记手续，借出时间一般不超过一个月，到期仍需使用，应及时到档案室办理续借手续。
四、档案借出或归还，双方当面清点。借出登记，归还注销，对到期没有归还的档案，督促归还。归还时要填写“档案利用效果”反馈情况。
五、档案人员工作变动，离开档案部门。须对其借出的档案催还归档。
六、查阅档案时不准对档案进行折叠、剪贴、抽取、拆散；不准涂改、圈画、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态；阅卷过程中，不准吸烟、喝水，防止污染损毁档案。
档 案 利 用 登 记 表
XXX公司
档案保密制度
一、根据保密法和集团公司有关规定，档案管理人员和阅档人员有保守秘密的义务。
二、严格履行借阅手续，认真执行借阅制度，不准随意扩大借阅范围。
三、机密文件、图纸、资料等未经批准一律不准摘抄、翻印、拍照、复制；保密的档案内容不得通过邮局、传真机、电子信箱等方式传递。
四、阅涉密案卷时，不准将档案内容向无关人员泄露。借出阅览室的案卷，用后需将其妥善保管，以防泄密。
五、销毁超过保管期限的档案要严格执行鉴定、销毁制度，任何人不得将档案材料私自处理和出售。
六、档案管理人员要对档案进行定期清点，做到帐、物、卡一致。如发生档案丢失和泄密，应立即向有关领导报告，不得谎报和隐瞒。
档案库房管理制度
一、档案库房内严禁吸烟，禁止使用明火。注意用电安全。库房气体灭火罐做到定期检查，及时补充气体。
二、库房门窗要坚固，并采取相应的防盗措施。
三、库房必须配备温湿度表，温度应控制在14℃--24℃之间,相对湿度应控制在45％--60％之间。
四、要定期检查库房，防止漏水等，做到发现隐患及时整改。
五、库房装具内要及时投放防虫、防霉等药品。
六、库房内不许存放食品、杂物，不得养植花草。保持卫生，减少尘土。
七、库房要防止阳光直射，有外窗应选用防紫外线玻璃或采用遮阳措施。
八、档案库房原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同。
九、每天下班时，必须切断库区内一切电源，关好库房门窗。
十、磁性载体档案的保护执行《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）。
档案鉴定销毁制度
一、按照档案保管期限划分的规定，根据实际情况，对超过保管期限的档案进行鉴定销毁工作。
二、鉴定销毁档案，必须成立由本单位有关主管领导、业务部门和档案部门负责人组成鉴定销毁领导小组。由档案人员和有关的业务人员共同负责鉴定销毁工作。
三、鉴定各门类档案必须根据企业档案管理中该类档案的保管期限为标准，以该档案在实际工作中的使用价值为依据，逐卷(件)进行鉴定，准确判定档案的存、毁。
四、销毁档案要严格手续，逐卷(件)填写“档案销毁清册”一式两份，经单位保密委员会审查，文书档案经公司党政主管领导批准、会计档案经分管总会计师（副总）批准，其余档案经分管副总批准，方可销毁。
五、销毁档案由档案、保密部门参加监销。销毁时必须有二人以上在场，销毁后监督人应在清册上签名盖章。
六、已销毁的档案，应在案卷目录上当场注销，其记录材料存入全宗卷内备查。
档案统计制度
一、档案统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。
二、定期对案卷的接收、移出、归档、库存数量进行统计。
三、对库房面积、设备、档案资料室藏基本情况进行统计。
四、对鉴定档案数量和鉴定结果统计；对不同时期内遗失、损坏的档案（包括机械、化学、昆虫、微生物及人为对档案的损坏）等保管清查情况的统计。
五、对提供各类档案的借阅和复制次数、数量及利用效果的统计。
六、对统计结果及综合指标（利用率、查全率、查准率等）进行分析、研究,总结经验，提高档案管理水平。
第三部分档案基础业务规范
档案分类规则
1 适用范围
为规范XXX公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。
本规则适用于XXX公司机关及所属二级单位档案的分类整理。
2 术语和定义
2.1 特殊载体档案
与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、光盘、底图、其他等。
2.2 资料
由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。
2.3 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
3 档案分类原则
3.1 本规则从XXX公司机关及所属二级单位的各项管理职能和专业性质出发，以全部档案实体为对象，划分不同
的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。
3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。
4 档案类目设置
4.1 共设9个一级类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工（员工）档案类、声像类、实物类。
4.2 单独保管的特殊载体档案，其内容不超出9个一级类目的范围，故将它们做特殊处理，不与9个一级类目并列，按载体类型的不同，分别单独编号、排架。
4.3 资料独立于9个一级类目，单独编号、排架。
5 类目细分方法
5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。
5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。
5.3 各类目的细分方法
5.3.1 文书类二级类目按文件内容分为两类：综合、合同。
5.3.2 产品类不设置二级类目。
5.3.3 科学技术研究类不设置二级类目。
5.3.4 建设项目类二级类目按项目内容分为三类：油库、加油站、其他。
5.3.5 设备仪器类不设置二级类目。
5.3.6 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。
5.3.7 纳入管理的职工（员工）档案按中央组织部《干部档案工作条例》及集团公司、XXX公司相关规定执行，本规则不另作规定。
5.3.8 声像类二级类目按媒体形式分类。
5.3.9 实物类按类型统一设置二级类目。
5.3.10 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不设置二级属类，业务类型细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。
5.3.11 资料不设置二级属类。
6 代码标识
6.1 采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号制。
6.2 一级类目采用英文大写字母标识。
6.3 二级类目采用双位阿拉伯数字01、02……顺序排列标识。
6.4 特殊载体档案采用汉语拼音缩写标识。
7 档案分类标识符号对照表
8 档案载体代号对照表
9 资料代号
资料代号为Z。
档案标识规则
1 适用范围
为规范XXX公司档案全宗号、档号的结构、编制原则和编制方法，特制订本规则。
本规则适用于XXX公司机关及所属二级单位档案全宗号、档号的编制。
2 术语和定义
2.1 全宗号
全宗是一个机关、单位档案的全称，全宗号是一个机关、单位档案的代码。
2.2 类别号
馆(室)藏档案类别的代码。
2.3 档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案实体的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.4 卷内顺序号
由档案管理系统按照卷内文件排列的先后顺序自动生成的序号。
2.5 电子文件号
档案管理系统中以代码形式自动赋予档案数据条目的唯一性标识，该标识仅供系统内部调用。
3 全宗号标识规则
3.1 全宗号的编制原则
全宗属类代码不应重复。
全宗属类下的各二级、三级、四级全宗按排列次序流水编号。
在一个属类下不应有重复的全宗顺序号。
3.2 全宗号的编制方法
XXX公司全宗号为：AHXS。
XXX公司所属二级单位的全宗号由XXX公司总经理办公室统一分级指定，使用字母组合。各级全宗号之间使用西文半角“.”进行连接，流水号不添加虚位0。
以成都公司为例，XXX公司所属二级单位全宗号结构为：
AHXS.1
二级单位全宗流水号
XXX公司全宗号
4 档号标识规则
4.1 档号的编制原则
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。
4.2 纸质档案档号的编制方法
案卷级和件级档号主要由全宗号、类别号、年度号、保管号（案卷号或件号）等要素组成。其中全宗号、类别号和保管号为档号中的必选项，其他项为可选项，XXX公司根据实际情况或需求，对所有类别档号进行定义。各要素之间使用符号“-”连接。如：全宗号–类别号–年度号–保管号。
卷内文件级档号由所属案卷的档号加卷内顺序号构成，使用符号“-”连接。
全宗号参见3.1 全宗号的编制原则。
类别号中一级类目代号、已有的二级类目代号的编制请参见《档案分类规则》，自定义的类目代号（二级、三级…）由XXX公司统一进行编制。
年度号由4位阿拉伯数字组成。
保管号即流水号，在本全宗内根据档号要素进行流水。保管号以四位数字为基准，不够四位时自动添加虚位0。从0001开始编制，超过四位时自动升为五位数字，依此类推。比如：在档号结构为“全宗号–类别号–年度号–保管号”的情况下，保管号在同一类别下按年度分别编制；在档号结构为“全宗号–类别号–保管号”的情况下，保管号则在同一类别下统一编制。
案卷级和件级档号基本结构如下：
4.2.1 文书档案
文书档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、年度号和保管号组成。以成都公司为例：AHXS.1 - W 01 - 2009 - 0001
保管号（件号）
年度号
二级类目代号
一级类目代号
全宗号
4.2.2 建设项目档案
建设项目档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号和保管号组成。示例如下： AHXS.1 - G 01 - 0001
保管号（案卷号）
二级类目代号
一级类目代号
全宗号
4.2.3产品、科学技术研究、设备仪器档案
公司人事档案管理规定
人事档案管理规定 第一章? 总? 则 第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责：
(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料
包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。? (三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。? (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结
公司业务档案管理制度.doc
公司业务档案管理制度1 九、业务档案管理制度 第一章总则 第一条为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益，规范本公司的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司的具体情况，特制订本制度。 第二条本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第三条本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理，对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。 第四条本公司业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。 第二章业务档案的收集与管理 第五条档案收集：业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料，它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中，所需文件，权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分，以备核查和调阅。 第六条归档收集范围：各项绩效评价报告印稿，绩效评价工
作 底稿及业务资料、报表等，包括综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条各业务项目小组，在每个业务项目完成后，由项目负责人指定专人，按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订，永久性工作底稿（备查类）按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。 第十条各类业务档案归档内容包括以下四类： 1、相应项目当期档案纸质版。 2、永久性档案纸质版（即备查工作底稿档案）。 3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 4、底稿电子版。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
最新公司档案管理办法及实施细则
企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
公司人事档案管理规定
人事档案管理规定 第一章总则 第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责： (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料 包括：履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失
业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。 (三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。 (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。 (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料 包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料 包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。 (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料 包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料； (十) 其他可供组织参考的材料。
招标业务资料档案管理规定.
招标业务资料档案管理规定 第一章、总则 第1条为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》，结合本单位实际情况制定本规定。 第2条本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务适用于本规定。 第3条业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。 第4条项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。 第5条档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责, 严格保密，不得外传，不得丢失。 第6条档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手
续，由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。 第二章、档案的整理及要求 第7条项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。 第8条所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。 第9条业务档案应当包括以下内容： （一）委托合同及项目摘要 （二）项目甲供资料及相关附件材料 （三）项目实施全过程资料 （四）招标全过程涉及的电子版资料 第10条业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。 纸质归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的 归档形式。
公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
(完整word版)机关档案管理办法
档案管理实施细则（试行） 第一章总则 第一条为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。 第二条凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。 第二章档案工作的组织管理 第三条局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。 第四条本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。 第三章文件材料归档范围 第五条凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。具体有以下四个方面：
(一)上级机关的文件材料： 1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。 2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。 3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。 4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（二）本机关政务活动中形成的文件材料： 1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。 2、本局党组会议、局长办公会议和局务会议形成的文件材料（包括会议记录、纪要、决议、决定等文件材料）。 3、本机关制定的工作条例、章程、制度、规定、办法、细则等文件材料。 4、局印发的（包括转发及其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。
化妆品公司人事档案管理规定
化妆品公司人事档案管 理规定 集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
1.0总则1.1为确保人事档案的机密完整，使人事档案管理工作规范化和标准化，根据市场 管理部实际情况，制定本制度。 1.2人事档案管理工作由人力资源中心负责，人力资源科负责员工人事档案的建立 与完善及保管。 1.3档案管理遵循以下原则： 1.3.1 借阅层级审批原则。 1.3.2个人情况相对保密原则。 1.3.3确保真实，不断丰富完善的原则。 1.4本制度适用于市场管理部全体员工，不含外派（副）总经理、财务经理。 2.0建档 2.1建档时间 2.1.1人力资源科在员工入职后2个工作日内建立员工人事档案。 2.2档案内容 2.2.1人事档案内容要求如下： 2.2.1.1真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历； 2.2.1.2使用蓝（黑）钢笔工整书写； 2.2.1.3除员工证件外，其它资料必须为原件。 2.3人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。 2.3.1员工入职前须提供人事档案初始资料,内容包括：
2.3.1.1职员级以上员工：个人简历、职位申请表、面试考核表、与原单位解除劳动关系证明、体检表、担保书、学历证书验证证明和毕业证书、学位证书、职称证书及身份证的复印件等。 2.3.1.2美容护肤顾问：《职位申请表》、《担保书》、体检表/健康证复印件、学历证书及身份证的复印件、存折账号复印件等。 2.3.2员工入职后根据需要对其人事档案应予以补充和完善，后续资料包括： 2.3.2.1职员级以上员工：劳动合同书、就业证、员工劳动手册、转正考核表、个人总结、人事异动申请报告、人事谈话笔录、培训记录、奖惩记录、交接清单等。 2.3.2.2美容护肤顾问：劳动合同书、岗位变动通知单、奖惩记录、交接清单等。 2.4每年6月和12 月，人力资源科组织员工填写《个人基本情况登记表》（见附件一），并存入员工人事档案。 3.0归档及管理 3.1档案管理要求 3.1.1人事档案由人力资源科安排专人管理，其他人员不得随意翻阅。 3.1.2人事档案统一存放，按工号顺序排列，专人专号。 3.1.3档案管理人员必须严格遵守保密原则，不得议论和泄露档案内容，更不得私自将人事档案提供他人查阅，违者予以开除。 3.1.4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 3.2对于发生霉变、虫蛀等不能继续使用的档案材料，由人力资源科通知员工及时补办。 3.3离职人员档案保存期限
投资业务档案管理办法
投资业务档案管理制度 第一章总则 第一条为加强投资业务档案管理，确保项目资料的完整性，促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性，根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。 第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。 第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。 第五条投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档
案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章投资业务档案的归档方法 第六条投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。 第七条投资业务档案分为五类： 权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件； 要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件； 管理类：融资人的基本资料； 保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：本公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。
公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅
文秘档案工作管理办法
文秘档案工作管理 办法
驻马店市烟草商业公文处理实施办法 （征求意见稿） 第一章总则 第一条为促进全市烟草商业公文处理的制度化、规范化、科学化，加强公文处理工作的管理，依据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省烟草行业公文处理实施办法》，特制订本管理办法。 第二条公文处理包括公文起草、签发、编号、印发和外来公文的收受、传阅、处理等工作。 第三条本办法适用于驻马店市局（公司）机关和各直属单位。 第二章公文种类 第四条全市烟草行业常见的公文种类主要有： （一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通告适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。 （三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任
免人员。 （四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复适用于答复下级单位的请示事项。 （八）意见适用于对重要问题提出看法和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 （九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与其它主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 （十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。
公司人事档案管理制度汇总
公司人事档案管理制度汇总人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。 篇一 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料; 2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料; 3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料; 4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料; 5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。 第二条人事档案保密规定。 公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。 第三条员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。〖 ZK)〗 2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。 第四条员工人事档案的使用。 员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。 篇二第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。 第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。 第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地
社保所业务档案管理办法
社保所业务档案管理办法（试行）第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。 第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。 第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。
第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。 社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。 按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。 第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。 社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。 第七条社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检
档案管理工作实施细则模板
档案管理工作实施 细则
档案管理工作实施细则 第一章档案管理办法 第一条建业住宅集团( 中国) 有限公司( 以下简称”集团”) 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于集团各中心、子公司和社会各方面的依法利用。业务上由集团信息文档部指导、监督考核, 制定具体实施办法。 第二条除集团、子公司设部门或专人( 或兼职) 负责档案工作外, 所属各中心、部门应指定人员负责本单位的档案收集整理和保管工作。 第三条档案的保管范围: 工程技术、规划设计、计划统计、经营销售、财务管理、工程施工、人力资源、行政管理等工作形成的对集团和社会有保存价值的各种形式的档案。 第四条档案的保管办法: 按照档案的最大可能利用范围和文档的最终承办责任单位( 或承办人所在单位) , 分集团、子公司两级管理。财务档案、人事档案由财务和人力资源管理部门负责管理; 销售合同由销售部门负责管理。 第五条档案的收集整理与移交: 每月各部门指定的人员应将本部门所有岗位需存档的文件资料加以整理造册, 每季度最后一月移交到集团或子公司的档案管理部门, 办理移交手续; 时间定为每月二十五日至三十日期间, 这项工作加以制度化。 专业技术档案原则上由技术负责部门管理, 指定档案管理责任
人, 档案编目需要上报备案。 第六条档案管理部门应将档案分类编码登记, 妥善保管。按季度将本单位新增档案编目上报集团信息文档部备案。 第七条集团信息文档部建立集团档案统一编目, 方便档案资料的查询和利用。 第二章档案的分类 第八条公文档案: 所有的集团( 含子公司) 编号发文( 红头文件) , 政府、行业主管或协会的外来正式公文, 集团内部公司间正式行文等; 第九条专业档案: 项目规划设计图件, 工程设计图件, 各种效果图, 工程项目决算, 大型设备档案, 小区管网图等等; 第十条合同档案: 合同, 契约, 协议书等; 第十一条纪要: 重要会议、会谈纪要, 重大活动、事件的过程纪要, 以及相关图片、录象录音磁带和光盘。 第十二条行政、办公事务档案: 各种批办完毕的行政、办公重要文档、备忘录, 重要来往函件等等; 第十三条经营管理类: 重要的经营、管理、生产计划和统计报表。 第十四条其它。 第三章档案索引编码
人事档案管理规定
人事档案管理规定——关心自己的档案 杨大跃：中加商学院并获美国华盛顿州、西亚图城市大学MBA学位。 课程：《职业经理人必备的八大素质》 《现代企业战略管理》 《企业领袖与管理精英领导力模式》 《中国中小企业面临的机遇与挑战》 《项目管理的战略规划》 一、档案事关个人切身利益 《企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。 这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。 我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。 这个文件对职工转递档案管理规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。 我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。 二、企业无权扣押人事档案 不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人
档案业务管理制度
档案业务管理制度 为了加强委机关档案业务建设，进一步提高档案科学化管理水平，制定档案业务管理制度，具体内容如下! 篇一：档案业务管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行
文书档案归档范围及保管期限管理规定.docx
附件 4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性， 便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件 材料的积累、整理和归档管理。 2术语和符号 文书档案（Archives ） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有 保存备查价值的文件。 案卷（ File ） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（ retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（ filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理， 任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 第 8 号），文按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10 年、 30 年。 4技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保 存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 归档要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后 不得更改）。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉 译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正 本文件。 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。