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【已汇编】GBT29490-2013知识产权体系贯标全套程序文件与表格模板共240页

企业知识产权管理规范贯标全套程序文件与记录表格模板(文件144页+记录表格94页+文件、记录清单2页=240页)

文件清单

序号文件名称文件编号归口部门

1 知识产权管理手册IPM-01 知识产权部

2 文件控制程序IPCX-001 体系部

3 外来文件和记录控制程序IPCX-002 体系部

4 法律法规和其他要求控制程序IPCX-003 知识产权部

5 管理评审控制程序IPCX-004 体系部

6 人力资源管理控制程序IPCX-005 人力资源部

7 知识产权信息资源控制程序IPCX-006 知识产权部

8 知识产权获取控制程序IPCX-007 知识产权部

9 知识产权维护控制程序IPCX-008 知识产权部

10 知识产权实施、许可和转让控制程序IPCX-009 知识产权部

11 知识产权风险管理控制程序IPCX-010 知识产权部

12 知识产权法律纠纷处理控制程序IPCX-011 知识产权部

13 涉外贸易知识产权保护控制程序IPCX-012 市场部

14 合同管理控制程序IPCX-013 知识产权部

15 保密管理程序IPCX-014 知识产权部

16 立项知识产权控制程序IPCX-015 研发部

17 研究开发知识产权控制程序IPCX-016 研发部

18 采购知识产权控制程序IPCX-017 采购部

19 生产过程知识产权控制程序IPCX-018 生产部

20 销售和售后知识产权控制程序IPCX-019 市场部

21 内部审核控制程序IPCX-020 体系部

22 知识产权检索控制程序IPCX-021 知识产权部

23 知识产权管理总则IPGL-01 知识产权部

24 专利管理制度IPGL-02 知识产权部

25 商标管理制度IPGL-03 知识产权部

26 企业著作权管理制度IPGL-04 知识产权部

27 商业秘密管理制度IPGL-05 知识产权部

28 知识产权奖罚制度IPGL-06 人力资源部

29 知识产权应急方案IPGL-07 知识产权部

30 知识产权管理绩效考核办法IPGL-08 知识产权部

31 标准要求与体系文件对照说明IPGL-09 知识产权部注:序号1对应的文件为体系手册,一级文件;序号2~22为程序文件,二级文件;序号23~31为制度、指导类文件,三级文件。

企业知识产权管理规范贯标全套程序文件与记录表格模板

记录表格清单

(文件关联的表单共79份,已全部整理到本文档中)

【已汇编】GBT29490-2013知识产权体系贯标全套程序文件与表格模板共240页

注:因页面限制,以上未列举完的表单在手册附件2中有详细的记录管理清单,包含保存部门、保管方式、保存期限等要求。

【已汇编】GBT29490-2013知识产权体系贯标全套程序文件与表格模板共240页

X X X股份有限公司

知识产权管理手册

编制:XXX 2018-07-20

审核:XXX 2018-07-26

批准:XXX 2018-07-30

2018-08-01发布2018-08-01实施

【已汇编】GBT29490-2013知识产权体系贯标全套程序文件与表格模板共240页

目录

0.1 前言 (4)

0.2 颁布令 (5)

0.3 企业简介 (6)

0.4知识产权方针、目标 (7)

0.5任命书 (8)

1 范围 (9)

1.1 总则 (9)

1.2 内容 (9)

1.3 目的 (9)

1.4 范围 (9)

1.5 应用 (9)

2 规范性引用文件 (9)

3 术语和定义 (10)

4 知识产权管理体系 (12)

4.1 总体要求 (12)

4.2 文件要求 (12)

4.2.1 总则 (12)

4.2.2 文件控制 (12)

4.2.3 知识产权手册 (13)

4.2.4外来文件与记录文件 (13)

5管理职责 (14)

5.1 管理承诺 (14)

5.2 知识产权方针 (14)

5.3 策划 (14)

5.3.1 知识产权管理体系策划 (14)

5.3.2 知识产权目标 (15)

5.3.3 法律和其他要求 (15)

5.4 职责、权限和沟通 (16)

5.4.1 管理者代表 (16)

5.4.2 机构 (16)

5.4.3 内部沟通 (17)

5.5 管理评审 (17)

5.5.1评审要求 (17)

5.5.2 评审输入 (17)

5.5.3评审输出 (18)

6 资源管理 (18)

6.1 人力资源 (18)

6.1.1 知识产权工作人员 (18)

6.1.2 教育与培训 (18)

6.1.3 人事合同 (19)

6.1.4 入职 (19)

6.1.5 离职 (19)

6.1.6 激励 (19)

6.2 基础设施 (19)

6.3 财务资源 (19)

6.4 信息资源 (20)

7 基础管理 (21)

7.1 获取 (21)

7.2 维护 (21)

7.3 运用 (21)

7.3.1 实施、许可和转让 (21)

7.3.2 投融资 (22)

7.3.3 企业重组 (22)

7.3.4 标准化 (22)

7.3.5 联盟及相关组织 (22)

7.4 保护 (22)

7.4.1 风险管理 (22)

7.4.2 争议处理 (23)

7.4.3 涉外贸易 (23)

7.5 合同管理 (23)

7.6 保密 (24)

8 实施和运行 (24)

8.1 立项 (24)

8.2 研究开发 (25)

8.3 采购 (25)

8.4 生产 (25)

8.5 销售和售后 (26)

9 审核和改进 (26)

9.1 总则 (26)

9.2 内部审核 (26)

9.3 分析与改进 (27)

附录1知识产权管理体系受控文件清单 (28)

附录2知识产权管理体系记录文件清单 (29)

附录3知识产权管理职能结构图 (31)

附录4知识产权管理职能角色分配表 (32)

附录5各部门知识产权工作职责 (34)

0.1前言

随着知识产权在经济发展和国际贸易中的作用越来越大,世界各个国家都对知识产权工作给予了高度重视,尤其是发达国家,将创造、应用和管理知识产权作为维护和增强国家竞争优势的重要工具,企业尤其是跨国公司也是如此,知识产权已成为市场竞争力的核心要素。

企业是自主创新的主体,更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体,提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。

本管理手册是依据GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》,结合企业的特点及实际,遵守“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。

希望公司员工能认真学习,理解执行,做好知识产权管理工作,提高知

识产权创造、管理、运用和保护水平,满足标准要求。

0.2颁布令

XXX股份有限公司知识产权管理手册依据GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》标准,并结合公司实际情况编制而成。本《知识产权管理手册》阐述了公司的知识产权方针、目标和知识产权纲领性文件,是公司知识产权管理体系及一切知识产权活动必须遵循的纲领性文件和基本行为准则。对内是规范本公司的知识产权保证的要求,对外则是公司知识产权保证能力的证实文件。实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键,是提升企业市场竞争力的保证。

所有从事知识产权职能活动的人员必须认真学习“以科技创新促进企业升级发展以知识产权保护行业先进优势”的知识产权管理方针,并以此为己任,在自己的工作中监控、保护知识产权。该手册适用于本公司产品的生产和服务活动。

本《知识产权管理手册》由管理者代表组织本公司相关部门有关人员进行编写,管理者代表审核,总经理批准。

本手册一经颁布,立即生效,要求公司各部门、全体员工严格贯彻执行。

特此颁布!

总经理:

年月日

0.3企业简介

XXX股份有限公司是一家专注于汽车辅助制动系统产品的研发、生产、销售为一体的国家高新技术企业,是中国XXX产业的创立者和开拓者,是我国XXX行业的龙头企业及行业标准的主要制订者。公司产品在国内XXX市场的占有率达到40%左右。公司获得国家19项发明专利、30 项实用新型专利,产品技术水平已达到国际先进水平。

目前XXX总部XXX生产能力达到50,000 台/年,已开发出500NM~3500NM 共3 大系列18个规格40 多个品种,适合与8~12 米车型匹配安装的XXX;公司产品已经完成国内主要车桥、变速箱制造商的产品匹配认证,并向国内主要大型客车制造商批量供货。同时,为不断满足大型车辆对辅助制动的要求,公司在国内率先开发出2500Nm和4000Nm的XXX,广泛应用于高档豪华客车和中重型载重车,目前正在与一汽、二汽、陕西重汽等卡车制造商及宇通、金龙等主要客车制造商进行技术论证及匹配验证。公司产品质量在全国同行业中处于领先地位,率先通过了QS900、ISO9001、IATF16949 质量体系认证。在规模、技术、销售网络和管理上,公司与同行业其他企业相比具有显著的竞争优势。

0.4知识产权方针、目标

知识产权方针:以科技创新促进企业升级发展以知识产权保护行业先进优势

知识产权长期目标:

1、建立完善的知识产权管理体系;

2、优化知识产权布局,提升公司知识产权的进攻和防御能力,通过知识产权管理逐步提升公司核心竞争力。

知识产权3-5年目标:

1、建立完善的知识产权管理体系并切实执行;

2、逐步提高自主知识产权水平,增加知识产权拥有量;

3、依托公司核心技术,提升知识产权创造和运用能力,实现以知识产权带动企业重大战略产业升级。

知识产权年度目标:(详见年度目标分解)

总经理:

年月日

0.5任命书

为贯彻执行GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求,保证知识产权管理体系持续有效运行,特任命XXX同志为公司知识产权管理者代表,全面负责知识产权管理体系的运行及持续改善事宜,具体职责如下:

a)贯彻总经理制定的管理方针,确保按GB/T 29490-2013《企业知识产权

管理规范》的要求建立、实施和保持管理体系;

b)主持管理体系内部审核,向总经理报告管理体系运行绩效和改进的需求;

c)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知;

d)确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实;

e)确保知识产权外部沟通的有效性。

总经理:

年月日

1 范围

1.1 总则

本手册按GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》的要求,通过知识产权管理体系的策划、实施、检查、改进,规范企业的知识产权工作。

1.2 内容

本手册包括了GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。包括企业知识产权管理体系、管理职责、资源管理、基础管理、实施和运行、审核和改进。

1.3 目的

贯彻GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。包括企业知识产权管理体系、管理职责、资源管理、基础管理、实施和运行、审核和改进。

1.4 范围

本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。本手册涉及评价企业是否满足GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。

1.5 应用

公司知识产权活动涉及GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》全部条款内容,不涉及的以《知识产权管理适用性声明》为准。

2 规范性引用文件

下列文件对于文件,本手册的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 19000-2008 质量管理体系基础和术语

GB/T 21374-2008 知识产权文献与信息基本词汇

GB/T 29490-2013 企业知识产权管理规范

3 术语和定义

本手册采用GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。主要术语和定义如下:

3.1 知识产权intellectual property

在科学技术、文学艺术等领域中,发明者、创造者等对自己的创造性劳动成果依法享有的专有权,其范围包括专利、商标、著作权及相关权、集成电路布图设计、地理标志、植物新品种、商业秘密、传统知识、遗传资源以及民间文艺等。

[GB/T21374-2008,术语和定义3.1.1]

3.2 过程process

将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。

[GB/T19000-2008,定义3.4.1]

3.3产品product

过程的结果。

注1:有下列四种通用的产品类别:

——服务(如运输);

——软件(如计算机程序、字典);

——硬件(如发动机机械零件);

——流程性材料(如润滑油)。

许多产品由分属于不同产品类别的成分构成,其属性是服务、软件、硬件或流程性材料取决于产品的主导成分。例如:产品“汽车”是由硬件(如轮胎)、流程性材料(如:燃料、冷却液)、软件(如:发动机控制软件、驾驶员手册)和服务(如销售人员所做的操作说明)所组成。

注2:服务通常是无形的,并且是在供方和顾客接触面上需要完成至少一项活动的结果。服务的提供可涉及,例如:

——在顾客提供的有形产品(如需要维修的汽车)上所完成的活动;

——在顾客提供的无形产品(如为准备纳税申报单所需的损益表)上所完成的活动;

——无形产品的交付(如知识传授方面的信息提供);

——为顾客创造氛围(如在宾馆和饭店)。

软件由信息组成,通常是无形产品,并可以方法、报告或程序的形式存在。

硬件通常是有形产品,其量具有计数的特性。流程性材料通常是有形产品,其量具有连续的特性。硬件和流程性材料经常被称为货物。

[GB/T19000-2008,定义3.4.2]

3.4 体系system

相互关联或相互作用的一组要素。

[GB/T 19000-2008,定义3.2.1]

3.5 管理体系management system

建立方针和目标并实现这些目标的体系。

注:一个组织的管理体系可包括若干个不同的管理体系,如质量管理体系、财务管理体系或环境管理体系。

[GB/T 19000-2008,定义3.2.2]

3.6 知识产权方针intellectual property policy

知识产权工作的宗旨和方向。

3.7 知识产权手册intellectual property manual

规定知识产权管理体系的文件。

4 知识产权管理体系

4.1 总体要求

最高管理者组织各职能部门,按照GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》的要求建立、实施和保持知识产权管理体系,编制、完善管理手册、程序文件及其他管理、技术标准,并加以实施并持续改进,保持其有效性。

4.2 文件要求

4.2.1 总则

体系部组织公司相关职能部门,依据GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》标准的要求,制定并报最高管理者核准后实施,管理体系文件包括:a)知识产权方针和目标;

b)知识产权管理手册;

c)本标准要求形成文件的程序和记录。

体系文件结构:

【已汇编】GBT29490-2013知识产权体系贯标全套程序文件与表格模板共240页

1)文件的规定应与公司实际运作保持一致。随着管理体系的变化及方针、目标的变化,应及时修改管理体系文件,必要时进行评审与更新,并再次批准,确保符合性、适宜性和有效性;

2)管理体系文件(含图纸等)以书面形式存在,也可以电子文件存在。

4.2.2 文件控制

体系部负责管理体系文件归口管理,依据管理体系要求,编制《文件控制程序》,对管理体系文件的编制、评审、批准、标识、发放、使用、更改、再次批

准、回收和作废等过程活动进行管理。做到:

a) 文件发布前由相应授权人得到批准,以确保文件是充分与适宜的,文件批准权限问题,参照公司相关规定,修订后再发布前要重新审核和批准。

b) 文件中的相关要求明确.

c) 文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行管理;

d) 规定文件的编号规则和管理要求,确保文件保持清晰、易于识别、取用和阅读。

e) 撤回或销毁作废文件时,若需保留失效文件时,需予以相应标记,加盖“作废文件”章。

本条款支持文件:《IPCX-001文件控制程序》

4.2.3 知识产权手册

体系部组织公司相关职能部门,依据GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》要求,编制、实施并保持公司的知识产权管理手册。其包括下列内容:

a)总经理批准的知识产权管理手册发布令、管理者代表任命书;

b)企业概况;

c)知识产权机构设置、职责和权限的相关文件;

d)知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用;

e)知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。

f)公司知识产权管理体系职能结构图;

g)公司知识产权管理体系职能分配表;

h)知识产权管理体系受控文件、记录文件清单。

4.2.4 外来文件与记录文件

体系部为公司记录控制的归口管理部门,各部门遵照执行。

公司各部门在知识产权管理体系运行过程中,按照《外来文件和记录控制程序》执行,程序应规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制。外来文件和知识产权管理体系记录文件应满足下列要求:

a)对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理,确保其来

源与取得时间可识别;

b)建立、保持和维护记录文件,以证实知识产权管理体系符合本标准要求,

并有效运行;

c)外来文件与记录文件完整,明确保管方式和保管期限。

本条款支持文件:《IPCX-002外来文件和记录控制程序》

5 管理职责

5.1 管理承诺

最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人,应通过以下活动,实现对建立、实施知识产权管理体系并持续改进其有效性的承诺:

a) 贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规,制定并批准公司的知识产权方针,并使之在全体员工中理解贯彻;

b) 确保制定公司的知识产权目标,并批准实施。确保各部门分解展开本部门的知识产权目标;

c) 建立和健全各级知识产权管理责任,落实职能,就知识产权管理的有关事宜予以授权,并确保有效沟通;

d) 确保资源的配备。执行第6章的要求。

e) 每年按计划的间隔时间主持管理评审,确保公司知识产权管理体系持续的适宜性、充分性和有效性;

5.2 知识产权方针

最高管理者应批准、发布企业知识产权方针,并确保方针都满足以下条件:

a)符合相关法律法规和政策的要求;

b)与企业的经营发展情况相适应;

c)在企业内部得到有效运行;

d)对方针的持续性、适宜性评审应在管理评审会议上进行,必要时进行修

改;

e)形成文件,付诸实施,并予以保持;

f)通过培训、教育、宣传等方式,向全体员工宣贯知识产权方针,使之正

确理解并坚决执行;

g)方针由总经理批准,发布实施。

5.3策划

5.3.1 知识产权管理体系策划

知识产权管理体系策划是公司知识产权管理活动的重要组成部分,主要目的是实现公司的管理目标,并确定满足管理目标所需的过程和资源。知识产权管理体系策划工作应由最高管理者组织进行。应确保:

a)公司应识别并理解相关方的需求及所涉及的知识产权种类及其作用,如

专利权、商标权、商业秘密等;

b)对知识产权管理体系进行策划时,要满足知识产权方针的要求;

c)依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标,由相关

部门负责实施,实施过程中形成的文件应可追溯,以实现对企业生产经

营活动中各环节知识产权获取、维护、运用和保护活动得到有效运行和

控制;

d)公司应按GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》标准的要求,

建立知识产权管理机构和相应的管理程序,规范工作职责,使之形成文

件加以实施和保持,并持续改进。

e)定期开展检查、分析、评价,确保持续改进,对已出现和潜在的不符合

知识产权管理要求的问题,采取纠正和预防措施,对体系进行及时调整、

修订和完善,促进知识产权目标的实现。

5.3.2 知识产权目标

最高管理者应依据公司知识产权管理方针,在公司的相关职能和层次上分别制定公司的知识产权管理目标,并确保:

a)知识产权目标应分解到各职能部门,并形成文件。部门指标应力求量

化可以测量,以便对管理体系绩效进行评价和持续改进;

b)知识产权目标应与知识产权方针保持一致,内容应包括对持续改进的

承诺;

c)对知识产权目标应实施动态管理,各职能部门定期对本部门目标实施

情况进行检查、考核评价。

5.3.3 法律法规和其他要求

依据GB/T 29490—2013《企业知识产权管理规范》要求,制定知识产权法律法规和其他要求相关的控制程序,由最高管理者批准,并实施并保持:

a)知识产权部负责建立并保持知识产权相关法律法规和其他要求的收集

渠道,包括:

——报刊、书籍、杂志等公共出版物提供的有关信息;

——互联网提供的有关信息;

——各级政府部门发布的有关文件和信息;

——行业发布的有关文件和信息;

——专门的信息服务机构提供的有关信息等。

b)知识产权部负责组织相关部门和人员,识别法律、法规的适用性、有效

性,编制法律、法规和其他要求的清单,并对法律法规和其他要求的合

规性进行评价,及时更新法律、法规和其他要求清单。

c)知识产权部负责公司执行的法律、法规和其他要求、合规性评价结果等

信息的传递,将其传达给公司员工,以保证在使用处获得有效版本文件;

本条款支持文件:《IPCX-003法律法规和其他要求控制程序》

5.4 职责、权限和沟通

5.4.1 管理者代表

最高管理者应在企业最高管理层中指定一名成员,使其具有以下方面的职责和权限:

a)贯彻总经理制定的管理方针,确保按GB/T 29490—2013《企业知识产权

管理规范》的要求建立、实施和保持管理体系;

b)主持管理体系内部审核,向总经理报告管理体系运行业绩和改进的需求;

c)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知和理解;

d)知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实;

e)确保与管理体系有关事宜的外部沟通联络的有效性。

5.4.2 机构

公司成立知识产权部,配备专业的专职工作人员,负责落实总体工作,具有以下方面的职责和权限:

a)制定企业知识产权发展规划;

b)建立知识产权管理绩效评价体系;

c)参与监督和考核其他相关管理机构;

d)负责企业知识产权的日常管理工作。

其他管理机构配备兼职人员负责落实与本机构相关的知识产权工作。

知识产权管理体系组织机构图,见附录3。

知识产权管理体系职能分配表,见附录4。

各部门知识产权工作职责,见附录5。

5.4.3 内部沟通

最高管理者应确保知识产权部作为公司内部沟通与外部信息交流的归口部门,建立公司定期会议、汇报制度、工作总结、行政公文、电话、传真、宣传、拜访等等沟通机制和渠道,规定各部门沟通与信息交流有关的要求,并对公司内、外部沟通效果和过程进行监督、检查和考核,对存在的问题组织相关职能部门讨论改进。

5.5 管理评审

本条款支持文件:《IPCX-004管理评审控制程序》

5.5.1 评审要求

最高管理者应按策划的时间间隔评审公司管理体系,以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价管理体系改进的机会和变更的需要,包括管理方针和管理目标。管理评审采用多种形式,以专门会议形式进行,也可结合公司经营分析会议、战略评估会议进行。

体系部协助最高管理者策划具体的管理评审,以专门会议形式开展时,则提前策划形成书面文件,并通知各部门参加管理评审会议并发言,最高管理者对管理体系现状的适宜性、充分性、有效性作出结论。

体系部应保持管理评审的记录(见4.2.4)。

5.5.2 评审输入

评审输入应包括:

a)知识产权方针的适宜性、有效性;

b)管理目标的完成情况;

c)体系(内、外部)审核结果;

d)企业经营目标、策略及新产品、新业务规划;

e)企业知识产权基本情况及风险评估信息;

f)技术、标准发展趋势;

g)预防和纠正措施的实施情况,如对知识产权有重大影响的措施;

h)以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性;

i)可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化,如体制、法律法规、政