QC080000：2017有害物质管理体系一整套程序文件

XX科技有限公司

QC08000：2017

质量/有害物质过程管理体系

程序文件

编写: 日期: 2018.12.24 审核: 日期: 2018.12.24 批准: 日期: 2018.12.25 生效日期： 2018.12.26

程序文件目录

文件制修订记录

QQP-401文件信息化控制程序

1、目的

规范管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。

2、范围

适用于本公司管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。

3、权责

3.1总经理：负责批准《管理手册》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过5000元及以上）等。

3.2 管理者代表：负责体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批

准，为我司体系文件的主控责任人。

3.3 体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。

3.4 各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。

4、定义

4.1文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。

4.2手册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。

4.3程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。

4.4支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品品质安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。

4.5 记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司品质安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。

4.6 外来文件：通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。 4.7受控文件：本公司编制或转化，统一分发和回收的，盖有本公司“受控文件”章的文件或记录。

4.8保密文件：涉及本公司机密，未经总经理授权，一律不得复印和借阅的产品配方、工艺技术、财务以及重大合同等。 5、流程图

5.1

新文件编制 申请取号 评审（会签） 定稿签批 分发 回收 5.2 新记录编制 填写 收集 审核 统计 整理 报废 记录更新6、文件管理控制程序 6.1文件的分类与编号

6.1.1本公司体系文件从内容上分为四级：一级为管理手册；二级为程序文件；三级为支持性类等；四级为记录、图纸等，其他类为外来文件。 6.1.2部门编号（分发号）： 6.1.3文件编号

6.1.3.1管理者代表根据：10附件一，对手册、程序文件进行编号。 6.1.3.2其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号。 6.1.3.3取号时，应填写“文件取号登记表’’记录文件名及文件号。

6.2文件的制定、审查、批准及分发层次

6.3文件的制定格式

6.3.1体系文件格式：文件封面、表头（详见本文件表头，包括公司名称、文件名称、编号、版本号、修订号、制定人（部门）、审查人、批准人、生效日期等）、目的、范围、权责、定义、流程图、工作程序、注意事项、相关文件化信息、附录等，其中个别可依据实际情况设定。

6.3.2体系记录格式及：公司名称、记录名称、日期、产品名称、规格、批号、数量、填写内容（时间、温度、数量、过程异常等）、判定、签名、审核、记录编号等。

6.4文件制定或换版

6.4.1新编制体系文件由责任部门或制定人编制草案（可电子档），经相关权责人审查或统一评审会签，出正式文件，报批准人签批后，管代（组长）同意交文控人员复印、盖章、分发和回收旧版。

6.4.2文件制定的格式依6.3进行作业。

6.5 文件的修订

责任部门或修订人标准更新或整改要求等，填写《文件变更申请表》，说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准,将《文件变更申请表》交至文控人员，将原文件作文件修订并于修订记录中作登记，同时分发。

5.6外来文件收集

外来文件由相关部门收集，确认后，统一交管理者代表进行审查，交文控登记、

分发需求部门；每年定期向政府部门索取或正规网站查找下载最新版本的法律法规和标准，并及时更新替换。

6.7文件的分发与销毁

6.7.1受控文件的分发统一由文控进行，分发时需加盖“受控文件”章，并要求接收方在《文件分发及回收表》上签名确认。

6.7.2文控统一回收变更后的文件，在文件上盖“作废文件”章以做识别，除原稿保留作参考外，其它定期（2年一次），报管代批准作销毁处理，（如作废文件用于再生纸，每一页须盖上“作废文件”章或写上“作废”字样或者打叉，只限内部文控使用）。

6.7.3依据文件编制或修订部门，参照该文件权责，给予分发，文控保存分发记录。

6.7.4文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。

6.8 文件的版本、修订号、变更、编号与作废

6.8.1新文件的制定由各部门提出申请，管代同意后，交相关部门评审，报管代或总经理批准后，最后交文控分发。

6.8.2如因流程改变或整改要求，需变更文件及编号。

6.8.2.1轻微变更：文件个别语句的修改，不影响文件结构、流程和内容，只在原文相应更改处变动，签名确认，并注明更改日期。

.8.2.2小变更：文件的局部修订，不涉及标准更新或职能更改，文件修改号升级，如“A/0”变更为“A/1”、A/2……, 按新文件制定要求进行。

6.8.2.3大变更：参照标准换版或公司组织结构大的调整，需更改文件版本号如“A/0”版本变更成“B/0”、C/0……版本，依次类推，按新文件要求进行。6.8.3.4文件在变更时，由提出人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更内容后，交管代批准后，将《文件变更申请表》及初稿交至文控，文控按新文件的要求进行评审、签批、分发并回收旧版，保存《文件分发及回收表》。

6.9文件的调阅与补发

6.9.1 文件破损或遗失，须填写《文件申领表》说明申领原因，并由管代（组长）批准后，携带破损文件到文控处办理申领手续用，文控将损坏的文件作废销毁，并在《文件申领表》中注明。

6.9.2因业务需要需借用文件，须经管代（组长）同意后才可借用，文控保存《文件借用登记表》，保密文件一律不得借阅。

⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关品质、环境、职业健康安全等方面的信息。

4．2．1．2 内部信息

①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如品质、环境、职业健康安全不符合信息。

③紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。

④其他内部信息(如员工的建议等)。

信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.2.1 外部信息的交流

①品质部、人事行政部负责对环保局、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、品质技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到人事行政部，人事行政部传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

②政策法规、标准类的资料信息由工程部、品质部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件化信息控制程序》、《法律法规和其他要求控制程序》。

a)如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门。

b)如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发有关部门。品质部组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。

③市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由品质部和业务部负责。参照《客户投诉控制程序》执行。

④各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈到品质部等有关部门。

4.2.2.2 内部信息的交流

①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。