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财务中心费用管理制度 第二版

费用管理制度

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1 目的

1.1 明确费用管控、审批、报销、核算事项,加强费用管理,杜绝不合理开支。

2 适用范围

2.1 总部各部门、各海外分公司

3 核心条款

3.1 费用管控

3.1.1 采用预算管理、授权审批管理、限额管理、归口管理相结合的管控办法,严格控制

各项费用,杜绝不合理开支。

3.1.2 预算管理:通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核,来实现费用管控。

3.1.3 授权审批管理:所有的费用在预算管理的同时,实行授权审批管理,一切费用必须

经授权审批人审批同意后支付,严禁未经授权或超授权审批支付。OA是海外分公

司费用审批平台,费用只有在OA审批通过后,财务方能报销支付。

3.1.4 限额管理:费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下,应在公司规定的标准额

度范围内控制使用,如差旅费用、手机话费、员工活动费、生活津贴、高温津贴等。

3.1.5 归口管理

3.1.5.1 审批归口:分公司所有费用支出,无论金额大小,均需要分公司总经理审批。根据

分线管理的原则,对于超出分公司授权业务和授权金额的事项,还需报总部各职能

中心总监审批。

3.1.5.2 管理归口:根据部门职责,对部分费用项目进行归口管理,如员工培训费归口到培

训部、办公用品费用归口到行政部,详见“附件1-费用归口管理对照表”。

3.1.5.3 报销归口:当事人的费用回到其编制所在公司报销,不得在非编制所在公司报销费

用(如出差地公司)。顶岗人员因履行顶岗职务而发生的费用,可以在顶岗分公司

报销。对于由公司垫付的费用(如机票、签证费用、代购物品),则先在垫付公司

入账,再转入承担费用公司入账。

3.2 费用审批

3.2.1 费用审批原则

3.2.1.1 分级审批原则:公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次,审批人在各自

权限内的审批为有效审批。

3.2.1.2 先职能后财务原则:财务开支事项按“先职能审批,后财务审核”的原则执行,其

一般流程是:

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3.2.1.3 严禁拆分原则:属于同一事项的费用,应按照单笔费用报销,严禁拆分“化整为零”,

规避已设置好的分级审批权限。

3.2.1.4 费用发生人与审批人分离原则:费用发生人与审批人不能为同一人,即自己无权审

批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。费用发生人与费用报销人通常应是同

一人,严禁费用发生人委托他人填写报销单据,并由自己审批,规避费用发生人与

审批人分离原则。

3.2.1.5 实名审批原则:审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批,不得

以印章代替。

3.2.1.6 共同审批原则:费用发生部门与费用承担部门不一致或一笔费用需要两个及两个以

上部门共同承担的,费用发生部门报销费用时,需由费用承担部门共同审批,并在

OA报告或报销单据上清晰写明费用承担金额或比例。

3.2.2 分公司费用的分线审批流程

3.2.2.1 对于营销线:报销人→分公司营销线负责人→分公司MD→分公司财务经理

3.2.2.2 对于财务线:报销人→分公司财务经理→分公司MD

3.2.2.3 对于清关线:报销人→分公司清关经理→分公司MD→分公司财务经理

3.2.2.4 对于仓储线:报销人→分公司仓库经理→分公司MD→分公司财务经理

3.2.2.5 对于人事行政线:报销人→分公司MD→分公司财务经理

3.2.3 分公司财务开支事项的审批流程分为两级:分公司授权事项和授权金额内的审批流

程、超出分公司授权事项或授权金额的审批流程。分公司授权事项和授权金额内的

审批流程直接由分公司按3.2.2审批流程处理;超出分公司授权事项或授权金额的

审批流程,首先由分公司按3.2.2审批流程办理,之后报总部审批,详见“附件2-

财务开支授权审批表”(此表待OA调整到位后会发正式通知启用,在正式通知之

前的审批仍维持现状)。

3.2.4 总部费用的审批流程:报销人→部门审批→财务审核→总经理(副总经理)审批,

详见“附件2-财务开支授权审批表”(此表待OA调整到位后会发正式通知启用,

在正式通知之前的审批仍维持现状)。

3.3 费用报销

3.3.1 费用报销及时性要求

3.3.1.1 为减轻费用报销人及财务人员双方工作量,海外分公司可以在实行备用金管理的基

础上,对个人费用(不含清关、广告促销、租赁费等支付外单位的大额费用)实行

每周固定报销2~3次的办法,具体报销日期由分公司财务规定。

3.3.1.2 对于各类已发生的费用支出,应及时整理费用单据报销:对于非月度结算的费用,

差旅费在出差结束后7个工作日内报销,非差旅费用在发生后3个工作日内报销,

预付款费用在业务结束后3个工作日内报销;对于月度结算的费用,应在月度结

束后7个工作日内报销。

3.3.2 费用报销单据要求

3.3.2.1 费用报销需要有相应的单据作为支持凭据,单据包括四类:粘贴单、支出原始单据

(以下简称“原始单据”)、费用报销单或差旅费报销单、付款通知书。

3.3.2.2 粘贴单是用来粘贴原始单据的纸张,其作用是汇总原始单据,保证原始单据不丢失。

3.3.2.3 费用报销所需要的原始单据参见“附件3-费用类科目核算内容及报销附件要求一

览表”M列,费用报销人对原始单据的真实性和合规性负责。

3.3.2.4 原始单据中发票要求

(1)发票内容必须要与真实的经济业务一致,应是最新版正规、有效发票(发票必须加盖“发票专用章”,盖“现金收讫章”、“财务专用章”或者不盖任何印章等发票均

不符合税务要求)或政府财政部门统一印制的行政事业单位收费票据。

(2)发票抬头必须开具公司全称,发票字迹要清晰可辨、大小写金额一致,严禁涂改。(3)发票专用章、供应商合同章、收款单位三者名称须一致。

3.3.2.5 原始单据的粘贴要求

(1)单据粘贴要便于装订归档

①原始单据必须从右向左整齐有序地用胶水粘贴在粘贴单上(如没有粘贴单,可用相

同大小的其他纸张替代),不能一大叠单据粘贴在一块儿,厚度要做到均衡、适中,

单据呈鱼鳞状分布。每张粘贴单原则上粘贴的原始单据不应超过20张,粘贴不能

超过装订线(以其他纸张替代的,要在纸张左边保留约0.5厘米的边)。

②对于超出粘贴单的原始单据,应以粘贴单大小为限折叠整齐,并保证其装订后仍能

展开查阅。

③单据粘贴应牢固,即粘贴好后,拿起粘贴单轻轻晃动,不应有单据掉下。

(2)单据粘贴要便于审阅复核

①按照原始单据重要性程度,将重要的原始单据(发票)粘贴在第一张。

②原始单据粘贴时,必须是单据的正面面向审阅者,单据粘贴不能掩盖单据上的各内

容项目(如发票台头、开票日期、发票号码、发票内容、金额等)。

③对于差旅费单据,应按照出差时费用发生的先后顺序粘贴,不能按单据内容归类粘

贴。

(3)白条与发票分开粘贴:白条与发票(发票上有税务局监制章)不得混合粘贴在同一张“粘贴单”上。有财政部门监制章的行政事业单位收费票据、银行收费单、据视

同合规发票。

(4)原始单据粘贴好后,要在粘贴单右下角注明单据张数和金额。

(5)原始单据粘贴参考样本请看“附件4-原始单据粘贴样本”

3.3.2.6 费用报销单、差旅费报销单

(1)费用报销填写统一的费用报销单或差旅费报销单作为粘贴单的封面。差旅费用的报销填写差旅费报销单,其他费用的报销填写费用报销单。

(2)按照“谁经手,谁报销”,并符合3.2.1的原则,费用报销单或差旅费报销单由费用发生人按照费用的实际发生情况填写。费用报销人必须是公司员工和劳务派遣人

员。

(3)费用报销单填写注意事项:需填写承担费用成本中心名称和成本中心编码(详见“附件5-成本中心名称及编码表”)、填写费用科目名称(见“附件3-费用类科目核算

内容及报销附件要求一览表”)且对属于不同费用科目的费用分行填写、费用内容

摘要及大小写金额填写完整且大写金额前用封口。

(4)差旅费报销单填写注意事项:出差人无须填写差旅费报销单上出差补助金额、差旅费报销总计金额,均由财务填写。为清晰反映出差费用发生信息,差旅费报销需填

写“附件6-出差日报表模板”。

(5)费用报销人必须在费用报销单或差旅费报销单上真实签名,其对报销单据(含报销附件)的真实性和合规性负责。

(6)费用报销单或差旅费报销单的填制模板见“附件7-费用报销单&差旅费报销单填写样本”。

3.3.2.7 付款通知书

(1)支付商品及劳务供应商货款、未取得发票而需要预付款项给供应商、支付供应商前期已报销未付款时,需填写“付款通知书”。

(2)“付款通知书”的附件:支付预付款的需要合同;支付已挂账款项的,需要打印含有本次所付款项的供应商往来明细账。

3.3.3 费用报销的审批与审核

3.3.3.1 部门审批

(1)审查该项开支的必要性、真实性和合理性。

(2)合同条款完备性审核:对附有合同的报销单据,需审核合同条款是否完备、各条款内容是否具体、明确、切实可行,避免因合同条款不全和过于简单、抽象、原则,给履行带来困难,为以后发生纠纷留下隐患。对合同不完备的,告知报销人完善合

同或签订补充协议。对于户外、车体、墙体广告等发布期间较长的费用,应在合同

中至少约定合同金额的20%作为保证金,在广告发布到期经验收合格后再支付。(3)价格合理性审核:商品或服务的价格是否合理,与以往价格相比有较大变化的,需要了解其变化原因。对价格不合理的,告知报销人对价格作出书面说明或拒绝报销。(4)审查付款对象的正确性。

(5)审查报销金额的正确性。

3.3.3.2 财务审核

(1)流程合规性审核:报销单据的审批流程是否符合财务开支授权审批表的规定,一笔费用需由两个及两个以上部门共同承担的,是否取得各个费用承担部门负责人的审

批。对流程不合规的,告知报销人重新或补报审批。

(2)真实性审核:报销单据能否证明经济业务真实发生,开具的发票是否真实合规有效,报销所必须的附件是否完整。对不真实的单据,不予受理;对附件不完整的,要求

补足附件。

(3)报销额度审核:对于有文件规定有报销额度的,需审核本次报销或累计报销是否超出规定的报销额度。对报销额度超标的,核减报销金额或拒绝报销。

(4)正确性审核:费用科目填写是否正确,报销单据的摘要和数字是否填写清晰、正确,金额计算有无差错,大小写金额是否相等。报销金额不能大于批示金额,不能大于

发票、合同金额。

(5)及时性审核:已发生的费用支出,应及时整理费用单据报销,符合3.3.1.2的要求,超期报销的,应扣减报销金额5%作为处罚。

(6)对照预算进行审核:支付的款项是否已在预算内列支,是否超出预算指标。

(7)借款及预付款审核:查询报销人是否有借款,凡借款经办业务的,其报销应首先用于归还借款;询问并验证报销人所报销费用是否前期已经预付过款项。

(8)粘贴规范性审核:原始单据的粘贴是否符合便于装订归档、便于审阅复核的要求。

单据粘贴不规范的,退还报销人重新按规范粘贴。

3.3.4 单据传递

3.3.

4.1 费用报销单据一旦交至财务,除不能报销而退单外,应由财务人员传递给出纳办理

付款,严禁由其他人员直接将单据传递给出纳。

3.3.5 款项支付

3.3.5.1 公司各类费用原则上应采用非现金方式结算。对于应付给员工的费用,采用网银直

接付款至工资账户;对于应付外部单位(或个人)的费用,采用网银直接付至其指

定账户,不允许先支付给员工再由其转交。

3.3.5.2 海外分公司不具备网银支付条件的,可以采用银行支票或现金支付。付款时需重点

检查领款人资质,即对于不是直接付款给供应商或员工本人的,需要供应商或员工

本人出具委托书,明确委托我方将某某费用某某金额支付给某某单位或个人。供应

商派人到我司领取支票时,需持供应商出具的介绍信。

3.3.5.3 对于合同签订单位与实际收款单位不一致的,合同签订单位需要书面授权我司付款

给其指定的收款单位。

3.3.5.4 对于以费用报销方式归还借款的,出纳应开具收款收据,同时注明“费用报销还借

款”字样。

3.3.5.5 款项支付后,出纳应在费用报销单或差旅费报销单上加盖“已付款”印章,表明单

据已经付款完毕。

3.4 费用核算

3.4.1 根据所发生的有关费用能否归属于使产品达到目前场所和状态的原则,正确区分记

入产品成本,还是记入期间费用。

3.4.2 对于记入期间费用的,公司费用类科目设置、核算内容、核算内容特别说明、费用

特殊入账部门、报销附件详见“附件3-费用类科目核算内容及报销附件要求一览

表”

3.4.3 长期合作的供应商费用报销先入供应商往来,然后再通过供应商往来付款。临时合

作的一次性供应商费用报销可不通过供应商往来。

3.4.4 费用通常按照受益原则记入费用报销人所属部门(即费用发生部门),但根据管理

归口的需要,有部分费用需要记入费用承担部门,详见“附件3-费用类科目核算

内容及报销附件要求一览表”K列的费用特殊入账部门。

3.4.5 为保证损益真实性,根据权责发生制原则,对于已发生未入账费用需要进行预提,

详见“费用预提和待摊管理制度”。

3.4.6 从企业所得税筹划及降低经营风险两个角度,并结合费用报销单据的合规性,谋划

好费用入账问题。对记入财务账的费用,还需要注意费用报销单据和核算系统的凭

证摘要填写,不能出现敏感内容,如“招待税务局人员”。

3.4.7 兼职人员的薪酬类费用记入其编制所属部门,因兼职行为而发生的其他费用,记入

所兼职岗位的归属部门。

3.4.8 顶岗人员的薪酬类费用记入其编制所属部门,因履行顶岗职务而发生的其他费用,

记入被顶岗人员所属部门。

4 附表

4.1 附件1-费用归口管理对照表

4.2 附件2-财务开支授权审批表

4.3 附件3-费用类科目核算内容及报销附件要求一览表(注:SAP已经上线公司,查

看“SAP”工作表;使用用友系统的公司,查看“UFIDA”工作表)

4.4 附件4-原始单据粘贴样本

4.5 附件5-成本中心名称及编码表

4.6 附件6-出差日报表模板

4.7 附件7-费用报销单&差旅费报销单填写样本

财务中心

二〇一三年十二月二十五日