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公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则

文件编号

行政类文件的编号,其代号组成:

XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5

XX1:企业代号,以大写的公司简体名称拼音表示,本公司以“GY”表示;

XX2:文件一级类号,本公司文件类号见下表

XX3:文件二级类号,本公司文件类号见下表

XXXX4:文件年份;

XXX5:同类别下文件流水号;

1.1.1.文件编号例:

GY-XZ05-2012-001

文件顺序号

年份

文件类别

公司简写

意为共远行政部通知通告类2012年001号文件

一级类目(代码)二级类目

(代码)

归档范围

行政类

XZ

证照

01

各种证照(营业执照正副本,组织机构代码证正副本,税务登记证,生产

许可证,注册证,获奖证,商标证等)

公司战略

02

企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料,董事会决议等制度

03

公司各项规章制度

合同

04

合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料

通知通告

05

红头文件,通知,通报等

办公文件

06

通联文件(上级下达的文件,下级上报的文件,平行部门往来文件等)

各职能部门工作总结,报告,计划等文件

会议

07

公司级会议文件(报告,纪要,记录,简报,发言材料等)政府文件

08

公司申请、批复等有关材料(项目文件,产品注册文件等)

活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等

公司大型活动的议程,领导讲话,照片、录音、录像等资料

其它

10

其它类型文件

销售类

XS

市场

01

新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策

02

产品销售价格及调价政策等有关材料

其它

03

其它销售类文件

技术类

JS 分析报告

01

产品质量分析报告,样品问题反馈报告等项目

02

项目的调研立项报告、请示、批复等

产品设计定型、改型、改进报告、批复其它

03

其它技术相关文件

生产类SC 生产

01

生产统计报告,发货统计报告,库存盘点报告,质量统计报告等其它

02

其它生产相关文件

档案分类编号规则

QP/JMGE 03-XX-0010-A/0-2007 档案分类编号规则 2007-01-20发布 2007-01-20实施 南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司

前言 本流程为规范南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案分类编号工作,根据公司的实施情况,并参照ISO/TS16949相关要求制定。 本规定由信息部提出并归口管理。 本流程起草人: 本流程审核人: 本流程批准人:

企业标准 Q/JMGE52001--2006 1 范围 本办法规定了南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案的分类整理,组织案卷和案卷排列管理的基本要求。 本办法适用于公司的档案管理。 2 引用文件 3定义 无 4 职责 4.1 信息部 4.1.1负责对已入库的档案进行档案的分类整理、编号,并依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学的管理与开发利用. 4.1.1.1 档案的分类 4.1.2.1将文件材料按其产生年代分开; 4.1.2.2 按《档案分类表》的一级类目划分成十大类; 4.1.2.3在一级类目下按保管期限(永久、长期、短期)三种分类划分开,然后按公司《档案分类表》中的二级类目继续往下划分; 4.1.2.4在第一、二级类目划分完毕,按(内容)分类编写档案案卷顺序号(采用流水号的编排方式); 4.2 档案的编号方法 4.2.1 公司档案各级类目代表统计表统一采用阿拉伯数字,每一级类目之间,用“-”隔开; 4.2.2 一级类目采用“十进位”编号制标识,即十个一级类目用阿拉伯数字从0-9顺序标识; 4.2.3 二级类目同样采用“十进位”编号制,从01号开始标识。 4.2.4 三级类目的设置,则是按立卷单位档案数量的实际情况来确定. 4.2.5档案案卷号按顺序用阿拉伯数字标识,流水号之间不能重号、缺号。 4.2.6公司档案分类编号确定之后,一般不能随意改动,要保持相对稳定 4.3 公司各类档案编号示意:

工程档案分类编号要求规范

工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要,实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化,进一步加强和促进公司档案的科学管理,结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位,由总到分,按照不同的文件类别,分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法:文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成,采用统一的编号格式,具体格式与各类目的对应的关系和说明如下: XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称,分公司名称编号采用字母与数字代码(2位)相结合的方式进行编制,字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式,数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称,项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称,归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料,包括:立项文件(A1)、建设规划用地文件(A2)、勘察设计文件(A3)、招投标、合同文件(A4)、工程开工文件(A5)、商务文件(A6)、工程竣工验收及备案文件(A7)、其他文件(A8)。 B类文件为监理单位文件资料,包括:监理管理资料(B1)、监理质量控制资料(B2)、监理进度控制资料(B3)、监理造价控制资料(B4)。 C类文件为施工单位文件资料,包括:施工管理资料(C1)、施工技术资料(C2)、施工物资资料(C3)、施工测量记录(C4)、施工记录(C5)、隐检验收记录(C6)、施工检测资料(C7)、施工质量验收记录(C8)、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料(C9)。 D类文件为建筑安装工程竣工图,包括:综合竣工图(D1)、室外专业竣工图(D2)、专业竣工图(D3)。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料,作为一个应急的文件类别,当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时,则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称,分部工程名称的编号采用统一数字代码编制,详见附表2《分

公司文档管理制度

(综合管理部)文件 公司文档管理制度 1 目的 为加强公司文件、档案的管理;增强文件、档案安全性和保密性;规范公司文件、档案格式;统一文件、档案程序,特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范 公司文件、档案的格式包括:台头、字体、编码,要作到统一、规范,公司对外联系、内部行文按照统一的格式,一律要求计算机打印后送发,不得手写。公司设置专用服务器,将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上,员工随时调用。 3 档案区分 重要文件及电子邮件,须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理,按不同的文件、档案格式编制编码,编码作到明确、统一,方便使用、存档、调阅,并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理 公司建立各类文档的目的,一是通过文档可了解公司整个发展情况,二是便于查找、使用。根据公司经营范围,文档可分为几类如下: 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件; ⑵机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料;审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等; ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等;

⑷公司人事档案,各项人事记录; ⑸行政产生的各项记录,资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录; ⑵技术资料:与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议:公司之间合作、协作协议; ⑵经营合同: ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议; ②商务经营活动合同,包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等; ⑶客户档案:以客户为单位,自与该客户建立联系开始,除基本情况外,记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案:每一家媒介建立独立档案,除基本情况外,记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件,全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次,刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则: 公司名称缩写+文档类别头一个字母+具体类别+顺序号(3位)。 如:公司总经理办公会纪要一份:CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则: 项目编号+具体类别+顺序号(3位) 如:XX项目沟通会议纪要一份:20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则: 公司名称缩写+文档类别头一个字母+顺序号(3位)。 如:CJ_AM_RR_04,“CJ”代表公司;“AM”代表所属科目-行政管理;“RR”代表类别-规章制度;“04”代表顺序号 具体科目分配如下:

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条

公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

档案实体分类编号规范

附件三 档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大

类 );采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类(A)、行政管理类(B)、经营管理类(C)、生产技术管理类(D)的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 ),案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号,故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号(A类的第一本目录) 3.2.2 产品类(E)、科研类(F)、基本建设类(G)、设备仪器类(H)的案卷排架

档案名称编码规则

档案名称、编号规则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性,合理有效利用档案资料,结合公司实际情况,特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性 质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级 名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要, 应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三 级目录加流水号”。具体编码表见附件二(档案分类编码表)。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的 拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如:行政管理类、经营管理 类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别,如三会文件类下面的 股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别, 4.1. 5.“流水号是在三级目录下,以文件首次发行日期的时间为顺序排 序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号、放 置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序(文 书一般以文件时间从前到后排列顺序),以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者, 应先确定其主要类别,再编列档号。 5.

文件编号规范

保密级别: 公司内部 传阅范围: 公司内部 文件编号规范 20030311发布20030311实施

修改历史记录 序号更改单号版本编制\日期审核\日期批准\日期

目录 1 目的 (4) 2 使用范围 (4) 3 编号办法 (4) 3.1 公司名称及项目名称约定: (4) 3.2 日期表示 (4) 3.3 文件版本编号 (4) 3.4 技术文件命名 (5) 3.5 其他文件的编号 (6) 3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6) 3.5.2 合同协议 (6) 3.5.3 传真 (6) 3.5.4 电子邮件的命名规则 (7) 3.5.5 外来文件 (7) 3.5.6 对外发文 (7) 3.5.7 会议纪要 (7) 3.5.8 其它文件 (8) 3.5.9 文件附件 (8) 4 编号管理 (9)

1 目的 确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 适用于公司文件的编号管理和控制: a)技术类文件:是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术 有关的各类文件和资料。 b)其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等; c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法 3.1公司名称及项目名称约定: 公司全称为:南非中国制衣集团(北京) 本组织简称:CGMBJ 项目全称:CGM 企业信息管理系统 1.0版 项目简称:CGM v1 3.2日期表示 格式:yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份,如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如03表示3月。 dd:用两位数字表示日期,不足两位时,第一位用零补齐,如15表示第15号。 例如: 2003-10-27 或20031027 表示(2003年10月27日) 3.3文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准: 起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如,0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。 项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2 等。

公司档案管理办法

公司档案管理办法 Company number:【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

公司档案管理办法一、总则 (一)为规范公司的档案管理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,防止重要文件、资料的遗失,特制订本办法。 (二)本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》(档发〔2002〕5号)和《国有企业文件材料归档办法》(档发〔2004〕4号)有关规定,并结合公司实际工作制定。(三)办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 (四)公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中,列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的,遵照细则办理。 (五)公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员,明确岗位责任,实行岗位责任制,并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 (一)归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料; 2、外来的(包括上级、下级和同级)对本单位有一定保存价值的文件;

3、以公司资质中标项目的竣工验收资料; 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 (二)公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等;按照记述内容的不同可划分为六类,分别是:企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案: (1)公司章程及企业批准设立文件等; (2)公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等; (3)公司董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定等; (4)国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等;(5)公司合同及其他法律事务资料; (6)公司发展规划、工作计划、统计报表,年度总结等; (7)公司安全管理资料; (8)公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等; (9)公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等; (10)图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案: (1)国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等; (2)公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等;

档案编号规则

档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2.1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。 2.2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2.3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2.4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2.5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2.6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2.7 件号 案卷内文件的顺序号。 2.8 页(张)号

案卷内文件每页(张)的顺序号。 2.9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3.1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。 3.2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3.3 稳定性原则 档号一经确定,一般不应随意改变。 3.4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。 3.5 简单性原则 档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。 4、档号的结构 档号结构分为三种: 4.1 第一种结构为: 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。 即:××××……×××××××××

全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4.2 第二种结构为:全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即:×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4.3 第三种结构为:类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即: ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4.4 档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4.5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。 5、档号的编制方法 5.1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是: ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5.1.1 全宗属类代码的编制方法

公司文件存档规范

公司文件存档规范 公司文件、图纸管理制度 为了建立健全公司文件存档管理工作,加强对公司文件的科学管理,有效地保护和利用文件档案,结合本公司实际情况,特制定本公司《公司文件管理制度》。 一、公司的文件范围 1、公司行政文书。包括:政发文件、办发文件、函发文件;各种合同及协议书;会议纪要;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。 2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种 指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案,固定资产及办公用品名册,商品房买卖合同等。 3、公司综合文件。包括龙裕商务中心档案等。 4、公司业务文件。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、银行单据等。 、公司音像档案。包括照片、录音、录像档案等。5 二、公司文件管理体制 1、公司文件管理机构:办公室负责统一管理公司各类档案(会计档案除外)。 2、公司文件管理工作:办公室必须维护档案的完整与安全。正确根据项目立档;依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别,编制文档目录。 三、公司文件归档制度 1、文件的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,备份,及时移交办公室集中保管。

2、文件归档范围:凡是本单位具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、图纸、往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中心租赁合同、客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、单据,以及工作总结、工作计划、公司照片等各种形式、载体的文件。 3、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档: (1)政发、办发、函发文件类,发文、收文要及时分类、归档。 (2)凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。 (3)凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。 (4)工程项目,根据需求按进度安排归档。 4、归档要求 (1)材料完整齐全。归档做移交记录,填写《文件移交入档登记表》。 办公室在收到各部门需归档的文件后,进行分类归组,作进一步的整理和局部调整等。 (2)系统、条理,凡是归档文件材料,均要按其不同类别,不同年份,文件分类准确、归类合理。编制归档项目,将办理完毕的文件按相关项目归档。文件按时间顺序排列,最近的在最上面,尽量保持文件易寻找。 (3)归档要求将文件的正件与附件,印件与定稿统一归档,不得分散。 归档时,要合理安排文件的先后秩序,按项目、时间先后排列,统一进行归档。(4) (5)在文件存档办理移交手续过程中,双方在移交登记表签字。 四、文件入档流程 1、经手人移交办公室存档,填写《文件移交入档登记表》; 2、办公室填写(入档日期、文件名称、经手人、份数等); 3、办公室将文件存档(注明存档位置)。 4、流程示意图:

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则 文件编号 行政类文件的编号,其代号组成: XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1:企业代号,以大写的公司简体名称拼音表示,本公司以“GY”表示; XX2:文件一级类号,本公司文件类号见下表 XX3:文件二级类号,本公司文件类号见下表 XXXX4:文件年份; XXX5:同类别下文件流水号; 1.1.1.文件编号例: GY-XZ05-2012-001 文件顺序号 年份 文件类别 公司简写 意为共远行政部通知通告类2012年001号文件 一级类目(代码)二级类目 (代码) 归档范围 行政类 XZ 证照 01 各种证照(营业执照正副本,组织机构代码证正副本,税务登记证,生产 许可证,注册证,获奖证,商标证等) 公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料,董事会决议等 制度 03 公司各项规章制度 合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料 通知通告 05 红头文件,通知,通报等 办公文件 06 通联文件(上级下达的文件,下级上报的文件,平行部门往来文件等) 各职能部门工作总结,报告,计划等文件

会议 07 公司级会议文件(报告,纪要,记录,简报,发言材料等)政府文件 08 公司申请、批复等有关材料(项目文件,产品注册文件等) 活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等 公司大型活动的议程,领导讲话,照片、录音、录像等资料 其它 10 其它类型文件 销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料 其它 03 其它销售类文件 技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告,样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等 产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件 生产类SC 生产 01 生产统计报告,发货统计报告,库存盘点报告,质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件

企业档案文件存档规范审批稿

企业档案文件存档规范 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】

企业档案文件存档规范 一、档案定义 企业档案,是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称,是企业各项工作活动的真实记录和历史见证,是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据,是企业资产的重要组成部分。 二、档案分类 公司将档案分为四类,分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。 三、归档时间 文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档;外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管两年后向档案部门移交;电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致;磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。 四、档案兼职人员职责 (一)认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求; (二)根据文件材料的形成特点和范围,负责本部门文件材料的收集、积累,确保档案的准确、完整、安全; (三)按照制度要求,接受集团档案管理部门的监督、指导; (四)根据归档制度规定,定期向综合档案室移交档案。 五、公司档案存档周期 按自然年算,每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。 六、公司档案存档内容 档案在存档时需要准备三份内容:一是完整的档案(整理完成的档案、装订,并标识页数);二是输出电子及书面卷内目录(详见附件一);三是档案盒背脊(详见

企业档案工作规范

企业档案工作规范 1范围 本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求,提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。 本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。 2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 ISO 15489 《信息与文献、文件管理》 GB/T 17678.1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》 GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 12—94 《全宗卷规范》 DA/T 13—94 《档号编制规则》 DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 18—1999 《档案著录规则》

DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》 DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》 JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business archives 企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.2 企业档案工作 business archives work 企业在履行档案管理职责过程中的活动。 3.3 三纳入 three incorporation 将档案工作纳入企业领导工作议事日程;纳入企业规章制度及工作流程;纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。

企业档案文件存档规范

企业档案文件存档规范 一、档案定义 企业档案,是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称,是企业各项工作活动的真实记录和历史见证,是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据,是企业资产的重要组成部分。 二、档案分类 公司将档案分为四类,分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。 三、归档时间 文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档;外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管两年后向档案部门移交;电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致;磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。 四、档案兼职人员职责 (一)认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求; (二)根据文件材料的形成特点和范围,负责本部门文件材料的收集、积累,确保档案的准确、完整、安全; (三)按照制度要求,接受集团档案管理部门的监督、指导; (四)根据归档制度规定,定期向综合档案室移交档案。 五、公司档案存档周期 按自然年算,每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。 六、公司档案存档内容 档案在存档时需要准备三份内容:一是完整的档案(整理完成的档案、装订,并标识页数);二是输出电子及书面卷内目录(详见附件一);三是档案盒背脊(详见附件二),四是档案移交表。

七、公司档案存档要求 (一)以下对接人员即公司各部门档案管理人员 (二)存档形式要求 1、在档案存档过程中,具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。声像档案的暂时只以电子文档形式存档。 2、各部门整理归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料,文件材料归档后不得更收。

关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知

河北XXXX贸易集团有限公司 X办【201X】001号 签发人:关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知 第一章总则 为规范公司的档案管理工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地利用及保护档案,特制定本制度。 第二章文件编码 文件编码分类主要分两类:即大字头文件和小字头文件。 大字头文件是指:以“河北XXXX贸易有限公司”为文件头制发的各类文件。主要用于:以公司名义出台的重大方针政策、重要决策,以及公司长期有效的各类战略性、全局性、综合性和规范性的工作文件,如:发展规划、年度计划、年度总结、重要的决定、规定、报告等。该类文件的编号统一为:公司代字X(董)字加年号【201X】加序号的形式。以年度为周期,按顺序编号,如:“X(董)字【2016】001 号”、“X(董)字【2016】002号”、“X(董)字【2016】003号”等。

小字头文件是指:以“河北百XXXX贸易有限公司(xx)”为文件头制发的各类文件。主要用于公司经营管理中涉及各相关部门的单项的、阶段性、零时性的工作文件,如:通知、请示、函件、纪要、批复、批示等。该类文件的编号统一为以公司代字与部门代字组合“X办”加年号【201X】加序号001号的形式。以年度为周期,按顺序编号;如:办公室“X(办)字【2016】001 号”、财务部“X (财)字【2016】002号”、人事部“X(人)字【2016】003号”等等(详见各部门文件代字编码表)。 各部门文件代字编码表: 二、编码要求 各部门文件编码由公司办公室统一编码,待批准后实施。 三、文件格式 (一)文件由眉首、主体和版记三部分组成。眉首又称文头或版头,由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成; (二)文件主体又称行文部分,主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 (三)文件字体和字号 1、以公司红头文件发放的,标头字体为一号华文中宋,发文

深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则

深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则 一、光盘编号目的 对馆藏档案刻录的光盘进行编号是用数字、字母等符号表示光盘刻录的档案来源、类别、排列次序及其相互关系。它能固定光盘的整理体系和分类排列顺序,是编制检索工具的必要项目。 二、光盘编号要求 1. 不重复:即光盘编号要与档案馆内档号编制有所区别: 2. 不缺号:即光盘编号要完整配套; 3. 不变动:即光盘编号一经编就,不轻易改动。 4. 不繁琐:即光盘编号要简明,字头和数字不宜过多。 三、光盘标识方法 根据馆藏档案分类及实体排架情况,馆藏档案分为按主体全宗与客体全宗( 专项) 两种分类方法。光盘标识分为两种:一是按全宗原则标识;二是按专项分类原则标识。 1. 按全宗原则标识 标识内容包括:光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。 ( 1 )光盘编号:由档案全宗号、光盘顺序号组成。其形式及填写方法如下: 档案全宗号:是档案馆对进馆单位形成档案全宗的编号。市档案馆全宗编序是根据立档单位的性质、职能及特殊情况分为几大系统,每一系统为一个全宗群。每个全宗群分别用英文字母 A 、B 、C ………作为系统代号。各全宗群内依次排列全宗单体,并依次编制流水号。如市委系统为A1 、A2 ……等。 光盘顺序号:它是同一全宗内光盘排列的顺序号,由阿拉伯数字三位组成。如光盘编号为003 ,即为某一全宗的第三张光盘。一张光盘内只能存储同一全宗的档案内容。 2. 按专项分类原则标识 专项档案是指不按主体全宗分类,而是按客体全宗( 跨全宗或按专项)分类的档案,如照片档案、土地证档案、婚姻档案等。 标识内容包括:光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。 ( 1 )光盘编号:由专项档案代码、光盘序号组成,其形式及填写方法如下: 专项档案代码:表示档案门类的代码,可用英文大写字母表示,代码按专项档案制作先后顺序标识。在同一光盘中,可存储不同全宗的档案内容。

(完整版)公司档案管理制度及公司文件合同管理规定

公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定 第一部分公司档案管理制度 一、目的 为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,杜绝资料流失,同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。 二、归档范围 1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议,会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。 2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料,均由公司集团办公室集中统一管理,任何个人不得擅自留存。 2、归档的文件资料,原则上必须是原件,各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的,集团办公室保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。 4、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交集团

办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。 四、档案保管制度 1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记,编制归档目录。 3、集团办公室设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 6、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、集团办公室设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作:负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

档案管理命名规则

员工个人基本信息{ 员工编号personId; 员工姓名personName; 员工身份证:identityCard 民族personNation 政治面貌:politicsStatus 员工密码personPass 员工性别personSex 出生日期personBirth }

员工个人详细信息{ 员工编号personId; 员工姓名personName 毕业院校:graduSchool 专业:personMajor 学历:educationBackground; 联系地址:contactAddress 电子邮箱:personEmail 联系电话:personTel } 员工个人公司档案信息表:{ 员工编号:personId; 员工姓名:personName; 员工部门: personDepart 员工职位:personPosition 员工基本工资:basicWages 员工入职日期:startDate 员工离职日期:endDate; 员工个人简历:personResume; }

管理员个人信息表{ 管理员编号:adminId 管理员名字:adminName 管理员性别:adminSex 管理员身份证号码:identityCard 管理员密码:adminPass; 民族personNation 政治面貌:politicsStatus } 管理员个人公司档案信息表:{ 管理员编号:adminId; 管理员姓名:adminName; 管理员部门: adminDepart 管理员职位:adminPosition 管理员基本工资:basicWages 管理员入职日期:startDate 管理员离职日期:endDate; }

档案管理规范

档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。 第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的 立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。 第六条档案管理人员职责及上岗要求 一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专

业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。 二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。 四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。 第三章档案的收集归档 第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。 第八条归档文件材料的主要来源有: —本企业形成的文件材料。 —本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。 —本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。 —本企业执行、办理的外来文件材料。 第九条归档时间 一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。

档案名称编码规则

档案名称、编号规则 一、目的 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性,合理有效利用档案资料,结合公司实际情况,特制定本细则。 二、原则 1.档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档 案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊; 2.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有 分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅; 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有 修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。 三、集团各中心档案编号规则: 1.集团内归档文件的档号结构为“集团代码(JT)+一级目录(各中 心)+二级目录(中心内部档案分类)+三级目录(存档年月)+ 流水号(001起始)”; 2.“集团代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写 形式表示; 3.“一级目录”表示档案归属各中心的类别号。如:策划中心、行政 管理中心、采购管理中心等; 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别,如策划中心类下面的平 面设计稿、影视稿、文案策划稿等; 5.“三级目录”表示档案归档的年月; 6.“流水号”是在三级目录下,以档案归档或发行日期的时间为顺序 排序。 四、网络事业部档案编号规则: 1.网络事业部各分公司内归档文件的档号结构为“网络事业部代码 (WL)+一级目录(各分公司)+二级目录(各部门档案分类)+ 三级目录(存档年月)+流水号(001起始)”;

2.“网络事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼 音缩写形式表示; 3.“一级目录”表示档案归属分公司各部门的类别号。如:竞价部、 数据维护组等; 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别,如竞价类下面的策划案、 竞价合同等; 5.“三级目录”表示档案归档的年月; 6.“流水号”是在三级目录下,以档案归档或发行日期的时间为顺序 排序。 五、机构事业部档案编号规则: 1.机构事业部各分公司内归档文件的档号结构为“机构事业部代 码(JG)+一级目录(各机构名称)+二级目录(各部门档案分类) +三级目录(存档年月)+流水号(001起始)”; 2.“机构事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼 音缩写形式表示; 3.“一级目录”表示档案归属机构各部门的类别号。如:医务部、院 办组等; 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别,如院办类下面的制度类、 合同类等; 5.“三级目录”表示档案归档的年月; 6.“流水号”是在三级目录下,以档案归档或发行日期的时间为顺序 排序。 六、附则: 1.每一档案盒内首页应设“档案存档目录”,归档时依序编号、放置 存档; 2.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序(文 书一般以文件时间从前到后排列顺序),以此来编列档号; 3.档案如果归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列;

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