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受控文件发放登记表

文件名称：关于印发《安徽省建设工程绿色施工技术导则》的通知文件编号：华司字【2014】18号

序号发放编号签收部门签收部门

签字

签收时间

受控文件管理规定新

受控文件管理规定新 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则

受控文件编细则

XXXX有限公司管理文件规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。

3. 受控文件种类 3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样 3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件； 3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。 4. 文件格式 4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。 4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。 5. 编号方法 5.1 手册 5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。具体如下： HY — QM — XXX ● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。 ● 质量手册代号用大写字母 Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。 001~999） ● ● 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。 ● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0： a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。 b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。 5.2 程序文件 5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。 HY QP XX — A/0 顺序号质量手册代号公司代号版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3）

受控文件管理规定(新)

编号：技术文件管理规定版本号：2/0 1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 3．术语用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。工艺指示单/ 临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表” ，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补发。

受控文件记录清单

受控文件记录清单记录清单编号:B424-01 NO:01 序号编号记录名称文件名称保存期限 1 B423-01 3年文件发放/回收/销毁/保留登记表 2 B423-02 文件更改通知单 3年 3 B423-03 图样更改通知单 3年文件 4 B423-04 作废文件销毁申请单 3年控 5 B423-05 3年在用有效文件清单制 6 B423-06 3年文件资料借阅登记表程序 7 B423-07 文件领用/补发申请表 3年 8 B423-08 管理文件受控文件清单3年 9 B423-09 技术文件受控清单 3年 10 B424-01 记录控制程序 3年记录清单 3年 11 B553-01 《工作联系单》内部沟通控制程序 3年12 B560-01 《管理评审计划》 3年13 B560-02 《管理评审通知单》管理评审控制程序 3年14 B560-03 《管理评审记录》 15 B560-04 《管理评审报告》 3年 3年 16 B620-01-01 《培训申请表》 3年17 B620-01-02 《年度培训计划》人力资源 3年18 B620-01-03 《应聘登记表》控制程序 3年19 B620-01-04 《培训签到表》 3年20 B620-01-05 《培训考核记录》 3年21 B620-02-01 《外来人员出入登记表》 3年22 B620-02-02 《来客登记单》

3年 23 B620-02-03 《外来车辆出入登记表》 3年24 B620-02-04 《公司车辆出入登记表》 3年25 B620-02-05 《外出条》车辆管理控制程序 3年26 B620-02-06 《员工外出登记表》 3年27 B620-02-07 《迟到/早退登记表》 3年28 B620-02-08 《信函/包裹发放签收记录表》 3年29 B620-02-09 《消防设施一览表》 3年30 B620-02-10 《消防设施检查记录表》记录清单编号:B424-01 NO:02 序号编号记录名称文件名称保存期限 31 B620-02-11 3年《消防培训/演习记录表》车辆管理控制程序 32 B620-02-12 《夜间巡逻记录表》 3年 33 B630-01-01 《设备配置申请表》 3年 34 B630-01-02 《车间日常保养记录》 3年 35 B630-01-03 3年《设备验收单》基础设施 36 B630-01-04 3年《设备检修计划》控制程序 37 B630-01-05 3年《设备台帐》 38 B630-01-06 3年《设备检修记录》 39 B630-01-06 《设备报废单》 3年 40 B630-02-01 3年《派车申请表》 41 B630-02-02 《车辆维修/保养申请表》 3年车辆管理 42 B630-02-03 《车辆台帐》 3年控制程序 43 B630-02-04 《年检计划/记录表》 3年 44 B630-02-05 《车辆行驶里程/油耗记录表》 3年 45 B640-01-01 《罚款单》 3年现场管理和环境控制程序 46 B640-01-02 《6S现场管理检查表》 3年

受控文件管理规定

文件名称

6.3 文件的发放和领用 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文件发放控制记录》上签收。 6.3.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6.3.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向文控中心办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。 6.3.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6.3.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 6.4文件的使用 6.4.1 所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 6.4.2 所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。 6.5文件的更改文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改申请单》或《文件作废申请单》，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。 6.6 文件的管理 6.6.1 本公司的文件以书面形式为准。 6.6.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 6.6.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。 6.6.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 6.6.5各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6.6.6 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。 1. 6.6.7文件签收要确认 1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 2.换版或作废文件回收要及时 2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：

受控文件一览表(模板)

编码方式，一般采用首字母如福州地铁1号线3标质量文件FZDT1X3B-ZL FTBY S－ZJ－CX02－4受控文件清单第 1 页文件类别序号文件名称标准代号发布日期份数启用日期受控编号 1 质量手册A/0 2008.01.01 2 2008.01.01 BYSKG-01 2 程序文件A/0 2008.01.01 2 2008.01.01 BYSKG-02 3 作业指导书（操作规程、规章制度）A/0 2008.01.01 2 2008.01.01 BYSKG-03 4 作业指导书（质量表式）A/0 2008.01.01 2 2008.01.01 BYSKG-04 5 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 6 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 7 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 8 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 9 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 10 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 11 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 12 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

FTBY S－ZJ－CX02－4受控文件清单第2页文件类别序号文件名称标准代号发布日期份数启用日期受控编号 13 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 14 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 15 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 16 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 17 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 18 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 19 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 20 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 21 建筑砂浆基本性能试验方法标准JGJ/T70－20092009.03.04 1 2009.06.01 BYSKG-21 22 建筑砂浆配合比设计规程JGJ/T98—20102010.11.04 1 2011.08.01 BYSKG-22 23 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 24 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

受控记录管理

目的：规范记录的编制、填写、发放、保存与销毁操作，确保记录受控。范围：适用于除证件以外，所有与GMP管理相关的工作记录、台账等。责任：各部门专人对记录受控负责。内容：一、记录编制 1、依据所属文件进行相应记录编号的编制，并将记录作为附件附于所属文件。标明所属文件编号和记录编号。需要对记录进行变更时，按文件修订程序进行变更，并同时修订记录版本号。 2、记录编号原则：编码使用英文字母和阿拉伯数字两类符号，由十二位字母和数字组成。 1—2位3—4位5—6位7—10位11—12位 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 文件类型文件类别分支类别流水号版本号各项目之间以“—”分隔。如：RC-AA-AA-0000-00 本文件中所指的文件类型均为RC，文件类别和分支类别的定义参见《文件编码管理规程》（文件编号：MP-WJ-AA-0002）。如有特殊需要，可在流水号后加1位英文字母，表示一系列相关记录。例如：RC-QC-AA-0050A-01、RC-QC-AA-0050B-01、RC-QC-AA-0050C-01

验证所需检验用实验记录编号按照：RC-QC-验证方案号编写。 3、当文件内容需要变更但记录格式以及内容没有变化，记录不用更换。二、记录发放 1、文件中所附受控记录的PDF版由质量保证部文件管理员发放给质量保证部记录管理员，记录管理员不得对记录进行任何改动，当记录所属文件生效时，记录同时生效。质量保证部记录管理员负责与纸版文件核对，内容、版本无误后，下发加盖质量保证部部门红章的记录原件，各部门受控记录管理员与文件核对内容、版本无误后，负责接收记录、保存记录以及发放记录。记录变更版本时，质量保证部受控记录管理员负责收回旧版记录原件，同时下发新版记录原件。填写附件1“受控记录原件发放回收记录”。质量保证部记录管理员负责旧版红章记录的留档。各部门受控记录管理员负责发放新版记录回收旧版记录，并保证现场使用的是现行版。 2、相关部门指定专人负责记录的复制和二级分发与收回的管理。 3、复制时必须严格按照QA人员下发的记录原件进行复印，各部门受控记录负责人不得对记录原件内容做任何修改。记录如需印刷，应向质量保证部申请，经质量保证部QA副经理批准后方可外出印刷，保密记录不得印刷。批准后的申请表由质量保证部留档保存。外出印刷记录由质量保证部负责提供电子版给采购部门。印刷记录使用前，由主管部门专人进行校对，印刷记录的格式、内容、文字必须与记录原件一致，确认后在印刷记录上签字，并将其附于记录原件后保存。 4、记录如需成册装订，应制作记录封面，具体格式内容详见附件3“装订成册记录封面式样”。各部门如有需要可增加项目。记录页逐页编号，不得缺漏和重复，记录发放前进行检查。 5、受控记录二级发放时需要填写附件2“记录复印件发放收集记录”。发放的记录在记录右下角处加盖受控章，记录编号下方填写记录发放编号。单页记录逐页加盖受控章，填写记录发放编号，成册记录在记录封皮上加盖受控章，填写记录发放编号，并在右侧面加盖骑缝受控章（一个骑缝章不得超过20页）。不同部门受控章不同，带有各自部门名称，受控章由各部门专人负责加盖。 6、记录发放编号由三部分组成，XX-YYYY-XXXX。第一部分二位大写字母表

受控文件发放记录

质量体系记录清单序号记录受控号记录名称保管人保存期限保存地点备注 1 SHNMZQQ/JL- 01 质量体系受控文件和资料清单各部门相关人2年各部门 2 SHNMZQQ/JL -02 质量体系记录清单各部门相关人2年各部门 3 SHNMZQQ/JL -03质量体系文件和资料更改通知单各部门相关人2年各部门 4 SHNMZQQ/JL -04 质量体系文件和资料发放/回收登记表各部门相关人2年各部门 5 SHNMZQQ/JL -05质量体系文件和资料作废/保留/归档清单各部门相关人2年各部门 6 SHNMZQQ/JL-06质量体系文件和资料借阅/复制登记表各部门相关人2年各部门 7 SHNMZQQ/JL-07收文登记表各部门相关人2年各部门 8 SHNMZQQ/JL-08月度材料计划报表各部门相关人2年各部门 9 SHNMZQQ/JL-09交接班记录各部门相关人1年各部门 10 SHNMZQQ/JL-10设备台帐各部门相关人1年各部门 11 SHNMZQQ/JL-11设备运行记录各部门相关人1年各部门 12 SHNMZQQ/JL-12设备检修记录各部门相关人1年各部门 13 SHNMZQQ/JL-13纠正和预防措施报告单各部门相关人2年各部门 14 SHNMZQQ/JL-14计量器具台帐各部门相关人2年各部门 15 SHNMZQQ/JL-15不合格品处置表各部门相关人2年各部门 16 SHNMZQQ/JL-16质量记录销毁清单各部门相关人2年各部门 17 SHNMZQQ/JL-17培训记录各部门相关人1年各部门 18 SHNMZQQ/JL-18不符合报告各部门相关人2年各部门 19 SHNMZQQ/JL-19质量体系学习记录各部门相关人1年各部门 20 SHNMZQQ/JL-20管理评审报告各部门相关人2年各部门